Folkevalgtopplæring : Opplegg for bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale utvalg

Transkript

1 KFPS /15 Komite for fullmakter og politisk styringssystem Folkevalgtopplæring : Opplegg for bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale utvalg BITE ESARK Hva saken gjelder: Bystyredirektøren legger med dette fram forslag til program for folkevalgtopplæring for valgperioden Programmet omfatter bystyret, bystyrekomiteene og heltidspolitikerne. Bystyregruppenes gruppesekretærer vil bli inkludert i bystyreopplæringen og også bli gitt en særskilt opplæring. Opplæring for øvrige utvalg vurderes særskilt. Opplæringsprogrammet er noe endret sammenlignet med programmet som ble vedtatt for perioden Noen av endringene kommer som følge av tilbakemeldinger fra folkevalgte på de samlingene som har vært avholdt. En del nye tema kommer som følge av at de pågående prosesser knyttet til bl.a. kommunestruktur, oppgavefordeling og kommuneøkonomi som vil kreve oppmerksomhet og gjennomgang også av et nytt bystyre. Temamessig vil programmet som tidligere ta for seg de viktigste sidene med det å være folkevalgt, med særlig vekt på forhold som gjelder i en parlamentarisk styrt kommune. Både i bystyre- og komiteopplæringen vil systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon bli prioritert. Opplæringen for bystyret og for komiteene skal gi både nye og erfarne folkevalgte innsikt i og kompetanse på deres rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger bystyrets medlemmer. Det legges opp til at opplæringen i reglement, fullmakter, fullmaktsforståelse og uformelle og formelle bestemmelser prioriteres ved oppstart både i bystyret og i komiteene. For bystyrekomiteene vil en prioritere erfaringsoverføring og systemforståelse, men da ut i fra komiteenes ståsted. I komiteopplæringen vil en særskilt prioritere aktiviteter og tiltak som gir økt innsikt og forståelse for komiteenes politiske tilsyns- og kontrollansvar. Erfaringen fra inneværende periode viser at en i komiteopplæringen må fokusere på videreføring og videreutvikling av gode systemer for politisk tilsyn og kontroll, innbefattet arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. Alle komiteer skal gjennom en basisopplæring innenfor de fagområder de har ansvar for. Alle heltidspolitikerne skal ha et eget opplegg som fokuserer på etikk, systemforståelse, lederskap og teambygging i politiske utvalg. Hvordan opplegget konkret skal se ut må tilpasses sammensetningen av heltidspolitikere etter valget. Deltakelse i basisopplæringen for bystyret og komiteene er obligatorisk på lik linje med møteplikten i de samme utvalgene. 1

2 Forslag til innstilling: Opplegg for folkevalgtopplæring for perioden som er beskrevet i saken, legges til grunn for den videre detaljering av folkevalgtopplæringsprogrammet Dato: 04. juni 2015 Birgitte Teglgaard - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Sak 9-15 i KFPS, Oppsummering av folkevalgtopplæringen for perioden Programskisse for samling med nye representanter 28.oktober Programskisse for oppstartssamling for det nye bystyret 29. og 30. oktober Eksempel fra Oslo kommune: Program for bystyrets befaring 11. september

3 Saksutredning: I denne saken legges frem anbefalt opplegg for folkevalgtopplæringsprogrammet for perioden Om opplæringsprogrammet For hver valgperiode skal Bergen kommune legge til rette for et samlet opplæringsprogram for de folkevalgte. Programmet skal strekke seg over hele perioden og omfatter bystyret, bystyrekomiteene, kontrollutvalget, heltidspolitikere og bystyrepartienes gruppesekretærer. Bystyredirektøren vurderer det hensiktsmessig at varas deltakelse på folkevalgtopplæring begrenses og at det innkalles etter følgende prinsipp: Over 15 representanter: 5 vara Mellom representanter: 3 vara Mellom 2 9 representanter: 2 vara Partier med 1 representant: 1 vara Programmet skal gi de folkevalgte kompetanser til å ivareta jobben som folkevalgt, innsikt i sin rolle som bystyrepolitiker og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger alle folkevalgte. Opplegget skal ivareta behovene til nyvalgte representanter så vel som politikere med lang fartstid. Opplegget for folkevalgtopplæringen bygger i store trekk på opplegget fra forrige periode. Gjennomføring Bystyredirektøren anbefaler fortsatt å bruke nåværende og tidligere bystyrepolitikere i opplæringen. Enkelte tema kan dekkes inn av ansatte i byrådsavdelingene, andre tema av ansatte i bystyrets administrasjon. Blant relevante tema kan nevnes områdene lovverk, fagopplæring, arbeid med årsberetning, -regnskap og -budsjett. I tema som styringssystem, kommunal organisering, fullmakter og reglementer, tilsyn og kontroll mv. kan det bli aktuelt å utforme opplegg for opplæring i samarbeid med byrådsiden. Eksterne foredragsholdere fra andre kommuner eller forvaltningsnivåer, fra forskningsmiljø og andre miljø, vil bli innhentet ved behov og avhengig av hvilke tema som skal behandles. Obligatorisk deltakelse og honorar Basisopplæringen som omfattes av folkevalgtopplæringsprogrammet er obligatorisk for de faste medlemmene og de vararepresentantene som blir kalt inn 1. Deltakelse og fravær vil bli registrert på alle bystyresamlinger og innkalte vil motta honorar for gjennomført opplæring i henhold til honorarreglementet. Bystyrekomiteene tar stilling til opplæringsprogram innen eget ansvarsområde. Den enkelte komite må selv ta stilling til om deler av denne opplæringen skal være frivillig. 1 Varas innkalles etter prinsippet beskrevet på s. 3 3

4 2. Bystyreopplæringen Det anbefales en obligatorisk samling for bystyret i året. De obligatoriske samlingene foreslås supplert med tilbud om frivillig opplæring innen spesielt aktuelle tema. I oppstartsfasen foreslås det i tillegg et separat opplegg for nyvalgte medlemmer. Dette er beskrevet i pkt. 3. Bystyresamlingene foreslås lagt på egne dager. Bruk av casestudier og gruppearbeid i samspill med presentasjoner i plenum videreføres. Det vil i opplæringen bli lagt vekt på erfaringsoverføring, systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon. Tema som bør prioriteres på bystyresamlinger i kommende periode er: Opplæring som gir økt forståelse for og refleksjon rundt parlamentarisme som system, politiske roller m.v. Opplæring i formelle bestemmelser, plikter og rettigheter, lovforståelse, reglementer og fullmakter. Bredere presentasjon av utvalgte fagområder, som samfunnsutvikling, regional utvikling, transport, næringsutvikling, lokaldemokrati m.v. Etikk og korrupsjon, ny kommunestruktur, forholdet mellom kommune og stat m.v. En eller flere befaringer for å bli satt inn i sentrale spørsmål og utfordringer knyttet til bysamfunnsutviklingen. Introduksjonsforløpet - Oppstartsamling for bystyret 2 Opplegget for samlingen er en grunnleggende innføring i den parlamentariske styringsform og politisk rolleforståelse og etikk. Det vil videre bli satt av tid til å presentere arbeid og prosesser rundt budsjettbehandling. I tillegg til behandling av spesielt aktuelle eller relevante tema, vil det som i inneværende periode arrangeres en «vrimlestund» hvor byrådet og byrådsavdelingene presenterer seg selv ved bruk av stands. Tidspunkt Deltakere Innhold v/ Torsdag 29. oktober kl. 12:00 17:00 (middag) Fredag 30. oktober kl. 09:00 13:00 (lunsj) Bystyret Gruppesekretærer Byråd Politisk adm. parlamentarisk styringsform rolleforståelse etikk budsjettbehandling kommunereform og lokaldemokrati - konsekvenser for Bergen Folkevalgte Byrådsavdelinger Eksterne 2 Endelig program for samlingen vil bli fremlagt komiteen til høsten. 4

5 3. Egen opplæring for nye folkevalgte og varamedlemmer i bystyret vil i kommende periode videreføre opplegget med en separat grunnopplæring for nyvalgte medlemmer og varamedlemmer 3. Denne gruppen av folkevalgte vil, i tillegg til fellesopplæring for bystyret, bli innkalt til en samling for nyvalgte i forkant av det konstituerende møtet 28. oktober. Her vil medlemmene få innføring i formelle regler og egenbestemmelser, den praktisk gjennomføringen av bystyremøtene, kommunens virksomhet og basisorganisering. I periodens andre år planlegges det at det i forkant av et bystyremøte gjennomføres en oppfølgende samling hvor bl.a. erfaringer for den første del av perioden diskuteres. Eventuelt nye gruppesekretærer vil også bli invitert til å delta på disse samlingene. Grunnkurs for nye folkevalgte og gruppesekretærer I tillegg til den felles opplæring for bystyrets i uke 44, anbefaler bystyredirektøren å tilby nye folkevalgte og nye gruppesekretærer en praktisk og detaljert gjennomgang av virksomhet, organisasjon, egenbestemmelser og lovverk rundt den politiske virksomheten i bystyret, komiteer og andre utvalg. Bystyredirektøren anbefaler at grunnopplæringen følges opp med korte kurs av 2-3 timers varighet foretatt av i samarbeid med byrådsiden. Opplegget for kursene skal være klassebasert undervisning med lav terskel for å stille spørsmål og diskutere ved behov. Oppfølgende opplæring av nye folkevalgte og varamedlemmer som rykker opp som fast medlem Erfaringer fra inneværende periode viser at den oppfølgende opplæringen av nye folkevalgte og varamedlemmer som rykker opp som fast medlem i bystyret velges til komite, ikke har vært god nok. Bystyredirektøren foreslår at de korte kursene tilsvarende de grunnkursene som gis i starten av perioden tilbys årlig eller ved behov, slik at en imøtekommer behovet for en bedre oppfølging av både nye folkevalgte og varamedlemmer som rykker opp. Introduksjonsforløpet Opplæring for nye folkevalgte og varamedlemmer 4 Dato Deltakere Innhold v/ Onsdag 28. oktober Nye folkevalgte kl. 12:30 15:30 Nye gruppesekretærer Kommunens basisorganisering Praktisk gjennomgang Byrådet 4. Komiteopplæringen Det vil som tidligere perioder bli avholdt en felles basisopplæring for alle bystyrekomiteene, innholdsmessig etter samme mal for tidligere. Innenfor eget fagområde avgjør komiteene selv opplæringsprogram. Fagopplæringen består i hovedsak av seminarer, befaringer og forelesninger om utvalgte, relevante temaer innenfor komiteens ansvarsområde. Den enkelte komite må selv ta stilling til om deler av opplæringen skal være frivillig. 3 Vara innkalles etter prinsippet beskrevet på s. 3 4 Endelig program for introduksjonsforløpet for komiteene vil bli fremlagt komiteen til høsten. 5

6 I kommende periode prioriteres opplæring i systemforståelse samt grundig gjennomgang av formaliteter, relevant lovverk, reglementer og komiteens fullmakter. Disse temaene bør også inkluderes i lederopplæringen for komiteledere og komitenestledere jf. punkt 6. I tillegg bør komiteen ha en gjennomgang av komiteens arbeidsformer. Byrådene/byrådsavdelingene orienterer den enkelte komite om lovverk og ansvarsområder. Det anbefales å prøve ut en ordning der bystyret en gang i året reiser på bybefaring etter modell fra Oslo kommune (se vedlegg). Hensikten med bystyrebefaringen er å gi representantene oppdatert og aktuell informasjon om utviklingen i byen, å få vist noen av utfordringene byen står overfor innen ulike saksfelt, og å vise fram noe av det som skjer i byen innen blant annet innen samferdsel og miljø, helse- og sosial, skole, byutvikling, idrett og kultur. Tema, hvilke bydeler som skal besøkes og lengden av befaringene vil bli vedtatt gjennom egne saksframlegg for Komite for fullmakter og politisk styringssystem. Studieturer Som i innværende periode legges det i kommende periode opp til at komiteene kan foreta studieturer i inn- og utland som et ledd i komiteens fagopplæring. Studieturene skal gi en ytterligere fordypning i tema som vurderes relevant for komiteens arbeid og ansvarsområde og ha en overføringsverdi til lokale forhold. Komiteene skal i forkant fastsette klare mål for studieturen og hvilke temaer som ønskes belyst 5. Introduksjonsforløpet Opplæring for komiteene Felles basisopplæring for bystyrekomiteene Tidspunkt Deltakere Innhold v/ November 2015 Alle komiteene Komiteenes oppgave Verktøy kom enkeltrepresentanter og komiteene som kollegium Tilsyn og kontroll Budsjettbehandling Byrådsavdelingene Fagopplæring for komiteene November 2015 Hver komite har sitt eget opplegg Relevant lovverk Reglement og fullmakter Byrådsavdelingene 5. Opplæring for heltidspolitikere og øvrige gruppeledere 5 Alle studieturer hvor bystyrekomiteen reiser som gruppe, skal jf. forretningsutvalgets vedtak om retningslinjer for komitereiser, sak , godtas av forretningsutvalget. Kursmateriell og referat fra reisen, skal jf. samme vedtak distribueres til egen komite og Forretningsutvalget. 6

7 Bystyredirektøren anbefaler at det utarbeides et særskilt opplegg som går over hele valgperioden, men med størst omfang de to første årene (2015/2016). Målsettingen er å etablere en felles plattform for heltidspolitikerne og øvrige gruppeledere. Det konkrete opplegget utarbeides i samspill med den politiske ledelse etter valget. Introduksjonsforløp basisopplæring for komiteledere og nestledere Tidspunkt Deltakere Innhold v/ November 2015 Komiteledere og nestledere Ordfører og varaordfører Øvrige gruppeledere Systemforståelse, reglement og fullmakter Møteledelse og teambygging Etikk og korrupsjon Internasjonalt samarbeid Representasjon 2016 Oppfølging på utvalgte tema Studietur 6. Informasjonstilbud til bystyregruppenes gruppesekretærer vil i kommende periode gi samme informasjonstilbud til partienes gruppesekretærer som i denne perioden. Dette tilbudet består av en grundig informasjonsrunde i starten av perioden etterfulgt av halvårlige møter, hvorav det ene vil omhandle budsjettbehandlingen i bystyre og komiteer. Hensikten med disse møtene er å gjøre gruppesekretærene bedre rustet til å ivareta medlemmene og varamedlemmene sine behov for informasjon og kunnskap om utvalgte tema. En annen intensjon med møtene er å skape en arena for dialog mellom gruppesekretærene og administrasjonen. Introduksjonsforløpet Grunneleggene informasjon til gruppesekretærene Gruppesekretærene inviteres til å delta på fellesopplæringen for bystyret i uke 44. Eventuelle nye gruppesekretærer vil i tillegg bli invitert til å delta på samlingen for nye folkevalgte i forkant av konstituerende møte. Deltakelse er frivillig for gruppesekretærene. Informasjonsmøte Tidspunkt Deltakere Innhold v/ November 2015 Partienes gruppesekretærer Hva kan hjelpe med og hvordan samarbeide Informasjonsinnhenting og gjennomgang av relevante nettsider Budsjettbehandling 7

8 7. Nettbasert opplæring Sidene for folkevalgte på kommunens nettsider, har gradvis blitt bygget ut i løpet av perioden med informasjon om sentrale tema og praktiske spørsmål. Det har fortløpende blitt lagt ut publikasjoner og informasjon om tema som har blitt behandlet på bystyresamlinger og opplæring i komiteer. Disse sidene vil fortløpende bli oppdatert med ny og relevant informasjon til nytte for de folkevalgte. Bystyredirektøren anbefaler at det i kommende periode jobbes videre med å vurdere hvilke opplæringsbehov som kan dekkes gjennom digitale løsninger. Disse vurderingene vil ta utgangspunkt i hva som er tilgjengelig på markedet, tekniske muligheter og begrensninger og kostnader. 8. Samarbeid med byrådet/byrådsavdelingene Byrådsavdelingene har tidligere bidratt og deltatt på opplæringer for bystyrepolitikerne, og både byrådene og administrativ ledelse har blitt invitert til å delta på opplæringene. Dette samarbeidet videreføres og styrkes for å bygge en felles plattform og forståelse som systemet kan utvikle seg innenfor. 9. Oppsummering av erfaringer og evaluering vil i kommende periode ta sikte på å foreta enkle evalueringer av alle samlinger og opplæringstilbud gjennomført. Ved utgangen av valgperioden vil foreta en gjennomgang og oppsummering av folkevalgtopplæringsprogrammet på bakgrunn av tilbakemeldingene gjennom perioden. 8