BEBY /16. Bergen bystyre. Opplegg for årets budsjettarbeid i bystyrets organer ESARK

Transkript

1 BEBY /16 Bergen bystyre Opplegg for årets budsjettarbeid i bystyrets organer FRWE ESARK Hva saken gjelder: I denne saken oppsummeres erfaringer fra budsjettarbeid i bystyrets organer de siste årene og fremmes forslag til hvordan komiteene og bystyret skal behandle byrådets forslag til budsjett for 2017 og økonomiplan for perioden KFPS sin arbeidsgruppe fullmakter og reglement ba i møte bystyredirektøren om å fremme forslag til hvordan bystyret og komiteene kan ha en mer aktiv rolle i behandling av byrådets forslag til budsjett for Bystyredirektøren vil understreke at det er viktig å ha et opplegg som det er bred enighet om, slik at en unngår uklarheter og diskusjoner om selve behandlingsformen når budsjettet behandles i komiteer og bystyret. Det legges til grunn at sluttbehandling av budsjettet skjer i komite for finans, kultur og næring 6. desember og i bystyret 14. desember Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bystyret slutter seg til foreslått opplegg for budsjettarbeid i bystyrets organer i inneværende år slik det går fram av punkt 2 i saksutredningen. 2. Bystyret ber komite for fullmakter og politisk styringssystem (KFPS) om å utarbeide forslag til hvordan bystyrets og komiteenes rolle neste års budsjettarbeid kan styrkes. Dato: 24.august 2016 Frank Wessels - saksbehandler Roar Kristiansen bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Forslag til tidsplan for budsjettbehandling i bystyrets organer høsten

2 Saksutredning 1. Erfaringer med budsjettarbeid i komiteene de siste årene Budsjettet og økonomiplanen er bystyrets viktigste styringsinstrument. I budsjettvedtaket foretas det en fordeling av kommunens finansielle ressurser på de ulike tjenesteområdene og en øremerking av midler innenfor tjenesteområdene. Gjennom budsjettet styres og settes prioriteringer innenfor kommunens virksomhet. Arbeidet med budsjett er i lovverk og egenbestemmelser definert som en viktig del av komiteenes og bystyrets virksomhet. Erfaringene med budsjettarbeidet i komiteene de siste årene kan i hovedtrekk oppsummeres slik: Komiteene jobber først og fremst med innhenting av informasjon og alle komiteer holder møte eller avsetter deler av et møte til muntlig innlegg knyttet til budsjettet. Det er lite debatt om partienes budsjettforslag i komiteene. Komiteene voterer seg gjennom forslagene uten større diskusjoner. Videre leverer partiene sine forslag forholdsvis sent. Det medfører at ikke alle forslag blir behandlet i fagkomiteene. Som en følge av at forslag fremmes like før eller i møte, har partiene liten tid til å vurdere hverandres forslag i forkant av komiteenes budsjettmøter. Dette gjelder både møtene i fagkomiteene og budsjettmøtene i komite for finans. Det er lite tverrpolitisk samarbeid om enkeltstående endringsforslag og merknader. Votering går i all hovedsak langs skillelinjer mellom posisjon og opposisjon. Komiteene nedsetter ikke arbeidsgrupper som jobbet med budsjettforslag i forkant av komitebehandling. Komiteene bruker lite tid på budsjettets talldel. De fleste forslag gjelder budsjettets tekstdel eller er merknader. Det er lite fokus på økonomiplanen og investeringsbudsjettet. Komiteene har de siste årene vært mindre aktive enn det bystyret har vedtatt. Budsjettarbeidet i bystyrets organer har ikke medført omprioriteringer mellom tjenesteområder eller endringer i rammebudsjett for tjenesteområdene. Budsjettet som bystyret vedtar er, bortsett fra marginale endringer og supplerende merknader, identisk med budsjettet som byrådet fremlegger. I bystyrets budsjettvedtak ble det heller ikke foretatt øremerking av midler eller forandringer av mål. Som det går fram av en spørreundersøkelse om bystyremedlemmenes påvirkningsmuligheter fra våren 2011 (KFPS sak 10/12), mente to-tredjedeler av bystyrerepresentantene at bystyret og komiteene ikke har en sentral rolle i utformingen av budsjettet. Sammenlignet med Oslo bruker komiteene og bystyret i Bergen betydelig mindre tid på arbeidet med budsjettet. I Oslo har alle komiteer heldagsmøter for å behandle budsjett på egne områder. Oslo bystyre foretar også betydelig større tallmessige endringer og omprioriteringer under budsjettbehandlingen i bystyrets organer enn bystyret i Bergen har gjort de senere år. Videre fatter bystyret i Oslo vedtak om budsjettet på et mindre aggregert nivå. I Oslo vedtar bystyret budsjettrammer for i alt 131 kapitler, mens bystyret i Bergen fatter vedtak om rammebudsjett for totalt 37 tjenesteområder. 2

3 2. Opplegget for budsjettarbeidet i 2016 For budsjettarbeid i inneværende år anbefaler bystyredirektøren at komiteene i første omgang bruker mer tid på informasjonsinnhenting og behandling av forslag og merknader. Endringer som krever en annen oppbygging og utforming av budsjettdokumentet og fordelingen av budsjettfullmakter mellom byrådet og bystyret vil ikke kunne iverksettes før Dersom komiteene og bystyret skal påvirke prioriteringer og profil i budsjettet må komiteene bli arenaer for politisk samarbeid. 2.1 Informasjonsinnhenting For årets budsjettarbeid i bystyrets organer foreslår bystyredirektøren at komiteene bruker mer tid til informasjonsinnhenting enn tidligere år. Et utvidet opplegg for innhenting av informasjon innebærer: En mer omfattende og detaljert orientering fra fagbyrådene om de tjenesteområder som ligger under de respektive komiteene i komiteenes oktobermøte Komiteene får flere orientering fra resultatenheter Fagbyrådene gir komitevise gjennomganger av investeringsbudsjett og avgifter og gebyr innenfor de respektive politikkområder for hver komite Komiteene kan be om å få skriftlig tilleggsinformasjon om de enkelte «tjenestene» som ligger under de respektive tjenesteområder (slik de går fram av opplisting i budsjettdokument) Et utvidet opplegg for komiteenes arbeid med informasjonsinnhenting vil kreve at komitemøtene i oktober vil vare lengre og starter tidligere enn ved vanlig møtestart. Detaljeringen av opplegg for informasjonsinnhenting for de respektive komiteene foretas av komiteenes arbeidsutvalg. 2.2 Behandling av enkeltstående budsjettforslag Bystyredirektøren foreslår at komiteene behandler enkeltstående målforslag og enkeltstående tallforslag knyttet til både investeringsbudsjett og driftsbudsjett. Når det gjelder enkeltstående tallforslag til driftsbudsjettet vil det være krav at disse må være saldert for å unngå at bystyret vedtar et ikke saldert driftsbudsjett. Kravet om saldering innebærer at enkeltstående tallforslag til driftsbudsjett må inkludere forslag til inndekning for kostnader som oppstår i forbindelse med iverksetting av forslag. Forslag til inndekning må være en del av vedtaket, dvs. at forslaget (som generer merkostnader) kan ikke frakobles forslag til inndekning. Med kravet om inndekning og en to-trinns-behandling av forslagene i komiteene vil en legge til rette for at også enkeltstående tallforslag til driftsbudsjett kan behandles i komiteene og bystyret. Et slikt opplegg kan bidra til både mer aktiv politisk styring fra bystyret og mer politisk samarbeid om budsjettet. I de siste årene fremmet partiene mellom 300 og 400 enkeltstående forslag og merknader under budsjettbehandling i bystyrets organer. Mange av forslagene ble ikke behandlet i fagkomite men bare i finanskomiteens budsjettmøte. Som beskrevet ovenfor, viser erfaringer fra tidligere år at komiteene brukte lite tid for behandling av enkeltstående forslag. Forslagene ble ofte fremmet like før møte og behandlingen i komiteene var ofte avgrenset til en «voteringsteknisk gjennomgang» av forslagene uten politisk diskusjon eller samarbeid mellom partiene i forkant av møtene. 3

4 Hvis komiteene skal ha en mer aktiv rolle og hvis det skal bli mer samarbeid på tvers foreslår bystyredirektøren en to trinns behandling av enkeltstående forslag i komiteene. I første møte fremmer og begrunner partiene egne forslag, allikevel uten at komiteen tar stilling til dem. Den formelle behandling og votering over de enkeltstående forslag foretas i etterfølgende møte. Et slikt opplegg ville legge til rette for å gi tid til vurderinger av hverandres forslag og eventuelle forhandlinger om enkeltstående forslag før det voteres over disse. For at et slikt opplegg kan fungere er det en forutsetning at (alle) partier fremme sine budsjettforslag betydelig tidligere enn det har vært praksis de senere år, (dvs. i begynnelsen av november) og senest noen dager før det første budsjettmøtet i komiteene. Videre vil et slikt opplegg kreve at det settes av mer tid til behandling av enkelteltstående budsjettforslag i komitemøtene og at det eventuelt holdes ekstramøter. Perioden mellom første og andre budsjettmøte bør partiene aktiv bruke til kommunikasjon og samarbeid om de fremlagte forslag. Bystyredirektøren anbefaler at det også holdes formøter før komiteene voterer over de enkeltstående forslagene. Det foreslås at komite for finans, kultur og næring behandler enkeltstående forslag på egne områder som på samme måten som de øvrige komiteene. Detaljering av hvordan de enkelte komiteene vil gjennomføre et slikt opplegg skal foretas av komiteenes arbeidsutvalg. Etter at fagkomiteene har behandlet sine forslag vil disse, slik det har vært etablert praksis, oversendes til Komite for finans, kultur og næring. Opplegg for behandling av enkeltstående forslag som er oversendt av andre komiteer komite for finans vil være det samme som i de siste årene. På grunn av knappe tidsfrister vil det ikke være mulig med en to-trinns behandling av disse forslag også i komite for finans, kultur og næring. Alle enkeltstående forslag samt merknader som komite for finans, kultur og næring har votert over og som ikke er blitt en del av innstillingen vil oversendes i et eget hefte til bystyret. 2.3 Bruk av tabeller Drifts- og investeringsbudsjett har en ulik struktur og forslagene legges inn i ferdig formaterte tabeller for henholdsvis driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet. Partiene står fritt i å bestemme om de ønsker å bruke de ferdig formaterte tabellene, men bystyredirektøren anbefaler at enkeltstående endringsforslag skrives inn i de ferdig formaterte tabeller. Bruken av disse har de senere år ført til et større fokus på målindikatorer og gjør det lettere å knytte forslagene til rett tjenesteområde. 2.4 Bruk av merknader Når det gjelder bruk av merknader foreslås det å videreføre praksis fra de senere årene, dvs. at bruken av merknader avgrenses til nærmere presisering av enkeltstående forslag. 2.5 Saldering av forslag Det har alltid vært et krav at budsjettinnstillingen fra komite for finans, kultur og næring skal være saldert. Videre har det vært en praksis at partienes helhetlige budsjettforslag er saldert. 2.6 Fagkomiteenes behandling av forslag fra Ungdommens bystyre Ungdommens bystyre gis som tidligere rett til å fremme forslag til drifts- og investeringsbudsjettet og økonomiplanen på de tjenesteområder de selv anser som relevant. Fagkomiteene voterer over alle forslag fra Ungdommens bystyre. Forslag som har fått flertall i en komite oversendes til komite for finans, kultur og næring. 4

5 3. Endringer i budsjettarbeidet fra Hvis komiteenes og bystyrets rolle i budsjettarbeidet skal styrkes mer, vil det krever endringer i måten budsjettet er strukturert på og arbeidsdelingen mellom bystyret og byrådet samt budsjettfullmaktene. Slike mer strukturelle endringer vil kreve en del forberedende arbeid, både på politisk og administrativt nivå. Samtidig vil slike endringer være en forutsetning for at bystyrets organer kan foreta reelle mer endringer i form av påplussinger og trekk i driftsbudsjettet. Bystyredirektøren anbefaler at komite for fullmakter og politisk styringssystem (KFPS) utarbeider et forslag til hvordan slike endringer kan iverksettes i god tid før oppstarten av neste års budsjettarbeid. 5

6 Vedlegg: Forslag til tidsplan for budsjettbehandling i bystyrets organer høsten 2016 Dato Møte i komiteene/ UB/ bystyret 21. september Byrådet legger fram budsjettinnstilling oktober Fagbyrådene gir orienteringer om budsjett og Økonomiplan i komiteene. Fagbyrådene orienterer særskilt om investeringsbudsjett og avgifter og gebyr innen for de respektive politikkområder for hver komite. Komiteene innkaller virksomheter og resultatenheter og inviterer til muntlig innlegg; alternativt på et annet møte november Partiene fremme enkeltstående tallforslag knyttet til investeringsbudsjett og målforslag knyttet til driftsbudsjett 17. november Ungdommens bystyre behandler budsjett Uke 47 ( november) Slutten av november Ev. ekstramøte/formøte for budsjettarbeid i de komiteene Byrådet legger fram budsjettinnstilling II 29. november - 1. desember Votering over partienes budsjettforslag og forslag fra ungdommens bystyre i fagkomiteene; KFIN behandler enkeltstående forslag angående egne fagområder 6. desember Budsjettmøte i KFIN med innstilling til bystyret KFKN behandler partienes helhetlige budsjettforslag og enkeltstående endringsforslag 14. desember Budsjettmøte i bystyret 6