Bystyredirektøren vil derfor komme tilbake med supplerende informasjon når disse avklaringene foreligger.

Transkript

1 Dato: 27. august 2009 FORUTV /09 Forretningsutvalget Papirløse møter - status og videre opplegg RKR BYST Hva saken gjelder: I denne saken gis det en oppdatering på hva som er gjort og hvor langt en er kommet i overgangen til papirløse møter i bystyrets organer. Det gis også en oversikt på videre framdrift og hvilke elementer som må være på plass før en kan gå over til papirløse møter i bystyret. En del avklaringer gjenstår, bl.a har en ikke fått noe svar/avklaring på hva som er de skattemessige konsekvenser av å tilby alle en bredbåndstilknytning betalt av kommunen. En har heller ikke fått en vurdering/avklaring fra IKT på hvordan support og systemkoordinering skal ivaretas på et akseptabelt nivå. Bystyredirektøren vil derfor komme tilbake med supplerende informasjon når disse avklaringene foreligger. Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar den fremlagte redegjørelsen til orientering. 2. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til den oppsatte fremdriftsplan. 3. Forretningsutvalget ber om at det innen utgangen av 1. kvartal 2010 fremlegges en samlet vurdering av overgangen til papirløse møter i komiteene og hvordan dette påvirker bl.a. arbeidsorganisering, ressursbruk og møteavvikling. Roar Kristiansen bystyredirektør 1

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn Bystyret vedtok (B-sak ) et hovedopplegg for overgang til papirløs behandling av politiske saker i bystyret og øvrige politiske organer i Bergen kommune. I januar 2009 vedtok forretningsutvalget å legge følgende prinsipper til grunn for tildeling av tavle-pc'er og bredbånd, utsending av sakspapirer og tilrettelegging av møterom. "Alle representanter til komiteer og/eller bystyret må få tavle-pc. Ut fra en gjennomgang av innkalling av vararepresentanter til komiteene og bystyret i 2008, foreslås at følgende hovedprinsipp for hvilke vararepresentanter som bør få pc: 1. vara til komiteene 1. vara til bystyret 2. vara til bystyret for partier med flere enn 6 representanter 3. vara til bystyret for partier med flere enn 12. representanter" "De representantene som får pc er bør ha mulighet til å laste ned sakene hjemme, og de bør derfor ha bredbånd hjemme. Å legge opp til at kun de som pr. i dag ikke har bredbånd hjemme skal få dekket kostnadene til dette, vil virke urimelig. Det foreslås derfor at alle de folkevalgte som får pc er, også får dekket kostnader til bredbånd. " "Det må legges strøm til hver representantplass i de møterommene som brukes til møter i forretningsutvalg, komiteer og bystyret. For å kunne utnytte noen av de tilleggsmulighetene som ligger i overgang til papirløs saksbehandling, anbefaler bystyredirektøren at det samtidig legges til rette for å visning på storskjerm eller lerret i disse rommene. " 2. Fremdrift Status for prosjektets fremdrift er pr at prosjektet er noe forskjøvet sammenlignet med den opprinnelige planen. Dette har delvis sammenheng med at en kom noe senere i gang med hele prosjektet enn opprinnelig forutsatt og at igangsettingen i Komite for oppvekst krevde en del uforutsette praktiske tilpasninger. I henhold til tidligere fremdriftsplan for innføring av papirløse komitemøter var KMBY neste komite som skulle gå i gang med papirløse møter. Etter anbefaling fra IKTforretningsutvikling tas komiteene KHSO og KKIN først. En er nå i gang med å gå over til papirløse møter i komiteene KHSO og KKIN. Disse komiteene er relativt like KOPP mht saker og sakstyper. På bakgrunn av erfaringer fra KOPP bør det være rimelig kurant for disse 2 komiteene å gå over til papirløse møter. Begrunnelsen for å vente med iverksettingen i KMBY er at det gjenstår en del tilpasninger for å få gode rutiner mht ettersendelse av dokument helt frem mot møtestart, og KMBY har normalt svært mye av slike dokument. Forretningsutvalgets medlemmer ble orientert om dette i egen e-post Sakspapirene til augustmøtene for komiteene KHSO og KKIN ble gjort tilgjengelig både digitalt og sendes ut i papirversjon. Det er neppe sannsynlig at alle medlemmene har mulighet for å få pc-er og opplæring før møtene i august, men de medlemmene som har fått dette kan forholde seg til møtene papirløst dersom de ønsker det. Når det gjelder KMBY anbefales det å starte med papirløse møter i komiteens underutvalg før selve komiteen. På denne måten kan det høstes erfaringer fra spesifikke problemstillinger knyttet til KMBY-saker og gjøres nødvendige tilpasninger uten at hele komiteen trenger å involveres. 2

3 Det legges opp til at 4 av komiteene skal være papirløse i løpet av KHSO og KKIN vil etter planen være papirløse i september/oktober. KMBY skal være papirløs i oktober/november, mens KFIN bør avvente med å gå over til papirløse møter til etter at budsjettet er ferdigbehandlet, dvs. i januar Hvor raskt bystyremøtene kan bli papirløse er avhengig av hvor raskt den tekniske og utstyrsmessig tilrettelegging i Gamle Rådhus kommer på plass. 3. Viktige forutsetninger for å få til en overgang til papirløse møter Sikre nødvendig kompetanse og kapasitet på IKT-feltet på de papirløse løsningene Det har tidvis blitt opplevd som problematisk at det ikke er noen ressursperson ved rådhuset som kan bistå med støtte i tilfelle tekniske problemer. Selv om IKT-drift har ansvar for det tekniske bør prosjektet jobbe for at det er noen som sitter på spesiell kompetanse om de papirløse løsningene. I sammenheng med dette må det utarbeides en SLA -avtale (service level agreement). Denne avtalen må sikre tilgang på teknisk kompetanse, særlig på nøkkeltidspunkt i produksjonen av saksdokumenter. Det må avklares hvordan brukerstøtte og veiledning til de som vil motta tavle-pc skal være, i form av servicetelefon/støtte på dagtid/kveldstid, i møtene osv. Deler av denne støtten både kan og bør Bystyrets kontor gi, mens andre deler må ivaretas av IKT-drift. Det vil være behov for å ha nødvendig kompetanse og kapasitet til å ivareta systemkoordinatorrollen. Systemkoordinator må ha en breddekompetanse på systemet og hvordan dette griper inn i andre funksjoner og system. I forbindelse med behandlingen av budsjett for bystyrets organer i Forretningsutvalget fattet Forretningsutvalget følgende vedtak (sak ): " 1. IKT-/innkjøpsstilling avventes. 2. Forretningsutvalget ber byrådet fremme forslag om hvordan Bystyrets kontor kan bli ivaretatt med IKTtjenester i forbindelse med innføring av papirløst bystyre." Bestillingen er oversendt byrådet og byrådets forslag til løsning vil danne en viktig premiss for hvordan en går videre med innføringen av papirløse møter. En vellykket overgang krever tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gi nødvendig støtte og oppfølging til medlemmer i komiteer og bystyre. Dette er både avhengig av nivå på support fra IKT, egen systemkoordinatorkapasitet og kompetanse og kapasitet hos de som deltar i møtene. Dette må gjennomgås i høst. Teknisk og utstyrsmessig tilrettelegging i alle lokaler som brukes til komitemøter og bystyremøter, inkludert Gamle Rådhus Det må være nødvendig utstyr på plass og uttak for strøm til representantene i de møterommene som brukes til møter i forretningsutvalg, komiteer og bystyret. Dette er nå ivaretatt for møterommet i 14. etasje sin del og i møterom 224/225. I teatersalen og det Gamle Rådhus gjenstår det en slik tilrettelegging. Det må også legges til rette for å visning på storskjerm eller lerret i alle disse rommene/lokalene. 3

4 Ha et system for å oppdatere tavle-pc-ene for de som ikke er ansatt i Bergen kommune Pc-ene trenger å koples på Bergen kommunes nett for å få de siste oppdateringer. Pc'ene må derfor ved behov enten oppdateres i møtene eller i forkant av møtene eller på faste steder/tider mellom møtene. Avvikle ordningen med sakspapirer Fra august 2008 har et begrenset antall varamedlemmer i komiteene og bystyret fått tilsendt sakspapir automatisk. Øvrige vararepresentanter fikk beskjed at de måtte melde fra dersom de ønsket å få tilsendt sakspapirene fast. Kun 18 har bedt om dette. Av disse vil 7 få tavle-pc dersom prinsippet skissert over legges til grunn. Når ordningen med papirløse møter utvides til KHSO og KKIN skal det ikke være mulig å be om å få sakspapirene fra de papirløse komiteene i papirutgave. Representanter som ikke får tavle-pc, får da tilsendt (pr. e-post) sakskart med hyperkoblinger til hver sak. Når representantene aktiverer en hyperkobling til en sak, vil saksutredning og alle trykte vedlegg være tilgjengelige. En slik ordning vil også ivareta en oppdatering på ettersendelsene. For vararepresentanter som ikke har tavle-pc og som kalles inn til et møte, anbefales det at de i tillegg til tilsendt sakskart med hyperkoblinger, får tilbud om å låne pc under møtet. De får tilbud om å hente en tavle-pc til lån i forkant dersom de ønsker det. 5 av bibliotekene får inntil videre sakspapir som legges ut til gjennomsyn på hvert bibliotek. For hovedbibliotekets vedkommende er ordningen avviklet. I løpet av høsten avvikles ordningen for de øvrige bibliotekene. Ved alle bibliotek har publikum tilgang til pc hvor sakskart og sakspapirer kan hentes fram. All utsendelse av sakspapir til bystyresiden, byrådene, kommunaldirektørene, politiske rådgivere og andre ansatte i byrådsavdelingene avvikles i løpet av høsten. Til sammen sendes det i dag ut 29 bunker til byrådssiden og 11 til bystyresiden. Avklare mulig fordelsbeskatning for den enkelte ved innføringen av en betalt bredbåndsordning Spørsmål om mulig fordelsbeskatning og derav skattemessige konsekvenser for den enkelte ved innføringen av ordningen ble forelagt Skatt Vest i desember Behandlingen av disse spørsmålene har tatt noe lengre tid enn forventet, men Bergen kommune er nå blitt lovet en vurdering og et svar i løpet av august. Lage en standardavtale for alle som får tavle-pc-er I en slik standardavtale må det inngå hvilke bestemmelser som gjelder for bruk/lån, samt hvilke rettigheter og plikter den enkelte som får disponere tavle-pc, har. Lage et system for opplæring og avtale for utlån for de vararepresentanter som ikke får tavle-pc Tilpasset standardavtale med tilhørende bestemmelser, rettigheter og plikter for utlån. 4

5 Vedlegg: oversikt revidert fremdrift pr. 15 august 2009 Etablere prosjekt Igangsetting forretningsutvalg: Oppsummere erfaringer forretningsutvalg: Fase 2 Igangsetting komite (KOPP) Oppsummere erfaringer komite Fase 3 Utarbeide plan for gjennomføring øvrige komiteer og bystyret Forretningsutvalgsbehandling gjennomføring øvrige komiteer og bystyret Uke 35 Bystyrebehandling gjennomføring øvrige komiteer og bystyret Uke 39 Fase 4 Gjennomføre overgang øvrige komiteer og bystyret Uke 33- KKIN og KHSO igangsetting Uke 35 KMBY - underutvalg igangsetting Uke KMBY igangsetting Uke Uke 49 gjennomført Uke 06 gjennomført Uke gjennomført Uke 16 gjennomført Uke gjennomført Uke under arbeid KFIN igangsetting Januar 2010 BEBY igangsetting