KTRU /16. Kontrollutvalget. Saker i arbeid - status juni 2016

Transkript

1 KTRU /16 Kontrollutvalget Saker i arbeid - status juni GYSP EKTRU Hva saken gjelder: Sekretariatet legger frem en oppdatert oversikt over status på saker kontrollutvalget har i arbeid og som ikke er sluttbehandlet og avsluttet. Den viser status på bestilte revisjonsprosjekter, selskapskontroller og undersøkelser m.m., se vedlegg. I kontrollutvalgets møte ba utvalget sekretariatet om å lage sak om byrådets og byrådsavdelingenes overholdelse av svarfrister. Vi legger frem en oversikt som viser ulike kontrollutvalgssaker, svarfrister i vedtak og datoer på tilbakemeldinger. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar statusrapporteringen og oversikten over overholdelse av svarfrister til orientering. Dato: 31. mai Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 2 1

2 Vedlegg: Status mai - saker i arbeid KTRUs egne prosjekter under arbeid: for oppfølging: : Konkurranseutsetting av revisjonstjenestene i Bergen kommune KTRU : 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som, i samarbeid med sekretariatet, gis fullmakt til å gjennomføre prosessen. Arbeidsgruppen består av leder, nestleder og tre medlemmer fra utvalget. 2. Kontrollutvalget skal vedta endelig konkurransegrunnlag før utlysning. 3. Arbeidsgruppen skal rapportere om status i arbeidet på utvalgets møter. 4. Arbeidsgruppen skal legge frem forslag til konklusjon på spørsmålene som reises under punktet Vurderinger i sekretariatets saksfremstilling i sak 10/16, til utvalgets neste møte. Sak om valg av regnskapsrevisor Saker til BYST Delegasjonsreglement KTRU sak 13-16: Leder Robert Monsen tar kontakt med bystyredirektøren i forbindelse med utarbeidelse av delegasjonsreglementet, og vil være kontrollutvalgets kontaktperson slik etterspurt i dokumentet «Politisk tilsyn og kontroll utarbeidelse av opplæringsopplegg» om kontaktperson fra kontrollutvalget/sekretariat. Saker i arbeid under Bystyredirektøren. Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontaktsi forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors, samt sekretariatets, utkast til sak om dette. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå. Overordnet analyse for plan for selskapskontroll - oppstart KTRU sak29-16: Kontrollutvalget bestiller risikovurderinger hos BDO AS og Deloitte AS i tråd med saksfremstillingen og Ber om tilsvarende risikovurderinger fra Byrådet i Bergen kommune. Innen utgangen av juni. Plan for selskapskontroll Nummererte brev under arbeid IA KTRU sak 19-16: Tatt til foreløpig orientering. Tas opp igjen etter mottak av rapport med resultatene av Eierskapskontroll (dvs. etter utgangen av 1. h.å. ) 2

3 Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Forvaltningsrevisjoner i arbeid Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat KTRU Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU sak 14-16: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene fra BDO AS i rapporten Prosjekter og særattestasjoner fra januar etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS) til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Byrådet for eventuelle kommentarer og ber om en tilbakemelding innen utgangen av mars. KTRU : Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. Saken utsettes. Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak. Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er. Det vises også til statusrapport for barnevernet Fremlagt for KTRU i samlerapport møtet : Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mai KTRU møtet : Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mars Påminning sendt Legges frem i dette KTRU-møtet halvår Legges frem på nytt i KTRU møtet Skisse tilsendt returnert for endring. Møte mellom revisor og sekretariat desember Enighet om innfallsvinkel. Skisse vedtatt Utgangen av juni 3

4 Prosjektskisser under arbeid IA Byggesaker statistikk KTRU-møtet : I sak Eventuelt ble sekretariatet bedt om å innhente opplysninger vedr. statistikk i byggesaksavdelingen Byrådet tilskrevet Påminning sendt Mottatt tilbakemelding se under saker til gjennomsyn Avtalte kontrollhandlinger på mislighetsrisikoforhold KTRU : 2. Kontrollutvalget ber byråden informere om resultatene av byrådsavdelingenes egenevalueringer på inntektsområdet innen utgangen av forvaltningsrevisjon Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg 1. Kontrollutvalget ber Byrådet om å få tilsendt en fremdriftsplan på ferdigstillelse av de etterspurte egenevalueringene på inntektsområdet. 2. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt Seksjon for internkontrolls evaluering av inntektsområdet som det er vist til i brevets side 2. KTRU : 3. Kontrollutvalget viser til utredning fra De Facto (bestilt av Fagforbundet i Bergen), der det i kapittel 4 fremkommer opplysninger om lønns- og arbeidsforhold i selskapet Orange Helse AS. Ut fra opplysningene i utredningen, sammenholdt med de opplysningene som tidligere er fremkommet, ønsker kontrollutvalget at disse forholdene blir nærmere undersøkt. Undersøkelsen skal ha følgende formål: Å bringe klarhet i om lønns- og arbeidsforholdene for sykepleiere ansatt i Orange Helse AS er og har vært i overenstemmelse med norsk lov og i samsvar med gjeldende kontrakt med Bergen kommune. KTRU : Kontrollutvalget tar opplysningene i brev av fra Byrådsavdeling for helse og omsorg til foreløpig orientering og ber om å få tilsendt rapport med resultatene fra skisserte evalueringsarbeid. 4 Jf. tilbakemelding i sak om Prosjekt og særattestasjon Avventer svar Påminning sendt Tilbakemelding lagt frem i i KTRU-møtet , sak «Arbeidet forventes i april» Påminning sendt og tilbakemelding mottatt samme dag: «Rapporten opplyses å være klar for byrådene i uke 21, dvs. for sent til planlagt møte 18. mai i Kontrollutvalget. Forsinkelsen skyldes at det har vært behov for innhenting av ytterligere opplysninger fra leverandøren, som igjen skal vurderes.»

5 rapporten - Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning KTRU : 3. Saken følges opp ved gjennomføring av ny overordnet analyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon. forvaltningsrevisjonsrap porten «Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak » KTRU Bystyret tar Byråd for sosial, bolig og områdesatsing sin rapportering om byrådsavdelingens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak » til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet rapportere til Bystyret via Kontrollutvalget om status på effekten av de anbefalte tiltakene innen utgangen av 1. halvår. 1. halvår forvaltningsrevisjonsrap port; Service og informasjon innen byggesak og private planer Tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke KTRU BEBY : 1. Bystyret tar opplysningene tar opplysningene fra Byråd for byutvikling, klima og miljø om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Service og informasjon innen byggesak og private planer» til etterretning. 2. Bystyret ber Byrådet spesielt om at saksbehandlingstider for klagesaker i byggesaker bedres for å videreutvikle brukerrelasjonene. 3. Bystyret ber Byrådet om å rapportere via Kontrollutvalget om status på revisjonsrapportens anbefalinger innen utgangen av april. KTRU BEBY : 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen kultur og kulturminne» og «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskudd innen idrettsområdet» til etterretning. 2. Bystyret har merket seg revisors samlede konklusjoner i notat av og ber Byrådet vurdere forslagene til tiltak som fremkommer av rapportene og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om hvilke tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av Legges frem i dette KTRU-møtet Legges frem i dette KTRU-møtet Spesialundervisning KTRU Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» til orientering. Bystyret mener at forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» gir grunnlag for alvorlig bekymring. 2. Bystyret har merket seg revisors kritiske konklusjoner og ber Byrådet følge opp forslagene til tiltak som fremkommer av rapporten og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av 1. halvår 1. halvår 5

6 Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager KTRU Bystyret tar( ) 2. Bystyret har merket seg revisors kritiske konklusjoner og ber Byrådet følge opp forslagene til tiltak som fremkommer av rapporten og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av mars. 3. Revisjonsrapporten avdekker ( ) Det må sikres at barneverntjenesten har nødvendig bemanning til enhver tid. KTRU sak 39-16: 1. Saken utsettes til neste møte i kontrollutvalget. 2. Byrådet bes om å gi et mer utfyllende svar på punkt 3 i bystyrets vedtak innen KTRU Bystyret tar rapporten «Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager» til etterretning. 2. Bystyret viser til revisjonens vurderinger som fremkommer i rapportens sammendrag og ber Byrådet vurdere revisjonens forslag til tiltak med særlig fokus på tiltak nr. 8 og 9 som omhandler barns sikkerhet. Byrådet bes om å gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som er blitt besluttet iverksatt og om hvordan tiltakene blir fulgt opp, innen 6 måneder etter bystyrets vedtak. 3. Bystyret ber Byrådet fremlegge en egen sak om bemanningsnorm i løpet av. (1. halvår ) Sak med tilleggssvar lagt frem i KTRU-møtet og videresendt BEBY Selskapskontroll for oppfølging: : Selskapskontroll i BIR KTRU KTRU «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» Når Plan for forvaltningsrevisjon i BIR er gjennomført Selskapskontroll; Generell eierskapskontroll KTRU KTRU KTRU Sak i KTRU-møtet : Kontrollutvalget godkjenner Deloittes forslag til prosjektskisse. Prosjektets spørreundersøkelse skal omfatte de som har hatt styreverv i de fem viktigste selskapene i de siste fire årene. Innen utgangen av juni 6

7 Andre undersøkelser Arrangement i Bergen havn 17. mai 2015 KTRU : Statistikk byggesaker KTRU : Kontrollutvalget slutter seg til skisserte framgangsmåte. KTRUs leder og nestleder gis fullmakt til å utforme og gjennomføre en slik bestilling i samarbeid med utvalgets sekretariat. (BDO AS) (Sak Eventuelt) Leder Robert Monsen (H) orienterte om eposter fra han til kontrollutvalgsmedlemmene vedr. Byggesaksavdeling: Epost den med kopi av brev til Byggesaksavdelingen fra Heidi Ulsmåg den ; Tilbakemelding på behandling av søknad bygging av garasje med leilighet. Saksnr Epost den om oppslag i Fanaposten 9. februar. Kontrollutvalget ba sekretariatet i første omgang om å innhente opplysninger om fagavdelingens innstillinger kontra de politiske vedtakene, slik skissert i epost fra leder Legges frem i KTRU møtet Se brev fra Byråd for byutvikling under saker til gjennomsyn i dette møtet. Klagesak vedr. tiltak i Foreningsgaten 3 Dokumentet legges frem til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet Overholdelse av svarfrister Sekretariatet lager en sak om dette til neste møte Se vedlegg i saken om statusrapportering i dette møtet