May Britt Tabak (A) Rolf-Erik Disch, Erik Bjørkhusdal og Gunnar Hoff. Møtet startet kl og ble hevet kl

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 18. mai 2016 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) - nestleder Robert Monsen (H) - leder Ingrid Reitan (H) Hallstein Aadland (FrP) Karl Johan Hallaråker (KrF) Steinar Nørstebø (SV) Stian Skår Ludvigsen (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 8 stemmeberettigete til stede under opprop Habilitetsvurdering: Sak og 52-16: Kontrollutvalget fant Robert Monsen (H) inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd. Gyldig forfall til hele møtet: Fra Deloitte AS: Møteledere: Fra Bystyrets kontor: Sekretariat: May Britt Tabak (A) Rolf-Erik Disch, Erik Bjørkhusdal og Gunnar Hoff Robert Monsen (H) og Thor Brekkeflat (A) Grace Espedal Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Leder Robert Monsen (H) orienterte om saker han ønsket å ta opp under eventuelt. Han foreslo at sak ble behandlet før sakene og Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 19. april Saker til gjennomsyn mai Uavhengig juridisk vurdering "Jordalsvannsaken" Forvaltningsrevisjon; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem Rapport fra tilleggsrevisjon: Status beboerregnskap pr Tilbakemelding vedrørende egenevaluering på Inntektsområdet Kontrollrapport 2015 vedrørende kemnerfunksjonen i Bergen kommune Saker i arbeid - status mai Valg av revisor regnskapsrevisjonstjenester Behandlet for lukkede dører, jf. kommuneloven 31 nr Valg av revisor - forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Behandlet for lukkede dører, jf. kommuneloven 31 nr Eventuelt 2

3 42-16 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 19. april 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokollen fra Kontrollutvalgets møte 19. april 2016 ble godkjent med forslag til endringer som fremkom i møtet. Steinar Nørstebø (SV) fremsatte følgende forslag til endring: «41-16 Eventuelt 2. Revisorbransjens befatning med skatteplanlegging Steinar Nørstebø (SV) tok opp at Bergen Kommunes benytter leverandører på revisjonstjenestene som markedsfører rådgiving for skatteplanlegging. Han viste til et innlegg i BT fra tidligere KTRU medlem Hans Ebbing. Kontrollutvalget ville ikke gå inn og drøfte saken med henvisning til at å reise en slik sak i KTRU mens det er en pågående anbudskonkurranse med gitte konkurransekriterier vil være galt.» Steinar Nørstebøs (SV) forslag til endring av saksprotokoll (sak 41-16) ble vedtatt enstemmig Saker til gjennomsyn mai 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Dokumentet legges frem til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet. Kontrollutvalgets medlemmer drøftet fremlagte dokument i saken og var omforent om å ta forespørselen opp til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet. Dokumenter som er knyttet til saken: 1. Fra Bystyrets kontor ; Komite for miljø og byutvikling ber Kontrollutvalget om å vurdere klagesak vedr. tiltak i Foreningsgaten 3 3

4 44-16 Uavhengig juridisk vurdering "Jordalsvannsaken" Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene om Deloitte advokatfirma AS sin juridiske vurdering i rapporten «Jordalsvannsaken» til orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret tar opplysningene om Deloitte advokatfirma AS sin juridiske vurdering i rapporten «Jordalsvannsaken» til orientering. Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Forvaltningsrevisjon; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Saken utsettes. Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak. Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende alternative forslag til vedtak: «Saken utsettes. Ansvarlig byråd innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak.» Stian Skår Ludvigsen (V) fremmet følgende tilleggsforslag til Mathias Hunskår Fureviks (R) alternative forslag til vedtak: «( ). Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles ( ) 4

5 Det var 8 stemmeberettigete medlemmer til stede. Mathias Hunskår Fureviks alternative forslag til vedtak og Stian Skår Ludvigsens tilleggsforslag til dette ble vedtatt enstemmig. 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» og til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for byutvikling sitt høringssvar til orientering. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. Innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 3. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Bergen tar byråd for Byrådsavdeling for helse og omsorgs rapportering om oppfølging av rapporten «Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem» til orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret i Bergen til orientering. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret i Bergen tar byråd for Byrådsavdeling for helse og omsorgs tilbakemelding om oppfølging av rapporten «Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem» til orientering. 5

6 Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Rapport fra tilleggsrevisjon: Status beboerregnskap pr Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar BDOs synspunkter på rutinehåndbok og opplysninger om status på tiltak på området beboerregnskap etter tilleggsrevisjonen ved kommunens alders- og sykehjem i revisjonsrapporten «Status beboerregnskap pr » til etterretning. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar BDOs synspunkter på rutinehåndbok og opplysninger om status på tiltak på området beboerregnskap etter tilleggsrevisjonen ved kommunens alders- og sykehjem i revisjonsrapporten «Status beboerregnskap pr » til etterretning. 2. Bystyret ber Byrådet vurdere å gjennomføre organisatoriske tiltak på området beboerregnskap ved kommunens alders- og sykehjem. 3. Bystyret ber Byrådet om tilbakemelding via kontrollutvalget på resultatene av slike vurderinger innen Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Tilbakemelding vedrørende egenevaluering på Inntektsområdet Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Byrådet om å få tilsendt en fremdriftsplan på ferdigstillelse av de etterspurte egenevalueringene på inntektsområdet. 6

7 2. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt Seksjon for internkontrolls evaluering av inntektsområdet som det er vist til i brevets side 2. Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende tilleggsforslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber om å få tilsendt Seksjon for internkontrolls evaluering av inntektsområdet som det er vist til i brevets side 2.» Mathias Hunskår Fureviks (R) tilleggsforslag ble vedtatt enstemmig Kontrollrapport 2015 vedrørende kemnerfunksjonen i Bergen kommune Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten Kontrollrapport 2015 vedrørende kemnerfunksjonen for Bergen kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret i Bergen til orientering. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten Kontrollrapport 2015 vedrørende kemnerfunksjonen for Bergen kommune til orientering. 2. Bystyret ber administrasjonen etterkomme aktuelle pålegg og anbefalinger i Skattekontorets rapport til kemnerkontoret den Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende 7

8 50-16 Saker i arbeid - status mai 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Kontrollutvalget tar statusrapporteringen til orientering. Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Valg av revisor regnskapsrevisjonstjenester Behandlet for lukkede dører, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget innstiller revisjonsselskapet XXX som kommunen sin regnskapsrevisor for perioden til Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret i Bergen kommune velger revisjonsselskapet XXX som kommunen sin regnskapsrevisor for perioden til Robert Monsen (H) opplyste om forhold som kunne reise tvil om hans habilitet i sakene om valg av revisor. Utvalget fant Robert Monsen inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd og Robert Monsen fratrådte. Kontrollutvalgets nestleder Thor Brekkeflat (A) gikk inn som møteleder i saken. Han viste til opplysninger i saksdokumentet om at vedleggene i saken etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser 13-3 nr. 2, vil være skjermet for offentlighet etter Offl. 23 (3) frem til valget av leverandør er gjort. Han opplyste videre at dersom medlemmer ønsket å drøfte innholdet i dokumentene måtte dørene lukkes, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Utvalgets medlemmer var omforent om å drøfte saken for lukkede dører. Mathias Hunskår Furevik (R) orienterte fra arbeidsgruppens arbeid og Innkjøpsseksjonens bistand i anskaffelsesprosessene. 8

9 Det var 7 stemmeberettigete til stede. Innstilling til Bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Valg av revisor - forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Behandlet for lukkede dører, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Saken tas opp til behandling i kontrollutvalgets neste møte. Robert Monsen (H) hadde opplyst om forhold som kunne reise tvil om hans habilitet i sakene om valg av revisor. Utvalget fant Robert Monsen inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd og Robert Monsen var fratrådt. Det var 7 stemmeberettigete til stede. Kontrollutvalgets nestleder Thor Brekkeflat (A) gikk inn som møteleder i saken. Han viste til at vedleggene i saken etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser 13-3 nr. 2, vil være skjermet for offentlighet etter Offl. 23 (3) frem til valget av leverandør er gjort. Han opplyste videre at dersom medlemmer ønsket å drøfte innholdet i dokumentene måtte dørene lukkes, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Utvalgets medlemmer var omforent om å drøfte saken for lukkede dører. Mathias Hunskår Furevik (R) orienterte fra arbeidsgruppens arbeid og Innkjøpsseksjonens bistand i anskaffelsesprosessene. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om å ta saken opp til behandling i utvalgets neste møte. 9

10 53-16 Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Klage på tildeling av lokaler i Mathallen Sekretariatet ser på henvendelsen og legger frem en sak om dette til neste møte. 2. VA etaten Bergen kommune overskridelser Legges frem under Saker til gjennomsyn i neste møte. Det ble vist til vedtak i sak Forvaltningsrevisjon; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter om å kalle inn aktuell byråd for å orientere i neste møte. Dokumentet sendes til byråden sammen med innkallingen, slik at han kan orientere også om dette. 3. Delegering av arbeidsgiverfullmakter Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontaktperson i forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors samt sekretariatets utkast til sak om dette. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå. 4. Overholdelse av svarfrister i kontrollutvalgets henvendelser. Sekretariatet lager en sak om dette til neste møte. Robert Monsen Kontrollutvalgets leder Thor Brekkeflat Kontrollutvalgets nestleder 10