KTRU /16. Kontrollutvalget. Saker i arbeid status mai 2016

Transkript

1 KTRU /16 Kontrollutvalget Saker i arbeid status mai GYSP EKTRU Hva saken gjelder: Sekretariatet legger frem en oppdatert oversikt over status på saker kontrollutvalget har i arbeid og som ikke er sluttbehandlet og ferdig oppfulgt. Den viser status på bestilte revisjonsprosjekter, selskapskontroller og undersøkelser m.m., se vedlegg. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar statusrapporteringen til orientering. Gudny Spjeld Saksbehandler Vedlegg: 1 1

2 Vedlegg: Status mai - saker i arbeid KTRUs egne prosjekter under arbeid: for oppfølging: : Konkurranseutsetting av revisjonstjenestene i Bergen kommune KTRU : 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som, i samarbeid med sekretariatet, gis fullmakt til å gjennomføre prosessen. Arbeidsgruppen består av leder, nestleder og tre medlemmer fra utvalget. 2. Kontrollutvalget skal vedta endelig konkurransegrunnlag før utlysning. 3. Arbeidsgruppen skal rapportere om status i arbeidet på utvalgets møter. 4. Arbeidsgruppen skal legge frem forslag til konklusjon på spørsmålene som reises under punktet Vurderinger i sekretariatets saksfremstilling i sak 10/16, til utvalgets neste møte. Sak til KTRU om valg av leverandør legges frem i dette møtet, , Sak til BYST Delegasjonsreglement KTRU sak 13-16: Leder Robert Monsen tar kontakt med bystyredirektøren i forbindelse med utarbeidelse av delegasjonsreglementet, og vil være kontrollutvalgets kontaktperson slik etterspurt i dokumentet «Politisk tilsyn og kontroll utarbeidelse av opplæringsopplegg» om kontaktperson fra kontrollutvalget/sekretariat. Saker i arbeid under Bystyredirektøren. Overordnet analyse for plan for selskapskontroll - oppstart KTRU sak29-16: Kontrollutvalget bestiller risikovurderinger hos BDO AS og Deloitte AS i tråd med saksfremstillingen og Ber om tilsvarende risikovurderinger fra Byrådet i Bergen kommune. Innen utgangen av juni. Plan for selskapskontroll Nummererte brev under arbeid Nummerert brev nr. 6 Bergen kommune, Lovpålagt revisjon av beboerregnskap KTRU sak 19-16: Tatt til foreløpig orientering. KTRU Kontrollutvalget ber om å få oversikt over tiltak som skal iverksettes mht. gjentatte mangler ved enkelte institusjoner. BEBY sak 43-16: 1. Bystyret tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 6 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2014» og revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2014 ved kommunens alders- og sykehjem, samt byrådsavdelingen tilbakemelding, til etterretning. 2. Bystyret viser til at flere institusjoner har fått revisjonsberetninger med forbehold og presiseringer i flere år. 3. Bystyret ber Byrådet tydeliggjøre delegasjonsforholdene mellom sentralledelse og etatsledelse når det gjelder ansvar og oppgaver knyttet til internkontroll av beboerregnskaper. 4. For å være sikker på at det ikke er penger på avveie i beboeregnskap ber Bystyret kontrollutvalget om å iverksette Tas opp igjen etter mottak av rapport med resultatene av Eierskapskontroll (dvs. etter utgangen av 1. h.å. ) 2

3 tilleggsrevisjon for å få avklart hvorvidt rutinene vedrørende beboerregnskap nå er på plass og virker slik at revisor ikke lenger trenger å ta forbehold om kommunen forvalter beboermidler på reglementert måte. Revisjonen skal gjennomføres innen 30. april. KTRU sak 25-16: Kontrollutvalget tar brevet fra Byrådsavdeling for helse og omsorg med oversikt over tiltak som skal iverksettes mht. gjentatte mangler ved enkelte institusjoner til foreløpig orientering. KTRU sak 26-16: Ad. pkt. 4 i BEBYs vedtak Kontrollutvalget godkjenner BDOs forslag til tilnærming og tidsbruk på inntil 130 timer. Oppdraget avsluttes innen 30. april med en rapport på utført arbeid, herunder med synspunkter på instruksverk /rutinehåndbok på området. Sak med rapport fra tilleggsrevisjonen legges frem i dette KTRU møtet, Nummerert brev nr. Bergen kommune. Revisjon av årsregnskapet for 2015 Jf. orientering fra regnskapsrevisor i møtet Juni-møtet? Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat KTRU Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU sak 14-16: 1. Kontrollutvalet tar opplysningene fra BDO AS i rapporten Prosjekter og særattestasjoner fra januar etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS) til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Byrådet for eventuelle kommentarer og ber om en tilbakemelding innen utgangen av mars. Fremlagt for KTRU i samlerapport møtet : Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mai KTRU møtet : Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mars

4 Forvaltningsrevisjoner i arbeid Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter KTRU : Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. 1. halvår Sak med rapport fra forvaltningsrevisjonen legges frem i dette KTRU møtet, Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er. Det vises også til statusrapport for barnevernet Skisse tilsendt returnert for endring. Møte mellom revisor og sekretariat desember Enighet om innfallsvinkel. Skisse vedtatt Utgangen av juni Prosjektskisser under arbeid IA Prosjekter for oppfølging av vedtak Byggesaker statistikk KTRU-møtet : I sak Eventuelt ble sekretariatet bedt om å innhente opplysninger vedr. statistikk i byggesaksavdelingen Byrådet tilskrevet Avtalte kontrollhandlinger på mislighetsrisikoforhold KTRU : 2. Kontrollutvalget ber byråden informere om resultatene av byrådsavdelingenes egenevalueringer på inntektsområdet innen utgangen av Sak med tilbakemelding legges frem i dette KTRU-møtet,

5 Prosjekter for oppfølging av vedtak forvaltningsrevisjon Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg KTRU : 3. Kontrollutvalget viser til utredning fra De Facto (bestilt av Fagforbundet i Bergen), der det i kapittel 4 fremkommer opplysninger om lønns- og arbeidsforhold i selskapet Orange Helse AS. Ut fra opplysningene i utredningen, sammenholdt med de opplysningene som tidligere er fremkommet, ønsker kontrollutvalget at disse forholdene blir nærmere undersøkt. Undersøkelsen skal ha følgende formål: Å bringe klarhet i om lønns- og arbeidsforholdene for sykepleiere ansatt i Orange Helse AS er og har vært i overenstemmelse med norsk lov og i samsvar med gjeldende kontrakt med Bergen kommune Tilbakemelding lagt frem i i KTRU-møtet , sak KTRU : Kontrollutvalget tar opplysningene i brev av fra Byrådsavdeling for helse og omsorg til foreløpig orientering og ber om å få tilsendt rapport med resultatene fra skisserte evalueringsarbeid. Arbeidet forventes i april og tilbakemelding mottatt samme dag: «Rapporten opplyses å være klar for byrådene i uke 21, dvs for sent til planlagt møte 18. mai i Kontrollutvalget. Forsinkelsen skyldes at det har vært behov for innhenting av ytterligere opplysninger fra leverandøren, som igjen skal vurderes.» rapporten - Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning KTRU : 3. Saken følges opp ved gjennomføring av ny overordnet analyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon. forvaltningsrevisjonsrap porten «Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak » KTRU Bystyret tar Byråd for sosial, bolig og områdesatsing sin rapportering om byrådsavdelingens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak » til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet rapportere til Bystyret via Kontrollutvalget om status på effekten av de anbefalte tiltakene innen utgangen av 1. halvår. 1. halvår 5

6 Prosjekter for oppfølging av vedtak forvaltningsrevisjonsrap port; Service og informasjon innen byggesak og private planer Tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke KTRU BEBY : 1. Bystyret tar opplysningene tar opplysningene fra Byråd for byutvikling, klima og miljø om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten «Service og informasjon innen byggesak og private planer» til etterretning. 2. Bystyret ber Byrådet spesielt om at saksbehandlingstider for klagesaker i byggesaker bedres for å videreutvikle brukerrelasjonene. 3. Bystyret ber Byrådet om å rapportere via Kontrollutvalget om status på revisjonsrapportens anbefalinger innen utgangen av april. KTRU BEBY : 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapportene «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen kultur og kulturminne» og «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskudd innen idrettsområdet» til etterretning. 2. Bystyret har merket seg revisors samlede konklusjoner i notat av og ber Byrådet vurdere forslagene til tiltak som fremkommer av rapportene og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om hvilke tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av halvår 1. halvår Spesialundervisning KTRU Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» til orientering. Bystyret mener at forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» gir grunnlag for alvorlig bekymring. 2. Bystyret har merket seg revisors kritiske konklusjoner og ber Byrådet følge opp forslagene til tiltak som fremkommer av rapporten og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av 1. halvår 1. halvår Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem KTRU Bystyret tar( ) 2. Bystyret har merket seg revisors kritiske konklusjoner og ber Byrådet følge opp forslagene til tiltak som fremkommer av rapporten og gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som blir besluttet iverksatt, og om hvordan disse tiltakene blir fulgt opp, innen utgangen av mars. 3. Revisjonsrapporten avdekker ( ) Det må sikres at barneverntjenesten har nødvendig bemanning til enhver tid. KTRU sak 39-16: 1. Saken utsettes til neste møte i kontrollutvalget. 2. Byrådet bes om å gi et mer utfyllende svar på punkt 3 i bystyrets vedtak innen (1. halvår ) Sak med tilleggssvar legges frem i dette møtet

7 Selskapskontroll for oppfølging: : Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager KTRU Bystyret tar rapporten «Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager» til etterretning. 2. Bystyret viser til revisjonens vurderinger som fremkommer i rapportens sammendrag og ber Byrådet vurdere revisjonens forslag til tiltak med særlig fokus på tiltak nr. 8 og 9 som omhandler barns sikkerhet. Byrådet bes om å gi en tilbakemelding via Kontrollutvalget om tiltak som er blitt besluttet iverksatt og om hvordan tiltakene blir fulgt opp, innen 6 måneder etter bystyrets vedtak. 3. Bystyret ber Byrådet fremlegge en egen sak om bemanningsnorm i løpet av. Selskapskontroll i BIR KTRU KTRU «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» Når Plan for forvaltningsrevisjon i BIR er gjennomført Selskapskontroll; Generell eierskapskontroll KTRU KTRU KTRU Sak i KTRU-møtet : Kontrollutvalget godkjenner Deloittes forslag til prosjektskisse. Prosjektets spørreundersøkelse skal omfatte de som har hatt styreverv i de fem viktigste selskapene i de siste fire årene. Innen utgangen av juni Andre undersøkelser Uavhengig juridisk vurdering av KTRU : likebehandling av Kontrollutvalget ber kontrollutvalgets sekretariat sammen med Innen 1. mai kontrollutvalgets leder og nestleder om å innhente en uavhengig beboerne i juridisk vurdering av hvorvidt beboerne i nedbørsfeltet på nedbørsfeltet på Selsviksiden og Jordalssiden av Jordalsvannet er likebehandlet med Selsviksiden og bakgrunn i tilgjengelige dokumenter i saken. Jordalssiden av Jordalsvannet Leder/nestleder/ sekretariat: Ved bistand fra Konkurranseservice innhentet tilbud og Deloitte fikk oppdraget Sak med rapport legges frem i dette møtet Arrangement i Bergen havn 17. mai 2015 KTRU : Kontrollutvalget slutter seg til skisserte framgangsmåte. KTRUs leder og nestleder gis fullmakt til å utforme og gjennomføre en slik bestilling i samarbeid med utvalgets sekretariat. (BDO AS) I løpet av våren 7