Intern korrespondanse

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for helse og omsorg Intern korrespondanse Saksnr.: Saksbehandler: BETU Emnekode: ESARK-44 Til: Fra: Sekretariatet for kontrollutvalget Byrådsavdeling for helse og omsorg Dato: 22. november 2016 Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper for 2015 ved alders- og sykehjem korrigert tilbakemelding fra Byrådsavdeling for helse og omsorg 1. Innledning Det vises til oversendt brev fra Kontrollutvalgets sekretariat til byråd Rebekka Ljosland datert 22. september Kontrollutvalget behandlet sak i møtet vedrørende Byrådsavdeling for helse og omsorgs tilbakemelding vedr. kommunens revisorrapport «Nummert brev nr.8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015». 2. Grunnlag I henhold til Kontrollutvalgs vedtak i sak 80/16 skal Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO) tilbakemelde iht. vedtakets pkt 3 : «Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen utgangen av oktober 2016 med eventuelle kommentarer til brevet og med opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper for 2015» vil bli fulgt opp. 3. Organisering av arbeid - Byrådsavdelingens ansvar Det er byrådsavdelingens ansvar å etablere retningslinjer ved bl.a. en oppdatert rutinehåndbok / veileder knyttet til institusjonenes håndtering av forvaltning av beboers kontantytelse. Det er byrådsavdelingens ansvar å påse at Etat for alders- og sykehjem etterlever gjeldende lover og regler knyttet til forvaltning av beboers kontantytelser, samt at det er etablert rutiner / gjennomført internkontroll for håndteringen av midlene ved samtlige alders- og sykehjem. Etat for alders- og sykehjems ansvar Det er Etat for alders- og sykehjem sitt ansvar å påse at institusjonene etterlever gjeldende lover og regler vedrørende forvaltning av beboers kontantytelser, samt at det er etablert rutiner /gjennomført internkontroll for håndtering av kontantytelsen.

2 Det enkelte alders- og sykehjem sitt ansvar Det er den enkelte institusjon som har ansvaret for at kontantytelsen forvaltes i samsvar med gjeldende lover og regler og at det er etablert rutiner / gjennomført kontroll med god arbeidsdeling for håndtering av beboeres midler. 4. Avdekkede funn ved revisjon av avlagte beboerregnskap 2015 Byrådsavdelingen har oppsummert de avdekkede funn som fremkommer i revisors rapport og revisjonsberetninger for 2015: Nr Institusjoner Legevedtak Delegert Mangler Manglende regnskap - dokmenta. eller bruken særskilt kto av midler Manglende ovf. 3/4G Manglende inntekter på kto m/presisering m/forbehold 1 Arna helseheim Engensenteret ,a B-sykehuset avd av Engen Kalfaret sykehjem Enkers aldershjem Fantoft omsorgssenter Frieda Fasmers Minne Fyllingsdalen sykehjem Gullstøltunet Hordnestunet Kolstihagen sykehjem Ladegården sykehjem Lyngbøtunet Løvåsen sykehjem Midtbygda sjukeheim Mildeheimen sykehjem Skjoldtunet sykehjem Slettemarken sykehjem Soltun aldershjem Storetveit sykehjem Ulset sykehjem Åstveit sykehjem Øvsttunheimen sykehjem m/negativ konklusjon Ren beretning Ingen beboere på vedtak Hvilken gjennomgående feil og mangler knytter det seg til enhetenes avleggelse av beboerregnskap 2015? Byrådsavdeling for helse og omsorg har konstatert følgende avvik fra revisor: Manglende regnskap knyttet til institusjoner som har inngått samarbeidsavtale (overført disposisjonsretten) med nærmeste pårørende og hvor nærmeste pårørende ikke har fremlagt regnskap for sin forvaltning av beboers midler. Manglende regnskap knyttet til institusjoner som har inngått samarbeidsavtale (overført disposisjonsretten) med nærmeste pårørende og hvor nærmeste pårørende ikke har fremlagt nødvendig dokumentasjon i regnskapet for sin forvaltning av beboers midler. 2 av 5

3 Mangler knyttet til institusjoner hvor kontantytelsen for beboere med en banksaldo som har oversteget ¾ G, hvor det ikke er opprettet en egen særskilt bankkonto for disse midler. Mangler knyttet til institusjoner hvor kontantytelsen for beboere med en banksaldo som har oversteget ¾ G uten at disse midlene er overført til særskilt bankkonto. For enkelte institusjoner har det vært svikt i rutiner knyttet til forvaltning av kontanter og avstemming av kontantkasse. For enkelte institusjoner har det vært svikt i rutinen knyttet til avvikling av beboerregnskap ved død. For enkelte institusjoner er det mangler knyttet til dokumentasjon av beboerregnskap. 5. Byrådsavdelingens gjennomførte tiltak i 2016 Byrådsavdelingen har i løpet 2016 gjort følgende grep for å forebygge at revisors avdekkede funn ikke gjentar seg for kommende regnskapsår. Følgende tiltak er gjennomført for å forbedre våre rutiner/oppfølging av forvaltning av beboernes kontantytelse ved enhetene: Tiltak - Etablert ny rutinehåndbok for beboermidler i alders- og sykehjem gjeldende fra 1. mars 2016 Byrådsavdelingen har etablert ny rutinehåndbok for beboermidler i alders- og sykehjem gjeldende fra 1. mars Iht. den nye rutinehåndboken er det etablert nye rutiner som fanger opp bl.a. de avvik og mangler som tidligere har vært påpekt. Tiltak - Avvikling av samarbeidsavtale erstatte med fullmaktsavtale I den nye rutinehåndboken er det etablert en ordning med fullmaktsavtale. Tidligere samarbeidsavtaler skal være avviklet i løpet av Byrådsavdelingen har gitt oppdrag til etaten om å gjennomføre dette. Det er i den forbindelse laget en mal for avviklingsskriv til pårørende vedr. disse samarbeidsavtalene med informasjon om at de får muligheten til å inngå en ny fullmaktsavtale. En viktig konsekvens av denne endringen er at samtlige beboerregnskap der beboeren har legevedtak, skal føres av institusjonene selv. En fullmaktshaver i de nye avtalene skal kun ha mulighet til å ta ut kontanter / midler fra beboers konto, der fullmaktshaver forplikter seg til å fremlegge nødvendig dokumentasjon (verifisere bruken av midler). Det er institusjonene som har det hele og fulle ansvaret for at bruken av midlene er til det beste for beboer. Tiltak - Kontantytelse som overstiger ¾ G Den nye rutinehåndboken har etablert rutiner som sikrer at institusjonene etablerer særskilt konto for de beboere som har midler som overstiger 3/4G. Den særskilte bankkonto forvaltes og regnskapsføres av institusjonene og er underlagt revisjonsplikt på lik linje med beboers ordinære bankkonto. Det betyr at all dokumentasjon skal oppbevares sammen med resten av beboerregnskapet pr av 5

4 Kommunaldirektøren har pålagt etaten å følge opp institusjonene og påse at de forvalter beboers midler i samsvar med gjeldende retningslinjer. Tiltak - Nettbankløsning med DNB Den nye rutinehåndboken har etablert rutiner som knytter seg til håndtering av en nettbankløsning knyttet til DNB. Byrådsavdelingen har i løpet av 2016 i samarbeid med DNB gjennomført fellesmøter med samtlige institusjoner for gjennomgang og håndtering av den nye nettbankløsningen. Alle institusjoner skal ha implementert løsningen i løpet av Bruk av nettbankløsningen vil gi institusjonene en tidsbesparende effekt og en sikrere håndtering med av beboers kontantytelse. Tiltak - Rutiner knyttet til behandling / avstemming av kontantkasse for beboerne I den nye rutinehåndboken er det etablert rutiner som sikrer at kontanter blir håndtert på en god og sikker måte. Det er etablert rutiner som skal sikre at institusjonene skal ha en god egen kontroll og oppfølging av håndtering av beboers kontanter. Tiltak Rutiner knyttet til avvikling ved død eller overføring til en annen institusjon I den nye rutinehåndboken er det etablert rutiner som sikrer at ved beboers død skal regnskapet avvikles snarest mulig (nødvendig dokumentasjon må være tilstede). Tiltak Rutiner knyttet til manglende dokumentasjon Byrådsavdelingen har innskjerpet rutinene knyttet til at i Profil regnskap, og at det alltid skal foreligge dokumentasjon til den enkelte transaksjon. Dette er spesielt tatt opp i fellesmøter med etat og institusjoner. 6. Etatens oppfølging av institusjonene Etat for alders- og sykehjem er pålagt å forsikre seg om at enhetene forholder seg til de gjeldende retningslinjer av disponering og forvaltning av beboers kontantytelse. Etaten arrangerer årlig fellesmøte et av temaene var håndtering av kontantytelsen Etat for alders- og sykehjem arrangerte et fellesmøte den 20. september 2016 for samtlige institusjoner i kommunen, inklusiv de private institusjonene som har særavtale. På agendaen var et viktig tema institusjonenes håndtering av kontantytelsen. Byrådsavdelingen informerte bl.a. om beboerregnskapene for 2015 med de avvik som revisor har påpekt i sin revisjonsberetning og rapport. Byrådsavdelingen fremla de tiltak som skal etableres for å sikre at rutinene rundt håndtering av beboerregnskapene blir i samsvar med gjeldende forskrift og regler, slik at en etterkant slipper kommentarer til de avlagte regnskap. Opplæringskurs i håndtering av kontantytelsen Etaten skal den 4. november 2016 arrangere et eget opplæringskurs for samtlige institusjoner. Her vil etaten i samarbeid med byrådsavdelingen sentralt gå inn på hva revisor har avdekket, samt gjennomgå rutinene som er etablert i den nye rutinehåndboken. Formålet er å sikre at det er en felles oppfatning av hvorledes kontantytelsen skal forvaltes. Samtidig må vi påse at samtlige enheter har tilgang til, kjennskap til og forståelse av «Rutinehåndbok for beboermidler i alders- og sykehjem» ved bl.a. at gjeldende rutiner i rutinehåndboken etterleves jfr. håndtering og kontroll av håndkassen, avvikling av beboerregnskap ved død, nettbankløsning etc. 4 av 5

5 7. Oppsummering - gjeldende tiltak sikre at kontantytelsen - beboerregnskap avlegges i samsvar med gjeldende forskrift Byrådsavdelingen har lagt grunnlaget og tilrettelagt for at enhetene forvalter kontantytelsen i samsvar med gjeldende lover og regler. Det er kommunaldirektørens klare forventning at en ikke lenger skal motta revisjonsrapporter og beretninger med kommentarer av samme type avvik som tidligere. Byrådsavdelingens tiltak knyttet til håndtering av kontantytelsen har gitt følgende resultat: Byrådsavdelingen har en utarbeidet ny rutinehåndbok (gjeldende fra 1.mars 2016). Rutinehåndboken forebygger den type avvik som revisor har bemerket i sin revisjonsrapport og sine revisjonsberetninger. Det er avklart med Fylkesmannen hvordan institusjonene skal forvalte midlene for de beboere som disponerer banksaldo utover 3/4G. Den enkelte institusjon skal opprette en egen særskilt bankkonto for beboer, hvor institusjonen skal forvalte beboers midler i samsvar med gjeldende lover og regler. Byrådsavdelingen har etablert og innført en nettbankløsning knyttet til DNB som i løpet av 2016 skal være i drift for samtlige institusjoner. Den etablerte nettbankløsningen vil redusere bl.a. risiko og effektivisere forvaltningen av beboers kontanter. Vi har innskjerpet rutinene knyttet til håndtering / kontroll av kontantkassen og avvikling av beboerregnskap. Vi har innskjerpet rutinen knyttet til at enheten må fremlegge nødvendig dokumentasjon til beboerregnskap. Byrådsavdelingens tiltak skal være gjennomført ved samtlige enheter innen Bernt Tungodden - seksjonssjef Nina Mevold - kommunaldirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 5 av 5