Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll. Den 21. mars 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontroll Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 21. mars 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Robert Monsen (H) leder May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Hallstein Aadland (FrP) Karl Johan Halleråker (KrF) Stian Skår Ludvigsen (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Steinar Nørstebø (SV) Arild Inge Franzen (A) - vara Det var 9 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Forfall til hele møtet: Thor Brekkeflat (A) - nestleder Fra Deloitte Advokater AS Advokatene Rolf Erik Disch og Eirik Bjørhusdal Fa Deloitte AS Fra administrasjonen: Møteleder: Fra sekretariatet: Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr Kommuneadvokat Helge Strand Advokat hos Kommuneadvokaten Herdis Helle Fagdirektør VA-etaten Magnar Sekse Juridisk rådgiver i Bymiljøetaten Erik Persen Seksjonssjef jur. seksjon Byrådsavd. for byutv. Morten Børslid Juridisk seniorrådgiver VA-etaten Anne Britt Hartmann Robert Monsen (H) leder Ole Hopperstad Gudny Spjeld Fra Bystyrets kontor: Arne Vågenes (IT-bistand) til kl Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Robert Monsen (H) opplyste at han ønsket å ta opp ulike tema under Eventuelt. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 24. januar Juridisk vurdering av utvidet grunnlag "Jordalsvannsaken" Tildeling av lokaler i Mathallen Saker til gjennomsyn mars Lønns- og arbeidsforhold støttekontakter Bruk av opphavsrettslig materiale i Bergen kommunes skole Tilleggsrevisjon - Bergen kommunes årsberetning Bestilling av prosjektskisse - forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekter Status saker i arbeid - mars Eventuelt 2

3 10-17 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 24. januar 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra Kontrollutvalgets møte 24. januar 2017 ble godkjent Juridisk vurdering av utvidet grunnlag "Jordalsvannsaken" Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene i rapporten «Juridisk vurdering «Jordalsvannsaken»» etter Deloitte Advokater AS sin nye vurdering med bakgrunn i utvidet dokumentasjonsog informasjonsgrunnlag, til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret tar opplysningene i rapporten «Juridisk vurdering «Jordalsvannsaken»» etter Deloitte Advokater AS sin nye vurdering med bakgrunn i utvidet dokumentasjons- og informasjonsgrunnlag, til orientering. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Tildeling av lokaler i Mathallen Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar opplysningene i brev fra byråd for byutvikling av / med notater fra Kommuneadvokaten og Bymiljøetaten m/ vedlegg, til orientering. Utvalgets behandling: Stian Skår Ludvigsen (V) fremsatte følgende alternative forslag til vedtak: 3

4 «1. Partene i tildelingen gis frist til 4.4 å bekrefte eller bestride faktagrunnlaget i kommuneadvokatens vurdering. Dette oversendes ekstern jurist med innkjøpsfaglig kompetanse for etterprøving av kommuneadvokatens konklusjoner. Kontrollutvalget ber om en særlig vurdering av prosedyrene knyttet til tildelingen. 2. Kontrollutvalget ber om å få saken opp på nytt til møtet 25.4.» Stian Skår Ludvigsens (V) alternative forslag til vedtak fikk 2 stemmer (KrF+V) og var dermed falt Saker til gjennomsyn mars 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 13-17: Dokumenter som var knyttet til saken: 1. Vedtaksskriv, BEBY, 18-17, , Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune. Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper Vedtaksskriv, BEBY, 19-17, , Rapport etter tilleggsrevisjoner; Forvaltning av tjenestemottaker midler og håndtering av økonomiske midler i hjem 3. Vedtaksskriv, BEBY, 20-17, , Plan for forvaltningsrevisjon Vedtaksskriv, BEBY, 56-17, , Kartlegging av arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet 5. Vedtaksskriv, BEBY, 57-17, , Årsrapport for Kontrollutvalget for Vedtaksskriv, BEBY, 58-17, , Plan for selskapskontroll Vedtaksskriv, BEBY, 59-17, , Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat 8. Epost fra Bård Magnus Fauske ; Rettskrav og forvaltningsrevisjonen 9. Epost fra Raine Mortensen ; Bekymringsmelding som ble levert til Bergen kommune av Thomas Gullhav 10. Skatteetaten ; Kontrollrapport 2016 vedrørende kemnerfunksjonen i Bergen kommune 4

5 11. Invitasjon fra Forum for kontroll og tilsyn; FKTs Fagkonferanse Lønns- og arbeidsforhold støttekontakter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene om støttekontakter lønns- og arbeidsforhold i kommunen til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber Byråd for helse og omsorg rapportere til Kontrollutvalget om å bli orientert om endelig konklusjon på temaet innen august Bruk av opphavsrettslig materiale i Bergen kommunes skole Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sitt svar til Norwaco av til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om fremdrift og løsning på denne saken Tilleggsrevisjon - Bergen kommunes årsberetning Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 5

6 Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjon, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos regnskapsrevisor BDO AS, av Bergen kommunes årsberetning i samsvar med sakens utredning Bestilling av prosjektskisse - forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Deloitte AS om å utarbeide et forslag til plan for et forvaltningsrevisjonsprosjekt på investeringer som skissert i saken, for fremleggelse for utvalget i neste møte Status saker i arbeid - mars 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar oversikten over status på saker kontrollutvalget har i bestilling/arbeid pr. mars 2017 til orientering. Utvalgets behandling: Kontrollutvalgets medlemmer drøftet enkelte av restansene på listen over saker i arbeid pr. mars Utvalgets medlemmer var omforent om å be om å få tilsendt varslingsgruppens årsmelding for Det var 8 stemmeberettigete til stede. 6

7 19-17 Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalget har notert at det kommer en lovlighetskontroll i bystyret til Fylkesmannen i tilknytning til bystyresak 59/ Bergen kommunes organisasjonskart Kontrollutvalget er innforstått med at leder og nesteleder retter en henvendelse til byrådsleder om å få Kontrollutvalget inntegnet på kommunenes organisasjonskart i tråd med de to forvaltningslinjene fra Bystyret. 3. Fullmakt fra Kontrollutvalget til leder Robert Monsen påpekte at Kontrollutvalget nå blir involvert i for mange administrative detaljer og foreslo at sekretariatet til neste møte forbereder en sak om delegasjonsfullmakt til kontrollutvalgets leder. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 4. Kontrollutvalget i Oslo kommune Kontrollutvalgets leder Robert Monsen, eventuelt flere medlemmer fra kontrollutvalget, vil besøke kontrollutvalget i Oslo i forbindelse med deres møte i utvalget den Sykkel VM Kontrollutvalgets medlemmer ønsker at ledelsen for arrangementsselskapet møter i kontrollutvalgets neste møte og orienterer om internkontrollopplegget i dette arrangementsselskapet. 6. Kommunens hjemmeside for ansatte Almenningen Kontrollutvalgets medlemmer noterte seg at fremstillingen av kommunens internkontrollsystem kan være et tema å ta opp senere. Robert Monsen (H) Leder Kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 7