FORUTV /12. Forretningsutvalget. Bruk av budsjettmidler på valg i valgår og mellomvalgår BYST

Transkript

1 FORUTV /12 Forretningsutvalget Bruk av budsjettmidler på valg i valgår og mellomvalgår ELSO BYST Hva saken gjelder: Forretningsutvalget ba Bystyredirektøren i møte om å fremlegge en oversikt over bruk av midler på valg i valgår og ikke -valgår. (Sak ) I budsjettet for Bystyrets organer er det avsatt midler til formålet valg i valgår og i mellomvalgår. Oppgavene som utføres i valgår og i mellomvalgår er ikke de samme hverken mht. innholdet eller omfang. Valget har noen faste utgifter som går i både valgår og i mellomvalgår. Utgiftene omfatter lagerleie, lisenser IKT og driftsutgifter IKT, og utgifter knyttet til opplæring/kompetanseutvikling. I mellomvalgårene utføres utbedring og innkjøp av materiell, og utvikling av de administrative IKT systemene som benyttes i organiseringen og gjennomføringen av valg i valgårene. Utbedring og oppdatering av rutiner, veiledninger og opplæringsopplegget som benyttes i valggjennomføring starter opp i mellomvalgårene og sluttføres tidlig vår i valgårene. Det foretas også en gjennomgang av valglokalene og valgdistriktene med tanke på behov for utbedring av lokaler, skifte av lokaler og endring i grensene for valgdistriktene. I valgårene avklares endelige rutiner for valggjennomføringen, materiell og utstyr kjøpes inn, alle valghandlinger planlegges og bemannes, opplæring iverksettes, det informeres til velgerne og partiene, lokaler utstyres og bemannes og det gjennomføres valg og valgoppgjør. Arbeidet involverer mange valgmedarbeidere med ulik kompetanse. Rekrutteringsarbeidet omfatter medarbeidere internt i Bergen kommune, valgmedarbeidere fra de politiske partiene og eksterne. Rekruttering og opplæring av valgmedarbeidere er en omfattende oppgave som krever mye oppfølging. I valgår er ca. 1/2 parten av valgbudsjettet lønn til valgmedarbeidere, mens den andre halvparten er kjøp av varer og tjenester. I valgår har valget hatt et merforbruk på mellom 1,3 - og 2,1 millioner. Overskridelsene på valgbudsjettet kan i hovedsak forklares med at kjøp av tjenester både-, eksternt og internt i Bergen kommune har blitt dyrere enn budsjettert. I mellomvalgårene har valget hatt et mindreforbruk hovedsakelig som følge av at det ikke har vært mulig å få levert valgavlukker i det antall som det har vært budsjettert med. Regnskapet viser også en reduksjon i gapet mellom budsjett og regnskap i valgårene på ca. 50 % fra 2007 til

2 Forslag til vedtak: Forretningsutvalget tar redegjørelsen for bruk av budsjettmidler i valgår og mellomvalgår til orientering Dato 4. desember 2012 Roar Kristiansen bystyredirektør Elin Solberg leder valgorganisasjonen 2

3 Saksutredning: Valget har faste utgifter som går i både valgår og i mellomvalgår. Utgiftene omfatter lagerleie, lisenser og driftsutgifter IKT og utgifter knyttet til opplæring/kompetanseutvikling. I mellomvalgårene utføres utbedring og innkjøp av materiell, og utvikling av de administrative IKT systemene som benyttes i organiseringen og gjennomføringen av valg i valgårene. Det foretas også en gjennomgang av valglokalene og valgdistriktene med tanke på behov for utbedring av lokaler, skifte av lokaler og endring i grensene for valgdistriktene. I valgårene avklares endelige rutiner for valggjennomføringen, materiell og utstyr kjøpes inn, alle valghandlinger planlegges og bemannes, opplæring iverksettes, det informeres til velgerne og partiene, lokaler utstyres og bemannes og det gjennomføres valg og valgoppgjør. Regnskap valg Ansvar(T) Valget, Bystyrets kontor Summer av Regnskap År Hovart2 Hovart2(T) Artsgrp Artsgrp(T) Netto lønn 01 Fast lønn Annen lønn Sosiale utgifter Totalt Netto lønn Kjøp av varer og tjenester 20 Ikke oppgavepliktige driftsutgifter Oppgavepliktige ytelser Leie av lokaler og grunn Inventar og utstyr Kjøp/leie av transportmidler og maskiner Utgifter til vedlikehold Kjøp av div tjenester (renhold, konsulent m Totalt Kjøp av varer og tjenester Overføringer (uten krav til motytelse) 41 Overføringer til andre (private) Totalt Overføringer (uten krav til motytelse) Momskompensasjon 43 Merverdiavgift (ny) Refusjon mva Totalt Momskompensasjon Totalsum Budsjett Mer/mindreforbruk Faste utgifter valg Bystyrets kontor har lager for valgmateriell/utstyr i lagerlokale i rådhuskjelleren og på Midtun. På rådhuset lagres IKT utstyr, urner og diverse forbruksmateriell som pakkes og sendes herfra til lokalene i valgår. Bystyrets kontor har selv oppsyn med materiell og utstyr som lagres her. På Midtun lagres større materiell som bla. avlukker og valgbodene som Bystyrets kontor har fått overført ansvaret for fra Grønn etat. Bystyrets kontor kjøper tjenester av Bygg vedlikehold som ivaretar vedlikehold av utstyret og står som leier av lokalet. Lokalkapasiteten er økt betydelig etter 2007 valget blant annet som følge av at større materiell ikke lenger kan lagres på skolene, overføringen av ansvaret for valgbodene og at de nye avlukkene er mer plasskrevende. Leiekostnadene har økt fra kr i 2007 til ca i Valget har fra og med 2007 valget tatt i bruk IKT baserte valgadministrative systemer for å sikre god oversikt over valglokaler, valgmateriell og bemanningen til valget. Bystyrets kontor benytter systemet VALS i forbindelse med rekruttering, opplæring og organisering av personell. Bystyrets kontor har også etablert et samarbeid med IKT konsern og den eksterne leverandøren Bouvet, på utvikling av en egen valgmodul i kommunes system for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) Målet er å få på plass et system som gir en total oversikt over alt materiell og utstyr, lokaler og etter hvert også bemanning og kurs/opplæring. Det er brukt ca.kr pr. år til dette formålet i 2010 og I

4 vil ca bli benyttet til videreutvikling av systemet som skal tas i bruk ved valget i 2013 for administrasjon av lokaler og materiell/utstyr. For datasystemene påløper det lisenser og driftsutgifter både i valgår og mellomvalgår. Driften ivaretas av IKT drift, Bergen kommune. Utgiftene er ca avhengig om det er mellomvalgår eller valgår. Hovedtyngden av opplæringen på valg er internopplæring. Det settes av ca. kr pr. år til ekstern opplæring for valgmedarbeidere i valgorganisasjonen. Midler benyttes til deltakelse i landsomfattende konferanser/kurs i regi av Kommunal og regionaldepartementet/fylkesmannen og Valgforum. Utgifter i mellomvalgår Utgiftene i mellomvalgår er i tillegg til de faste utgiftene hovedsakelig innkjøp av utstyr og materiell. Det har også vært foretatt utbedringer av lagerlokalene. I 2008 ble valgmidler tilsvarende kr brukt på ikke oppgavepliktige driftsutgifter som omfatter drift og oppdatering av VALS, lisenser, etablering av en database for valgstatistikk for perioden , opplæring/fagsamlinger, husleie og utbedring av lagerlokaler, EDB rekvisita, avhending av gammelt materiell og utstyr. Hovedtyngden av midlene, kr ble benyttet til innkjøp av inventar og utstyr, hovedsakelig valgavlukker. Det ble også benyttet en mindre sum på ca til lønnsutgifter. I 2010 utgjorde ikke oppgavepliktige driftsutgifter kr Utgiftene og omfatter drift av Vals, utvikling av logistikkprogram, opplæring/fagsamlinger, lisenser, utbedring av lagerlokaler, reparasjon av utstyr, og innkjøp EDB-rekvisita. Til innkjøp av utstyr ble det benyttet kr til valgavlukker for Handicappede og køordnere til valglokalene. Det ble benyttet kr til lønn/sosiale utgifter primært til frikjøp av opplæringsansvarlig valg. I mellomvalgårene har valget hatt et mindreforbruk hovedsakelig som følge av at det ikke har vært mulig å få levert valgavlukker i det antall som det har vært budsjettert med. Valgutstyr/materiell produseres i liten utstrekning i mellomvalgår, og innkjøp av utstyr bør for kommende valg legges til valgårene. Utgifter i valgårene I valgårene er utgiftene for delt med ca. 50 % til lønn og 50 % til kjøp av varer og tjenester. Over tid har en større del av budsjettet gått til kjøp av tjenester. I 2007 var netto lønn kr millioner, og i 2011 var totalen kr millioner. Kjøp av varer og tjenester var i 2007 kr millioner og i 2011 kr millioner. Lønnsutgiftene omfatter honorar/lønn til valgmedarbeidere i valglokalene valgdagen, lønn til forhåndstemmemottakere, lønn og overtid til valgmedarbeidere i valgorganisasjonen og honorar folkevalgte. Andelen av lønnsmidler som anvendes til overtid for fast ansatte i Bergen kommune har gradvis blitt redusert ved at det i større utstrekning er blitt engasjert studenter og pensjonister til å forestå en del rutineoppgaver og mottak av forhåndsstemmer på institusjoner. Økningen i bruk av midler til kjøp av varer og tjenester skyldes i all hovedsak økte kostnader ved kjøp av valgadministrativt system (eksternt - ERGO), kjøp av tjenester fra Bygg vedlikehold og IKT drift. Kjøp av tjenester internt i Bergen kommune fra Bygg vedlikehold og IKT drift er i hovedsak lønnsutgifter som internfaktureres. I 2007 var kostnaden med kjøp av valgadministrativt system/tjenester fra ERGO kr med en økning til kr i

5 Internoverføringene til Bygg vedlikehold og IKT drift har økt fra 2007 valget og forventes å ha en fortsatt økning i kommende valg. Bystyrets kontor har verken kapasitet og kompetanse til å utføre oppgavene knyttet til vedlikehold, rigging og transport av utstyr, eller ivareta IKT driftsoppgaver. Med innføringen av nytt valgadministrativt system vi kravene til kapasitet og kompetanse innenfor IKT øke. Kjøp av tjenester internt i Bergen kommune har økt fra ca. kr. 1, 2 millioner i 2007 til ca. 2,3 millioner i Regnskapet for 2007 valget, som var det første Bystyrets kontor hadde det administrative ansvaret for viste et merforbruk på ca. 2,3 millioner. I 2011 var merforbruket redusert til ca. 1,3 millioner. Det vil si at gapet mellom budsjett og regnskap i valgårene er redusert med ca. 50% fra 2007 til Frikjøp av sentrale valgmedarbeidere Valgorganisasjonen er avhengig av medarbeidere fra andre enheter i kommunen i planleggingen og gjennomføringen av valget. Grunnlønn dekkes i hovedsak av enheten de har fast tilsetting i. De to siste valgene har nestleder som også er opplæringsansvarlig på valget blitt delvis frikjøp i perioden fra mai i mellomvalgåret til og med september måned i valgåret. Kostnaden ved frikjøp er ca. kr i mellomvalgårene og ca. kr i valgåret. 5