MØTEINNKALLING Valgstyret

Transkript

1 MØTEINNKALLING Møtetid: Møtested: i forbindelse med møte i formannskapet Fraunar møterom, rådhuset Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Møtedokumenter legges til gjennomsyn på rådhuset. Dokumentene publiseres på Saksliste Side Saker til behandling 3/14 Kommunestyre- og fylkestingsvalget økonomiske konsekvenser 2 Forespørsel Frogn, Thore Vestby utvalgsleder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisketjenester@frogn.kommune.no v/asle Moe. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 13/00328

2 Saker til behandling VS-3/14 Kommunestyre- og fylkestingsvalget økonomiske konsekvenser Saksbehandler: Guro Merlid Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 3/ Formannskap 41/ Kommunestyre Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar saken til orientering. Vedlegg: Side 2 av 6

3 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Saken beskriver forhold ved gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget som får betydning for handlingsprogrammet for Rådmannen vil i handlingsprogrammet komme tilbake til konkrete forslag og anbefaler at kommunestyret tar denne saken til orientering. Bakgrunn for saken: Stemmestyrer/bemanning på valglokalene: Valgloven er endret. Endringen innebærer at listekandidater ikke har anledning til å jobbe på valglokalene. Det betyr at de ikke kan velges til stemmestyrene eller være valgfunksjonærer. Tradisjonelt har Frogn valgt folkevalgte til stemmestyrene og som valgfunksjonærer. Dette har vært både listekandidater og tidligere folkevalgte. Ved forrige stortingstingsvalg startet arbeidet med å rekruttere andre enn folkevlagte til disse funksjonene. Det er behov for å fortsette dette arbeidet. Det ble rekruttert mange pensjonister ved forrige valg samt noen øvrige innbyggere og ansatte i Frogn kommune. Arbeidstid: Stemmestyrene og valgfunksjonærene har en arbeidstid på timer på valgdagen. I tillegg deltar de på opplæring i forkant. Ledere i stemmestyrene har en lengre dag enn dette og må i tillegg sette av tid til forberedelser. Godtgjøring og avlønning: Stemmestyremedlemmene og varamedlemmenes godtgjøring er bestemt i Frogn kommunes godtgjøringsreglement. Det utbetales kr. 1200,- for valgdagen samt kr. 600,- for deltakelse på opplæring i forkant. Leder utbetales en godtgjøring på kr. 2000,- for valgdagen samt kr. 1000,- for deltakelse på opplæring. Ansatte som ble utpekt av arbeidsgiver til å gjøre tjeneste på valglokalet fikk utbetalt ordinær lønn og overtid. Godtgjøring og avlønning i andre kommuner: Oslo kommune: Valgfunksjonærer ca. 5000,- Nesodden kommune: Stemmestyrer/valgfunksjonærer: kr. 1500,-. Ansatte vanlig lønn og overtid. Vestby kommune: Stemmestyrer/valgfunksjonærer: kr. 1700,- Ansatte vanlig lønn og overtid. Side 3 av 6

4 Merknad: det er flest ansatte som deltar på valglokalet. Oppegård kommune: Stemmestyrer/valgfunksjonærer: 2200,- Ansatte vanlig lønn og overtid. Merknad: Oppegård vil for valget i 2015 øke satsene for å nærme seg Oslo Bærum kommune: Stemmestyrer/valgfunksjonærer: 3000,- Ansatte: kr. 3000,- i tillegg til egen lønn. Rekruttering av stemmestyrer og valgmedarbeidere: Det ble rekruttert mange pensjonister ved forrige valg, i tillegg til noen andre innbyggere og ansatte i Frogn kommune. Det vil være behov for å rekruttere en god del nye personer ved dette valget. Det er ikke usannsynlig at det blir anledning til elektronisk avkryssing i manntallet ved neste valg. Dette innebærer at vi også vil trenge valgmedarbeidere med gode datakunnskaper. Dersom det blir aktuelt for Frogn å ta i bruk elektronisk manntalsavkryssing på valglokalene kan det være aktuelt å tenke annerledes når det gjelder rekruttering til valglokalene. Det kan bli behov for datakunnskap i tillegg til den kompetansen som er opparbeidet. For å rekruttere et tilstrekkelig antall stemmestyremedlemmer og valgmedarbeidere mener rådmannen det er behov for en betydelig økning i satsene. Rådmannen mener godtgjøring/avlønning bør økes til størrelsesorden kr. 4000,- til kr. 5000,- for medlemmer i stemmestyrer og valgmedarbeider på valglokalene. Det er behov for å legge frem en egen sak om endring i godtgjøringsreglementet og avlønning av ansatte. Rådmannen mener det må tas høyde for en betydelig økning i godtgjøringen til stemmestyrer og valgfunksjonærer i handlingsprogrammet. Rådmannen vil anslå ca. kr ,-. Datautstyr og nettilgang på stemmestedene: Ved forrige valg ble det gjennomført forsøk med elektronisk avkryssing i manntallet ute på stemmestedene på valgdagen. Det ble blant annet gjennomført forsøk i Oslo kommune. Det er ikke tatt stilling til om forsøkene skal videreføres eller om alle kommuner får dette tilbudet. Det er ikke usannsynlig at elektronisk manntallsavkryssing blir et tilbud til alle kommuner ved neste valg. Dette vil innebære behov for datautstyr og sikker nettilgang på stemmestedene. I den sammenheng vil det også være behov for å vurdere om alle valglokalene er egnet. Side 4 av 6

5 Rådmannen varsler om at det må tas høyde for en budsjettøkning dersom elektronisk manntallsavkryssing skal gjennomføres på stemmestedene. Rådmannen vil anslå dette til å utgjøre ca. kr Elektronisk opptelling av stemmesedler: Ved forrige valg ble det for første gang på flere år gjennomført kun manuell opptelling av stemmesedler. Bakgrunnen for dette var at departementet satte begrensinger på hvilke kommuner som kunne benytte elektronisk opptelling i forbindelse med at det bli innført et statlig valgsystem. Manuell opptelling av stemmesedler ble gjennomført på en svært vellykket måte ved stortingsvalget. Ved årets valg er det imidlertid uhensiktsmessig med manuelle opptelling da det er kommunevalg. Ved kommunevalg foretar kommunen kandidatkåring. Dette vil være tidkrevende dersom det ikke benyttes elektronisk opptelling med skanner. Muligheten for et eventuelt samarbeid om elektronisk opptelling vil i så fall bli tatt opp med nabokommuner. Avgjørelse om dette tas av valgstyret. Dersom det ikke er aktuelt å samarbeide, er det behov for innkjøp av utstyr til elektronisk opptelling i Frogn da nytt valgsystem stiller andre krav til utstyr enn det som tidligere er benyttet. Rådmannen vil anslå dette til ca. kr ,-. Mottak av forhåndsstemmer bemanning: Ved forrige valg ble det innført nye krav til bemanning av forhåndsstemmemottak. Kravet er at 2 personer må være tilstede. Ved stortingsvalget ble det ansatt en person i forhåndsstemmemottaket på rådhuset. Øvrig bemanning ble løst internt. Rådmannen hadde gode erfaringer med å ansatte en person og ønsker ved neste valg å øke den bemanningen til 2 personer. Dette vil innebærer behov for økning i valgbudsjettet. Rådmannen vil anslå dette til ca ,-. Valgutstyr: Rådmannen vil anbefale at kommunen anskaffer nye universelt uformede valgavlukker til samtlige stemmesteder. Slik at hvert stemmested får ett universelt utformet valgavlukke. Fra før har vi ett nytt UU avlukke. Det er også behov for å bytte ut noen valgurner. Dette vil innebære behov for økning i valgbudsjettet. Rådmannen anslår dette til ca. kr ,-. Side 5 av 6

6 Alternativer: Alternativ 1: som rådmannens innstilling. Alternativ 2: kommunestyret fatter følgende vedtak:. Økonomiske konsekvenser: Økonomiske konsekvenser innarbeides i økonomisk handlingsprogram. Vurdering: Rådmannen viser til de vurderingene som er foretatt under hvert punkt over. Medbestemmelse: Avlønning av ansatte som blir utpekt av arbeidsgiver til å tjenestegjøre på valglokalene må drøftes med tillitsvalgte. I tillegg vil det være behov for å ta opp spørsmål om fritak fra arbeidstidsbestemmelsene. Konklusjon: Rådmannen legger saken frem for orientering. Rådmannen i Frogn Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Side 6 av 6