VALG /17. Valgstyret. Organisering av stortings- og sametingsvalget 2017 ESARK Hva saken gjelder:

Transkript

1 VALG /17 Valgstyret Organisering av stortings- og sametingsvalget 2017 ELSO ESARK Hva saken gjelder: Bystyrets kontor har ansvar for den administrative gjennomføringen av valg, og valgoppgavene inngår som en del av kontorets ordinære virksomhet. Bystyredirektøren er ansvarlig for å samordne valgoppgavene med kontorets øvrige virksomhet, og har et overordnet administrativt ansvar på valg. Bystyrets kontor har ikke tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å ivareta alle valgoppgavene, og det vil som ved tidligere valg være nødvendig å rekruttere medarbeidere fra andre enheter i Bergen kommune, og gjøre bruk av eksterne medarbeidere. Oppgaver løses også ved kjøp av tjenester fra Etat for bygg og eiendom (EBE) og Etat for digitale driftstjenester (EDD), og fra eksterne leverandører. Valgoppgavene vil som ved tidligere valg fordeles på grupper, hvor beslektede oppgaver samles. Oppgavene vil i all hovedsak følge den samme fordeling som ved de siste valgene, og tilsvarende bli ivaretatt av samme medarbeidere som ved de senere valgene. Den største endringen vil være innenfor IKT, hvor oppgavene i enda større grad løses ved kjøp av tjenester fra EDD, og blir koordinert og fulgt opp av IKT rådgiver (gruppeansvarlig IKT) ved Bystyrets kontor. Bystyredirektøren, valgansvarlig og gruppelederne har felles ansvar for å sikre en helhetlig gjennomføring av valget. Valgansvarlig skal ha en tettere oppfølging av arbeidet i gruppene, og rapporterer bystyredirektøren. De gruppeansvarlige har ansvar for planlegging, oppgaveløsning og oppfølging av medarbeidere internt i gruppene. Det er ikke foreslått større endringer i valgloven og valgforskriften som får betydning for den administrative valggjennomføringen i kommunene, utover at sent innkomne forhåndsstemmer nå skal mottas helt frem til kl tirsdag etter valgdagen. Dette kan få betydning for når valgoppgjøret vil være klart, og når Hordaland fylkeskommune kan starte med sin kontrolltelling. Ved stortingsvalg er det fylkesvalgstyrets valgprotokoll som gir det endelig resultatet for valget i fylket. Parallelt med stortingsvalget gjennomføres valg til Sametinget. Stemmegivningen i kommuner med 30 eller flere personer i Sametingets valgmanntall, skal holdes på samme sted og tid som stemmegivningen til stortingsvalget. Valgene skal holdes klart adskilt. ( 47 forskrift valg til sametinget) Bergen kommune har fler enn 30 registrert i Sametingets valgmanntall og legger til rette for forhåndsstemmegivning og stemmegivning valgdagen ved alle stemmemottak. Valgstyrets medlemmer er også valgt som medlemmer i samevalgstyret. 1

2 Forslag til vedtak: Valgstyret tar organiseringen av valgarbeidet stortings- og sametingsvalget 2017 til orientering. Dato: 16. mars 2017 Elin Solberg - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 2

3 Saksutredning: 1. Organisering av stortings- og sametingsvalget 2017 Opplæring for valgstyret som en del av folkevalgtopplæringen Ny gjennomgang av delegasjon av oppgaver til valgstyrets arbeidsutvalg og administrasjonen ( Fra evalueringsrapporten kommunestyrevalget 2015) Det er ikke foreslått større endringer i valgloven og valgforskriften som får betydning for den administrative valggjennomføringen i kommunene, utover at sent innkomne forhåndsstemmer nå skal mottas helt frem til kl tirsdag etter valgdagen. Dette kan få betydning for når valgoppgjøret vil være klart, og når Hordaland fylkeskommune kan starte med sin kontrolltelling. Ved stortingsvalg er det fylkesvalgstyrets valgprotokoll som gir det endelig resultatet for valget i fylket. Valgoppgavene er de samme og organiseringen og fordelingen av oppgavene følger i hovedsak den ansvars og arbeidsdelingen som er etablert ved de senere valg. Det vil bli lagt mer vekt på oppfølging av oppgaveløsningen i gruppene, og samarbeidet mellom gruppene for å sikre helheten i valggjennomføringen. Bystyret og valgstyret har det overordnede politiske ansvaret for valget. Valgstyrets reglement er gjennomgått og vedtatt av bystyret i møte , sak Bystyredirektøren vil vurdere behovet for endringer i delegasjon av oppgaver til valgstyrets arbeidsutvalg (AU) med utgangspunkt i valgstyrets reglement og organiseringen av oppgaver i det valgadministrative systemet (EVA). Det legges frem egen sak for valgstyret. Det vil bli tilrettelagt for egen opplæring for valgstyret og valgstyrets arbeidsutvalg mht. valgloven/forskriftenes bestemmelser om valg, og delegasjon av oppgaver til AU og administrasjonen. Som den øverste administrative ansvarlig ved Bystyrets kontor er bystyredirektøren og ansvar for å samordne valgoppgavene med kontorets øvrige oppgaver. Personal rådgiver og økonomirådgiver har også ansvar for oppfølging på valget innenfor sine ansvarsområder. Valgansvarlig er ansvarlig for samordning og oppfølging av valgoppgavene i og mellom gruppene. Valgoppgavene fordeles som ved tidligere valg i enheter hvor beslektede oppgaver samles. Enhetene ledes av gruppeansvarlige. Gruppene er de samme som ved kommunestyrevalget bortsett fra at oppgaveområdene valglokaler og materiell igjen er samlet i en gruppe med en leder, og IKT rådgiver ved Bystyrets kontor går inn som leder av IKT gruppen. Alle gruppene ledes nå av medarbeidere som er ansatt ved Bystyrets kontor. Av de sentrale valgmedarbeiderne er 20 ansatt ved Bystyrets kontor og 11 fra andre enheter i Bergen kommune. I valgår arbeider 2 personer med valg på heltid, den ene er valgansvarlig og den andre er frikjøpt i 100 % stilling fra fagavdeling barnehage og skole i perioden De øvrige medarbeidere ved Bystyrets kontorbruker i perioder betydelige deler av sin arbeidstid på valgoppgaver, mens de øvrige eksterne er frikjøpt i nærmere angitte stillingsprosenter for de enkelte områder. 3

4 Fig. 1. Organisering av stortings og sametingsvalget Administrativ organisering Tettere oppfølging av gruppenes arbeid fra valgansvarlig Bedre fordeling av ansvaret for personaloppfølging mellom personalansvarlig, valgansvarlig og gruppeledere Vurdere å flytte oppgaver mellom gruppene for å få en bedre fordeling av oppgavene (Fra evalueringsrapporten kommunestyrevalget 2015) Fordeling av ansvar og oppgaver mellom valgansvarlig, gruppeansvarlig og medarbeiderne i gruppene er gjennomgått, og kun mindre justeringer er foretatt ut fra erfaringene ved forrige valg. Bystyredirektøren har et overordnet ansvar for den administrative valggjennomføringen, og følger opp gjennom faste møter med valgansvarlig og gruppelederne. Valgansvarlig vil ha en tettere oppfølging av oppgaveløsningen og fremdriften i arbeidet i gruppene. En overordnet milepælsplan er under utarbeidelse. Denne skal være styrende for gruppenes aktiviteter og arbeidet med å utarbeide milepæler og aktivitetsplaner innenfor gruppene/oppgaveområdene er igangsatt. Gruppene skal rapporter til valgansvarlig mht. oppgaveløsning og fremdrift innenfor eget ansvarsområde. Overordnet plan og gruppenes planer samordnes og justeres i felles møter mellom gruppeansvarlige og valgansvarlig. Tilsvarende skal de gruppeansvarlige gjennomføre en risiko og sårbarhetsanalyse på eget oppgaveområde, som igjen samles i en overordnet tiltaksplan, som følges opp av valgansvarlig i samarbeid med gruppeansvarlige. Både milepæler/aktivitetsplaner og risiko og sårbarhetsanalyser har vært anvendt ved tidligere valg innenfor oppgaveområdene. Ved årets valg vil det bli lagt mer vekt på et bredere samarbeid og samordning i oppgaveløsningen i og mellom gruppene. 4

5 De gruppeansvarlige er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av oppgavene som er lagt til gruppen, og for å samarbeide med øvrige grupper på områder hvor oppgaveløsningen er avhengig av bidrag fra flere fagområder. Det vil bli lagt mer vekt på at gruppeleder følger opp medarbeiderne innenfor eget oppgaveområde både mht. at de har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse. Personalrådgiver følger opp at bemanningsbehovet er dekket inn og problemstillinger som løftes opp fra gruppeansvarlige. Personalrådgiver veileder gruppelederne i oppfølging av medarbeiderne i egen gruppe. Valgansvarlig følger i hovedsak opp gruppelederne, og har det koordinerende ansvaret når ansatte har oppgaver i flere grupper. Valgansvarlig er ansvarlig for valgfaglig oppfølging av alle gruppene. Erfaringene viser at fordelingen av oppgavene mellom gruppene i hovedsak fungerer bra og gruppene har opparbeidet bred kompetanse innenfor sine respektive områder. Noen oppgaver hører hjemme innenfor flere oppgaveområder, og ansvaret tillegges da en gruppe som er ansvarlig for nødvendig samarbeid for å løse oppgaven. Ved valget i 2015 ble gruppen som ivaretok ansvaret for lokaler og utstyr/materiell delt i to grupper fordi oppgaveomfanget er stort. Erfaringene viser at oppgavene henger så nøye sammen at det er naturlig å samle oppgavene igjen under en leder. IKT oppgavene er blitt mer omfattende som følge av bruk av et felles elektronisk valgadministrativt system (EVA) og elektronisk avkryssing i manntallet. Fra og med stortingsvalget 2017 vil IKT oppgavene i hovedsak bli løst ved kjøp av tjenester fra av Etat for digitale driftstjenester (EDD). Ansvaret for planlegging, koordinering og oppfølging av EDD ivaretas av IKT rådgiver ved Bystyrets kontor. (Se eget punkt) 3. Administrasjon Valgoppgavene er fordelt på grupper, hvor beslektede oppgaver samles, mens noen oppgaver inngår og påvirker flere gruppers oppgaveløsning. Disse er lagt til en administrativ gruppe som består av valgansvarlig og 3 medarbeidere fra Bystyrets kontor. Disse medarbeiderne inngår også i andre grupper. Hovedoppgaven er knyttet til systemansvar for det valgadministrative systemet EVA som benyttes på flere oppgaveområder. Særskilt for administrasjonsgruppen er ivaretaking av innlegging av grunnlagsdata og oppgaver knyttet til ajourhold av manntallet. I tillegg kommer ansvaret for at de øvrige gruppene får opplæring i den del av EVA som gruppen benytter. Tilsvarende gjelder også mht. å bistå gruppene med anvendelse og forståelse av gjeldende lover og forskrifter. Hovedansvaret for å veilede velgere mht. de regler og den praksis som selve valghandlingen ivaretas her. Valgansvarlig forbereder og følger opp saker til valgstyret, og er ansvarlig for oppfølging av de øvrige oppgaveområdene/gruppene. Valgansvarlig ivaretar også i hovedsak oppfølging av utviklingsoppgaver som omfatter flere grupper. Ved kommunestyrevalg ligger ansvaret for behandling av listeforslagene og informasjon/veiledning av partiene som en del av administrasjonsoppgavene. 4. Rekruttering og bemanning Bemanningsgruppen ivaretar rekruttering av valgmedarbeidere som skal arbeide som stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen og på valgdagen. Dette omfatter ca. 800 medarbeidere. I tillegg rekrutteres medarbeidere til å ivareta diverse valgoppgaver sentralt. Medarbeiderne rekrutteres internt fra Bergen kommune og eksternt. Bemanningsgruppen foretar rekruttering på bakgrunn av meldte behov fra gruppene både mht. antall medarbeidere, og krav til kompetanse. Ved de to siste valgene har Bystyrets kontor benyttet en elektronisk løsning i rekrutteringsarbeidet, og det har vært arbeidet systematisk med å utbedre systemet for gjøre rekrutteringen mindre arbeidskrevende, og enklere for søkerne. Oppgaven er likevel fortsatt omfattende. Antall søkere til stillingene har langt oversteget det antall medarbeidere som behøves, men erfaringen er at det blir en del forfall underveis. 5

6 Bemanningsgruppen ledes av personalrådgiver ved Bystyrets kontor og har i tillegg to medarbeidere fra kontoret. Ved årets valg vil gruppen bli forsterket med en medarbeider fra prosjektet «orntli arbeid». 5. Opplæring Alle valgmedarbeidere i Bergen kommune gis opplæring, og deltakelse på kurs er obligatorisk for alle stemmemottakere. Ved hvert valg kurses ca personer. Ved dette valget vil det bli lagt større vekt på opplæring av de sentrale valgmedarbeiderne, for å få en oppfrisking på gjeldende lovverk/forskrifter og bruken av det valgadministrative systemet (EVA) som styrer mye av virksomheten. Som følge av elektronisk avkryssing i manntallet er IKT medarbeidere en ny gruppe som skal ha valgopplæring i tillegg til IKT delen. Kursene ivaretas her av kursholder i samarbeid med IKT rådgiver. Det legges også storvekt på å utarbeide opplæringsmateriell og brukerhåndbøker som tar for seg oppgavene og rutinene i stemmemottakerne. Opplæringsansvarlig er frikjøpt i 100 % fra fagavdeling barnehage og skole (men ivaretar også andre oppgaver), og ytterligere 4 medarbeidere (1 fra Bystyrets kontor, 3 fra andre avdelinger i kommunen) vil delta som kursholdere. Opplæringen foregår i hovedsak i august måned. 6. Informasjon Kommunal- og moderniseringsdepartementet iverksetter en rekke nasjonale informasjonstiltak ved gjennomføringen av valg rettet mot alle velgere og noen enkeltgrupper. Bystyrets kontor tilrettelegger egne informasjonstiltak primært rettet direkte mot bergensvelgerne. Informasjonsgruppen ved Bystyrets kontor samarbeider med seksjon for informasjon (SI) i Bergen kommune, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI) og helse og sosialtjenesten i Bergen kommune, for å kunne nå frem med informasjon til velgerne generelt, og for og nå frem til velgergrupper som kan ha større utfordringer mht. å delta i valget. Valgstyret behandlet i møte , sak 4-17 «Kommunikasjonsstrategi for valg 2017 Bergen kommune», og hovedmålet for informasjonsarbeidet i 2017 er at velgere som bor eller oppholder seg i Bergen eller i utlandet enkelt skal kunne ta i bruk stemmeretten. Velgerne skal bli informert om hvem som har stemmerett og når, hvor og hvordan stemme. Informasjonsgruppens leder og 2 medarbeidere kommer fra Bystyrets kontor. 7. Forhåndsstemmegivningen Tilrettelegging av forhåndsstemming er en omfattende oppgave i Bergen kommune hvor ca. 42 % av stemmene avgis på forhånd. Forhåndsstemmegivningen omfatter nå 18 faste forhåndsstemmemottak, i overkant av 70 institusjoner og tilbud om hjemmestemmegivning, som ca. 200 personer benytter seg av. Tidlig forhåndsstemming starter 1. juli, mens ordinær forhåndsstemmegivningen pågår i perioden 10. august- 8. september. Ved hvert valg må bruk av lokaler avtales, og plan for tilrettelegging av lokaler og utstyr utarbeides. Det må utarbeides turnus for stemmemottakere og foretas oppfølging av stemmemottakene og kontroll av stemmegivningene. Det er mye logistikk for å få på plass alle stemmemottakene, og det er etablert et godt samarbeid med Etat for bygg og eiendom (EBE) som ivaretar transport og rigging av alle typer stemmemottak. Arbeidet med oppfølging av stemmemottakerne både faglig og ved fravær mm er omfattende og det settes av øremerkede ressurser for å sikre at mottakene alltid har nødvendig bemanning. Forhåndsstemmegruppen er organisert i to team; ett team som organiserer og følger opp de faste forhåndsstemmemottakene, og ett team som har ansvar for institusjonsstemming og ambulerende 6

7 stemmegivning (hjemmestemming). De to teamene har felles leder og det samarbeides på tvers av teamene ved behov. Gjennom flere år har forhåndsstemmegruppen vært styrket med en medarbeider fra Kemneren og eksterne som rekrutteres ved hvert valg. Til årets valg har ikke medarbeideren fra Kemneren anledning til å bruke så mye tid på valgarbeid som ved tidligere valg. Bystyrets kontor arbeider med en alternativ løsning som kan kompensere for dette. Forhåndsstemmegruppen teller totalt 10 personer sentralt, inkludert personer som leies inn for å åpne urner og sortere innenbys og utenbys stemmesedler. 8. Lokaler og materiell/utstyr Som følge av økningen i antall stemmegivninger som avgis på forhånd ved de senere valgene, er det foretatt en grundig gjennomgang av antall stemmekretser for å vurdere behovet for antall stemmekretser/valglokaler og lokaliseringen og tilgjengeligheten til lokalene. Erfaringene viser at større lokaler gir bedre tilkomst og parkering for velgerne, og det er lettere å tilgodese kravet om universell utforming både utenfor og inne i lokalet. Det vil derfor bli tatt i bruk flere idrettshaller ved årets valg. Hallene er enklere å innrede funksjonelt, men utfordringen i noen haller er stabil nettløsning. Dette ivaretas med gode backup løsninger, og erfaringene fra de to foregående valgene er at vi ikke har mistet tilgang til nett og det valgadministrative systemet i lokalene. For å ivareta kravene til universell utforming av valglokalene har vi og lagt vekt på å skifte ut avlukker og urner til universelt utstyr. Løsningen er bedre for velgerne, men mer arbeidskrevende for de som rigger lokalene. Bystyrets kontor har her et godt samarbeid som har gått over de senere årene, hvor Etat for bygg og eiendom (EBE) foretar transport, rigging, vedlikehold og lagring av materiell til alle typer valglokaler. Etaten har opparbeidet seg god kompetanse på feltet, og deltar i planleggingen sammen med gruppen for lokaler og utstyr/materiell. Bystyrets kontor kjøper her tjenester fra EBE, og lokal/materiellgruppen er ansvarlig for å inngå en oppdragsavtale og følge den opp mot EBE. All bestilling av materiell foretas av gruppen ved Bystyrets kontor, og dette innbefatter også materiell som benyttes sentralt. De øvrige gruppene leverer sine bestillinger til materiellgruppen. Gruppen er også ansvarlig for at det finnes oppdaterte tegninger av innredningen av alle lokaler. Dette arbeidet ivaretas i samarbeid med IKT for å sikre at nettverkspunkter fungerer og at innredningen tar hensyn til hvor tilgangen til nett er best, og at det finnes nødvendige stikkontakter. En relativ stor oppgave er å sørge for mat til alle stemmelokalene, kurs, og medarbeiderne som ivaretar valgoppgjøret. Det samarbeides her med innkjøpsseksjon mht. utlysning av konkurranse. Leder av gruppen og 4 medarbeidere kommer fra Bystyrets kontor, mens en medarbeider kommer fra Kemneren. I tillegg tilføres gruppen ekstra resurser til en del praktiske oppgaver, og tegning av innredningen i stemmemottakene. 9. IKT Omfanget i bruk av IKT løsninger/utstyr i valggjennomføringen økte ved de siste to valgene, og vil være på tilsvarende nivå ved valget i IKT løsningene er avgjørende både ved mottak og registering av stemmegivninger, og under valgoppgjøret. Dette forutsetter igjen behov for tilgang til medarbeidere med bred i IKT kompetanse, og at det er lagt opp til at medarbeiderne kan avløse/erstatte hverandre ved forfall. Ved tidligere valg har IKT oppgavene dels vært løst gjennom kjøp av tjenester fra EDD og dels gjennom dedikerte IKT personer som har ivaretatt planlegging og oppfølging av EDD, samt ivaretatt sentrale funksjoner som skanning/valgoppgjør, testing mv. 7

8 Ved årets valg ivaretas koordineringen og planleggingen av IKT rådgiver ved Bystyrets kontor og EDD er involvert i større grad enn tidligere valg. Bystyrets kontor har fått en kontaktperson fra EDD som koordinerer aktiviteter knyttet til valgtjenestene som leveres av EDD. Kontaktpersonen ved EDD rapporterer til IKT rådgiver ved Bystyrets kontor. EDD vil sammen med IKT rådgiver ved Bystyrets kontor og valgoppgjørsgruppen tilrettelegge skanningssenteret, ha kontakt med ekstern leverandør av skannerløsning, og bistå ved testing av systemet og skanneroppsettet. Dette nære samarbeidet mellom Bystyrets kontor og EDD vil øke spredningen av kunnskap om valget i avdelingene og forbedre kvaliteten på IKT-leveransen i valg sammenheng. EDD vil sammen med IKT rådgiver ved Bystyrets kontor og valgoppgjørsgruppen tilrettelegge skanningssenteret, ha kontakt med ekstern leverandør av skannerløsning, og bistå ved testing av systemet og skanneroppsettet. 10. Valgoppgjør Valgoppgjøret omfatter mottak av stemmesedler og møtebøker fra stemmestyrene i valglokalene, telling av forhåndsstemmer og valgtingstemmer ved bruk av skanning, produksjon av møtebok, og rapportering av resultater. Selve valgoppgjøret foregår i noen hektiske dager fra valgkvelden, men forut for selve valgoppgjøret arbeides de mye med testing av systemet, volumstester for tellingen, prøvevalg opp mot departementet. Det arbeides nøye med å etablere gode rutiner og prosedyrer, og opplæring av skannerpersonalet. Valgoppgjørsgruppen har et tett samarbeid med IKT ansvarlige for å sikre at de tekniske løsningene fungerer optimalt. Valgoppgjøret har vært lokalisert i møteromsfløyen i 2. et Bergen rådhus, med et mottak i rådhusets 1. et og et i 2. et. Ved årets valg flyttes valget over til vestfløyen som ombygges til formålet. Dette medfører at innredning av lokaler, gjennomgang av prosedyrer og rutiner må gjennomgås også mht. de nye lokalitetene. Tilsvarende gjelder for mottaket i 1. et, hvor plassen nå er kraftig redusert som følge av ombyggingen. Valgoppgjørsgruppen ledes fra Bystyrets kontor og de øvrige medarbeiderne kommer fra Bystyrets kontor (4) og Bergen kommune (2), og alle har erfaring fra flere valg. Ved årets valg vil IKT medarbeiderne som bidrar i skannerlokalet være nye bortsett fra IKT rådgiver ved Bystyrets kontor. Det vil bli lagt vekt på å etablere gode samarbeidsrutiner i installasjonsfasen og testfasen i skannerlokalet, og IKT medarbeiderne som skal delta vil være erfarne medarbeidere fra EDD. 8