Godtgjørelse av medarbeidere i tilknytning til gjennomføring av Kommune- og fylkestingsvalget 2011

Transkript

1 Dato: 18. april 2011 VALG /11 Valgstyret Godtgjørelse av medarbeidere i tilknytning til gjennomføring av Kommune- og fylkestingsvalget 2011 ELSO BYST Hva saken gjelder: Bystyrets kontor har ivaretatt den administrative gjennomføringen av valgene i 2007 og Oppgavene organiseres og ivaretas av medarbeidere ved Bystyrets kontor, medarbeidere fra øvrige virksomheter i Bergen kommune og eksterne. Oppgavene har vært løst delvis via perioder med helt frikjøp, men hovedsaklig innenfor ordinær arbeidstid og/eller som overtid. Valgmedarbeiderne har for valgoppgavene mottatt spesielle godtgjørelser, og ordningene som har vært benyttet skriver seg fra de ordninger som ble benyttet da valget ble organisert av Kemneren. Valgstyret behandlet i sak "Prinsipper for godtgjørelse av valgmedarbeidere - kommunalt ansatte". Saken omhandler medarbeidere som arbeider med planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av valget, i tillegg til ordinære arbeidsoppgaver i Bergen kommune. Valgstyret gav i møte , sak sin tilslutning til at godtgjørelsen av valgmedarbeiderne i valgorganisasjonen ved valget i 2009, var den samme som ved 2007 valget. 1. Ordninger som har vært benyttet ved valgene i 2007 og 2009: Prosjekttillegg Prosjekttillegg er utbetalt som et engangsbeløp, og kriteriene for innplassering i 2009 var: * ledelse/samordningsansvar * stedfortreder for teamleder * oppgavens varighet og omfang * oppgavens kompleksitet og grad av selvstendig ansvar Kronetillegg på lønnen Valgmedarbeidere som arbeidet med tilretteleggingen for valgoppgjøret og forhåndstemmingen er tilstått et kronebeløp på kr. 80 pr. time i tillegg, innefor ordinær arbeidstid siste uken før valget. Dette omfatter også forhåndstemmemottakerne i forhåndstemmeperioden. 1

2 2

3 Overtid Overtid har vært benyttet når valgmedarbeiderne ikke har hatt kapasitet til å løse sine pålagte oppgaver innenfor angitte tidsfrister, i den ordinære arbeidstiden. Overtid er også benyttet for å ivareta oppgaver som må tas fortløpende for å være à jour i forhold til gitte frister, som kontroll av forhåndstemmer, rigging av lokaler, kursing mv. Arbeidsavtale Det ble inngått en skriftlig arbeidsavtale med hver enkelt medarbeider som ivaretok valgoppgaver. Arbeidsperioden og den enkelts godtgjøring fremgikk av arbeidsavtalen. 2. Erfaringene fra gjennomføringen av valgene i 2007 og 2009 Gjennomføringen av valgene har stor innvirkning på arbeidsdelingen og arbeidsbelastningen for alle ansatte ved Bystyrets kontor. Alle ansatte har påtatt seg valgoppgaver, men omfanget for den enkelte varierer, og ansvaret den enkelte tar på seg varierer. Felles for alle ansatte er at arbeidsbelastningen blir større ved at noen ivaretar valgoppgaver i kombinasjon med faste oppgaver, andre får flere som følge av at andre trekkes ut av sine andre funksjoner ved kontoret. For å dekke alle funksjoner og sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i valgarbeidet, har det vært benyttet kommunale medarbeidere fra kommunens øvrige virksomheter og eksterne. 3. Kommune- og fylkestingsvalget i 2011 Omfanget av valgoppgavene er stort og må løses innenfor gitte frister. Det er behov for å fordele oppgavene på mange pga. at oppgavene i stor utstrekning må løses parallelt. Det må også tas høyde for at overtallige kan gå over til nye stillinger i perioden frem mot valget. Det er fortsatt behov for og benyttet kommunale medarbeidere fra øvrige virksomheter. Oppgaven med å få løsningen av valgoppgavene integrert og fordelt og tilpasset kontorets øvrige virksomhet er en kontinuerlig prosess i et valgår. Det samme gjelder avklarte ordninger for bruk av kommunale medarbeidere for øvrig. Det var i utgangspunktet tenkt at prinsippene for godtgjørelse skulle underlegges en samlet vurdering etter valget i 2009, men pga. kapasitetsproblemer er denne evalueringen ikke sluttført. For 2011 vil en derfor i store trekk videreføre ordningene fra 2009, men med noen tilpasninger. Følgende prinsipper legges tilgrunn for avlønning i valgåret 2011: Fast ansatte ved Bystyrets kontor Alle fast ansatte ved Bystyrets kontor tilstås et tillegg.tillegget avkortes dersom medarbeidere avslutter sitt arbeid ved Bystyrets kontor og/eller valget i perioden. Tillegget for sykemeldte og ansatte i redusert stilling tilpasses stillingsprosenten og friskmeldingsprosenten. Overtallige settes ikke inn som ledere av team/ansvarsområder, som følge av usikkerhet om de fratrer sine stillinger i perioden. Ledere av team/oppgaveområder tilstås som i tidligere valgår, et høyere tillegg enn øvrige medarbeidere, som følge av det ansvar som tillegges for samordning og oppfølging innenfor eget ansvarsområde og ivaretakelsen av helheten i valggjennomføringen. For øvrige medarbeidere tilstås et likt tillegg. 3

4 Medarbeidere fra Bergen kommune for øvrig For medarbeidere fra øvrige enheter i Bergen kommune legges det inn samme differensiering av tillegget som foregående valgår, i og med at de er rekruttert inn på dette grunnlaget. Kronetillegget Ordningen med kronetillegg på kr. 80 pr. time for valgarbeid innenfor ordinær arbeidstid har vært den godtgjørelsen som har vært benyttet for forhåndstemmemottakere ved bibliotekene og øvrige kommunale virksomheter i forhåndstemmeperioden. Ordningen videreføres for valget i 2011, men en alternativ ordning for godtgjørelse for forhåndstemmemottakerne skal vurderes frem mot 2013 valget. For øvrige valgmedarbeidere utgår kronetillegget på kr. 80 for valgarbeid i ordinær arbeidstid siste uken før valget. Overtid Arbeidet med valgforberedelser og valggjennomføringen skal så langt mulig utføres innenfor ordinær arbeidstid. I den utstrekning det er behov for å utføre valgoppgaver på overtid skal dette meldes inn avklares med valgansvarlig og bystyredirektøren. Det kan gjøres avtaler om overtid for perioder, når oppgavene forutsetter arbeid utover ordinær arbeidstid, som for eksempel ved kontroll av forhåndstemmer siste ukene før valgdagen, kursing på kveldstid mv.. Behov for bruk av overtid tas opp i teamene, og formidles til valgansvarlig. Bystyredirektøren og valgansvarlig tar stilling til bruk av overtid. 4. Rekruttering av medarbeidere til avgrensede oppgaver I valget er det en rekke enkeltoppgaver som ivaretas av dels eksterne og dels medarbeidere fra Bergen kommune. Kommunalt ansatte har ved tidligere valg utført oppgavene på overtid, med bais i sin faste lønn. Denne ordningen avvikles, og erstattes med økt engasjement av eksterne på fast timelønn. 5. Evaluering Ordningene med avlønning og tillegg i valgår evalueres særskilt ved evalueringen av valggjennomføringen av Kommune- og fylkestingsvalget Det skal vurderes hvordan valgoppgavene kan inngå som en del av de faste oppgavene ved Bystyrets kontor og hvilken godtgjørelse som følger av dette. Rekruttering av medarbeidere fra Bergen kommune for øvrig til nøkkelfunksjoner og ordninger for avlønning av disse, vurderes i samarbeid med HR seksjonen, Bergen kommune. 4

5 Forslag til vedtak: 1. Medarbeidere får godtgjørelse for valgarbeid ved Kommune - og fylkestingsvalget 2011 som beskrevet i saken. 2. Ordningene med godtgjørelse i valgår evalueres særskilt ved evalueringen av Kommune- og fylkestingsvalget Roar Kristiansen bystyredirektør Elin Solberg valgansvarlig 5