Tjenestene Bystyret og Byombudet har et stipulert et mindreforbruk på 1, 4 mill. kr.

Transkript

1 Dato: 27. april 2011 FORUTV /11 Forretningsutvalget Regnskapsresultat 2010 og detaljering av budsjett 2011 RKR BYST Hva saken gjelder: I denne saken gis det kort beskrivelse av regnskapsresultatet for bystyret og dets organer i I tillegg presenteres en detaljering av hvordan vedtatt budsjett for 2011 fordeles på tjenester. Regnskapsresultatet for 2010 viser et mindreforbruk på ca. 6,4 mill. kr. Mindreforbruket fordeler seg med 2,3 Kommunerevisjonen, 1, 6 Bystyrets organer, 2,0 Administrasjon og 0,5 Valget. Det positive avviket har sin forklaring i: lavere aktivitetsnivå i bystyret, bydelsstyrene, kommunerevisjonen og kontrollutvalget enn budsjettert stillingsstopp og en generelt restriktiv linje har gitt vakanser og ubesatte stillinger Planlagte innkjøp av valgavlukker ble ikke gjennomført fordi varene ikke var på lager Når det gjelder fordelingen av vedtatt budsjett for 2011, har en lagt til grunn omtrent samme profil som i 2010, justert for avviklingen av bydelsstyrene. Detaljeringen av budsjettet for 2011 inkluderer tjenestene Bystyret, Valget, tjeneste Byombudet, Administrasjon (inkl. Ungdommens bystyre) og tjeneste Administrasjonslokaler Bystyrets kontor. Disse tjenestene har en netto driftsramme på 72,6 mill.kr. Tjenestene Bystyret og Byombudet har et stipulert et mindreforbruk på 1, 4 mill. kr. Tjeneste Valget er for inneværende år budsjettert med 13,2 mill.kr. Det er stipulert et merforbruk på 0,6 mill. Tjeneste Bystyrets administrasjon er budsjettert med 26 årsverk. Ved årets start var der budsjettert med 30 årsverk, men det antatt at en vil få en nedbemanning tilsvarende 4 årsverk i løpet av året. Det er stipulert med et mindreforbruk på 0,3 mill. kr. Som beskrevet i tidligere saker vil det komme en del ekstrautgifter som det ikke er budsjettert med. Totalt utgjør dette 0,7 mill. kr. Dette er tatt inn i prognosen. 1

2 I sum er det på nåværende tidspunkt stipulert med et mindreforbruk på 1,1 mill kr. Det er imidlertid knyttet betydelig usikkerhet til dette beløpet. Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til at den anbefalte fordeling av budsjettet for bystyret og dets organer. Roar Kristiansen Bystyredirektør Vedlegg 1: Regnskap Bystyrets organer 2010 Vedlegg 2: Budsjett Bystyrets organer fordeling på tjenester. 2

3 Saksutredning. 1. Innledning. I denne saken gis det kort beskrivelse av regnskapsresultatet for bystyret og dets organer i 2010 og en detaljering av hvordan vedtatt budsjett 2011 fordeles på tjenester. 2. Regnskapsresultat Regnskapsresultatet for 2010 viser et mindreforbruk på ca. 6,4 mill. kr. Mindreforbruket fordeler seg med 2,3 Kommunerevisjonen, 1, 6 Bystyrets organer, 2,0 Administrasjon og 0,5 Valget. Det positive avviket skyldes et lavere aktivitetsnivå i bystyret, bystyrekomiteene, bydelsstyrene, kommunerevisjonen og kontrollutvalget. Grunnet stillingsstopp og en generelt restriktiv linje har det vært en del vakanser og ubesatte stillinger. Planlagte innkjøp av valgavlukker ble ikke gjennomført fordi varene ikke var på lager. Bystyret hadde i møter mot 12 i Komiteene hadde samlet et mindre forbruk på ca. 0,3 mill.kr i 2010, men som det fremgår av tabellen under er differensen mellom komiteene stor. Bystyrekomiteene Forbruk Budsjett KFIN ,67 KMBY ,63 KOPP ,97 KHSO ,92 KKIN ,59 Totalt , Bystyrets kontor hadde i 2010 et høyt sykefravær, og i 3. kvartal 2010 fraværet på 15,9 %. Mesteparten av dette var langtidsfravær (ca 4 årsverk). Sykefravær, permisjoner og øvrige vakanser ble dekket inn gjennom egne ansatte(bydelene). 3. Fordeling av budsjett Budsjettet for bystyret og dets organer som tas opp og kommenteres i denne saken er inndelt i følgende tjenester: Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Tjeneste Bystyret Valget Byombudet Administrasjon Bystyrets kontor (inkl. Ungdommens bystyre) Administrasjonslokaler Bystyrets kontor 2. Tjeneste 12000: Administrasjon 2. 1 Stillingsressurser. Bystyrets administrasjon er budsjettert med 26 årsverk. Ved årets start var der budsjettert med 30 årsverk, men det antatt at en vil få en nedbemanning tilsvarende 4 årsverk i løpet av året. Dagens bemanning dekker det politiske utvalgsarbeidet og valget. Det er i tidligere saker synliggjort at bystyresiden har en minimumskapasitet på informasjon, og at alt som har med 3

4 IKT, systemeieroppgaver og innkjøp/drift løses ved selvopplæring og som tilleggsoppgaver enkeltarbeidstakere påtar seg. Med de oppgaver og utfordringer kontoret og bystyrets organer står overfor til høsten og de kommende år, er det vanskelig å tenke seg disse løst uten at både kapasiteten og kompetansen økes og at 1 årsverk reserveres denne type oppgaver. Som beskrevet i tidligere saker vil det komme en del ekstrautgifter som det ikke er budsjettert med, totalt utgjør dette 0,7 mill. kr. Dette er tatt med i prognosen Papirløse møter. Bystyrets kontor har foretatt beregninger som viser at merkostnadene i 2011 for papirløse møter er ca 0,14 mill. kr. Totalt vil den papirløse ordning koste ca 0,925 mill. kr. Dette beløpet inkluderer systemkostnader, datalagring, drift og IT-support under møtene. I Forretningsutvalget har det i flere sammenhenger blitt påpekt at situasjonen ikke er tilfredsstillende for de vararepresentantene som ikke har tavle-pc. Dersom alle vararepresentanter til bystyret og komiteene skal få utdelt tavle-pc'er fra neste valgperiode, vil det innebære en økt driftsutgift tilsvarende 0, 475 mill. kr. på årsbasis. For inneværende år vil det bli en merutgift på ca 0, 08 mill. kr. I tillegg vil det bli merutgifter til anskaffelser av flere tavle-pc'er (ca 1 mill). Vararepresentanter som ikke har tavle-pc får i dag tilsendt sakskart med hyperkoblinger til hver sak og må lese sakene på internett. Bystyrets kontor har oppfattet at et vesentlig problem med at vararepresentanter ikke har tavle-pc er knyttet til fraksjonsmøter hvor noen av de tilstedeværende har full tilgang til sakene, mens andre ikke har det. En rimelig måte å forbedre situasjonen i disse møtene, er å sørge for å tilby fraksjonene møterom hvor det er enkelt å koble en av tavle-pcene til TV-skjerm eller prosjektor/lerret og tilby opplæring i tilkobling og bruk av slikt utstyr. Bystyredirektøren vil derfor ikke anbefale at en utvider antall representanter som får tavle-pc Ombygginger i bystyresalen. Innkjøp av et møteadministrasjonssystem/voteringsanlegg foreslås lagt på is til pc-ordning for bystyret er innført og papirløs behandling av politiske saker er testet ut. Det er imidlertid uansett behov for å foreta ombygginger i Gamle Rådhus, spesielt hvis en konkluderer med at Gamle Rådhus vil være stedet for bystyremøtene i overskuelig tid fremover. Lyd- og konferanseanlegget er svært dårlig og må utbedres og oppgraderes. En pc-ordning for bystyrepolitikerne som forutsettes brukt i bystyremøtene krever en del bygningsmessige og tekniske tilpasninger. Disse forholdene er til vurdering, slik at kostnadene knyttet til en slik ombygging må legges inn på et senere tidspunkt. For å dekke inn kostnadene til forprosjektet som skal vurdere ombygging er og nødvendige oppgraderinger av Gamle rådhus, er det lagt inn 0,3 mill. kr Kjøp av varer og tjenester/administrasjon opplæring mv. Budsjettpostene for kjøp av varer og tjenester/administrasjon er videreført på samme nivå som i Det vil fremdeles være behov for utskifting og oppjustering av datautstyr. Opplæringsog utviklingsarbeid internt i administrasjonen skal prioriteres. 4

5 3. Tjeneste Bystyret 3.1 Representasjon Det er avsatt ca. 2,6 mill.kr til representasjon og mottakelser. Det vil også bli en betydelig meraktivitet i forbindelse med 750-årsjubileet for Håkonshallen. Bystyrets kontor har prosjektansvar og prosjektledelse. Det er opprettet et eget prosjekt med bidrag fra stat, fylkeskommune og kommune. Budsjettet er 2,25 mill. Det er anslått at arbeidet med dette utgjør ca. 1 månedsverk ved Bystyrets kontor. I forbindelse med bystyrets avslutning vil det påløpe merutgifter på 0,3 mill Bystyret og komiteene. De største utgiftspostene er her honorarer til bystyret og bystyrekomiteene. Komiteenes utgifter til møter og andre aktiviteter som reiser, befaringer m.m. dekkes også innenfor tjeneste Komiteenes budsjetter skal dekke løpende driftsutgifter; slik som seminarer, høringer, reiser, opplæring, kjøp av tjenester mv. 1 Hvis det i 2011 skal legges til grunn samme fordelingsnøkkel som i 2010, vil alle bystyrekomiteene få kr til disposisjon. Som det fremgår av regnskapstallene hadde både KMBY og KKIN et merforbruk i KMBY har møter hver 14. dag og vil bare på det grunnlaget ha et høyere utgiftsnivå. I og med at det er valgår, er det rimelig å anta at det blir en lavere reiseaktivitet enn de foregående år. Utgiftene til opplæring for nye komiteer skal dekkes innenfor komiteenes budsjettramme. Det foreslås derfor at komiteenes budsjett fordeles slik angitt i tabellen under. Bystyrekomiteene Forbruk 2010 Budsjett 2011 KFIN , KMBY , KOPP , KHSO , KKIN , Totalt , Komiteenes budsjetter skal dekke løpende driftsutgifter; slik som seminarer, høringer, reiser, opplæring, kjøp av tjenester mv Tjeneste Valget Valgbudsjettet for Kommune- og fylkestingsvalget 2011 er på ca. 13,2 mill.kr som er en styrking av budsjettet på 2,0 mill.kr. Oppgavene og utgiftene ved gjennomføring av valg er mye de samme ved kommunevalg og stortingsvalg, men det påløper noen flere utgifter ved kommunevalget. Kommunen er nå ansvarlig for innkjøp av stemmesedler til kommunevalget, og valgoppgjøret blir noe mer tidkrevende som følge av at det skal telles sedler fra to valg, Kommune- og fylkestingsvalget. 1 2 Løpende driftsutgifter til arbeidsutvalg, arbeidsgrupper og lignende som komiteene nedsetter skal også dekkes innenfor samme budsjett. Løpende driftsutgifter til arbeidsutvalg, arbeidsgrupper og lignende som komiteene nedsetter skal også dekkes innenfor samme budsjett. 5

6 Utgiftene i valget er delt tre hovedkategorier: Lønnsutgifter, kjøp av tjenester, og kjøp av varer. Lønnsutgifter Lønn er den største utgiften og utgjør ca. 50 % av valgbudsjettet. Dette omfatter frikjøp av medarbeidere fra andre enheter i Bergen kommune, engasjement av eksterne og overtid for ansatte ved Bystyrets kontor. Ved tidligere valg har mange driftsoppgaver vært ivaretatt av kommunale medarbeidere på overtid. For valget i 2011 legges det opp til at flest mulig oppgaver skal løses innenfor ordinær arbeidstid, med et mer omfattende bruk av engasjement av eksterne, som studenter og pensjonister. Det en uttalt målsetting av overtidsbruk mv, skal holdes på et lavest mulig nivå, men uten at det går ut over kvaliteten og sikkerheten i valgarbeidet. Enkelte oppgaver må løses fortsatt på ettermiddag/kveldstid, særlig i siste ukene før valget og valguken. Det er heller ikke alle oppgaver som egner seg å spre på for mange hender av hensyn til kontroll og sikkerhet. Det er lagt inn en besparelse på kr på overtid, som følge av omleggingen av flere oppgaver til dagtid. Dette er et anslag ettersom vi ikke har erfaring på hvor mye av oppgavene som faktisk lar seg løse på dagtid, og kostnaden ved bruk av innleid hjelp. Budsjetteringen av honorar til valgmedarbeidere i valglokalene på valgdagen er på samme nivå som ved 2009 valget, som følge av at satsene ikke er økt. Nedlegging av to mindre valglokaler og sammenslåing av andre medfører en liten reduksjon i utbetaling av honorar. Mindreutgiften er tenkt benyttet til å styrke bemanningen i de større lokalene, for å hindre køer og få styrket sikkerheten ved mottak av stemmegivningene. Tilrettelegging av forhåndstemmegivning ved to kjøpesenter og styrking av bemanningen ved forhåndstemmemottaket i Bergen rådhus, vil medføre noe økte utgiftet til lønn av forhåndstemmemottakere. Honorar til Andre folkevalgte (Valgstyret/AU) er lagt på samme nivå som ved 2009 valget. Når flere oppgaver legges til dagtid, kan dette gi noe redusert utbetaling av honorar ved at deler av kontrolloppgavene legges til dagtid og ikke utløser honorar for heltidspolitikerne. Kjøp av tjenester Hovedtyngden av utgifter på dette kapittelet er til kjøp av tjenester fra Byggvedlikehold og IKT drift. Byggvedlikehold innbefatter vaktmestertjenester, transport og rigging av valglokaler. IKT drift er det rigging av utstyr, drift, support, vaktordninger og infrastruktur. Dette er tjenester som er nødvendig i samme omfang for alle valg, og hvor Bystyrets kontor er avhengig av å kjøpe tjenester. Begge enheter er generelt basert på en bestiller - leverer løsning. Det forventes en mindreutgift på tjenester fra byggvedlikehold på ca. 0,3 mill. kr. som følge av at de nå har erfaring med levering av slike tjenester, og at utbedringen av lagerforholdene gjør det enklere med inn/utkjøring av utstyr/materiell. Oppdragsavtalen med IKT drift forventes å bli tilnærmet lik, eller litt mindre enn ved 2009 valget, som følge av at enklere rigging av utstyr overføres til medarbeidere i valgorganisasjonen. Økt bruk av datasystemer i valggjennomføringen har medført en økning i utgifter til lisenser og drift av valgsystemene. Kostnaden blir forholdsmessig høy i forhold til andre systemer 6

7 som følge av det er få "hyllevarer" for valg, og bruk av eksisterende systemer som FDV, forutsetter tilpasninger. Driftskostnadene blir også høye i forhold til den begrensede bruken mht. tid. Erfaringene så langt er at løsningen av valgarbeidet blir mer effektivt og sikrere. Som ved valgene i 2007 og 2009 er valget også avhengig av frikjøp og disponering av kommunale medarbeidere i nøkkelposisjoner og ved forhåndstemmingen. Tjenester kjøpes hovedsakelig fra Kemneren, LRS og BOB. Her kan vi få en mindreutgift på ca. 0,07 mill. kr. ved at noen oppgaver ivaretas av overtallige ved Bystyrets kontor. Kjøp av varer Den største posten på dette kapittelet er utgiftene til valgdatasystemet, som ved årets valg leveres av EDBErgoGroup. EDB og ErgoGroup har fusjonert, og i realiteten er det ingen konkurranse på levering av valgdatasystem til kommunene. Kostnadene til valgdatasystemet økte betydelig fra 2007 til 2009, og har økt med ytterligere 0,6 mill. kr. for 2011 valget. Økningen for inneværende valg kan i noen grad forklares med prisstigningen og at kommunen skal dekke kostnadene til stemmesedler for kommunevalget. Dette er utgifter en i liten grad kan påvirke. På informasjon holdes budsjettet på samme nivå som ved 2009 valget. Tiltakene er i hovedsak de samme, og den største utgiften er til Valgbergenseren som dekkes over valgbudsjettet. Dette medfører en overføring på 0,15 mill. kr. til seksjon informasjon, men valgbergenseren vurderes som den informasjonskilden som når flest velgere. Departementet har gjennomført en designkonkurranse for valgutstyr som ivaretar kravet til universell utforming. Bergen kommune har fortsatt stort behov for utskifting av utstyr i valglokalene, og ved årets valg vil den nye valgløsningen bli teste ut i 2 valglokaler. Kostnaden ved innkjøp av avlukker, urner, skilt og grafisk profil er ca. 0,1 mill. kr. Det er også ønskelig å i størst mulig grad bruke det nasjonalt utviklede skiltprogrammet til bruk i valglokalene. Dette for at valglokaler skal være gjenkjennelige for velgerne uansett hvor i byen og i landet en er. For valgorganisasjonen er dette arbeidsbesparende, ved at en får standardisert skilt til alle valgtingslokaler. Kostnader er ca. 0,04 mill. kr. En fast utgift er lagerleie på Ulsmåg som utgjør ca. 0,2 mill. kr. pr. år. 5. Tjenesteområde Byombudet Byombudets driftsbudsjett er videreført på samme nivå som i Det kan bli aktuelt å foreta en mindre justering, som følge av at en stilling står ubesatt. Ordningen er under evaluering før en tar stilling til videreføring. 7

8 Vedlegg 1: Regnskap Bystyrets organer 2010 Driftsregnskap 2010 (tall i mill.kr) Pr. tjenesteområde Utgift Inntekt Netto Justert Budsjett Avvik +/- 15 Bystyrets organer 53,5-2,1 51,4 55,3 3,9 16 Administrasjon og fellesfunksjoner 28,2-2,0 26,2 28,1 2,0 17 Sentrale forvaltningstjenester 1,3-0,1 1,2 1,6 0,5 Sum 83,0-4,2 78,8 85,1 6,4 Tjenesteområde 15 Bystyrets organer - avvik ca. 3,9 mill.kr: Det positive avviket skyldes i hovedsak vakanser og ubesatte stillinger ved kommunerevisjonen (ca. 2,3 mill.kr.). Resten av mindre forbruket kan forklares med færre møter enn oppsatt og at deler av de faste og variable honorarer for 2010 først går til betaling i Det har dessuten vært en noe lavere aktivitet innenfor bydelsstyrene, komiteene og kontrollutvalget. Tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner - avvik ca. 2,0 mill.kr: Mesteparten av avviket skyldes langtidsfravær, permisjoner og vakanser ved Bystyrets kontor. Tjenesteområde 17 Valget Bystyrets kontor - avvik 0,5 mill.kr.: Mindre forbruk fordi bestilte varer ikke var på lager. 8

9 Vedlegg 2: Budsjett Bystyrets organer fordeling på tjenester Tjeneste Bystyret Representasjon Heltidspolitikerne Tilfeldige utgifter Forretningsutvalget Bystyret Komiteene KFIN - KMBY - KOPP - KHSO - KKIN Tjeneste Valget Tjeneste Byombudet Tjeneste Kommunerevisjonen Tjeneste Kontrollutvalget Tjeneste Administrasjon Bystyrets kontor Bydelsstyrene Ungdommens bystyre Fellesutgifter Bystyrets kontor Tjeneste Administrasjonslokaler Bystyrets kontor Kommunerevisjonen Sum