Foto: RUNE JOHANSEN, BERGENSAVISEN. Bystyrets organer

Transkript

1 Foto: RUNE JOHANSEN, BERGENSAVISEN Bystyrets organer

2 BYSTYRETS ORGANER Ordfører: Trude H. Drevland (H) Bystyredirektør: Roar Kristiansen 180 Tallmessig oppsummering for politikkområdet: Beløp i mill. Regnskap Vedtatt budsjett Justert budsjett Prognose Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan DRIFT (netto utg.) 15 64,1 53,9 53,9 52,7 63,0 49,5 61,0 49,5 16 Administrasjon og fellesfunksjoner 24,6 22,4 22,4 21,4 22,6 22,6 22,6 22,6 Sum netto utgifter 88,7 76,4 76,3 74,1 85,5 72,0 83,5 72,0 Bystyret Bystyret er kommunens øverste organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjons vedtak. Bystyret har 67 representanter. Bystyret skal fastsette overordnede mål og utvikle langsiktige strategier for hele kommunens virksomhet. Bystyret skal foreta den overordnede samordning og prioritering av kommunens utgifter og inntekter. Innen utgangen av året skal bystyret vedta kommunens budsjett for kommende år og vedta en rullerende økonomiplan. Som kommunens øverste myndighet har bystyret ansvar for å føre tilsyn med hele den kommunale forvaltningen. Bystyret skal sørge for at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk, vedtak og inngåtte avtaler og se til at vedtak iverksettes og følges opp. Bystyret skal vurdere kommunens resultater i lys av fastsatte mål, strategier, planer mv og vurdere behovet for justeringer og endringer. Bystyret har rett og plikt til å kreve nødvendig informasjon for å kunne utøve sitt tilsyns- og kontrollansvar. Hovedtyngden av bystyrets ansvarsområder er fordelt på 5 bystyrekomitéer. Disse innstiller til bystyret og uttaler seg for øvrig i saker som forelegges komitéene eller som de selv tar opp. De har 178

3 også ansvar for å drive politisk tilsyn innenfor sine ansvarsområder. Komiteene har som hovedregel ikke beslutningsmyndighet, med unntak av Komité for miljø og byutvikling i plan- og byggesaker. Bystyrekomiteene har etablert egne tilsyns- og kontrollsystemer og rutiner og skal ha en aktiv rolle når det gjelder etterprøving. Bystyresak 102/06 Bystyret har i denne perioden opprettet en egen Komite for fullmakter og politisk styringssystem (KFPS). Komiteen skal behandle og innstille til bystyret i saker som omhandler politisk og administrativ fullmakts- og styringsstruktur, reglement for bystyrets organer og spørsmål knyttet til lokaldemokrati og kommunal styringsform. Komiteen består av ordfører og partienes gruppeledere. Forretningsutvalget fordeler sakene til komiteene og har det overordnete ansvar for å tilrettelegge og å samordne aktiviteter i bystyret og bystyrets organer. Innenfor dette budsjettområdet budsjetteres honorarer, tapt arbeidsfortjeneste og annen godtgjørelse til de folkevalgte på sentralt nivå. Den kommunale partistøtten budsjetteres her. Midlene knyttet til bystyrets offisielle representasjon og kommunale mottakelser ligger her. Innsparingene som ble foretatt i 2012 videreføres og det legges til grunn en stram prioritering av møteopplærings- og reisevirksomhet. Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 33,7 mill.kr. Ungdommens bystyre Ungdommens bystyre er et partipolitisk uavhengig utvalg som er sammensatt av representanter fra byens ungdomsskoler og videregående skoler. Målsettingen med Ungdommens bystyre er å sikre at barn og unge blir hørt i saker som de blir berørt av. Ungdommens bystyre skal tilrettelegge for ungdoms-politisk deltakelse og engasjement. Representantene velges for 1 år ad gangen og er fordelt på 3 komiteer. Ungdommens bystyre ledes av en ordfører og en varaordfører. 181 Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 1,0 mill.kr. Valget Alle kommuner skal over på en ny statlig valgdataløsning. Dette vil gi merutgifter og medføre en del administrativt merarbeid. Tjenester må kjøpes fra flere leverandører, der det tidligere var en totalleverandør. Den nye løsningen forutsetter elektronisk manntall i alle valglokaler, dvs. ca. 50 stk. PC til alle roder. Det ikke er budsjettert med ekstrakostnader som følge av ny valgdataløsning og forsøk med elektronisk avkryssing. Denne utfordringen vil bli håndtert i samarbeid med sentral IKTavdeling. Det kan også følge utgifter som følger av at alle lokaler ikke har nett-tilgang. Vedtaket om 2-dagers valg vil føre til merkostnader. Med et begrenset antall lokaler (20 fordelt på 8 bydeler) regner en med en merkostnad på 2 millioner kroner. Dette er innarbeidet i rammen til Valget for Arbeidet med utskifting av gamle avlukker fortsetter. 179

4 Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 14,9 mill.kr. Byombudet Byombudet er direkte underlagt bystyret og skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte borger, og at kommunens ansatte og andre som virker i kommunens tjeneste, ikke gjør feil eller forsømmer sin plikt overfor kommunens innbyggere. Byombudets arbeidsområde er hele den kommunale forvaltning med særlig fokus på eldre, pleietrengende og barn og unge. I tillegg til den generelle funksjonen har byombudet også ansvar for egen tilsynsordning for personer med utviklingshemming. Byombudsordningen består av byombudet og 2 rådgivere. Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 2,2 mill. kr. 182 Kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Kontrollutvalget er et lovbestemt politisk utnevnt utvalg som på Bystyrets vegne fører løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen i kommunen. Utvalgets arbeid reguleres av Kommunelovens kap. 12 og forskrift om kontrollutvalget. I tillegg har bystyret vedtatt et eget reglement for kontrollutvalget. Utvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at det utføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, bekreftelser og attestasjoner, samt evt. granskinger og spesialoppdrag. Kontrollutvalget skal videre: gi uttalelse om kommunens årsregnskap før det vedtas av bystyret følge opp revisjonsmerknader minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og utarbeide en plan for selskapskontroll rapportere til bystyret om gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller påse at bystyrets merknader til forvaltningsrevisjoner blir fulgt opp avgi innstilling til bystyret om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor / valg av revisor utarbeid forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Kontrollutvalget har selvstendig tilrådingsrett til bystyret i saker vedrørende kontrollutvalgets oppgaver, og i saker om valg av revisjonsordning og revisor. Kontrollutvalget kan ikke instrueres i sine oppgaver av andre enn bystyret, og har en uavhengig stilling i organisasjonen i forhold til administrasjonen og andre folkevalgte organer, herunder komiteer. Kontrollutvalget skal legge vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollmessige vurderinger skal bygge på profesjonsstandarder, der risiko- og vesentlighetsvurderinger står sentralt. 180

5 Kontrollutvalget har eget faglig sekretariat som det er et krav om skal være profesjonelt uavhengig i forhold til både administrasjonen og revisjonen. Sekretariatet er underlagt kontrollutvalget og vil være utvalgets profesjonelle operative ledd. Sekretariatet sørger for innkalling, saksforberedelse og føring av protokoll i fm kontrollutvalgsmøter og i den forbindelse påser at saker som skal behandles er forsvarlig utredet og forberedt. Dette gjelder også at krav om saksbehandling som følger av lover og forskrift oppfylles (offentlighetslov, forvaltningslov, arkivlov mm). Sekretariatet leverer bistand til kontrollutvalget i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon, plan for selskapskontroll, utarbeidelse av overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger og i andre saker (eksempelvis valg av revisor, budsjett for tilsyn og kontroll, årsmelding fra kontrollutvalget). Kontrollutvalget har fått delegert ansvar for å ansette /engasjere sekretariatsleder i sekretariatet, jf. reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune. Foruten ansettelsesmyndighet for leder innebærer dette at kontrollutvalget har ansvar for lønnsplassering og lønnsforhandling, for medarbeidersamtaler og for de øvrige plikter som tilligger arbeidsgiver etter lov, forskrift og avtaleverk. For å målrette kontrollutvalgets arbeid har utvalget utarbeidet en virksomhetsplan med årlige møte- og aktivitetsplaner. AKTUELLE MÅL Kontrollfunksjonen skal bidra til måloppnåelse og sikre tillit til den kommunale forvaltningen. Samhandling og systematisk arbeid er avgjørende i så måte. Kontrollfunksjonen skal herunder påse at: kommunens regnskaper blir revidert på en profesjonell måte forvaltningen foregår i samsvar med vedtak og gjeldende bestemmelser i lov og regelverk det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv (selskapskontroll) 183 Bergen kommune inngikk i 2012 avtale med BDO om levering av Regnskapsrevisjon med et prisanslag på 1,91 millioner kroner inkl. mva., og med Deloitte om levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med et prisanslag på 7,62 millioner kroner inkl. mva. Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 11 mill. kr. Bystyrets kontor Bystyrets kontor er de folkevalgtes administrasjon og skal betjene og sikre driften av bystyret, bystyrekomiteene og andre sentrale politiske organ. De politiske organene som betjenes av Bystyrets kontor er bystyret, bystyrekomiteene, ordføreren, Forretningsutvalget, Valgstyret og Klagenemnden. Bystyrets kontor har også ansvaret for valgarbeidet. I tillegg har Bystyrets kontor ansvar for Ungdommens bystyre. 181

6 OVERORDNET MÅL OG HOVEDMÅL Det overordnede mål for Bystyrets kontor er å være et brukerorientert kontor og bidra til at de folkevalgte kan utøve sine verv på en hensiktsmessig måte. Med utgangspunkt i overordnet mål legges følgende delmål til grunn: Tilføre de folkevalgte den nødvendige kompetanse til å utføre sine verv på en god måte Tilrettelegge for demokratiske og effektive møte- og behandlingsformer Gjøre de folkevalgtes aktiviteter og beslutninger kjent Tilrettelegge for at det politiske styringssystemet fungerer etter intensjonene Videreutvikle en brukerorientert administrasjon mot publikum, de folkevalgte og det offentlige rom Kontorets hovedoppgave er å ivareta faglige, formelle og administrative oppgaver ved forberedelse og gjennomføring av møtene i bystyret og bystyrets organer. Kontoret skal sikre informasjonsflyt og kommunikasjon mellom organene på bystyresiden og ut mot publikum, berørte parter og befolkning. På alle oppgaveområdene skal Bystyrets kontor arbeide for å forbedre og videreutvikle tjenestene 184 Innsparingene som ble foretatt i 2012 videreføres. Det forutsetter vakanser i stillinger, redusert bemanning på deler av kontorets oppgaveområder og generelt et stramt driftsbudsjett. Det er lagt inn en økning på 0,7 mill. kr. til live-streaming fra bystyremøtene, jfr. bystyrevedtak i sak Det er ikke satt av midler over Bystyrets kontor sitt budsjett å kjøpe inn eksterne tjenester for referering av bystyremøtene etter samme modell som i Oslo. Forslag til netto driftsbudsjett 2013 = 22,1 mill. kr. Økonomiske oversikter Av tekniske grunner er de ulike enhetene som sorterer under splittet på to ulike tjenesteområder; Tjenesteområde 15, og Tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner. Følgende tabell gir oversikt over fordelingen når det gjelder forslag til driftsbudsjett 2013: Mill. kr. Tjenesteområde Totalt Bystyret 33,8 33,8 Ungdommens bystyre 1,0 1,0 Valget 14,9 14,9 Byombudet 2,2 2,2 Kontrollutvalg, sekretariat og revisjon 11,0 11,0 Bystyrets kontor 22,6 22,6 Totalt 63,0 22,6 85,5 182

7 Forslag til driftsbudsjett tjenesteområde 15 - : Beløp i mill. kr Regnskap Vedtatt budsjett Justert budsjett Prognose Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Sum utgifter 68,4 56,1 56,1 54,9 65,3 51,8 63,3 51,8 Sum inntekter -4,3-2,2-2,2-2,2-2,4-2,4-2,4-2,4 Netto utgift 64,1 53,9 53,9 52,7 63,0 49,5 61,0 49, Årlig endring Sum Vedtatt budsjett inneværende år 53,9 0,0 0,0 0,0 Rammeendringer uten aktivitetsendring Generell lønns- og prisstigning og inntektskrav 1,8 Helårsvirkn. av tiltak og justeringer i årets bud. -0,05 Sum Rammeendringer uten aktivitetsendring 1,8 0,0 0,0 0,0 Rammeendringer forøvrig Nye tiltak forøvrig 0,2 Engangstiltak 13,5-13,5 11,5-11,5 Effektivisering -6,4 Sum Rammeendringer forøvrig 7,2-13,5 11,5-11,5 Sum nettoramme 63,0 49,5 61,0 49,5 Rammen til Valget endres annet hvert år ut fra om det er valgår eller ikke er valgår, dermed er rammen økt med 11,5 millioner kroner. I tillegg er det lagt inn 2 mill. kr. til dekning av anslåtte merutgifter ved to-dagers valg. Rammen er også øket med til barn og unges representant. Konkurranseutsetting av revisjonstjenestene forventes å gi en besparelse på 6,4 mill. kr. på tjenesteområde 15. I tillegg kommer sparte husleiekostnader (-1,4 mill. kr.) på tjenesteområde 16.. Forslag til driftsbudsjett for tjenesteområde 16 - Administrasjon og fellesfunksjoner: Beløp i mill. kr Regnskap Vedtatt budsjett Justert budsjett Prognose Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Sum utgifter 25,5 23,1 23,1 22,1 23,2 23,2 23,2 23,2 Sum inntekter -0,9-0,7-0,7-0,7-0,6-0,6-0,6-0,6 Netto utgift 24,6 22,4 22,4 21,4 22,6 22,6 22,6 22, Årlig endring Sum Vedtatt budsjett inneværende år 22,4 0,0 0,0 0,0 Rammeendringer uten aktivitetsendring Generell lønns- og prisstigning og inntektskrav 0,9 Helårsvirkn. av tiltak og justeringer i årets bud. -0,01 Sum Rammeendringer uten aktivitetsendring 0,9 0,0 0,0 0,0 Rammeendringer forøvrig Nye tiltak - driftskonsekvenser av investeringer 0,3 Nye tiltak forøvrig 0,7 Effektivisering -1,4 Nødvendige tiltak i økonomiplanperioden -0,3 Sum Rammeendringer forøvrig -0,7 0,0 0,0 0,0 Sum nettoramme 22,6 22,6 22,6 22,6 I økonomiplanen er det lagt inn driftskonsekvenser av investeringer i Gamle rådhus, en regner med økt årlig husleie på 0,3 mill. kr. fra Nye tiltak for øvrig, 0,7 mill. kr., er knyttet til innføring av livestreaming fra bystyremøtene. Effektivisering, 1,4 mill. kr., er sparte leiekostnader i forbindelse med konkurranseutsetting av revisjonstjenestene. 183

8 Forslag til investeringsbudsjett for tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner: INVESTERING (brutto utg.) Vedtatt budsjett 2012 (fra øk.pl.) Beløp i mill. Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Administrasjon og fellesfunksjoner 0,0 5,0 Sum brutto utgifter 0,0 5,0 0,0 0,0 0,0 I forslaget til investeringsbudsjett er det lagt inn oppgradering av Gamle Rådhus på 5 millioner kroner, noe som vil gi årlige kostnader på driftsbudsjettet på fra