Konsekvenser av foreslått budsjettramme for Bystyrets organer 2011

Transkript

1 Dato: 5. oktober 2010 /10 Konsekvenser av foreslått budsjettramme for Bystyrets organer 2011 RKR BYST Hva saken gjelder: Forretningsutvalget behandlet sak om budsjett for bystyrets organer i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til at den fremlagte innretning på budsjett for bystyret og dets organer legges til grunn for det videre budsjettarbeidet. 2. Byrådets forslag til budsjett for bystyret og dets organer fremlegges forretningsutvalget til vurdering i forkant av den samlede behandling i Komite for finans. I denne saken foretas det en gjennomgang av hvilke konsekvenser det fremlagte budsjettforslag fra byrådet har for bystyrets organer i Som det fremgår av saksutredningen representer budsjettforslaget en betydelig omstilling for bystyrets organer sentralt. Avviklingen av selve bydelsstyrene er i utgangspunktet både avgrensbar og lett å håndtere. Nedbemanningen på 8 årsverk som følge av at bydelsstyrene avvikles er litt mer komplisert og vil også ha konsekvenser for aktivitetene i sentrale utvalg og den sentrale administrasjonen ved Bystyrets kontor. Bydelsstyrene er i inneværende år budsjettert med 10,0 mill, som fordeler seg med henholdsvis på de 8 bydelsstyrene og på administrasjon (inkl. administrasjonslokaler/lokalleie). I byrådets budsjettforslag er det gjort et nedtrekk på 13 mill. Med utgangspunkt i oppgavegjennomgangen i 2009 beslaglegger bydelene ca 6 av de 8 årsverkene som er knyttet til bydelene. I realitet betyr avviklingen av bydelsstyrene også en svekkelse av Bystyrets kontor sentralt på ca 2 årsverk. I tillegg må det foretas innstramminger i sentral virksomhet tilsvarende 2,9 mill. Disse innstrammingene må delvis gjøres gjennom ytterligere kutt i driftsbudsjettet og kutt i den politiske aktiviteten. I den grad en ikke lykkes i å få til en overføring av overtallige arbeidstakere med virkning fra , må lønnsbudsjettet styrkes gjennom tilsvarende reduksjoner i politisk aktivitet. 1

2 Konsekvensene av det fremlagte forslag til budsjett kan oppsummeres i følgende punkter: o En reduksjon på minst 3 årsverk til sentrale utvalg o redusert kapasitet til å betjene bystyret og komiteene (færre å fordele vakter på - lengre tid på protokoller - mindre oppfølging og støtte) o redusert bemanning i møtene o svekket kapasitet til å følge opp ordningen med papirlose møter, mindre brukerstøtte o redusert kapasitet på informasjon o redusert sekretærstøtte til ordfører o lavere aktivitetsnivå i komiteene o mindre ressurser til folkevalgtopplæring o redusert kapasitet til arkiv og sentralbord o redusert kapasitet til valg o lavere politisk aktivitet og et svekket politisk system på bystyresiden Det vil bli et ytterligere press på budsjettet for bystyrets organer som følge av to forhold: Fra 2011 må kostnadene ved papirløse møter dekkes innenfor egne budsjetter (kjøp av Pc'er, support mv) uten at en så langt vet hvor mye dette vil beløpe seg til. Det er ikke lagt inn midler til å starte utbedringsarbeid i Gamle rådhus. Med utgangspunkt i tidligere fremlagte saker om arbeidsforholdene i Gamle rådhus, vil det kunne bli ekstrautgifter for leie av alternative lokaler å ha bystyremøtene i. Forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering Roar Kristiansen bystyredirektør Vedlegg: Forretningsutvalgssak 112/10: Regnskapsresultat 2009 og detaljering av budsjett 2010 Forretningsutvalgssak 165/10: Budsjett bystyrets organer 2011 Saksutredning: 2

3 Byrådets budsjettforslag for bystyrets organer innebærer en betydelig reduksjon i det politiske apparat gjennom at bydelsstyrene avvikles. Det innebærer også en betydelig reduksjon i det administrative apparat. Med avviklingen av bydelsstyrene vil det forsvinne 262 politiske verv (82 medlemmer og 180 varamedlemmer) og bli en reduksjon på 8 årsverk ved Bystyrets kontor. Ut i fra oppgavegjennomgangen som ble foretatt i 2009, brukes det ca 6 årsverk på bydelene. Bystyrets kontor sentralt svekkes med ca 2 årsverk som følge av nedtrekket. I byrådets budsjettforslag er det et nedtrekk på 13 mill i forhold til inneværende års budsjett på tjenesteområdene 15 og 16 (justert for pris- og lønnsvekst). Forslaget til nedtrekk er fordelt på 6,3 mill på tjenesteområde 15 Bystyrets organer og 6,7 mill. på tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner. Byrådets forslag innebærer et kutt på 21 % i den politiske organisasjon og en tilsvarende reduksjon administrativt. En slik reduksjon vil også berøre det politiske og administrative apparat sentralt. Tjenesteområde 17 Valget er budsjettert med 13,2 mill. Det er en styrking på 2 mill i forhold til valgbudsjettet i Bydelsstyrenes nedjusterte budsjett i 2010 fordeler seg med til drift av de 8 bydelsstyrene og til administrasjon (inkludert administrasjonslokaler/lokalleie). I tabellen på neste side er det laget en oppstilling av vedtatt budsjett 2010, forslag til budsjett for 2011 som ble behandlet i sak 168/10 i forretningsutvalget Dette budsjettforslaget var basert på de omdisponeringer innenfor vedtatt budsjett 2010 som forretningsutvalget foretok i sak 112/10. I siste kolonne er byrådets forslag til budsjett for bystyrets organer i

4 Tabell 1 Tjenesteområde Oversikt over vedtatt budsjett 2010, omdisponert budsjett 2010 og byrådets forslag til budsjett for bystyrets organer i 2011 Tjeneste Forslag budsjett Bystyret Vedtatt budsjett 2010 Ikke valgår Valgår - Representasjon Heltidspolitikerne Forretningsutvalget Bystyret Komiteene KFIN - KMBY - KOPP - KHSO - KKIN 15 Totalt tjeneste ,2 15 Tjeneste Bydelsstyrene 15 Tjeneste ,1 Byombudet 15 Tjeneste ,6 Kommunerevisjonen 15 Tjeneste ,3 Kontrollutvalget Tjeneste Administrasjon 16 - Bystyrets kontor Bydelsstyrene Ungdommens bystyre Fellesutgifter Bystyrets kontor Totalt tjeneste ,1 Tjeneste Administrasjonslokaler 16 - Bystyrets kontor - Bydelsstyrene - Kommunerevisjonen Totalt ,5 17 Tjeneste Valget , 2 Sum ,0 Byrådets budsjettforslag 2011 Valgår 1 eks lønns- og prisvekst 2 Foreslått økning på 2.0 mill i forhold til valgbudsjett

5 Forutsetningen for å få full effekt og helårsvirkning av nedtrekket er at det har skjedd en faktisk nedbemanning innen årsskiftet. Bystyrets kontor har i samarbeid med HR-seksjonen igangsatt et arbeid for at dette skal kunne tre i kraft så raskt som mulig. Dette innebærer at hvis det er mulig og noen ønsker det, vil nedbemanningen starte i inneværende år. Med en nedbemanning på 8 årsverk reduseres Bystyrets kontor med 27 %. Dette representerer en betydelig utfordring og omlegging, og spesielt når en vet at valget vil beslaglegge mellom %, av den administrative kapasiteten i Etter at bydelsstyrene er avviklet må budsjettet reduseres med ytterligere mill. Tjenesteområde 15 - Bystyrets organer må i henhold til byrådets budsjettforslag reduseres med og tjenesteområder 16 - Administrasjon og fellesfunksjoner må reduseres med , jfr. tabell 2. Tabell 2 Oversikt på foreslåtte nedtrekk i byrådets budsjettforslag 2011 for bystyrets organer Tjenesteområde Nedjustert Budsjett bydelsstyrene 2010 Byrådets forslag til nedtrekk 2011 Udekket etter at bydelsstyrene er lagt ned Tjenesteområde 15 Bystyrets organer Tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner Totalt

6 Mulige tiltak for å kunne gjøre disse nedtrekkene angitt i oversiktene i tabell 3 og tabell 4 Tabell 3 Oversikt over mulige innsparinger tjenesteområde 15 Bystyrets organer Budsjett 2011 Anslag besparelser Kommentarer Tjenesteområde 15 Bystyrets organer Nedleggelse 1 komite (11 medl) Reduksjon antall heltidspolitikere Innføre nestledere i 50 % i alle komiteer Klagesaker etter plan- og bygningsloven føres over til byrådet Redusere honorarene med 10 % BEBY og komiteer 0,3 + 1, 5 Dette kan gjøres med tilnærmet helårsvirkning. Innsparingsgevinst er komitebudsjett og færre heltidspolitikere. Øvrige innsparinger vil imidlertid komme som økte utgifter i øvrige komiteer Event ekstrautgift vil være etterlønn 1,5 Pr. i dag er det 3 nestledere på 100 % og 2 på 50% 0,5 Jfr. oppgavemelding (B-sak 163/10) - utgiftene til ekstramøter i KMBY er anslått til ca pr. gang 0,8 Beløpene reguleres hvert år i tråd med gjennomsnittlig lønnsutvikling - i snitt mottar en representant i dag i honorar og møtegodtgjørelse for BEBY og komite Reduksjon representasjon 0,2 Representasjonsbudsjettet ble økt med 0,5 da forretningsutvalget behandlet justert budsjett 3. mai i år som følge av økte utgifter til matleverandør - dette kan justeres noe tilbake Reduksjon komiteenes og bystyrets budsjetter 0,6 Komiteenes budsjetter ble økt med 0,5 da forretningsutvalget behandlet justert budsjett 3. mai i år - dette kan justeres tilbake. I tillegg reduseres bystyrets budsjett med 0,1 Redusere partistøtten med 10 % 0,8 Støtten til partiene er i dag samlet på ca 8 mill. Omlegging byombudsordning 0,4 Byombudsordningen ble styrket for å ivareta en tilsynsordning for utviklingshemmede i Bergen fra (B-sak ). I den forbindelse ble det vedtatt å evaluere ordningen etter 2 år Totalt 6,6 Tabell 4 Oversikt over mulige innsparinger Tjenesteområde 16 Administrasjon og fellesfunksjoner Anslag reelle Kommentarer Tjenesteområde 16 besparelser Administrasjon og fellesfunksjoner Reduksjoner og omlegginger av drift 1,4 Reduksjon lønnsbudsjett tilsvarende 1 årsverk Reduksjon inventar og utstyrsbudsjettet Redusert bemanning på politiske møter Omlegging av drift politiske utvalg og Ungdommens bystyre Totalt 1,4 6

7 Konsekvensene av det fremlagte forslag til budsjett kan oppsummeres i følgende punkter: o En reduksjon på minst 3 årsverk til sentrale utvalg o redusert kapasitet til å betjene bystyret og komiteene (færre å fordele vakter på - lengre tid på protokoller - mindre oppfølging og støtte) o redusert bemanning i møtene o svekket kapasitet til å følge opp ordningen med papirlose møter, mindre brukerstøtte o redusert kapasitet på informasjon o redusert sekretærstøtte til ordfører o lavere aktivitetsnivå i komiteene o mindre ressurser til folkevalgtopplæring o redusert kapasitet til arkiv og sentralbord o redusert kapasitet til valg o lavere politisk aktivitet og et svekket politisk system på bystyresiden Nedtrekket kan spres på flest mulig tjenester og poster for at ikke hele deler av virksomheten blir rammet. Men uansett hvordan en gjør det vil balansen i det parlamentariske system forskyves. Det vil ikke være mulig å styrke områder som informasjon og IKT med utgangspunkt i dette budsjettforslaget. Det vil også være betydelige omstillingskostnader som vil beslaglegge kapasitet og ressurser i en overgangsfase. Denne overgangsfasen kommer for fullt i 2011, samtidig som det skal bygges opp en valgorganisasjon. Det blir en stor utfordring for alle å skape og opprettholde entusiasme og en positiv holdning til omstillingene som kommer. I og med at det er en stillingsstopp i kommunen er det ikke uten videre enkelt å omplassere personer, og i den grad en ikke får det til fra , vil Bystyrets kontor fremdeles ha lønnsansvar. Det er ikke særlig sannsynlig at alle overtallige kan overføres til andre stillinger fra Lønn til de som ikke blir overført må derfor sikres gjennom nedtrekk på tjenesteområde 15 -Bystyrets organer. Valgbudsjettet er styrket med 2 mill. Mesteparten av denne styrkingen vil gå til å dekke økte kostnader til leverandør av valgdatasystemet. Ut over dette kan en innenfor det styrkede valgbudsjettet engasjere personer tilsvarende 1 årsverk frem til oktober Det vil bli et ytterligere press på budsjettet for bystyrets organer bl.a. som følge av to forhold: Fra 2011 må kostnadene ved papirløse møter dekkes innenfor egne budsjetter (kjøp av Pc'er, support mv) uten at en så langt vet hvor mye dette vil beløpe seg til. Det er ikke lagt inn midler til å starte utbedringsarbeid i Gamle rådhus. Med utgangspunkt i tidligere fremlagte saker om arbeidsforholdene i Gamle rådhus, vil det kunne bli ekstrautgifter for leie av alternative lokaler å ha bystyremøtene i. Bystyredirektøren vil med utgangspunkt i politiske bestillinger arbeide videre med å detaljere hvordan en innenfor de angitte områder kan redusere for å komme i mål med et budsjett for 2011 som er i balanse. 7