Oppgaver og ressursbruk for bystyrets organer: utviklingstrekk

Transkript

1 Dato: 27. august 2009 BEBY /09 Bergen bystyre Oppgaver og ressursbruk for bystyrets organer: utviklingstrekk RKR BYST Hva saken gjelder: Bakgrunnen for fremleggelsen av denne saken er følgende vedtakspunkt i B-sak "Årsmelding 2008 for bystyrets organer". "Bystyret konstaterer at Bystyrets kontor er kraftig utvidet de senere år, både i forhold til budsjettstørrelse og antall årsverk. Bystyret ber om å få fremlagt sak som redegjør for antall ansatte/årsverk og ressursbruk ved Bystyrets kontor, splittet på de ulike arbeidsoppgavene. Det bes også om en oversikt over totale kostnader for Ungdommens bystyre, Byombudet, bydelsstyrer og bruken av overtid. Saken fremmes i løpet av høsten 2009." Den fremlagte redegjørelsen er i store trekk basert på tidligere saker, redegjørelser og oversikter fremlagt for forretningsutvalget i perioden mars 2008 til mai 2009, supplert med tilleggsoversikter. Forslag til innstilling til bystyret: Bystyret tar redegjørelsen til orientering Roar Kristiansen bystyredirektør 1

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn Bakgrunnen for fremleggelsen av denne saken er følgende vedtakspunkt i B-sak "Årsmelding 2008 for bystyrets organer" "Bystyret konstaterer at Bystyrets kontor er kraftig utvidet de senere år, både i forhold til budsjettstørrelse og antall årsverk. Bystyret ber om å få fremlagt sak som redegjør for antall ansatte/årsverk og ressursbruk ved Bystyrets kontor, splittet på de ulike arbeidsoppgavene. Det bes også om en oversikt over totale kostnader for Ungdommens bystyre, Byombudet, bydelsstyrer og bruken av overtid. Saken fremmes i løpet av høsten 2009." Den fremlagte redegjørelsen er i store trekk basert på tidligere saker og oversikter fremlagt for forretningsutvalget i perioden mars 2008 til mai 2009, se forretningsutvalgssakene 54-08, ,164-08, , I tillegg er det fremlagt og behandlet egne saker i bystyret som redegjør for oppgaver, ressursbruk og kostnader for Ungdommens bystyre (B-sak ), bydelsstyrene (B-sak ) og Byombudet (B-sak , ) 2. Stillinger: Utviklingstrekk I år 2000 var det 14 ansatte ved Bystyrets kontor. De økningene som har vært siden da skyldes utvidelser i oppgaver og ansvar. Det som kort kan sies om utviklingen av politisk og administrativ organisasjon på bystyresiden er at denne først ble utvidet som følge av innføringen av parlamentarisme. Ivaretakelsen av den administrative støtten til de viktigste politiske utvalg ble flyttet fra fagadministrasjonene til bystyrets sekretariat/kontor. Alle utvalg ble betjent av en egen administrasjon direkte underlagt Forretningsutvalg og ordfører. Antall politiske utvalg som ble betjent av denne administrasjonen ble omtrent doblet som følge av overgangen til parlamentarisme. 1 Utvidelsene som har kommet senere er en konsekvens av politiske vedtak om nye oppgaver og endringer i politisk organisasjon, i første rekke bydelsstyreordningen, Ungdommens bystyre og overføring av ansvaret for valget. Som en konsekvens av de foran nevnte utvidelsene har antall politiske utvalg som skal betjenes økt fra 12, i 2006, til 19, i I tabell 6 er det gitt en nærmere oversikt. Innføringen av parlamentarisme og nye oppgaver har gitt meroppgaver for de som er i støttetjenestene, fra arkivansvarlig til de ansvarlige for IKT, kontordrift, informasjon, personal og økonomi. Fra å være en innvevd del av den kommunale administrasjon for øvrig, har Bystyrets kontor gradvis tatt over, og ivaretar nå i sin helhet, oppgaver på økonomi, personal, IKT og informasjon. Når det gjelder dimensjoneringen av bystyresiden i Bergen kan det til sammenligning nevnes at Bystyrets sekretariat i Oslo har ca 54 ansatte til å utføre de oppgavene som 30 ansatte ved Bystyrets kontor utfører. Bystyrets sekretariat i Oslo har verken ansvar for bydelsstyrer eller Ungdommens bystyre. Mens Bergen har 30 ansatte som betjener 19 politiske utvalg har Oslo 1 Unntaket var bydelsstyrene som ble betjent av egne administrasjoner i 8 bydeler 2

3 54 ansatte til å betjene 9 utvalg. I Oslo er det 6 årsverk pr. politisk utvalg, mens det i Bergen er 1,6 årsverk pr. politisk utvalg. Antall heltidspolitikere er på omtrent samme nivå. Det er elleve på heltid i Oslo, i Bergen er det ni på heltid, to i 50 % stilling og åtte i 20 % stilling (bydelsstyrelederne). Bystyrets kontor i Bergen ivaretar også oppgaver for Byombudet, kommunerevisjonen og kontrollutvalg/sekretariat. Annethvert år er ca 25 av kontorets 30 ansatte sentralt direkte involvert i valgarbeidet. For støttetjenestene gir valget et betydelig merarbeid. Utviklingen i antall årsverk er vist i tabell 1 Tabell 1: Antall ansatte Bystyrets kontor Stillingskategorier/ funksjoner /-09 Konsulenter sentrale utvalg Rådgivere sentrale utvalg Økonomi/regnskap Representasjon Drift/IKT/innkjøp Sentralbord/arkiv Bystyredirektør Sekretær ordfører Nettbaserte systemer, styrer, råd og utvalg Arkiv Rådgiver valg Rådgiver UB Rådgiver personal Rådgiver info Konsulenter bydelsstyrer Rådgivere bydelsstyrer Totalt Budsjett: Utviklingstrekk Det har vært en økning av budsjettet fra 25.9 mill. i 2000 til 66.0 mill i Som det fremgår av tabell 2 har den største økningen vært på tjeneste i den politiske del. Det har blitt flere politiske stillinger og etter valget i 2007 ble det foretatt endringer og 3

4 utvidelser i politisk organisasjon og en omlegging av honorarsystemet som ga en betydelig budsjettøkning. På tjeneste administrasjon er økningen knyttet til etableringen av bydelsstyrene, Ungdommens bystyre og utvidelser av Byombudsordningen. Driftsbudsjettet for Bystyrets kontor er 13,7 mill og dekker den løpende drift og 21 årsverk. Bydelsstyreordningen har en totalkostnad på 11 mill. Dette inkluderer honorarer, løpende drift, opplæring og 8 årsverk. Ungdommens bystyre har en kostnad på 1,1 mill. Dette dekker lønn til prosjektansvarlig og løpende drift og opplæring. Byombudsordningen dekker løpende drift og 3 årsverk. Tabell 2: Utvikling i ressursbruk bystyrets organer politisk og administrativ del 2 Tjenester Navn Politisk del Bystyret 30,2 21,9 21,3 19,7 19,6 19,2 20,0 19, Bydelsstyrene 4,9 0,1 4,7 4,4 Totalt politisk del 35,1 21,9 21,3 19,7 19,7 23,9 24,4 19,8 Administrativ del Bystyrets kontor 13,7 12,3 12,3 10,8 9,0 7,6 7,4 5, Ungdommens bystyre 3 1,1 0, Bydelsstyrene-administr 4 5, Byombudet 5 1,9 1,3 1,2 1,1 1, Administrasjonslokaler 7,0 5,2 5,2 5,1 4,5 4,4 3,1 0,0 Totalt administrativ del 29,5 18,87 18,7 17,0 14,6 4. Om overtidsbruk Overtidsbruken ved Bystyrets kontor er for det meste knyttet til politiske møter på ettermiddags- og kveldstid samt representasjon. Overtidsbestemmelsene som legges til grunn er de avtalefestede bestemmelser som gjelder alle kommunalt ansatte. En oversikt på overtidsbruken er vist i tabell 3. 2 Eksklusivt valg, en komplett oversikt er lagt inn i tabell årsverk/prosjekt fra august 2007 i henhold til bystyrevedtak (B-sak ) 4 1 årsverk pr. bydel fra i henhold til bystyrevedtak (B-sak , B-sak ) 5 Nyopprettet stilling fra 2008 i henhold til bystyrevedtak (B-sak ) 4

5 I 2007 brukte Bystyrets kontor i på overtid. I 2008 brukte Bystyrets kontor kr på overtid. Det totale antall timer i 2008 var 2097,5. Økningen skyldes flere politiske utvalg (bydelsstyrene, en ny komite og Ungdommens bystyre). Overtidsbruken i kroner for bystyret og bystyrekomiteenes aktiviteter utgjør 47 %. Bydelsstyrenes andel er 28 %. Representasjonsfeltet har ca 22 % av overtidsbruken. De siste 3 % er Ungdommens bystyre. I 2007 var det 5 sentrale politiske utvalg som hadde sine møteaktiviteter på ettermiddags- og kveldstid. I snitt ble det brukt kr pr. sentralt utvalg. I 2008 var det 7 sentrale utvalg med møter på ettermiddags- og kveldstid. I snitt ble det brukt kr pr. utvalg. For bydelsstyrenes vedkommende ble det i snitt brukt kr pr. utvalg i 2008 (bydelsstyrene hadde sine første møter i februar). Det gjennomsnittlige antall overtidstimer brukt i 2008 var 113,5 timer pr. sentralt utvalg og 103 timer pr. bydelsstyre. Tabell 3 Overtidsbruk Bystyrets kontor 2008 Navn Representasjon/ støttetjenester Bystyret og komiteene 794, Overtidstimer Betalt overtid Overtidstimer Betalt overtid Bydelsstyrene 824, Ungdommens bystyre 61, Bystyrets kontor totalt 2097, ,

6 Tabell 4: Samlet oversikt budsjett bystyrets organer Tjenester Navn Bystyret 30,2 21,9 21,3 19,7 19,6 19,2 20,0 19, Bydelsstyrene 4,9 0,1 4,7 4, Valget 1,4 10,8 1,3 9,9 1, Adm. Bystyrets kontor 13,7 12,3 12,3 10,8 9,0 7,6 7,4 5, Adm. Bydelsstyrene 5, Adm. Ungdommens bystyre 1, Administrasjonslokaler 7,0 5,2 5,2 5,1 4,5 4,4 3,1 0,0 Motpost avskrivninger -0,6 Totalt Bystyrets kontor 64,0 50,2 40,1 45,0 34,0 35,9 34,9 25,7 Tabell 5 Ombudsordningen - antall stillinger Ombudsfunksjoner /-09 Byombudet Ordningen med 3 sidestilte ombud ble avviklet i 2003, eldreombud og barneombud gikk ut. Byombudet ble etablert for å ivareta alle ombudsfunksjoner. Byombudet ble styrket med 1 årsverk i 2004 og ytterligere 1 årsverk i

7 Tabell 6: Politisk organisasjon, oppgaver og administrasjon: Bystyrets organer År Nye oppgaver og stillinger Politisk organisasjon Stillinger Økning Innføring av parlamentarisme, egen sak om dimensjonering bystyrets sekretariat sekretærstilling overført fra Byombudet til Bystyrets kontor 1 sekretærstilling for ordfører etablert (tidligere politisk tilsatt) 1 konsulent (styrer, råd og utvalg, politikerregister, nettbasert informasjon mv) juridisk rådgiver 1 rådgiver valg - Bystyrets kontor overtar ansvaret for valgarbeidet 2008 Bystyrets kontor får ansvar for å etablere og drive Ungdommens Bystyre (UB) fra høsten 2007 Bystyrets kontor får ansvar for å etablere og drive ny bydelsstyreordning fra Antall bystyrekomiteer utvides fra 4 til 5 fra Nye stillinger: 1 prosjektkoordinator UB 4 konsulenter bydel 4 rådgivere bydel 1 rådgiver personal 1 konsulent sentralt 13 heltidspolitikere, 4-6 politiske utvalg 7 BEBY, formannskap andre heltidspolitikere, 12 politiske utvalg BEBY, 4 komiteer, forretningsutvalg + 6 andre 7 heltidspolitikere, 12 politiske utvalg (BEBY, 4 komiteer, forretningsutvalg + 6 andre) 7 heltidspolitikere + 2 på halv tid 12 politiske utvalg (BEBY, 4 komiteer, forretningsutvalg + UTFOR6 andre) 9 heltidspolitikere + 2 på halv tid + 8 på 20 % (bydelsstyrelederne) 19 politiske utvalg (BEBY, 5 komiteer, 8 bydelsstyrer, Ungdommens bystyre forretningsutvalg, valgstyret, klagenemd, underutvalg KMBY) I tillegg kommer alle politiske utvalg som de enkelte administrasjoner hadde ansvar for, slik som hovedutvalgene (5), diverse underutvalg mv. 7

8 Organisasjon Bystyrets kontor Bergen kommune Organisasjon Bystyrets kontor pr Bystyrets kontor Leder : Roar Kristiansen Støttetjenester Info/Nett Tonje Geithus Åsta Thorsheim Økonomi Kari-June Wootton Ungdommens Bystyre Birgitte Teglgaard (Permisjon) Valg Elin Solberg Rådgiverteam Sentrale utvalg Marte Holm Ragnar Zakariassen Arthur Langeland Frank Wessels Bydelene Lisa L. Engervik Henry Berg Ragnhild H. Kruger Tale N. Berntsen (permisjon) Konsulentteam Sentrale utvalg Margun H Solheim Rigmor Grimelid Nina Steimler Kristi Lien Kari-Anne B. Erstad Evelyn Gullaksen Bydelene Birgitte Bratland Heidi Johannessen Kari Anne Karlsen Charlotte Røynstrand Personal-/org Christine Skjælaaen Representasjon/ Sekretariat ordfører Toril Hesjedal Signe Lexander Sentralbord/ Ekspedisjon Bodil Vetaas Arkiv Kjersti Dahle Drift/IT/innkjøp Arne Vågenes 8

9 Organisasjon Bystyrets sekretariat Oslo Kommune 9