Faste forhåndsstemmelokaler, åpningstider og bemanning. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015

Transkript

1 VALG /14 Valgstyret Faste forhåndsstemmelokaler, åpningstider og bemanning. Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 RAZA ESARK Hva saken gjelder: I henhold til valglovens 8-3 (2) b skal forhåndsstemmegivingen foregå der valgstyret vedtar at det skal mottas forhåndsstemmer. Denne saken gjelder faste forhåndsstemmemottak ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015, der bystyredirektøren har følgende anbefalinger: Tidlig forhåndsstemming: Den tidlige forhåndsstemmingen legges til Bergen rådhus Ordinær forhåndsstemming: Det opprettes i all hovedsak forhåndsstemmemottak på de samme stedene som ved stortings- og sametingsvalget i 2013, men med følgende endringer: o Det etableres forhåndsstemmemottak i Høgskolen på Kronstad o Forhåndsstemmemottak på NAV Årstad avvikles og erstattes av stemmemottaket på Kronstad o Det etableres ikke forhåndsstemmemottak på Fanatorget kjøpesenter Åpningstider: Forhåndsstemmemottak i kommunale lokaler (bibliotekene og Bergen rådhus) følger stedets normale åpningstid Forhåndsstemmemottakene ved universitet/høgskoler følger stedets normale åpningstid Forhåndsstemmemottakene i kjøpesentrene holder åpent fra kl Forhåndsstemmeperiode: Det er lovbestemt at den tidlige forhåndsstemmingen skal starte 1. juli, mens ordinær forhåndsstemming skal starte 10. august. Det anbefales at det ved UiB, NHH, Høgskolen på Kronstad, Øyrane Torg, Lagunen og Ikea opprettes forhåndsstemmemottak de to siste ukene før valget (31. august 11. september). Forhåndsstemmeperioden avsluttes fredag 11. september. Forslag til vedtak: Det etableres faste forhåndsstemmelokaler med åpningstider og bemanning til kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 slik det framgår av saken. Dato: 21. august

2 Ragnar Zakariassen - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 2

3 Saksutredning: Datoer for forhåndsstemming og valgting er fastsatt gjennom lov. Valgdagen i 2015 er satt til mandag 14. september, den tidlige forhåndsstemmingen starter 1. juli, mens ordinær forhåndsstemming starter 10. august. Det er opp til det enkelte kommunestyre å avgjøre om det også skal avholdes valg søndag 13. september. Det anbefales at den tidlige forhåndsstemmingen i Bergen kommune som ved tidligere valg legges til Bergen rådhus. I de andre kommunale stemmelokalene starter forhåndsstemmeperioden 10. august. Det anbefales at det på universitetet/høgskolene og kjøpesentrene åpnes for forhåndsstemming de siste to ukene før valgdagen. Forhåndsstemmingen blir avsluttet fredag 11. september. Ved stortings- og sametingsvalget i 2013 ble det etablert i alt 14 faste forhåndsstemmemottak, fordelt på bibliotekene, universitet/høyskoler, offentlige servicesentre og fire kjøpesentre. Bystyredirektøren har i tidligere saker anbefalt en struktur med minst ett forhåndsstemmemottak i hver bydel. Ved stemmemottaket Fanatorget i Ytrebygda bydel har det ved hvert valg blitt avlagt et lavt antall forhåndsstemmer. Til valget i 2015 anbefales det at forhåndsstemmemottaket Ytrebygda bydel avvikles, slik at det ikke etableres et fast forhåndsstemmemottak i denne bydelen (se nærmere omtale senere i saken Ytrebygda bydel). Det ble ved stortingsvalget i 2013 avgitt i alt forhåndsstemmer i Bergen kommune. Selv om det erfaringsmessig blir avgitt flere forhåndsstemmer ved et stortingsvalg enn ved et kommunestyrevalg, var det likevel et uventet høyt antall forhåndsstemmer i 2013 sammenliknet med kommunestyrevalget i 2011 (35509 stemmer). Trenden i hele landet er imidlertid at en økende andel av det totale antall avgitte stemmer i et valg blir avgitt som forhåndsstemmer. På landsbasis ble det i 2013 satt ny rekord i antall forhåndsstemmer, og andelen var 30,2 %. Antall forhåndsstemmer i Norge var i ,8 % høyere enn ved stortingsvalget i I Bergen kommune var trenden enda mer markert, og andelen forhåndsstemmer endte på 37,5 %. I planleggingen legges det derfor til grunn at det ved kommunestyrevalget i 2015 vil bli avgitt betydelig flere forhåndsstemmer enn ved kommunestyrevalget i Som ved tidligere valg ble de fleste forhåndsstemmene i 2013 avgitt på hovedbiblioteket og i infosenteret i rådhuset, med i alt stemmer. Færrest forhåndsstemmer ble det avgitt i det nyetablerte stemmemottaket i NAV Årstad med 382 stemmer. Det ble også avlagt relativt få stemmer ved forhåndsstemmemottaket på Øyrane Torg i Arna (1520 stemmer) og i Fanatorget kjøpesenter i Ytrebygda (1411 stemmer). De fleste av forhåndsstemmelokalene (10) er kommunale arbeidsplasser. De ansatte her bruker deler av sin arbeidstid i forhåndsstemmeperioden til å veilede velgere og ta i mot forhåndsstemmer. Et lite tillegg i lønn for den tiden de bruker til valgarbeidet blir dekket av valgets budsjett. Valgbudsjettet dekker også eventuell overtid og lønn for ansatte som går ekstra vakter. Bibliotekfilialene er gode stemmemottak. De er sentralt plassert i bydelen, de er i all hovedsak lett tilgjengelige og de har mye besøk. I tillegg er de bibliotekansatte erfarne stemmemottakere som gjør en svært god jobb for valget. Bibliotek for Humaniora og NHH biblioteket er statlige arbeidsplasser. De ansatte her deltar i valget på samme måte og på samme vilkår som de kommunalt ansatte. I tillegg styrkes bemanningen noe med personell som bibliotekene skaffer, men der kostnadene fullt ut dekkes innenfor valgbudsjettet. 1 Inkluderer forhåndsstemmer avgitt i institusjon og ved hjemmestemming 3

4 Forhåndsstemmemottakene som er etablert i kjøpesentre må bemannes med egne valgmedarbeidere. Disse lønnes innenfor valgbudsjettet. Forhåndsstemmelokaler og åpningstider ved kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015: Arna: Bystyrets kontor har ved flere valg brukt lokaler i Øyrane Torg som forhåndsstemmemottak. Øyrane Torg er det mest gunstige stedet for stemmemottak i Arna bydel både fordi det er et senter som mange oppsøker og fordi det er lokalisert like ved et kollektivknutepunkt med mange reisende. Gjennom flere valg har arealer i NAV sine lokaler i 3. etasje blitt benyttet til valglokale. Før valget i 2013 ble disse lokalene bygget om, og var derved ikke lenger tilgjengelige som stemmeareal. Det ble derfor tatt i bruk et møterom som er lokalisert i tredje etasje til forhåndsstemmingen. Møterommet ligger noe bortgjemt til og beliggenheten er dermed ikke ideell, men det har ikke vært stort nok alternativt areal tilgjengelig i kjøpesenteret. Øyrane Torg har besøk av om lag kunder pr. uke. Sammenliknet med kundegrunnlaget i Lagunen ( kunder pr uke, 6005 avgitte stemmer i 2013) og Ikea ( kunder pr uke, 4777 avgitte stemmer i 2013), er det et lavt antall forhåndsstemmer som blir avgitt på Øyrane Torg: Ved valget i 2011 ble det i alt avgitt 1136 forhåndsstemmer ved stemmemottaket i Arna bydel, og ved stortingsvalget i 2013 ble det avgitt 1520 stemmer. Det antas at forhåndsstemmelokalets lokalisering i 3. etasje, samt begrenset åpningstid (12-18) er en del av forklaringen på det lave tallet på forhåndsstemmer fra Øyrane Torg. Senteret har planer om at det høsten 2014 skal foretas en mindre ombygging i 2. etasje for å skape et felles knutepunkt og vrimleareal for kundene. Dette arealet kan benyttes i forhåndsstemmeperioden, og valgarealet blir derved lokalisert på et sentralt sted med betydelig mer publikumstrafikk enn i 3. etasje. Det forventes at tallet på forhåndsstemmer med dette vil øke. Det anbefales at åpningstiden for forhåndsstemmelokalet på Øyrane Torg utvides til kl , og at valgperioden starter mandag 31. august og avsluttes fredag 11. september, tilsvarende det som anbefales for Lagunen og Ikea. Bergenhus: Bergenhus har flere gode forhåndsstemmelokaler. Bergen Rådhus og hovedbiblioteket er to av de best tilgjengelige og mest brukte forhåndsstemmelokalene. Til kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2011 ble det avgitt i alt stemmer i disse to valglokalene, og ved stortingsvalget i 2013 ble det avgitt stemmer. Forhåndsstemmelokalet i Bergen Rådhus blir bemannet med ansatte fra infosenteret i tillegg til valgmedarbeidere som blir engasjert av Bystyrets kontor. Det kan avlegges forhåndsstemme i den ordinære åpningstiden til infosenteret. Pågangen av velgere som kommer til dette valglokalet gjør at det er behov for en styrking av bemanningen her. Foreløpig er det ikke avklart mellom informasjonsavdelingen og Bystyrets kontor hvordan forhåndsstemmingen i rådhuset i 2015 skal organiseres og bemannes. Det er derfor for tidlig å stipulere omfanget av bemanningsøkningen. For ikke å komme i konflikt med studiestart har forhåndsstemmeperioden ved Bibliotek for Humaniora og NHH biblioteket vært avgrenset til to uker. Både på UiB og på NHH har det vært vanlig at det blir avgitt mange stemmer. Også på disse to stedene er det mulig å avgi sin stemme i ordinær åpningstid. Fana: Fana bibliotekfilial ligger på gateplan på Nesttun. Den er universelt utformet og svært godt tilgjengelig. Det kan forhåndsstemmes i bibliotekets ordinære åpningstid. 4

5 Lagunen kjøpesenter har vært benyttet ved de tre siste valgene og har vist seg å være et forhåndsstemmelokale der det blir avlagt mange stemmer. Ved stortingsvalget i 2009 ble det avgitt 1969 stemmer og ved kommunestyrevalget i 2011 ble det avgitt 3274 stemmer. Ved stortingsvalget i 2013 ble det avlagt 6005 forhåndsstemmer på Lagunen. Bemanningen ble i 2013 styrket sammenliknet med tidligere valg. Bystyrets kontor har disponert lett tilgjengelige arealer i 2. etasje i kjøpesenteret, og dette er en løsning som har fungert tilfredsstillende. Lagunen har bekreftet at de samme arealene kan stilles til disposisjon ved valget i Kundetilstrømmingen til kjøpesenteret er enda større på lørdagene enn andre dager. Det har derfor vært åpent for forhåndsstemming allerede fra lørdagen to uker før valgdagen. Statistikken viser imidlertid at det ikke er spesielt mange som avgir forhåndsstemme den første lørdagen. Det anbefales derfor at forhåndsstemmeperioden på Lagunen starter mandag 31. august og avsluttes fredag 11. september, og at åpningstiden utvides fra kl til kl , tilsvarende det som anbefales for Øyrane Torg og Ikea. Fyllingsdalen: Oasen bibliotekfilial fungerer godt og har god tilgjengelighet. Det kan forhåndsstemmes i bibliotekets ordinære åpningstid. Laksevåg: Ved Loddefjord bibliotekfilial i Vestkanten er det god tilgjengelighet og det avgis mange stemmer her. Det kan forhåndsstemmes i bibliotekets ordinære åpningstid. Ytrebygda: Det har vært vanskelig å finne en sentral og egnet lokalisering i Ytrebygda. I tidligere år har forhåndsstemmemottaket vært lokalisert til kommunale lokaler i 2. etasje i Fanatorget. I 2011 og i 2013 foregikk forhåndsstemmingen i 1. etasje i selve kjøpesenteret. Ved forhåndsstemmingen i Fanatorget har det ved hvert valg blitt avlagt forhåndsstemmer. Antall forhåndsstemmer økte kun marginalt etter flytting fra de kommunale lokalene og inn i kjøpesenteret. Ved stortingsvalget i 2013 var det i Fanatorget som ved alle andre forhåndsstemmelokaler en økning i antall forhåndsstemmer, og det ble avgitt 1411 stemmer. Ytrebygda bydel har ikke noe klart definert bydelssenter. Det ble i sak til valgstyret i 2013 varslet at ved fortsatt lave forhåndsstemmetall, bør det vurderes om valglokalet bør lokaliseres et annet sted enn Fanatorget. Fanatorget har vært benyttet som forhåndsstemmested fordi kommunen tidligere har hatt sin bydelsadministrasjon i dette bygget. Det finnes små kjøpesentre i Blomsterdalen og på Nordås, og også Søreide er et lokalt knutepunkt, men ingen av disse stedene har funksjon som et sentrum for Ytrebygda bydel. Mange av beboerne i Ytrebygda bydel benytter Lagunen kjøpesenter. Bystyredirektøren anbefaler at Fanatorget avvikles som forhåndsstemmested. Nærmeste forhåndsstemmemottak for innbyggerne i Ytrebygda vil være Lagunen kjøpesenter i Fana og biblioteket i Oasen kjøpesenter i Fyllingsdalen. Det bor mange eldre både i trygdeboliger i selve Fanatorget, og i serviceboliger og seniorleiligheter like ved Fanatorget. For å ivareta disse velgerne anbefales det at det som et nytt tiltak blir organisert forhåndsstemming i serviceboligene i Aurdalslia (se sak om forhåndsstemming i institusjon). Årstad: I Årstad har det tidligere vært to forhåndsstemmelokaler - Landås bibliotekfilial og Ulriken bydelssenter. Til valget i 2011 kunne ikke Ulriken bydelssenter benyttes til stemmelokale fordi det ble tatt i bruk igjen som skolebygg, og det var da kun Landås bibliotekfilial som ble benyttet som forhåndsstemmelokale. Landås bibliotekfilial er et godt stemmemottak og mottar mange stemmer, men er ikke tilrettelagt for 5

6 velgere som er bevegelseshemmet ettersom den eneste adkomsten er via trapp. Det kan forhåndsstemmes i bibliotekets ordinære åpningstid. Lokaler i publikumsmottaket til NAV Årstad ble tatt i bruk som forhåndsstemmemottak i NAV Årstad er byens største NAV-kontor. Det er dermed et stemmelokale der mange innbyggere ferdes. Til tross for sentral plassering med god tilgjengelighet på Danmarks plass, var det kun 382 personer som avla sin forhåndsstemme her. Det anbefales at forhåndsstemmelokalet på NAV Årstad avvikles. I august 2014 åpnet Høgskolen i Bergen sitt nye bygg på Kronstad (Campus Kronstad). Her blir ulike studieretninger lokalisert, og Campus Kronstad vil ha om lag 6000 studenter og 600 ansatte. Høgskolebygget er sentralt plassert i bydelen og ligger like ved bybanen. Høgskolen i Bergen har svart positivt på muntlig forespørsel om det kan etableres forhåndsstemmemottak i høgskolebygget på Kronstad, tilsvarende mottakene på universitetet og NHH. Det anbefales at dette forhåndsstemmemottaket erstatter stemmemottaket i NAV Årstad. Det anbefales at åpningstiden for stemmelokalet følger stedets ordinære åpningstider, tilsvarende praksis i de øvrige offentlige stemmelokalene. Åsane: Det har gjennom mange valg vært forhåndsstemmemottak i biblioteket i Åsane senter. Dette er veletablert og har ved tidligere valg tatt imot rundt 4000 forhåndsstemmer. Ved valget i 2013 ble det tatt imot 5497 forhåndsstemmer i Åsane senter. Det kan forhåndsstemmes i bibliotekets ordinære åpningstid. I forbindelse med valget i 2013 ble det for første gang etablert forhåndsstemmemottak på Ikea. Ordningen var vellykket, og i alt ble det avlagt 4777 stemmer her. Etableringen av forhåndsstemmemottak på Ikea har ikke virket negativt inn på antall stemmer fra forhåndsstemmemottaket i Åsane senter. I 2013 ble antall forhåndsstemmer fra Åsane mer enn doblet sammenliknet med valget i Ikea holder åpent fra 10-22, mens forhåndsstemmingen ved valget i 2013 holdt åpent fra kl Erfaringen ved valget i 2013 var at det fremdeles var en del kunder som ønsket å avlegge stemme når stemmelokalet stengte kl 20. Det kommer dessuten mange kunder til Ikea allerede når dørene åpner om morgenen. Ikea regner at det på en vanlig ukedag kommer om lag kunder, og ca kunder om lørdagen. Når det ble etablert forhåndsstemmemottak på Ikea i 2013, strakte dette seg over to uker og to lørdager, tilsvarende forhåndsstemmemottaket på Lagunen. Statistikken viser imidlertid at det heller ikke på Ikea var spesielt mange som avga forhåndsstemme den første lørdagen. Det anbefales derfor at forhåndsstemmeperioden på Ikea starter mandag 31. august og avsluttes fredag 11. september, og at åpningstiden utvides fra kl til kl , tilsvarende det som anbefales for Øyrane Torg og Lagunen. Av hensyn til kostnadene anbefales det i denne omgang ingen utvidelse av åpningstiden etter kl Krav om to stemmemottakere: Ved valget i 2013 ble registrering av forhåndsstemmer foretatt elektronisk, og stemmen ble godkjent idet den ble avgitt. Også ved tidligere valg har stemmeseddelen blitt registrert elektronisk i forhåndsstemmelokalet, men fram til 2013 ble den endelige godkjenningen av stemmene ikke foretatt før valgurnene ble åpnet og kontrollert på rådhuset. Fordi forhåndsstemmer nå blir godkjent idet de blir avgitt, krever loven at det også ved forhåndsstemmingen skal være to personer til stede når det mottas stemmer, tilsvarende kravet ved valgtinget. 6

7 Det ble i 2013 foretatt en viss styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere når stemmen avgis. Erfaringen viser at på enkelte av mottakene var den ene valgmedarbeideren i perioder opptatt med å informere og veilede velgerne, og å organisere køer. I flere tilfeller var kun en stemmemottaker til stede ved stemmegivingsbordet idet stemmen ble avgitt. Bystyrets kontor sendte derfor en forespørsel til Kommunal- og moderniseringsdepartementet der det blir bedt om en avklaring om hvordan kravet til to stemmemottakere skal anses oppfylt. I svaret fra departementet (se vedlegg) framgår det at det må være to stemmemottakere til stede ved stemmegivningsbordet for at lovkravet skal være oppfylt. En konsekvens av dette blir at bemanningen må styrkes ytterligere. Bemanningsøkningen som ble foretatt i 2013 er ikke tilstrekkelig dersom lovens krav skal være oppfylt. Det største presset på forhåndsstemmingen er i de to siste ukene av perioden. Det vil være i dette tidsrommet at behovet for en styrking av bemanningen blir størst. Kostnader: Det er foreløpig uavklart i hvilket omfang bibliotekene og høgskolene/universitetet vil ha behov for en styrking av bemanningen, men en økning vil helt sikkert være nødvendig. Bystyrets kontor har allerede startet en dialog med bibliotekene om valggjennomføringen i 2015, men hvilke konsekvenser departementets svar om kravet til to stemmemottakere får for bemanningen i bibliotekene er ennå ikke avklart. En oversikt over behovet for bemanningsøkning vil trolig ikke være klar før våren Alle forhåndsstemmelokalene i kjøpesentrene må ha en styrking av bemanningen for å sikre at kravet om to stemmemottakere er oppfylt, blant annet fordi valgmedarbeiderne også må bruke tid på veiledning, til informasjon og til å organisere køen av velgere. I tillegg vil anbefalingen om en utvidelse av åpningstidene til forhåndsstemmelokalene i kjøpesentrene medføre økte kostnader. Etablering av forhåndsstemmemottak i den nye høgskolen på Kronstad vil også føre til økte utgifter. Det er ennå ikke avklart hvordan dette lokalet skal bemannes, men bystyredirektøren anbefaler en ordning tilsvarende den som er brukt på de øvrige utdanningsinstitusjonene, slik at fast ansatte fra høgskolen benyttes som valgmedarbeidere, eventuelt med en ekstern styrking av staben. Avvikling av forhåndsstemmelokaler på Fanatorget og NAV Årstad vil føre til reduserte kostnader. I grove trekk stipuleres det følgende endringer av kostnadsbildet sammenliknet med valget i 2013: Lagunen kjøpesenter: Styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere, samt utvidelse av forhåndsstemmelokalets åpningstid: Økning ca 100 timer IKEA: Styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere, samt utvidelse av forhåndsstemmelokalets åpningstid: Økning ca 80 timer Øyrane Torg: Styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere, samt utvidelse av forhåndsstemmelokalets åpningstid: Økning ca 180 timer Bergen Rådhus: Styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere, samt på grunn av stor pågang av velgere: Omfang uavklart Bibliotekene og høgskolene/universitetet: Styrking av bemanningen for å ivareta kravet om to stemmemottakere: Omfang uavklart Høgskolen på Kronstad: Omfang uavklart Avvikling av forhåndsstemmemottak på Fanatorget: Innsparing 139 timer Avvikling av forhåndsstemmemottak NAV Årstad: Innsparing 120 timer Styrking av bemanning, samt utvidelse av åpningstider for kjøpesentrene vil i alt utgjøre ca 360 timer, tilsvarende en kostnad på om lag kr ,- 2 2 Det er lagt til grunn en timelønn på kr.170,- pluss 34 % arb.g.avg og sos.utg. i alt kr.230,- 7

8 Avvikling av forhåndsstemmestedene på Fanatorget og NAV Årstad vil gi en innsparing på i alt 259 timer, tilsvarende en kostnad på om lag kr ,- Etablering av forhåndsstemmelokale på Campus Kronstad og styrking av bemanningen på bibliotekene og i rådhuset er foreløpig ikke kostnadsberegnet. Forhåndsstemmeperioden: Fra og med valget i 2009 ble det lovpålagt med tidlig forhåndsstemmegivning fra og med 1. juli frem til den ordinære forhåndsstemmegivningen starter. Det har ved hvert valg siden 2009 vært tilrettelagt for tidlig forhåndsstemmegivning i Bergen rådhus. Det anbefales at denne ordningen som har fungert godt, videreføres. Forhåndsstemmeperioden for øvrig er fra 10. august og vil gjelde for hovedbiblioteket og bibliotekfilialene. For Handelshøyskolen, UiB, Høgskolen på Kronstad, Lagunen, Ikea og Øyrane Torg anbefales det at det organiseres forhåndsstemming de siste to ukene før valget, fra og med mandag 31. august til og med fredag 11. september. Forhåndsstemmeperioden avsluttes fredag 11. september. 8