Saksframlegg. Trondheim kommune. STATUSRAPPORT- ELEKTRONISKE SAKSPAPIRER Arkivsaksnr.: 08/38931

Transkript

1 Saksframlegg STATUSRAPPORT- ELEKTRONISKE SAKSPAPIRER Arkivsaksnr.: 08/38931 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak/innstilling: Statusrapport for forsøksprosjektet Elektroniske sakspapirer tas til orientering. ::: Sett inn innstillingen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 08/

2 ... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn Formannskapet vedtok i sak 424/08 å etablere et prosjekt for utprøving av elektroniske sakspapir i formannskapet. Prosjektet ved styringsgruppa ønsker i denne saken å gi en statusrapport. Styringsgruppen vil arbeide videre med forsøksprosjektet med utgangspunkt i vedlagte rapport og synspunkt fra formannskapet ved behandling av denne saken. Styringsgruppa vil utarbeide egen sak om videre fremdrift på området som forelegges formannskapet mot slutten av Konklusjon Formannskapet bør merke seg at forsøksprosjektet så langt har ført til noe utgifter samtidig som det er spart ganske betraktelig i trykkingskostnader.... Sett inn saksutredningen over denne linja Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Hanne Schanke Önen rådgiver Kari Aarnes Leder for Bystyresekretariatet Vedlegg: Statusrapport 1. halvår 2009 Saksfremlegg - arkivsak 08/

3 PROSJEKT ELEKTRONISKE SAKSPAPIRER STATUSRAPPORT 1. HALVÅR 2009 Trondheim 10. juli 2009 Saksfremlegg - arkivsak 08/

4 INNLEDNING I det følgende gis en kort status fra prosjektet elektroniske sakspapirer. Rapporten er utarbeidet av prosjektkoordinator i samarbeid med Bystyresekretariatets leder på oppdrag fra styringsgruppens leder. BAKGRUNN Bakgrunnen for prosjektet er et komiteinitiativ fra Byutviklingskomiteen april 2008 vedr. papirfri komite. Saken ble oversendt Rådmannen for utredning og 11. november 2008 ble følgende vedtatt i Formannskapet. Det etableres et prosjekt i samarbeid med It-tjenesten for utprøving av elektroniske sakspapirer i formannskapet. I prosjektperioden bør følgende gjennomføres/prøves ut: 1. I en pilotperiode (januar-april 2009) deltar et knippe av utvalgets medlemmer i utprøvingen, før hele utvalget går over til elektroniske saksdokumenter. 2. I prosjektperioden skal man: a. Prøve ut eksisterende dataløsning og vurdere behovet for etablering av en skreddersydd løsning med egen politikerportal. b. Vurdere å tilrå hvordan sakene skal presenteres på storskjerm i møtene i forhold til saksbehandlingen i møtet, presentasjon av kart og i forhold til publikum. c. Vurdere og tilrå framtidig pc-utrustning (Tablet pc/oa)for utvalgenes medlemmer. d. Kartlegge og tilpasse arbeidsprosesser for å få en effektiv og god sakshåndtering. e. Vurdere løsning for elektronisk saksbehandling for andre politiske organ, herunder bystyret. ORGANISERING Det ble i desember etablert et prosjekt med IT-tjenesten i en koordinatorrolle. I prosjektgruppen deltar følgende: Kari Aarnes, Bystyresekretariatet Kåre Georgsen, Bystyresekretariatet Kari Myhre, Byarkivet Hanne Schanche Önen, IT-tjenesten (prosjektkoordinator) Prosjektet har en styringsgruppe med følgende medlemmer: Jon Gunnes, leder Elin Engen Harder, Byarkivet Harald Moe, IT-tjenesten Anne Hofstad, Rådmannens fagstab Kari Aarnes, Bystyresekretariatet I tillegg har det vært arbeidet i grupper med deltakere også utenfor prosjektet innen de ulike områdene bl.a. kartlegging av arbeidsprosesser og tilrettelegging i formannskapssalen. Saksfremlegg - arkivsak 08/

5 PROSJEKTETS HOVEDMÅL: Prøve ut eksisterende dataløsning og vurdere behovet for etablering av en skreddersydd løsning med egen politikerportal. Vurdere og tilrå hvordan sakene skal presenteres på storskjerm i møtene i forhold til saksbehandlingen i møtet, presentasjon av kart og i forhold til publikum. Vurdere og tilrå framtidig pc-utrustning (Tablet pc/oa)for utvalgenes medlemmer. Kartlegge og tilpasse arbeidsprosesser for å få en effektiv og god sakshåndtering. Vurdere løsning for elektronisk saksbehandling for andre politiske organ, herunder bystyret. LEVERANSEMÅL I en pilotperiode (januar-april 2009) deltar et knippe av utvalgets medlemmer i utprøvingen, før hele utvalget går over til elektroniske saksdokumenter. Tilgjengeliggjøre saksdokumenter elektronisk på en adekvat måte for utvalgets medlemmer. Sluttrapport med evaluering av løsning for tilgjengeliggjøring, utstyr og presentasjon i møter samt vurdering av behov for politikerportal. Anbefaling om videre fremdrift Gjennomgang og tilpassing av Bystyresekretariatets arbeidsprosesser. EFFEKTMÅL De totale trykkeutgifter for alle politiske saksdokumenter i løpet av ett år beløper seg til i overkant av 1,2 million kroner. Av dette utgjør trykking av bystyreheftene i overkant av kr. De samlede portokostnader for utsending av politiske saksdokumenter ligger på ca kr. i året. Arbeidstid knyttet til oppgaver som konvoluttering, frankering, posthåndtering og kopiering er ikke beregnet. Overgang til elektroniske sakspapirer vil gi miljømessige gevinster både i forhold til reduksjon av papirforbruk og redusert transport. Som følge av at det er besluttet at vararepresentanter fra 2009 ikke skal få saksdokumenter på papir, vil kommunen allerede fra dette tidspunkt ta ut en del av forannevnte gevinster. ØKONOMI Det er ikke avsatt egne midler til prosjektet. Evt. investeringer må prioriteres innen egne budsjetter. OVERORDNET PROSJEKTPLAN Prosjektets arbeid tas sikte på å avsluttes innen Saksfremlegg - arkivsak 08/

6 STATUS STATUS VEDR. PAPIR VS. ELEKTRONISK PR For bystyret, formannskapet og bygningsrådet er saksdokumentene tilrettelagt med bokmerker og kommentarfunksjonalitet. Formannskapets medlemmer (både faste og vara) får sakspapirene kun elektronisk (fra medio juni) Bygningsrådets medlemmer (både faste og vara) får sakspapirene kun elektronisk (fra august) I samtlige komiteer finnes i dag representanter som har reservert seg mot papirutgave. Vararepresentanter i alle komiteer og bystyre får som hovedregel ikke tilsendt sakspapirer. Det understrekes at sakspapirene for samtlige komiteer allerede er tilgjengelig i elektronisk form via publikumsmodulen i sak og arkivsystemet. Denne versjonen vurderes imidlertid ikke å ivareta politikernes behov. Trykkeriutgifter for folkevalgte: 1. halvår 2008: kr halvår 2009: kr KOSTNADER: Kostnader knyttet til løsningen er: Kabling i formannskapssalen: PC-er Programvarelisenser Sum utgifter: Medgått tid er ikke beregnet. RESULTATER I FORHOLD TIL LEVERANSEMÅL I EN PILOTPERIODE (JAN-APRIL 2009) DELTAR ET KNIPPE AV UTVALGETS MEDLEMMER I UTPRØVINGEN, FØR HELE UTVALGET GÅR OVER TIL ELEKTRONISKE SAKSDOKUMENTER. To representanter har kun brukt elektroniske papirer siden januar. Med forbedring av løsningen har resten av formannskapet hatt samme funksjonalitet siden mai. Hele formannskapet er papirfritt fra 16. juni Dette innebærer også at selve møteavholdelsen skal være papirfri representantene og kommunaldirektørene skal benytte PC, ikke ha med utskrifter. TILGJENGELIGGJØRE SAKSDOKUMENTER ELEKTRONISK PÅ EN ADEKVAT MÅTE FOR UTVALGETS MEDLEMMER. Vi har utviklet en løsning der Saksfremlegg - arkivsak 08/

7 Alle saksdokumentene til ett møte lastes ned i én PDF-fil fra nettsidene. Filen er tilrettelagt med bokmerker for enkelt å kunne navigere mellom saker. Filen er søkbar Representantene har mulighet til å legge inn kommentarer, gule lapper, understrekninger osv. i dokumentene slik at det skal være enkelt å bruke det elektroniske dokument i møteforberedelser og møtegjennomføring Løsningen krever gratisprogramvaren Adobe Reader. Denne er standard på de fleste maskiner eller kan lastes ned enkelt fra nettet For at representantene også skal kunne avholde selve møtet med kun PC er formannskapssalen tilrettelagt med strøm og nettuttak Pga manglende utstyr for enkelte representanter ble starttidspunktet for kun å motta dokumentene elektronisk noe forsinket i forhold til opprinnelig plan. Løsningen ble derfor innført for alle fra formannskapsmøte 16. juni. Det sendes ikke lenger ut papirer til andre enn vara som skal møte. Pr. siste møte i juni har de faste i formannskapet og kommunaldirektørene PC-er, informasjon om løsningen og fått tilbud om opplæring/veiledning. De som har tatt i bruk løsningen er fornøyd. Dokumentene med bokmerker og mulighet for å legge inn kommentarer fungerer godt. Ulempe at dokumentene foreløpig bygger på det papirbaserte arkiv og er en skannet versjon av originalene. Dette gir tidvis noe dårlig lesbarhet pga komprimering. Dette vil endre seg når vi går over til elektronisk arkiv. SLUTTRAPPORT MED EVALUERING AV LØSNING FOR TILGJENGELIGGJØRING, UTSTYR OG PRESENTASJON I MØTER SAMT VURDERING AV BEHOV FOR POLITIKERPORTAL. Sluttrapport vil bli lagt frem ved prosjektets slutt. ANBEFALING OM VIDERE FREMDRIFT Styringsgruppen vil legge frem anbefaling om videre fremdrift i løpet av høsten GJENNOMGANG OG TILPASSING AV BYSTYRESEKRETARIATETS ARBEIDSPROSESSER Det har vært gjennomført kartlegging av arbeidsprosessene ved Bystyresekretariatet gjennom to seanser i februar. Kartleggingen viste flere forbedringsområder bl.a. i forhold til behandling av de elektroniske dokumentene som publiseres på nettsidene. Fra å ta behandling av de skannede dokumentene selv tar nå grafisk senter behandlingen av dokumentene som legges ut. (innsetting av bokmerker osv.) Bystyresekretariatet har også i ettertid tatt denne prosessen med Byplankontoret for å få Bygningsrådspapirene ut på samme måte. Gjennomgangen av Bystyresekretariatets arbeid viste også hvor mye papir som håndteres for å gjøre det elektronisk og at en viktig forutsetning i det videre arbeidet er å gå over til fullelektronisk arkiv. På bakgrunn av dette ble det tatt et initiativ overfor rådmannen for å kartlegge arbeidsprosessene i den saksforberedende fasen samt oppfølging av saker for å kunne se hva som skal til for å bli fullelektronisk i hele saksgangen. Det er gjennomført kartlegging av dagens situasjon samt en foreløpig modellering av fremtidig situasjon. Dette arbeidet fortsetter til høsten. Saksfremlegg - arkivsak 08/

8 Dette arbeidet er koordinert med Byarkivets generelle arbeid med overgang til digitalt arkiv i kommunen. RESULTATER I FORHOLD TIL HOVEDMÅL: PRØVE UT EKSISTERENDE DATALØSNING OG VURDERE BEHOVET FOR ETABLERING AV EN SKREDDERSYDD LØSNING MED EGEN POLITIKERPORTAL. Politikermodulen i sak og arkivsystemet er tilsvarende publikumsmodulen der du må åpne hver enkelt sak. Det har tidligere blitt gitt signaler om at dette ikke er ønskelig. Det er heller ikke mulighet til å legge inn kommentarer og jobbe aktivt med dokumentene slik som politikerne har behov for i dagens løsning. Bystyresekretariatet har vært i kontakt med kommuner som bruker dette for å høre erfaringer. For å ivareta politikeres behov for å kunne legge på egne kommentarer osv. sendes det for eksempel i tillegg ut worddokumenter direkte til representantene. Vi har påbegynt dialog med leverandør av sak og arkivsystemet om mulighet for å utvikle tillegg til løsningen som ivaretar våre behov med kommentarfunksjonalitet, alle sakene i ett dokument med mulighet til å jobbe offline osv. VURDERE OG TILRÅ HVORDAN SAKENE SKAL PRESENTERES PÅ STORSKJERM I MØTENE I FORHOLD TIL SAKSBEHANDLINGEN I MØTET, PRESENTASJON AV KART OG I FORHOLD TIL PUBLIKUM. Prosjektet har så langt i prosjektet ikke hatt fokus på dette området. Dette skyldes flere forhold. Dels fordi prosjektet ikke har økonomi til å gå til innkjøp av løsninger på nåværende tidspunkt, dels at vi ønsker å høste noen erfaringer og gjøre oss noen tanker om hvordan dette kan gjøres best mulig. Dette har også sammenheng med hvordan sakene bygges opp og hvilket format de har. Saksbehandlere innen byggesaksområde er opptatt av å kunne utvikle en mer funksjonell å vise og sammenligne kartmateriale i en sak på. Dette arbeidet må forankres innen fagmiljøet og ses på i en større sammenheng utover presentasjon i selve møtet. For publikum vil overgang til elektronisk papirer i formannskap og komiteer ikke ha noen betydning. VURDERE OG TILRÅ FRAMTIDIG PC-UTRUSTNING (TABLET PC/OA)FOR UTVALGENES MEDLEMMER. I prosjektperioden er det så langt valgt å høste erfaringer med 12 bærbare. Tablet PC ble vurdert som uaktuelt i denne fasen pga behov for å utvikle oppsett, spesiell programvare osv. I forhold til utvidelse av løsningene vil dette være en problemstilling vi må komme tilbake til både mht kostnader og løsning. KARTLEGGE OG TILPASSE ARBEIDSPROSESSER FOR Å FÅ EN EFFEKTIV OG GOD SAKSHÅNDTERING. Dette arbeidet er igangsatt både innen Bystyresekretariatet og Rådmannens fagstab. Saksfremlegg - arkivsak 08/

9 VURDERE LØSNING FOR ELEKTRONISK SAKSBEHANDLING FOR ANDRE POLITISKE ORGAN, HERUNDER BYSTYRET. Bystyresekretariatet har valgt å legge ut saksdokumentene på samme vis for samtlige bystyrekomiteer og bystyret. Så løsning for elektronisk saksbehandling er innført for samtlige. Om politikerne kan benytte dette tilbudet er avhengig av utstyr og nettilgang. UTFORDRINGER: Prosjektet skal fremover se på følgende: Overgang til fullelektronisk saksbehandling og arkiv for det politiske området Publisering av saksdokumenter på et egnet format direkte fra sak og arkivsystemet Tilrettelegging av nettsidene for å gjøre det lettere å finne frem PC-utstyr og internett-tilgang til folkevalgte som ikke er heltidspolitikere Vurdere behov for tilrettelegging (kabling m.m) i bystyresalen Arbeidsrutiner for den enkelte politiker, hvordan utnytte løsningene best mulig, møtegjennomføring Hvordan sikre tilgjengelig IKT-kompetanse i hele prosessen Vurdere mer helhetlige løsninger ( politikerportal el.l.) Det er ikke avsatt ressurser og det er viktig å få løsningene inn i budsjettplanleggingen Prosjektet vil fremme anbefalinger for formannskapet på de overnevnte områder i løpet av høsten Trondheim, 10. juli 2009 Jon Gunnes Styringsgruppens leder Hanne Schanche Önen prosjektkoordinator Saksfremlegg - arkivsak 08/