Innlegg fra Bergen byarkiv: Spesialrådgiver Anne Louise Alver og Avdelingsleder Karin Gjelsten

Transkript

1 Innlegg fra Bergen byarkiv: Spesialrådgiver Anne Louise Alver og Avdelingsleder Karin Gjelsten

2 INGEN OBJEKT UTEN DIGITALISERING

3 Ny tittel: INGEN DIGITALISERING UTEN OBJEKT

4 Presentasjon av oss selv: Anne Louise Alver spesialrådgiver for foto og audiovisuelle medier Karin Gjelsten, avdelingsleder for Avdeling for moderne arkiv ved Bergen byarkiv Digitaliseringsenheten (m.m.): byggesaksarkivet, oppmålingsarkivet Bergen Byarkiv

5 Grunner til å digitalisere: 1. Del av fullelektronisk saksbehandling (saksarkiv/dagligarkiv) ikke tema her 2. Gjøre papirbaserte arkiv elektronisk tilgjengelig for daglig saksbehandling og for publikum 3. Sikre og bevare unike kilder 4. Publisere kilder på nett Bergen Byarkiv

6 Gevinster: Digitalisering = Viktig redskap for publikum, ledere, politikere og saksbehandlere Søkbarhet sikrer en effektiv saksbehandling Forenkler tilgangen til offentlige arkiver, politiske og administrative vedtak Bergen Byarkiv

7 Utfordring: Fysiske objekter og digitale kopier Utgangspunktet er en diskusjon som pågår i skjæringen mellom originale, fysiske objekter og digitale kopier av objektene -Og hvordan man i ettertid skal betrakte og vurdere originalene. Bergen Byarkiv

8 Til tross for digitale kopier originalene må bevares! Fortsatt behov for å bevare originalene i sin opprinnelige form og sin opprinnelige sammenheng Dokumentasjon på det totale bildet Noen årsaker til at dette må være slik: Bergen Byarkiv

9 1. Konteksten Denne diskusjonen har flere aspekter eller tråder, og en av dem omhandler konteksten som omgir alle "gjenstander" fysiske som digitale. Det kan være rommet et maleri henger i, eller nettstedet den digitale kopien blir presentert i. Bergen Byarkiv

10 2. Presentasjonsformen Sentral problemstilling: Hva forteller de forskjellige typer presentasjoner av objektene om objektene og hva kan gå tapt / bli vunnet i digitaliseringen? Bergen Byarkiv

11 3. Objektets iboende "metadata Størrelse, tykkelse, tekstur, tyngde, lukt, farge) de taktile og romlige kvaliteter et fysisk objekt har Kan det være mening i å overføre dette til digital form og i så tilfelle hvordan? Når vi nå nærmer oss digitaliserte utgaver av arkiver vil denne problematikken; forholdet mellom original og kopi, komme for fullt Bergen Byarkiv

12 4. Andre egenskaper ved objektene Det visuelle ved gjenstandens eksistens i vår 3-dimensjonale virkelighet Størrelsesforholdet mellom oss og objektet og andre objekter Bergen Byarkiv

13 Verdsetting av objektet: Disse punktene er viktig for verdsetting av objektet, ikke i en kommersiell verdisammenheng, men i en generell oppfatning av verdien i å ta vare på objektet, bevare det for fremtiden. Digital kopiering kan avbilde overflaten og innholdet (f.eks. ordene og slik de framstår visuelt på arket), men kan ikke på samme måte kopiere hele objektet med alle dets aspekter. Bergen Byarkiv

14 Det som kan gå tapt: Objektets totalitet blir redusert til en visuelle gjengivelse av overflaten på en skjem eller vegg For mange objekter er ikke dette en katastrofe, de kan være produsert for innholdet alene (type navnelister, fødselsdata, personalia m.m.). En digital kopi vil ikke nødvendigvis forringe den opprinnelig tenkte meningen. Man vil likevel kunne miste tilhørigheten til det fysiske rom og sammenhengen med annen informasjon som befinner seg i samme fysiske rom. Bergen Byarkiv

15 Brukere av arkivers lesesaler er opptatt av: Informasjon om årstall, navn, beskrivelse av hendelser, vedtakenes ordlyd osv. som ikke trenger objektets fysiske tilstedeværelse (innsubstansiell informasjon). Den digitale formen for informasjonsformidling, som av praktiske årsaker vil være mer presis enn den papirbaserte, løsriver enkeltinformasjonen fra helheten. Bergen Byarkiv

16 Fordeler med digitalisering for lesesalsgjestene (1): Når det gjelder arkiv som ikke allerede er digitalisert: Man behøver ikke presentere hele mapper for å bla seg fram til det aktuelle arket, eller bla gjennom en protokoll for å finne den etterspurte linjen. Det er billigere å bare digitalisere akkurat den ene siden. Bergen Byarkiv

17 Fordeler med digitalisering for lesesalsgjestene (2): Om man digitaliserer et helt arkiv, presenterer man likevel bare den etterspurte eller ønskede informasjonen (= det som institusjonen selv ønsker eller det som bruker ønsker) Hver enkeltopplysning får en karater av unikhet, den er ikke lenger en del av en større sammenheng. Man mister verdien av totalen og forståelsen som ligger i dialogen med informasjon rundt (konteksten). Bergen Byarkiv

18 Diskusjon som kommer: Økonomiske forhold og teknologiske muligheter gjør at vi må vi være forberedt på å kjempe for papirarkivenes fortsatte eksistens parallelt med digitaliseringen. Det kanskje viktigste argumentet for å beholde papirarkiver og -dokumenter er at de er originalene (her: ikke dokumenter som er skapt elektronisk). Vi kan kanskje kalle dem de ekte dokumentene, i betydningen av at de er de fysiske objektene som ble produsert som følge av handlinger den gangen arkivet ble til. Bergen Byarkiv

19 Konklusjon Byarkivet har startet med å digitalisere det som er viktig og betydningsfullt dette skal ikke kasseres uansett! Lenge til vi kommer dit at vi prioriterer å digitalisering av arkivsaker som kan kasseres etter noen år. Bergen Byarkiv

20 TAKK FOR OSS! Bergen Byarkiv