Lokaldemokratireformen

Transkript

1 Lokaldemokratireformen Rammer og føringer for arbeidet September 2016 Saksnr: Et samarbeid mellom BYRÅDET I BERGEN OG BERGEN BYSTYRE

2 2

3 Innholdsfortegnelse 1. Formål med dokumentet Bakgrunn Mål og rammer Mål Overordnete rammer og virketid Grensesnitt mellom byrådet og Bergen bystyre Organisering og ansvarsfordeling Budsjett

4 1. FORMÅL MED DOKUMENTET Hensikten med dette dokumentet er å trekke opp rammer og føringer for arbeidet med lokaldemokratireformen i Bergen kommune, og beskrive samarbeidet mellom byrådet og bystyret, i henhold til bystyresak 176/16 av 15. juni BAKGRUNN Byrådet har i sin politiske plattform tatt inn følgende: «Byrådet ønsker en lokaldemokratireform, og vil i samarbeid med bystyret utrede hvordan en ordning med bydelsdemokrati og tverrfaglighet i bydelene kan se ut. Byrådet ønsker i tillegg å sette ned en «lokaldemokratikommisjon» som skal gi innspill til bystyrets og byrådets arbeid.» Bergen bystyre kom med følgende merknad i møte 16. desember 2015 (sak ) under behandling av byrådets forslag til budsjett 2016/ /Økonomiplan : «Bystyret ønsker å starte prosessen nå med en lokaldemokratireform for å få styrket nærdemokratiet gjennom politiske bydelsstyrer. Bystyret ønsker videre å få vurdert hvordan økt tverrfaglighet i bydelene og en mulig kommunesammenslåing med omegnskommuner kan integreres i prosessen og skape bedre kommunale tjenester for innbyggerne. Bystyret ønsker derfor at det skal nedsettes et eksternt lokaldemokratiutvalg som skal gi innspill til arbeidet og ber om at Bystyrets Kontor og byrådet samordner prosessene med nærdemokrati og økt tverrfaglighet slik at mandatet for et eksternt lokaldemokratiutvalg kan legges fram for bystyret første halvdel av 2016 sammen med en forventet framdriftsplan.» I Bergen bystyre 15. juni 2016 (sak 176/16) ble det fattet vedtak om å nedsette et eksternt lokaldemokratiutvalg, og igangsette et arbeid i Bergen kommune vedrørende etablering av bydelsstyrer og økt tverrfaglig samordning på bydelsnivå. Byrådet i Bergen oppnevnte utvalgsleder i møte 22. september 2016 (sak 1310/16). 4

5 3. MÅL OG RAMMER 3.1 MÅL Målet med lokaldemokratireformen er økt demokrati og tverrfaglighet. Gjennom arbeidet med lokaldemokratireformen skal en fremskaffe et godt utredet beslutningsgrunnlag som Bergen bystyre kan ta stilling til sommeren Det skal etableres et godt samarbeid mellom byrådet og bystyret, og sikre involvering av ansatte og folkevalgte i Bergen kommune. Det er et mål å skape offentlig debatt og å involvere byens innbyggere i prosessen. 3.2 OVERORDNETE RAMMER OG VIRKETID Lokaldemokratireformen skal gjennomføres i løpet av denne valgperioden og frem til valget i Prosjektet deles inn i 3 faser: Fase 1: Innhenting av kunnskapsgrunnlag og diskusjoner (høst 2016 og ut 2017) Fase 2: Politisk diskusjon og prinsippavklaringer (høst 2017 til sommer 2018) Fase 3: Forberedelser og nødvendig endringer fram mot valg 2019 Fase 1 - Innhenting av kunnskapsgrunnlag og diskusjoner I fase 1 skal det legges frem 2 saker til politisk behandling: 1. Den første delutredningen skal legges frem for bystyret i juni 2017 og omhandle rapporten fra lokaldemokratiutvalget. 2. I løpet av høsten 2017 skal det fremmes en sak hvor en diskuterer hva det vil si for dagens fullmaktstruktur og oppgavefordeling å etablere et nytt folkevalgt organ med beslutningskompetanse på bydelsnivå. Saken skal ta stilling til hvilke faktiske oppgaver bydelsstyrene skal tildeles avgjørelsesmyndighet på. Fase 2 - Politisk diskusjon og prinsippavklaringer Til sommeren 2018 skal det legges frem en sak for bystyret om hvordan kommunenes administrasjon skal organiseres for å ivareta behovet for en sterkere faglig samordning på bydelsnivå, og hvordan denne organisasjonen skal forholde seg til bydelsstyrene faglig og 5

6 politisk. Hensyn til føringer fra de to foregående sakene i fase 1 skal legges til grunn for arbeidet. Fase 2 går fra høsten 2017 til sommeren Fase 3 - Forberedelser og nødvendige endringer fram mot valg 2019 Fram mot valget skal de politiske beslutningene om nærdemokrati og tverrfaglighet forberedes iverksatt før valget GRENSESNITT MELLOM BYRÅDET OG BERGEN BYSTYRE Arbeidet med lokaldemokratireformen skal være et samarbeidsprosjekt mellom byrådet og bystyret med et sekretariat for koordineringsgruppen lagt til byrådsleders avdeling. 4. ORGANISERING OG ANSVARSFORDELING Arbeidet med lokaldemokratireformen samordnes fra en koordineringsgruppe for fase 1 som skal sikre dialog, informasjonsutveksling og ansvarsfordeling mellom partene. I fase 2 og 3 vil denne organisasjonsmodellen nødvendigvis måtte endres med en ny organisasjon med tilstøtende prosjektgrupper som skal forberede iverksetting av ordningen etter at bystyret har fattet endelig vedtak om ordningen sommeren 2018 (fase3). Det skal også opprettes et sekretariat for koordineringsgruppen som skal plasseres ved byrådsleders avdeling. Koordineringsgruppe Byrådsleder, ordfører, kommunaldirektør og bystyredirektør Sekretariat Lokaldemokratireformen Eksternt Lokaldemokratiutvalg Prosjektgruppe Bystyrets organer KFPS Prosjektgruppe Byrådet Sekretariat bystyredirektør Sekretariat Kommunaldirektør BLED Organisasjonskart for Fase 1 6

7 Koordineringsgruppen sin funksjon Koordineringsgruppen skal koordinere arbeidet med lokaldemokratireformen og sikre samarbeid på tvers av organisasjonen for å få en helhetlig leveranse i henhold til bystyresak 176/16 av 15. juni Koordineringsgruppen skal spesifisere arbeidsoppgaver og sørge for informasjonsutveksling på hva prosjektene på henholdsvis bystyresiden og byrådssiden tar opp, og sikre at arbeidet med tverrsektoriell samordning og modeller for politisk styring samkjøres. Koordineringsgruppen har et ansvar for å legge til rette for lokaldemokratiutvalgets arbeid ved å åpne egen organisasjon for de spørsmål og vurderinger utvalget måtte ha. Koordineringsgruppen består av byrådsleder, ordfører, bystyredirektør og kommunaldirektør fra byrådsleders avdeling. Koordineringsgruppen får bistand av leder for sekretariatet. Sekretariatets funksjon Sekretariatet skal bistå koordineringsgruppen og lokaldemokratiutvalgets arbeid. Sekretariatet skal minimum bestå av en sekretariatsleder fra byrådsleders avdeling og en representant fra bystyrets kontor. Sekretariatet kan suppleres med flere medlemmer etter behov. Medlemmer til sekretariatet velges utfra bakgrunn, erfaring, kunnskap, kompetanse og egnethet. Sekretariatet settes sammen av kommunaldirektør ved byrådsleders avdeling og godkjennes av koordineringsgruppen. Eksternt lokaldemokratiutvalg Det utarbeides en egen oppdragsbeskrivelse for det eksterne lokaldemokratiutvalget som skal gir innspill til arbeidet. Sammensetting og mandat for utvalget settes av byrådet i henhold til sak 176/16 i Bergen bystyre 15. juni 2016, og de vedtak som ble fattet i saken. Ansvar byrådet Byrådet organiserer arbeidet med reformen slik en selv finner det hensiktsmessig. Byrådet er tillagt ansvar og fullmakter til å oppnevne lokaldemokratiutvalget med medlemmer og mandat som beskrevet i bystyresak 176/16. Ansvar bystyret Bystyret organiserer arbeidet med reformen slik en selv finner det hensiktsmessig. 7

8 5. BUDSJETT Prosjektet skal fremme forslag til tertialrapport om inndekning av kostnader for 2016 for prosjektet i henhold til vedtakspunkt 4 i sak 176/16 i Bergen bystyre 15. juni

9 9

10 Byrådsleders avdeling Bergen kommune 10