Dato: 15. desember 2009 /09. Justering av bydelsstyrenes fullmakter og reglement BYDE

Transkript

1 Dato: 15. desember 2009 /09 Justering av bydelsstyrenes fullmakter og reglement TANB BYDE Hva saken gjelder: Bystyret ber i BEBY-sak 139/09 bystyrets kontor om å legge fram en egen sak om justeringer i bydelsstyrenes fullmakter og reglement. Justeringen er begrenset til å korrigere gjeldende fullmakter og reglement i forhold til allerede vedtatte endringer. I tillegg er det foretatt neon mindre presiseringer og endringer for å tydeliggjøre allerede vedtatte bestemmelser. Ut fra vedtak i andre saker og ut fra vurdering av gjeldende praksis, har bystyrets kontor foretatt en gjennomgang og foreslått tilpasninger av gjeldende reglement og fullmakter. I saksutredningen følger en gjennomgang av hvilke endringer disse vedtakene medfører, i tillegg til redaksjonelle endringer. I ny tekst markeres endringene med understreking. Fullstendig forslag til nye fullmakter og reglement for bydelsstyrene fremgår av vedlegg 1 og 2. Forslag til innstilling til bystyret: 1. Bergen bystyre vedtar justerte fullmakter for bydelsstyrene slik det fremgår av vedlegg Bergen bystyre vedtar justert reglement for bydelsstyrene slik det fremgår av vedlegg 2. Roar Kristiansen bystyredirektør Tale Nesmann Berntsen rådgiver Vedlegg 1: Justerte fullmakter for bydelsstyrene Vedlagg 2: Justert reglement for bydelsstyrene 1

2 Saksutredning: Justering av fullmakter og reglement for bydelsstyrene Bystyret ber i BEBY-sak 139/09 bystyrets kontor om å legge fram en egen sak om justeringer i bydelsstyrenes fullmakter og reglement. I løpet av valgperioden har det blitt gjort flere vedtak som har justert bydelsstyrenes fullmakter og reglement. Dette gjelder: BEBY-sak 44/09: Opplegg for rapportering og arbeid med politisk tilsyn og kontroll i bystyrets organer BEBY-sak 155/09: Opplegg for behandling av budsjett for 2010/økonomiplan for i bystyrets organer BEBY-sak 149/09: Ny plan- og bygningsliv (plandelen)- delegasjon Ut fra vedtak gjort i disse sakene og ut fra vurdering av gjeldende praksis, har bystyrets kontor foretatt en gjennomgang og foreslått tilpasninger av gjeldende reglement og fullmakter. Bydelsstyrenes fullmakter- endringer 1.1 Hovedprinsipper for bydelsstyrenes plass i forvaltningen Tredje ledd, dagens ordlyd: "Bydelsstyret er et organ på bystyresiden og utøver fullmakter på vegne av bystyret på nærmere spesifiserte oppgaveområder med utgangspunkt i den enkelte bydel. Byrådet utreder de saker bydelsstyrene behandler. Byrådet lager innstilling i de saker som legges frem." I paragrafens tredje ledd endres ordet "på" til "innen". I praksis er det enten byrådet eller bystyrets kontor som utreder sakene bydelsstyrene behandler. Det foreslås også å stryke setningen "byrådet lager innstilling i de saker som legges frem" siden flere saker i praksis legges frem uten forslag til vedtak. "Bydelsstyret er et organ på bystyresiden og utøver fullmakter på vegne av bystyret innen nærmere spesifiserte oppgaveområder med utgangspunkt i den enkelte bydel. Byrådet eller bystyrets kontor utreder de saker bydelsstyrene behandler. 2.3 Politisk tilsyn og kontroll "Bydelsstyret har (fra ) oppgaver knyttet til politisk tilsyns- og kontrollvirksomhet vedr. bydelsrelaterte oppgaver og tjenester innenfor feltene helse, sosiale tjenester, oppvekst, kultur, miljø- og byutvikling. 2

3 Bydelsstyret behandler saker byrådet legger frem i form av status vedr kommunens virksomhet på bydelsnivå. I den forbindelse kan bydelsstyret ta initiativ for å sette saker vedr tilsyn og kontroll på dagsorden knyttet til bydelen som geografisk territorium. Organisering av tilsyn og kontroll for bydelsstyrene må sees i sammenheng med den prosess for konkretisering av oppgaver, roller og ansvar som er satt i gang på bred basis på bystyresiden. Nærmere retningslinjer for dette arbeidet gis i reglement for bydelsstyrene" Ut fra vedtak i BEBY- sak 44/09, pkt 7 og 8 erstattes dagens ordlyd i 2.3 med følgende ordlyd: "Bydelsstyrene har ansvar for tilsyn og kontroll på de områdene hvor de har beslutningsmyndighet. Bydelsstyrene kan uttale seg til Bergen kommunes årsmelding." "Bydelsstyrene har ansvar for tilsyn og kontroll på de områdene hvor de har beslutningsmyndighet. Bydelsstyrene kan uttale seg til Bergen kommunes årsmelding." 2.4 Årsbudsjett og økonomiplan "Bydelsstyrene har i forbindelse med behandling av årsbudsjett og økonomiplan, uttalerett til finanskomiteen vedr. budsjettposter som ligger innenfor bydelsstyrenes beslutningsmyndighet og de delene av driftsbudsjett, investeringsbudsjett og økonomiplan som har stor relevans for bydelen. Nærmere retningslinjer for dette fastsettes i økonomireglementet" I forhold til vedtak i BEBY-sak 155/09 og FORUTV-sak 203/09 endres paragrafens første ledd fra "uttalerett til finanskomiteen" til "uttalerett til ansvarlig bystyrekomité". Nytt ledd: Nærmere retningslinjer for bydelsstyrenes behandling av årsbudsjett og økonomiplan fastsettes gjennom bystyrets årlige gjennomgang av budsjettbehandlingen i bystyrets organer. "Bydelsstyrene har i forbindelse med behandling av årsbudsjett og økonomiplan, uttalerett til "ansvarlig bystyrekomite" vedr. budsjettposter som ligger innenfor bydelsstyrenes beslutningsmyndighet og de delene av driftsbudsjett, investeringsbudsjett og økonomiplan som har stor relevans for bydelen. Nærmere retningslinjer for bydelsstyrenes behandling av årsbudsjett og økonomiplan fastsettes gjennom bystyrets årlige gjennomgang av budsjettbehandlingen i bystyrets organer." 3

4 2.5 Rapportering Bydelsstyrene avgir årsrapport til bystyret. Nærmere retningslinjer for dette arbeidet gies i reglementet for bydelsstyrene. Retningslinjer for rapportering står nærmere beskrevet i reglementet. Det foreslås derfor å ta dette punktet helt ut av fullmaktene. DEL 3: BYDELSSTYRENES FAGKOMPETANSE 3 Fagfullmakter byutvikling Som en følge av ny plan- og bygningslov, vedtatt av Stortinget i 2009, har bystyret vedtatt endringer i bydelsstyrenes fullmakter, jfr. BEBY-sak 149/09 vedtatt Avgjøre klager i mindre klagesaker Bydelsstyrene har myndighet til å avgjøre klager i mindre byggesaker. Med mindre byggesaker forstår en oppføring av frittstående eneboliger, tomannsboliger, småhus i grupper og sammenbygd i kjeder/rekker med mer, avgrenset til inntil to boenheter i høyden. Videre omfattes mindre tiltak på bebygd boligeiendom som frittliggende garasjer, boder, tilbygg, påbygg, underbygg, bruksendring, fasadeendringer, murer, terrenginngrep og lignende. Bydelsstyrenes fullmakt er begrenset av følgende forhold: 1. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra kommune(del)plan, reguleringsplan eller bebyggelsesplan vedrørende fastsatt arealbruk eller andre forhold fastsatt på plankart. 2. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bestemmelser til kommune(del)plan, reguleringsplan eller bebyggelsesplan. 3. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bygningsvedtekter inkludert parkeringsvedtekter. 4. Bygningens høyde må ikke være i strid med bestemmelsen i plan- og bygningsloven 70 nr 1, 2. punktum. 3.2 Høringsrett i lokale arealplansaker Ved 1. gangs behandling etter plan- og bygningsloven skal plansaker med vesentlig betydning for bydelen, sendes til bydelsstyrene som har rett til å uttale seg til planforslaget. 4

5 Høringsretten gjelder kommuneplan, kommunedelplaner og reguleringsplaner med unntak av mindre vesentlige reguleringsendringer som behandles etter plan- og bygningsloven 28-1 nr 2. Bebyggelsesplaner omfattes ikke av bydelsstyrenes høringsrett etter første ledd. Endringer: Bydelsstyrenes fullmakter endres ved at ordet "Bebyggelsesplan" tas ut av fullmaktene 3.1, punkt 1 og 2. Dette skyldes at "bebyggelsesplan" ikke utgjør en egen plantype i den nye loven. I 3.2. første ledd, er ordet "plandelen" tatt inn i parentes for å gjøre det tydelig at det er den nye loven som regulerer planarbeidet. I unntaket i 3.2, andre ledd, er uttrykket "mindre vesentlige reguleringsendringer" erstattet med de formuleringene som følger av ny lov Avgjøre klager i mindre byggesaker Bydelsstyrene har myndighet til å avgjøre klager i mindre byggesaker. Med mindre byggesaker forstår en oppføring av frittstående eneboliger, tomannsboliger, småhus i grupper og sammenbygd i kjeder/rekker med mer, avgrenset til inntil to boenheter i høyden. Videre omfattes mindre tiltak på bebygd boligeiendom som frittliggende garasjer, boder, tilbygg, påbygg, underbygg, bruksendring, fasadeendringer, murer, terrenginngrep og lignende. Bydelsstyrenes fullmakt er begrenset av følgende forhold: 1. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra kommune(del)plan eller reguleringsplan vedrørende fastsatt arealbruk eller andre forhold fastsatt på plankart. 2. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bestemmelser til kommune(del)plan eller reguleringsplan. 3. Tiltaket må ikke kreve dispensasjon fra bygningsvedtekter inkludert parkeringsvedtekter. 4. Bygningens høyde må ikke være i strid med bestemmelsen i plan- og bygningsloven 70 nr 1, 2. punktum. 3.2 Høringsrett i lokale arealplansaker Ved 1. gangs behandling etter plan- og bygningsloven (plandelen) skal plansaker med vesentlig betydning for bydelen, sendes til bydelsstyrene som har rett til å uttale seg til planforslaget. Høringsretten gjelder kommuneplan, kommunedelplaner og reguleringsplaner med unntak av mindre endringer i reguleringsplan" og "utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplan" som behandles etter plan- og bygningsloven 12-14, andre ledd. 5

6 3.3 Navnsetting Bydelsstyrene er delegert myndighet til å fastsette nye navn på kommunale gater, veier, parker, plasser, skoler, barnehager, institusjoner, bydeler, boligfelt og andre kommunale bygninger og anlegg innenfor bydelen. (Myndighet til å fatte vedtak om skrivemåten etter Stadnamnlova 5, 2. ledd, ligger til byrådet.) Bydelsstyrenes vedtak skjer med utgangspunkt i innstilling fra byrådet. I byrådets innstilling skal det normalt være minst 2 alternativer. I saker der to eller flere bydelsstyrer er berørt i samme sak og de respektive vedtak avviker fra hverandre, fattes endelig vedtak av byrådet. Endring Det er kommet innspill fra byrådet om følgende tillegg til 3.3, andre ledd: "Dersom bydelsstyrene finner å ville vedta andre navnealternativ enn de som er innstilt av byrådet, bør uttale fra navnekonsulentene innhentes før endelig vedtak fattes". Dette begrunnes med henvisning til stadsnamnlova som sier at navnekonsulenten skal uttale seg om skriftformen (stadsnavnlova 6) og eventuelle konflikter med navnevernet ( 3) før et navn blir vedtatt. "Bydelsstyrene er delegert myndighet til å fastsette nye navn på kommunale gater, veier, parker, plasser, skoler, barnehager, institusjoner, bydeler, boligfelt og andre kommunale bygninger og anlegg innenfor bydelen. (Myndighet til å fatte vedtak om skrivemåten etter stadnamnlova 5, 2. ledd, ligger til byrådet.) Bydelsstyrenes vedtak skjer med utgangspunkt i innstilling fra byrådet. I byrådets innstilling skal det normalt være minst 2 alternativer. Dersom bydelsstyrene finner å ville vedta andre navnealternativ enn de som er innstilt av byrådet, bør uttale fra navnekonsulentene innhentes før endelig vedtak fattes I saker der to eller flere bydelsstyrer er berørt i samme sak og de respektive vedtak avviker fra hverandre, fattes endelig vedtak av byrådet." 5 Fullmakter vedrørende tilskuddsordninger 5.1 Fordeling av tilskuddsordninger "Bydelsstyret har ansvar for tildeling av tilskudd for medlems- og interesseorganisasjoner med eldreformål". Begrepet "eldreformål" foreslås byttet ut med "seniorkultur" siden dette speiler begrepsbruken i den aktuelle tilskuddsordningen. Som en følge av dette blir det også gjort noen rent språklinge endringer. "Bydelsstyret har ansvar for tildeling av tilskudd for medlems- og interesseorganisasjoner som arbeider med senior-kultur". 6

7 "Bydelsstyret har ansvar for tildeling av tilskudd til medlems- og interesseorganisasjoner som arbeider med senior-kultur". 6 Tverrsektorielle prosjekter 6.1 Tilskudd til stimulering av aktivitet Innenfor de budsjettmidler det enkelte bydelsstyret får til disposisjon, kan bydelsstyret gi tilskudd til aktiviteter som stimulerer til tverrsektorielle (samarbeids) prosjekter i bydelene Det har til nå ikke vært avsatt frie midler i bydelsstyrenes budsjett, og det har dermed ikke vært mulig å gi tilskudd til slike aktiviteter. Det foreslås at paragrafen endres til å ta høyde for dette forbeholdet. "I den grad det finnes frie midler innenfor de budsjettmidler det enkelte bydelsstyret får til disposisjon, kan bydelsstyret gi tilskudd til aktiviteter som stimulerer til tverrsektorielle (samarbeids)prosjekter i bydelene." Bydelsstyrenes reglement, endringer 2. Lovverk saksbehandlingsregler Bydelsstyrene er opprettet med hjemmel i kommunelovens 12 om kommunedelsutvalg. Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven for kommunens virksomhet, herunder kommunens virksomhet etter andre lover. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap II, kommuneloven 40 nr 3 og kommunens reglement for inhabilitet. Kommunens etiske retningslinjer gjelder for bydelsstyrenes medlemmer. Kommunelovens kapittel 6 Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer gjelder for bydelsstyrene, med de presiseringer og tilleggsbestemmelser som er nødvendig. Andre ledd "Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap II, kommuneloven 40 nr 3 og kommunens reglement for inhabilitet" flyttes til 15 "Habilitetsregler". Bydelsstyrene er opprettet med hjemmel i kommunelovens 12 om kommunedelsutvalg. Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven for kommunens virksomhet, herunder kommunens virksomhet etter andre lover. Kommunens etiske retningslinjer gjelder for bydelsstyrenes medlemmer. 7

8 Kommunelovens kapittel 6 Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer gjelder for bydelstyrene, med de presiseringer og tilleggsbestemmelser som er nødvendig. 3. Valg og sammensetning av bydelsstyrer Bergen kommune er politisk inndelt i åtte bydeler med bydelsstyrer i Arna, Bergenshus, Fana, Fyllingsdalen, Laksevåg, Ytrebygda, Årstad og Åsane. Bydelsstyrer i bydeler med til innbyggere har 9 medlemmer. Bydelsstyrer i bydeler med mer enn innbyggere har 11 medlemmer. Bydelsstyrene velges av bystyret. Ved valg av bydelsstyrene legges sammensetningen i bystyret til grunn. Bystyret velger ledere og nestledere for bydelsstyrene. Medlemmer og varamedlemmer skal være bosatt i bydelen. Bydelsstyrene skal ikke ha medlemmer som ved konstitueringen er medlem i bystyret. Trer et fast medlem ut av bydelsstyret velges nytt medlem av bystyret. Endring Ordlyden som omhandler krav om at medlemmer og varamedlemmer skal være bosatt i bydelen viser seg å være vanskelig å overholde i praksis. Det er nødvendig å endre paragrafen slik at den blir mer fleksibel for å ta høyde for at medlemmer flytter i løpet av valgperioden. Paragrafens fjerde ledd endres til "Medlemmer og varamedlemmer skal ved konstituering av bystyret være bosatt i bydelen". Det foreslås også en presisering av at samme person ikke kan være medlem av både bystyret og et bydelsstyre på tidspunktet for bystyrets konstituering: "Bydelsstyrene skal ikke ha medlemmer som ved bystyrets konstituerende møte også er medlemmer i bystyret". I tillegg foreslår vi et nytt ledd: "Medlemmer som velges ved suppleringsvalg i valgperioden bør være bosatt i bydelen." Bergen kommune er politisk inndelt i åtte bydeler med bydelsstyrer i Arna, Bergenshus, Fana, Fyllingsdalen, Laksevåg, Ytrebygda, Årstad og Åsane. Bydelsstyrer i bydeler med til innbyggere har 9 medlemmer. Bydelsstyrer i bydeler med mer enn innbyggere har 11 medlemmer. Bydelsstyrene velges av bystyret. Ved valg av bydelsstyrene legges sammensetningen i bystyret til grunn. Bystyret velger ledere og nestledere for bydelsstyrene. Medlemmer og varamedlemmer skal ved konstituering av bystyret være bosatt i bydelen. Medlemmer som velges ved suppleringsvalg i valgperioden bør være bosatt i bydelen. 8

9 Bydelsstyrene skal ikke ha medlemmer som ved bystyrets konstituerende møte også er medlem i bystyret. Trer et fast medlem ut av bydelsstyret velges nytt medlem av bystyret. 4. Arbeidsoppgaver Bydelsstyrene skal behandle følgende kategorier saker: a) Bydelsstyrene er høringsinstans ved 1.gangsbehandling av planer etter plan- og bygningsloven b) Bydelsstyrene har uttalerett til bystyret i saker som Forretningsutvalget delegerer til bydelsstyrene c) Bydelsstyrene har innstillingsrett til bystyret i private forslag og innbyggerinitiativ med klar tilknytting til en bydel etter behandling i Forretningsutvalget d) Bydelsstyrene er saksforberedende organ for bystyret på de områder som er definert i bydelsstyrenes fullmakter e) Bydelsstyrene har beslutningsmyndighet i saker slik disse er definert i fullmaktene 3-6. Ansvaret og beslutningskompetansen utøves innenfor de lover, regler og avtaler som gjelder for angjeldende områder, bystyrets mål- og resultatkrav, samt standarder og normer slik disse vedtas av bystyret. Endring Bydelsstyrene innstiller og uttaler seg til bystyret via ansvarlig bystyrekomité. Dette medfører en gjennomgående redaksjonell endring i hele 4. Bydelsstyrene skal behandle følgende kategorier saker: a) Bydelsstyrene er høringsinstans ved 1.gangsbehandling av planer etter plan- og bygningsloven b) Bydelsstyrene har uttalerett til ansvarlig bystyrekomité i saker som Forretningsutvalget delegerer til bydelsstyrene c) Bydelsstyrene har innstillingsrett til ansvarlig bystyrekomité i private forslag og innbyggerinitiativ med klar tilknytting til en bydel etter behandling i Forretningsutvalget d) Bydelsstyrene er saksforberedende organ for ansvarlig bystyrekomité på de områder som er definert i bydelsstyrenes fullmakter e) Bydelsstyrene har beslutningsmyndighet i saker slik disse er definert i fullmaktene 3-6. Ansvaret og beslutningskompetansen utøves innenfor de lover, regler og avtaler som gjelder for angjeldende områder, bystyrets mål- og resultatkrav, samt standarder og normer slik disse vedtas av bystyret. 6. Møteprinsippet og møteledelse Bydelsstyrene treffer sine vedtak i møte. Bydelsstyrets møter ledes av bydelsstyrenes leder eller nestleder. Har begge forfall velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 9

10 Bydelsstyrelederen kan beslutte å ta en sak opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få saken avgjort før neste møte, og det enten ikke er tid til å innkalle til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Det skal føres møtebok over forhandlingene i bydelsstyret og de øvrige folkevalgte organer i bydelen. Ordet "møtebok" erstattes av "protokoll" paragrafens siste ledd. Ny ordlyd, siste ledd: "Det skal føres protokoll over forhandlingene i bydelsstyret og de øvrige folkevalgte organer i bydelen." 8. Fastsetting av møter og innkalling Møte i bydelsstyrene skal finne sted på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv. og ellers når bydelsstyreleder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Bydelsstyrelederen setter opp saksliste for det enkelte møte. Innkalling og saksliste skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel og som hovedregel senest 5 dager før møtedagen. Ved forfall innkaller Bystyrets kontor varamedlem i henhold til reglene i kommuneloven 16 punkt 1. Ny setning i paragrafens siste ledd: "Forfall skal meldes skriftlig til bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn". Ny ordlyd, siste ledd: "Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. Ved forfall innkaller Bystyrets kontor varamedlem i henhold til reglene i kommuneloven 16 punkt 1." Endring av rekkefølge for 10, 11, 12, og 13 For å bedre logikken i fremstillingen av foreslås å stokke om på rekkefølgen på paragrafene Opprinnelig nummerering vises i parentes. 10. Forslag (tidligere 13) Bare bydelsstyrenes medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan sette fram forslag. Forslaget skal være utformet slik det skal lyde og skal leveres skriftlig og i undertegnet stand til bydelsstyreleder. Bydelsstyreleder refererer forslaget. Forslag om utsettelse av sak som er under behandling kan fremsettes muntlig. Bydelsstyrenes medlemmer kan selv ta opp en sak/ tema til behandling som ligger innenfor bydelsstyrenes ansvarsområder. Det kan også treffes vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av medlemmene motsetter seg dette. 10

11 I paragrafen omtales bydelsstyrets medlemmers mulighet til å ta opp en sak/tema til behandling. I dagens ordlyd sier dette punktet at "bydelsstyrenes medlemmer kan selv ta opp en sak/ tema til behandling som ligger innenfor bydelsstyrenes ansvarsområder". Dette er nok et tilfelle hvor reglementet kan tolkes ulikt alt etter som man henviser til bydelsstyrenes generelle fullmakter og overordnede målsettinger eller til fagfullmaktene. Denne paragrafen leses i dag dit hen at bydelsstyrenes medlemmer kan ta initiativ til å ta opp en sak så lenge denne saken faller inn under de generelle fullmaktene med blant annet å ha fokus på bydelen som geografisk område, men at reglementet begrenser hva bydelsstyret faktisk kan gjøre i saken (avgi en uttale, gjøre vedtak ). Bystyredirektøren anbefaler at setningen spesifiseres ved ny ordlyd: "Bydelsstyrenes medlemmer kan selv ta initiativ til å ta opp et tema som ligger innenfor bydelsstyrenes ansvarsområder." Bare bydelsstyrenes medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet kan sette fram forslag. Forslaget skal være utformet slik det skal lyde og skal leveres skriftlig og i undertegnet stand til bydelsstyreleder. Bydelsstyreleder refererer forslaget. Forslag om utsettelse av sak som er under behandling kan fremsettes muntlig. Bydelsstyrenes medlemmer kan selv ta initiativ til å ta opp en sak/ tema som ligger innenfor bydelsstyrenes ansvarsområder. Det kan også treffes vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av medlemmene motsette seg dette. 11. Vedtaksførhet (tidligere 10) Bydelsstyreutvalg kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene er til stedet under forhandlingen og avgir stemme i vedkommende sak. 12. Endring av saksliste. Forespørsler (tidligere 11) Bydelsstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. Forslag om å fjerne setningen " Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten". Det er uklart hvilke saker det her refereres til og om punktet reelt sett regulerer arbeidsformen i møtet. Bydelsstyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. 11

12 13. Avstemninger (tidligere 12) Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av 4-8. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. 15. Habilitetsregler Medlemmer av bydelsstyrene skal gjøre seg kjent med de gjeldende regler om habilitet og avgjørelse av habilitetsspørsmål. Paragrafens eksisterende ordlyd erstattes av tidligere andre ledd i 2: "Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap II, kommuneloven 40 nr 3 og kommunens reglement for inhabilitet". Begrunnelsen for dette er at man i disse lovverkene finner en fullstendig beskrivelse av hvordan man praksis håndterer spørsmål om habilitet, både melding, vurdering og avgjørelse. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap II, kommuneloven 40 nr 3 og kommunens reglement for inhabilitet. 16. Deputasjoner Utsendinger fra foreninger, grupper o.l. gis mulighet til å holde muntlig innlegg i en sak som står på bydelsstyrets saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger om dette skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl 1200 dagen før bydelsstyret mottar deputasjoner. Det bør leveres en skriftlig oversikt som angir navn på foreningen/gruppen, hvem som møter, hvilken sak på sakskartet det gjelder og et kort skriftlig sammendrag om det utsendingen vil fremføre. Bydelsstyrene mottar deputasjoner ved møtets begynnelse i det ordinære møtet eller i egne deputasjonsmøter. Møtet med den enkelte utsending skal holdes innenfor rammen av 5 minutter. Det protokolleres hvem som har møtt. Ordet "deputasjon" i tittelen endres til "muntlig innlegg fra berørte parter". Dette gjøres som en følge av at begrepsbruken er endret i informasjonen fra andre politiske utvalg, samt at det gjør det lettere å forstå hva som faktisk skjer i møtet. Dette blir en gjennomgående endring i hele paragrafen. I tillegg gjøres det noen redaksjonelle endringer for å lette språket. Berørte parter eller representanter fra foreninger, grupper o.l. gis mulighet til å holde muntlig innlegg i en sak som står på bydelsstyrets saksliste og som skal realitetsbehandles i møtet. Anmodninger om dette skal meldes til Bystyrets kontor senest innen kl 1200 dagen før det aktuelle møtet. Det bør leveres en skriftlig oversikt som angir navn på foreningen/gruppen, hvem som møter, hvilken sak på sakskartet det gjelder og et kort skriftlig sammendrag om det representanten vil fremføre. 12

13 Innleggene fremføres ved møtets begynnelse i det ordinære møtet. Det kan eventuelt holdes egne møter for muntlige innlegg fra berørte parter. Møtet med den enkelte utsending skal holdes innenfor rammen av 5 minutter. Det protokolleres hvem som har møtt. 17. Høringer Bydelsstyret kan med vanlig flertall vedtar å arrangere høring om et bestemt tema. Høringenes form og varighet vil variere ut fra det valgte tema. Bydelsstyret kan kalle inn medlemmer av byrådet, representanter for kommunens forvaltning og/eller invitere andre personer/instanser til høring. Byrådet skal informeres dersom representanter for virksomheter under byrådets tilsynsansvar innkalles til bydelsstyrehøringer. I forbindelse med høringer skal det ikke voteres eller trekkes konklusjoner. Bydelsstyret avgjør i ordinært møte hvilke konklusjoner som skal trekkes og hvordan temaet fra høringen eventuelt skal følges opp. Tittel endres til Temamøter/ høringer. Som følge av BEBY-sak 44/09 og endringer i bydelsstyrenes fullmakter i forhold til tilsyn og kontroll blir det ikke lenger riktig å bruke ordet "høring" som hovedoverskrift. Dette er en følgeendring i hele paragrafen. En annen konsekvens av dette vedtaket er at bydelsstyret ikke kan kalle inn medlemmer av byrådet eller representanter for kommunens forvaltning, men at disse kan inviteres til ulike temamøter. I praksis inviteres representanter fra byrådet eller kommunens forvaltning ved at det sendes en forespørsel til byrådet i forkant. Det foreslås at denne praksisen nedfelles i reglementet, I tillegg foresår vi å kutte setningene som sier at " det ikke skal trekkes konklusjoner". Dette er muligens en nødvendig presisering angående høringer, men i forhold til temamøter er det mer naturlig å poengtere at det kun skal voteres i ordinært møte. Bydelsstyret kan med vanlig flertall vedtar å arrangere temamøte/høring om et bestemt tema. Møtets form og varighet vil variere ut fra det valgte tema. Bydelsstyret kan invitere medlemmer av byrådet, representanter for kommunens forvaltning og/eller andre personer/instanser til temamøter/ høring. Dersom representanter for virksomheter under byrådets tilsynsansvar inviteres, skal forespørselen rettes til byrådet. I forbindelse med temamøter/ høringer skal det ikke voteres. Bydelsstyret avgjør i ordinært møte hvordan temaet fra temamøtet/ høringen eventuelt skal følges opp. 18. Byrådets møterett og representasjon Byrådet avgjør sin egen deltakelse i bydelsstyremøter. Den enkelte byråden kan delegere tilstedeværelsen til kommunaldirektøren eller annen representant fra administrasjonen. I saker der byrådet innstiller til bydelsstyrene må en representant fra byrådssiden være til stede. Den som representerer byrådet under møtene må ha myndighet fra byrådet. 13

14 Bydelsstyrene kan innkalle en representant fra byrådet til møte i bydelsstyret for å redegjøre for en sak. Dersom ingen av byrådets medlemmer kan møte, kan byrådet delegere redegjøringen for saken til en i egen administrasjon. Som følge av BEBY-sak 44/09 og endringer i bydelsstyrenes fullmakter i forhold til tilsyn og kontroll blir det heller ikke relevant at bydelsstyrene kan innkalle representanter fra byrådet til å redegjøre for saker. Ordlyden endres til at "Bydelsstyrene kan invitere en representant fra byrådet til møte i bydelsstyret for å redegjøre for en sak." Ny ordlyd, andre ledd: Bydelsstyrene kan invitere en representant fra byrådet til møte i bydelsstyret for å redegjøre for en sak. Dersom ingen av byrådets medlemmer kan møte, kan byrådet delegere redegjøringen for saken til en i egen administrasjon. 20. Rapportering Byrådet skal innenfor de fagområder hvor bydelsstyrene er tillagt fullmakter gi systematiske tilbakerapporteringer på resultater som oppnås. Byrådet rapporterer minst en gang i året til bydelsstyrene om de saksfelt som ligger innenfor bydelsstyrenes avgjørelsesmyndighet slik definert i fullmaktene 3-6. Hvert bydelsstyre skal utarbeide og oversende årsmelding om egen virksomhet til bystyret. Bydelsstyrenes årsmeldinger behandles av komite for finans. For å klargjøre hvilke områder bydelsstyret kan forvente rapportering fra byrådet, spesifiserer ordet "fullmakter" til "fagfullmakter". Ordet "systematiske" erstattes av "årlige". Ved å gjøre en slik spesifisering kan man stryke paragrafens andre ledd, siden dette allerede er dekket inn. Bydelsstyrenes årsmeldinger inngår i dag som en del av årsmeldingen for bystyrets organer, og der er naturlig at dette spesifiseres i reglementet ved å erstatte dagens siste ledd. Byrådet skal innenfor de fagområder hvor bydelsstyrene er tillagt fagfullmakter gi årlige tilbakerapporteringer på resultater som oppnås. Bydelsstyrenes årsmelding inngår som en del av årsmeldingen for bystyrets organer. 14