REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET, FORMANNSKAPET OG FASTE POLITISKE UTVALG I ÅMOT KOMMUNE. Vedtatt av kommunestyret Revidert 1. gang

Transkript

1 1 REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET, FORMANNSKAPET OG FASTE POLITISKE UTVALG I ÅMOT KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret Revidert 1. gang

2 2 Innhold: 1. Forberedelse og innkalling til møte. 2. Møteplikt. Forfall. Varamedlemmer. Vedtaksførhet. Fritak. 3. Møteledelse. Møteleders rolle i debatter. 4. Rådmannens møte- og talerett. 5. Møtets åpning. Plassering i møterommet. 6. Åpent eller lukket møte. 7. Orden, tiltaleformer m.v. Lyd/film-opptak. 8. Sakslista. Sakenes rekkefølge. Saker som ikke står på sakslista. 9. Spørsmål. Interpellasjoner. 10.Habilitet. 11.Innlegg. Replikk. Taletid. 12.Forslag til vedtak. 13.Plikt til å stemme. Avstemning. 14.Åpen spørretime. 15.Utsendinger. 16.Møteprotokoll. Avslutning av møtet.

3 3 1. Forberedelse og innkalling til møte. Innkalling og forberedelse til møte skjer jf. kommuneloven Saker som skal behandles i kommunestyret skal som hovedregel enten være behandlet i et hovedutvalg eller i formannskapet. (To-trinnsbehandling). Lederen av utvalget setter opp saksliste for møtet. (Kommuneloven 32-2). (jf. pkt. 8) Rådmannen er ansvarlig for sakenes utredning. (Kommuneloven 23-2). Saksliste og saksutredninger skal sendes ut fra kommunen senest 10 dager før møtedagen. Det angis tidsramme for møtet i innkallingen. Hvis det viser seg at det er avsatt for liten tid, tas dette opp i møtet og medlemmene avgjør om tidsrammen utvides eller saker utsettes til neste møte. Halvårsplan for møtetidspunkter diskuteres/settes opp av formannskapet, og bare tungtveiende grunner kan føre til endring av denne. 2. Møteplikt. Forfall. Varamedlemmer. Vedtaksførhet. Fritak. Det er møteplikt i alle politiske utvalg. (Kommuneloven 40-1). Dette skal håndheves restriktivt, og deltakelse i politiske utvalg skal uten svært god fraværsgrunn ha første prioritet. Forfall skal meldes skriftlig med begrunnelse til postmottak@amot.kommune.no. Forfall må meldes til administrasjonen 2 dager før møtedagen, hvis mulig. Ved forfall innkalles varamedlemmer jf. kommuneloven 16-1 av administrasjonen. Det kan bare treffes vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. (Kommuneloven 33). Kommunestyret kan etter skriftlig søknad med begrunnelse - gi fritak for medlemmer for kortere tidsrom eller resten av perioden, etter regler i kommuneloven Møteledelse. Møteleders rolle i debatter. Møte i folkevalgt organ ledes av organets leder eller nestleder. (Kommuneloven 9-3 og 32-4). Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å forhindre personangrep, opprettholde ro og orden eller opprettholde de bestemmelser som er gitt i lov og reglement. For kommunestyret: Hvis møteleder(ordfører) vil ta del i ordskiftet, skal han overlate møteledelsen til nestleder(varaordfører). 4. Rådmannens møte- og talerett. Rådmannen har møte- og talerett i alle kommunale utvalg, med unntak av kontrollutvalget. (Kommuneloven 23-3). Med rådmannen menes her også - den han utpeker som sin representant i utvalg der han ikke møter selv - den han gir ordet for å utdype sakens faglige innhold i møter der han også selv deltar.

4 4 5. Møtets åpning. Plassering i møterommet. For kommunestyret: Til den tid møtet er berammet, roper rådmann/sekretær opp medlemmer og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Partiene er ordnet rundt møtebordet i alfabetisk orden (eller i annen rekkefølge hvis det er enighet om det), og representantene anvises plass i alfabetisk orden innenfor sitt parti. Møtet erklæres satt, og etter denne tid kan ingen av representantene forlate plassen uten tillatelse fra møteleder. 6. Åpent eller lukket møte. Møter i politiske utvalg er åpne. Kommuneloven 31 omhandler hva som skal til for at møter skal/kan lukkes. 31a-1 beskriver prosedyrene rundt lukking av møter. Når møter lukkes må det vises til lovhjemmel for dette. For kontrollutvalget gjelder spesielle regler (jf. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner ): Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Hvis utvalget vedtar å holde åpne møter, gjelder kommuneloven 31 som for andre utvalg. 7. Orden, tiltaleformer m.v. Lyd/filmopptak. Møteleder skal sørge for ro og orden i møterommet. Tilhørere kan om nødvendig vises bort. I kommunestyremøter skal representantene henvende seg til ordfører og omtale medrepresentanter med etternavn. I andre politiske utvalg tillates en mer uformell møtekultur, dog med verdighet og orden. Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til opptak eller kringkasting av møtet, jf. kommuneloven 31a Sakslista. Sakenes rekkefølge. Saker som ikke står på sakslista. Lederen av folkevalgt organ setter opp sakslista, jf kommuneloven Rekkefølgen på sakene i møtet kan endres av møteleder eller etter avstemning av et flertall av utvalgets medlemmer. Folkevalgt organ kan vedta å utsette realitetsbehandling av saker som står oppført på lista eller behandle saker som ikke står på lista etter regler i kommuneloven Spørsmål. Interpellasjoner. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, jf. kommuneloven Habilitet. Det vises til forvaltningsloven kap II ( 6 10) og kommuneloven Den enkelte representant har et ansvar for å varsle møteleder i god tid om inhabilitet eller mistanke om inhabilitet. Møteleder og rådmann har i tillegg et ansvar for så godt det lar seg gjøre å forberede habilitetsspørsmål. Kommunestyret, formannskapet og alle utvalg tar habilitets-spørsmål opp til votering og fatter vedtak for hvert tilfelle.

5 5 11. Innlegg. Replikk. Taletid. For kommunestyret: Representantene framfører både innlegg og replikk fra talestol. For alle utvalg: Møteleder kan innføre begrenset taletid når det er nødvendig for gjennomføringen av møtet. Replikker skal aldri være lenger enn 30 sek. 12. Forslag til vedtak. Alle forslag som skal voteres over, må være skriftlige og skrevet forståelig på A4-ark. Sekretær oppbevarer disse forslagene til etter neste kommunestyremøte, i tilfelle uklarheter omkring protokollen. 13. Plikt til å stemme. Avstemning. Et medlem av et utvalg kan i helt spesielle tilfeller fritas for å delta i en behandling av en sak, jf. kommuneloven Hvis man først er til stede ved en behandling av en sak, er det stemmeplikt, jf. kommuneloven Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. Om avstemninger og avstemningsmåter: Kommuneloven 35, 36, 37, 38 og 38a. 14. Åpen spørretime I tilknytning til kommunestyrets møter kan det gjennomføres inntil 30 minutters åpen spørretime i møtesalen etter at møtet er satt. I tilknytning til hovedutvalgenes møter kan det gjennomføres inntil 15 min åpen spørretime. Foreligger det ingen spørsmål ved møtets begynnelse eller utnyttes ikke spørretimen fullt ut, starter behandling av ordinære saker. Spørretimen gjennomføres etter følgende retningslinjer: a) Alle personer som er bosatt i Åmot kommune kan stille spørsmål. b) Spørsmålene skal være skriftlige og mottatt i kommunen tre dager før møtet. c) Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere. d) Spørsmålsstilleren må selv være til stede i møtet og stille spørsmålet. Spørsmålsstilleren gis anledning til en replikk. e) Ordfører/møteleder skal besvare spørsmålene. Det kan søkes bistand fra rådmannen for faglige oppklaringer. f) Det kan ikke tas opp saker som er taushetsbelagte eller er under ordinær klagebehandling. Heller ikke saker som har sin ordinære behandling samme møtedag. g) Kommunestyrets og hovedutvalgenes medlemmer og varamedlemmer kan selv ikke delta som spørrere. h) Kommunalt ansatte kan ikke stille spørsmål som angår eget arbeidssted. i) Det skal ikke fattes beslutninger i spørretimen. j) Oppstår det tvil om disse retningslinjene, er det møteleder som har avgjørende myndighet. 15. Utsendinger. Møteleder kan legge inn orienteringer, foredrag m.v. i møteplanen. Ingen har krav på å komme til orde i politiske møter utenom kommunestyret selv og rådmannen.

6 6 Det skal utvises høy grad av aktsomhet når det blir avgjort hvem som kan framføre synspunkter i politiske utvalg, særlig i kommunestyret. Parter i saker kan bare helt unntaksvis bli invitert. Møteleder bestemmer hvem som kan bli invitert innenfor rammen av dette punktet. 16. Møteprotokoll. Avslutning av møtet. Det skal føres møtebok fra alle møter i politiske utvalg, jf. kommuneloven I møteboka føres inn for hvert møte: Møtested og tid. Fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Hvis noen trer fra eller trer inn under møtets gang, føres dette, slik at det går fram hvem som deltar i de forskjellige saker. Dette kan for eksempel være ved inhabilitet eller ved permisjon. Alle forslag (ordlyden) som det skal voteres over, og hvem som har fremmet forslaget. Voteringsrekkefølge og voteringsresultat. Det endelige vedtak i hver enkelt sak. Oversikt over orienteringer (tema) m.v. Oversikt over spørsmål fra representantene. Oversikt over spørsmål fra åpen spørretime med navn på spørsmålsstiller. Protokollen skal skrives under av en gruppe representanter som utvalget utpeker (fast for perioden, eller valgt for hvert møte.) Rådhuset