Saksnr./Arkivkode Sted Dato 19/ ASKER

Transkript

1 Notat - politisk Til: Fra: Fellesnemnda Rådmannen Saksnr./Arkivkode Sted Dato 19/ ASKER Introduksjonsprogram og folkevalgtopplæring - diskusjonsgrunnlag Rådmannen legger med dette fram notat om folkevalgtopplæring for kommunestyret i Asker for perioden Notatet er ment som et utgangspunkt for diskusjon, refleksjon og innspill. Det foreslås både generelle tiltak for alle folkevalgte, samt særskilte tiltak for medlemmer av ulike styrer, råd og utvalg. Planen omfatter tiltak som skal gjennomføres i 2019 og Tiltak for de to siste årene i perioden utarbeides senere, i dialog med politisk ledelse. Hensikten med introduksjons- og opplæringsprogrammet er å gi folkevalgte innsikt og kunnskap om roller, om styrings- og beslutningsprosesser og om lover, reglementer og retningslinjer som styrer politisk virksomhet. Målet er at opplæringen skal oppfattes som relevant, nyttig og motiverende. Opplæringsprogrammet for 2019 og 2020 bør være fastsatt senest i juni, av hensyn til ulike avtaler som må inngås med eksterne aktører. Det er også nødvendig med tilstrekkelig tid til intern forberedelse og praktisk tilrettelegging. Opplæringen vil skje i regi av Asker kommune, KS, samt innleide eksterne konsulenter. Det er gjort henvendelser til KS og KMD for mulig samarbeid om utvikling av programmet, med bakgrunn i de utfordringer kommunereformen medfører for sammenslåtte kommuner. Etter at kommunevalget er gjennomført 9. september, vil alle valgte representanter og vararepresentanter til kommunestyret bli tilskrevet om vervet. Alle faste representanter, og et visst antall vararepresentanter, vil i den forbindelse bli orientert særskilt om introduksjonsprogrammet. Når det gjelder opplæring for medlemmer av lokalsamfunnsutvalg og oppgaveutvalg, vil rådmannen komme tilbake til dette på et senere tidspunkt. Rådmannen legger fram egen sak om nærdemokratiske ordninger for fellesnemnda i april, og rådmannen viser til denne.

2 2 KRONOLOGISK OVERSIKT OVER TILTAK i oktober - Introduksjonsmøte for nyvalgte representanter Introduksjonsmøte i kommunestyresalen, med følgende agenda: Velkommen som folkevalgt og velkommen til Asker rådhus Forslag til fordeling av plasser/seter i kommunestyresalen og formannskapssalen Orientering om forslag til retningslinjer for forretningsorden og etiske retningslinjer for folkevalgte Presentasjon av rådmann og rådmannens ledergruppe Politisk sekretariat orienterer om sin rolle og sine oppgaver: o Nettsider for lokaldemokrati o Bruk av lokalene i Asker rådhus o Bistand til folkevalgte Gjennomgang av kjøreplan for konstituerende møte 15. oktober Utdeling av PC, adgangskort til rådhuset og parkeringskort Orientering om IT-support Fotografering av alle representantene 15. oktober - Konstituerende møte i kommunestyret Rådmannen viser til eget notat om dette møtet. 19. oktober - Bli-kjent-i-Asker Det arrangeres en guidet busstur lørdag 19. oktober kl Hensikten er å gi en oversikt over tettsteder, kommunale virksomheter og utbyggingsplaner i den nye kommunen. Administrativ ledelse vil tilrettelegge programmet for turen, i samråd med de tre ordførerne. Det vil bli stopp underveis, med befaring av enkelte anlegg. Det vil også bli servering. 22. oktober - Opplæring av utvalgsledere og nestledere Ordfører vil gi opplæring i møteledelse for nyvalgte utvalgsledere og nestledere, med utgangspunkt i kommuneloven, samt forslag til reglementer og retningslinjer som regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i folkevalgte organer oktober - Bortreiseseminar Det er avtalt med KS at deler av deres program for folkevalgtopplæring i Asker kommune skjer som et bortreiseseminar for kommunestyrets 55 medlemmer og ca. 20 varamedlemmer, fra fredag 25. til lørdag 26. oktober. Fasilitator fra KS vil ha ansvaret for seminaret. Det er ennå ikke valgt fasilitator. Uke 44 opplæring av utvalgsmedlemmer Hovedutvalgene har sitt første møte i uke 44. På dette møtet vil det bli gitt en gjennomgang om reglementer og retningslinjer som regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i folkevalgte organer. Det vil bli gitt en kort presentasjon av utvalgets tjenesteområde/fagområde samt relevante delegerings- og fullmaktsstrukturer. Rådmannen/direktørene bistår utvalgsleder med planlegging og gjennomføring av dette første møtet.

3 3 12. november Første ordinære kommunestyremøte Kommunestyrets første ordinære møte 12. november er planlagt som heldagsmøte fra kl Kommunestyret vil på dette møtet blant annet behandle følgende saker: Godtgjøringsreglement for folkevalgte Reglement for folkevalgte organers virksomhet Delegeringsreglement Reglement for eldrerådet Valg av medlemmer til eldrerådet Reglement for råd for personer med funksjonsnedsettelse Valg av medlemmer til råd for personer med funksjonsnedsettelse Reglement for ungdomsrådet Valg av medlemmer til ungdomsrådet Rådmannen vil på dette møtet presentere kommunens plan- og styringssystem, inklusive mål- og resultatstyring. Rådmannen vil også presentere forslag til handlingsprogram for perioden 2020 til 2024, som kommunestyret skal behandle på sitt møte 10. desember. Opplæringsplan for de lovpålagte rådene Rådmannen/direktørene vil utarbeide forslag til opplæringsprogram for medlemmene av de tre lovpålagte rådene som velges av kommunestyret 12. november. Hensikten med opplæringen er å gi kunnskap og innsikt i rådenes rolle, samt oversikt over de reglementene og retningslijene som regulerer saksbehandlingen i rådene. For at kommunestyret skal kunne oppnevne representanter til rådene, må det avklares hvem som skal ha rett til å fremme forslag til medlemmer til rådene. Kommunen er i sentral forskrift for medvirkningsrådene pålagt å kontakte organisasjoner som representerer den aktuelle målgruppen for hvert av rådene, slik at disse får informasjon om retten til å fremme forslag om medlemmer i god tid før valget av medlemmer til rådene skal gjennomføres. Rådmannen vil fremme egen sak til fellesnemnda om dette før sommeren. 10. desember kommunestyremøte Kommunestyrets møte 10. desember er også planlagt som heldagsmøte fra kl Handlingsprogrammet , med bindende budsjett for 2020 og økonomiplan for skal vedtas. Møtet gjennomføres i hht vedtatt kjøreplan, som behandles av formannskapet 3. desember. Foreløpig forslag til kjøreplan: Ordfører innleder Rådmannen innleder Gruppelederne innleder, i rekkefølge i hht valgresultatet Replikkordskifte 3 minutters innlegg, fordelt på partiene i hht valgresultatet Debatt Votering over formannskapets innstilling, samt fremsatte endringsforslag

4 4 Votering over fremsatte verbalvedtak og forslag til oversendelser ANDRE TILTAK «Tematimer» i forkant av kommunestyremøter Som en del av folkevalgtopplæringen vil det forut for kommunestyremøte være relevant med «tematimer» for å presentere et aktuelt og overgripende tema, der administrasjonen eller eksterne fagpersoner gir en innføring. Eksempler på tema kan være, i ikke-prioritert rekkefølge: Etikk og antikorrupsjon Internkontroll og risikostyring Ny kommunelov mer politisk styring Arbeidsgiverpolitikk Lokaldemokratiske styringsmodeller/innbyggertorg Agenda 2030 (Bærekraftsmålene) Kommunal økonomistyring Satsningsområder i kommuneplanen Region Viken KS - Opplæringsprogram for folkevalgte KS tilbyr i begynnelsen av hver kommunestyreperiode opplæringsprogram for folkevalgte; inntil fire dager i hver kommune. Programmet fasiliteres av konsulenter som har lang erfaring fra kommunal virksomhet. Innholdet i programmet kan tilpasses den enkelte kommune. For Asker er det naturlig å ta utgangpunkt i at kommunen er ny og sammenslått. Sentrale tema i programmet er: roller og rolleforståelse, samspill med administrasjonen, samhandling med innbyggere, arbeidsgiverrollen, etikk, habilitet m.m. Programmet er under utvikling. Bortreiseseminaret oktober er en del av programmet. Foredrag om organisasjon og ledelse Rådmannen har utarbeidet et organisasjons- og lederutviklingsprogram for alle ledere i nye Asker kommune. Programmet starter i mars inneværende år, og vil gå over to år. Eksterne fagmiljøer er tilknyttet programmet, med egne foredragsholdere. Enkelte av sesjonene vil være aktuelle og relevante også for folkevalgte. Rådmannen vil komme tilbake med forslag til koordinering og tilrettelegging for folkevalgt deltakelse på disse sesjonene. Alternativet kan være å arrangere egne foredrag, særskilt tilrettelagt for folkevalgte. Opplæringsprogram for politisk ledelse Det vil være aktuelt å utarbeide et opplæringsprogram særlig rettet mot politisk ledelse; definert som formannskapets medlemmer og gruppeledere. Programmet vil inneholde introduksjoner til aktuelle tema, studier og fordypninger, forelesninger samt studietur. Programmet er under utarbeidelse. Enkelte av foredragene og dagssamlingene vil være aktuelle for hele kommunestyret og det vil bli tilrettelagt spesielt for dette. I lederutviklingen vil det særskilt bli fokusert på følgende aspekter:

5 Personlig lederskap: Politikernes evne og vilje til å bruke eget engasjement i lederrollen Ledelse og endring: Politikernes retoriske evne til å tydeliggjøre retning, krav og samhandling Rollebevissthet: Politikernes forståelse av egen rolle og håndtering av forventninger og utfordringer på en proaktiv, heller enn reaktiv, måte. Miljøskapere: Forståelse og ferdigheter i hvordan skape et sterkt miljø for skaperkraft og resultatoppnåelse Mestring: Mestringsstrategier for håndtering av krav, forventninger og arbeidspress Relasjonsledelse: Politikernes evne til å nå resultater sammen med andre mennesker Kommunikasjon i relasjon: Evne til å se andres og eget ståsted i samhandling 5