Dialogprosessen

Transkript

1 Dialogprosessen brukermedvirkning i Gausdal kommune - en del av styringssystemet I Gausdal kommune ønsker vi å ha en god dialog med innbyggerne og mottakere av kommunens tjenester. Begrepet medvirkning brukes i kommunal sammenheng både relatert til innbyggere (innbyggermedvirkning) og tjenestemottakere (brukermedvirkning). Medvirkning finner sted på individnivå i den direkte dialogen mellom tjenesteutøver og tjenestemottaker. Men det er viktig også å legge til rette for medvirkningsarenaer på systemnivå knyttet til tjenesteutvikling og tjenestekvalitet av mer generell karakter. Formålet med medvirkning er å øke innbyggernes/ tjenestemottakernes innflytelse i de politiske prosessene gjennom dialog med de folkevalgte underveis i valgperioden. Samtidig gir medvirkning viktig kunnskap og styringsinformasjon til både de folkevalgte og administrasjonen/tjenesteutøver, noe som igjen bidrar til et bedre beslutningsgrunnlag. Innbyggermedvirkning inngår som et sentralt element i plan- og styringssystemet i Gausdal kommune. Kommunen benytter flere ulike arenaer og tiltak for medvirkning. Innen samfunnsutvikling og de større planprosessene etter Plan- og bygningsloven er det egne krav til medvirknings- og innbyggerdialog. Dette dokumentet er primært knyttet til dialog om og utvikling av tjenestene kommunen leverer. Noen av arenaene/tiltakene er primært etablert for å ivareta de politiske medvirkningsprosessene, mens andre arenaer/tiltak primært skal ivareta de administrative prosessene knyttet til faget og tjenesteutviklingen i enhetene. Kommunes plan- og styringssystem, inkludert medvirkningsarenaene, går fram av årshjulet.

2 Dialogprosessen i Gausdal kommune har 4 sentrale element: Brukerundersøkelser Brukerråd / samarbeidsutvalg Dialogmøte Dialogseminar Brukerundersøkelser Brukerundersøkelser gjennomføres innenfor alle planområder hvert år, fortrinnsvis i april/ mai eller september. Undersøkelsenes omfang/antall spørsmål skal ikke være omfattende. Det forutsettes at et representativt utvalg av brukerne inviteres til å besvare undersøkelsene. Enhetslederne har et særlig ansvar for å sørge for representativitet og god svarprosent, herunder tiltak som sikrer at alle grupper enkelt kan besvare undersøkelsene, for eksempel ved i særskilte tilfeller å tilrettelegge for papirbaserte skjemaer fremfor elektronisk besvarelse som er hovedverktøyet. Serviceenheten (administrative fellestjenester) gjennomfører flere enn en brukerundersøkelse i året for å dekke flere oppgaveområder. Brukerråd/samarbeidsutvalg 1. I hver enhet er det et brukerråd. Brukerrådet er et rådgivende organ for enhetsleder. Samarbeidsutvalgene i skolene og barnehagene fungerer som brukerutvalg. Oppgaver og rolle er ellers beskrevet i henholdsvis Opplæringsloven og Barnehageloven. For landbruk er det et regionalt brukerråd og dialogmøte. Teknisk enhet har ikke brukerråd, men gjennomfører det årlige dialogmøtet med utvalgte brukerrepresentanter fra ulike oppgaveområder. Serviceenheten (administrative fellestjenester) har ikke brukerråd og dialogmøte, men gjennomfører flere enn en brukerundersøkelser i året for å dekke flere oppgaveområder. 2. Brukerrådet skal gi råd vedrører tjenestens kvalitet og innhold, men ikke drøfte saker som omhandler enkeltindivid (verken tjenestemottakere eller ansatte). 3. Brukerrådet kan bestå av tre eller fem brukerrepresentanter. Medlemmene velges for to år om gangen. 4. Leder og medlemmer av brukerråd velges etter gjeldende regler for hvert tjenesteområde. I skolen velges foreldrerepresentantene av FAU og elevrepresentantene av elevråd, jfr. Opplæringsloven I barnehager velges representantene av årsmøtet i foreldrerådet, jfr. Barnehageloven. På sykehjem og andre tjenesteområder velges brukerrepresentantene blant de som mottar tjenestene eller deres pårørende. Enhetsleder har ansvar for utvelgelsen. På møtene i brukerråd deltar enhetsleder sammen med en eller flere av sine medarbeidere.

3 5. Brukerrådene gir råd. Enhetsleder gir brukerrådene tilbakemelding på om rådene blir fulgt opp og eventuelt på hvilken måte. 5. Samspillet mellom brukerråd og enhetsleder bygger på gjensidig respekt. Brukerrådet gir råd og foreslår tiltak, og det forventes at de aksepteres og respekteres av enhetsleder og ansatte ved enheten. Det skal være gode grunner for ikke å ta rådet til følge så lenge det er innenfor enhetens handlingsrom, budsjettet, lov/forskrift, faglige vurderinger mv. Enhetsleders myndighet og ansvar for den daglige driften aksepteres og respekteres av brukerrådet. 6. Arbeidet i brukerrådet kan organiseres slik: Det settes opp en møteplan med 3 møter i året, der det ene er dialogmøtet. Saksliste settes opp i samarbeid mellom enhetsleder og brukerrådets leder. Enhetsleder og brukerrådets leder har et gjensidig ansvar for at sakene er godt forberedt. Alle råd skal føres i referat fra møtet. Referat godkjennes av møtedeltakerne og gjøres kjent. 7. Brukerrådet kan ta opp tema som er relevant for virksomheten (unntatt individsaker som tjenestetilbud til enkeltpersoner og personalsaker) til diskusjon og gi råd om: Kriterier for god kvalitet ved enheten Tiltak som kan gi bedre kvalitet ved enheten. Åpningstider og/eller besøkstider. Dagsaktuelle tema i enheten, nærmiljøet eller kommunen Forberede dialogmøte mellom tjenestekomiteen og brukerråd/representanter fra brukerråd/samarbeidsutvalg 8. Brukerrådet blir gjort kjent med: Strategiplan for planområdet, enhetens styringskort og budsjett. Oppfølging av medarbeiderundersøkelser, brukerundersøkelser og annet vurderingsarbeid som har betydning for kvalitet og utvikling av virksomheten. Dialogmøte Dialogmøtet er mellom tjenestekomiteen og brukerråd/representanter fra brukerutvalgene/samarbeidsutvalgene fra planområdet. Møteeier er tjenestekomiteen. Komiteen deler seg slik at komitemedlemmene deltar på 4 dialogmøter hver. For disse tjenesteområdene (planområder) gjennomføres dialogmøter i regi av tjenestekomiteen: Skole der samarbeidsutvalgene velger 2 representanter fra hver skole Barnehage - der samarbeidsutvalgene velger 2 representanter fra hver skole Kultur og fritid Teknisk drift/bygg/eiendom/areal Familie og helse

4 Sosiale tjenester og sysselsetting (inkl. NAV) Habilitering/ rehabilitering Omsorg der brukerrådene velger 3 representanter fra hvert omsorgssenter For regionalt landbrukskontor er det et regionalt brukerråd og dialogmøte. Opplegg for gjennomføring av dialogmøter: Dialogmøtene gjennomføres årlig innen utgangen av mai. Møtene avholdes på ettermiddag/kveld, og det avsettes to timer til hvert møte. Invitasjon med agenda oversendes brukerrådene/samarbeidsutvalgene en måned i forkant, slik at de får nok tid til forberedelser. Kommunen har en felles mal for invitasjon der formålet med møtet, agenda og forventninger til deltakerne tydelig fremkommer. Tjenestekomiteen er ansvarlig for å definere temaer/problemstillinger til diskusjon. Møtene ledes av komitéleder eller et annet komitemedlem. Alle komiteens medlemmer har obligatorisk frammøteplikt. Administrasjonen deltar med inntil 3 personer. Administrasjonen er ansvarlig for å skrive referat fra møtene, men har for øvrig en observatørrolle. Administrasjonen orienterer om planområdet, og besvarer konkrete spørsmål etter anmodning fra møteleder. Dialogmøtene gjennomføres etter en felles mal. Dialogmøtene oppsummeres i et ordinært komitemøte i juni, og danner grunnlag for dialogseminaret i august/ september. Mal for gjennomføring av dialogmøtene: 1. Velkommen - Formål - Praktisk informasjon 2. Presentasjon av møtedeltakerne 3. Orienteringer - Status, hva som er fulgt opp siden siste møte - Om styringsdokument, budsjett, brukerundersøkelse osv. jfr. hvor en er på årshjulet - Andre aktuelle tema 4. Samtale og dialog - Alle brukerrepresentantene som ønsker det får ordet til innledning - Dialog 5. Oppsummering - Kort om hvordan innspill kan følges opp - Referat godkjennes

5 Dialogseminaret 1. Dialogseminaret er et heldagsmøte som arrangeres årlig i månedsskiftet august/september, og er en del av styringssystemet og prosessen med strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett. 2. Møtedeltakere: kommunestyret, enhetsledere, rådmannsledelse, hovedtillitsvalgte 3. Møteeier: kommunestyret. Møtet har status som et ordinært kommunestyremøte. 4. Ordfører setter opp dagsorden 5. Agenda er som hovedregel: Ordfører innleder Tjenestekomiteen går igjennom innspill fra dialogmøtene Rådmannen går igjennom utfordringer og muligheter for kommunen og planområdene og utfra de 4 perspektivene i styringssystemet: - samfunnet - tjenestene - medarbeiderne - økonomien Spørsmål og dialog Ordfører avslutter om kommunestyrets videre arbeid med strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett ----