Saksframlegg DIALOGPROSESSEN I GAUSDAL KOMMUNE

Transkript

1 Saksframlegg Ark.: Lnr.: 6576/15 Arkivsaksnr.: 15/ Saksbehandler: Rannveig Mogren DIALOGPROSESSEN I GAUSDAL KOMMUNE Vedlegg: Dialogprosessen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Styringsdialogen fra 2008: SAMMENDRAG: Innbygger- og brukermedvirkning er et sentralt element i plan- og styringssystemet i Gausdal kommunen. Hensikten med saken er å klargjøre hvilke medvirknings arenaer knyttet til tjenesteutvikling og tjenestekvalitet Gausdal kommune skal ha - på systemnivå - for neste kommunestyreperiode. En tydeliggjør også de folkevalgtes rolle i ulike medvirkningsarenaer. Det anbefales at de politiske arenaene for medvirkning vurderes hvert fjerde år som en del av evalueringen av politisk struktur. Bakgrunn for saken Systemet vi har i dag ble sist revidert av kommunestyret i 2008, og det trengs oppdatering nå. Bakgrunnen for det er både utvikling i oppgavene/tjenestene/lovverket og evaluering gjort av kommunestyret i Det er naturlig å ta oppdateringen i forbindelse med saken om politisk struktur for neste kommunestyreperiode i og med at det også er noen justeringer her som kan ha betydning. Styringssystemet i Gausdal Kommunens styringssystem består av prosesser, arenaer og dokumenter som brukes i kommunens arbeid med: 1) fastsettelse av mål for kommunens virksomhet, 2) prioritering av ressurser, 3) måling av resultater og 4) læring for videre utvikling og forbedring. Dette er en kontinuerlig prosess. Som formelt grunnlag for styringssystemet ligger i hovedsak Kommuneloven og Plan- og bygningsloven, i tillegg til vedtak i Gausdal kommune om å bruke balansert målstyring som metode og styringsverktøy. Gausdal kommune ønsker å ha en god dialog med innbyggerne og mottakere av kommunens tjenester, jfr. mål og strategier i kommuneplanens samfunnsdel. Innbyggermedvirkning inngår som et sentralt element i plan- og styringssystemet, og er ett av flere virkemidler for utvikling av kommunens tjenestetilbud.

2 Medvirkning Begrepet medvirkning brukes i kommunal sammenheng både relatert til innbyggere (innbyggermedvirkning) og brukere (brukermedvirkning). Medvirkning finner sted på individnivå i den direkte dialogen mellom tjenesteutøver og tjenestemottaker. Men det er viktig også å legge til rette for medvirkningsarenaer på systemnivå knyttet til tjenesteutvikling og tjenestekvalitet av mer generell karakter. Denne saken omhandler politiske medvirkningsarenaer på systemnivå. Formålet med medvirkning er å øke innbyggernes tjenestemottakernes - innflytelse i de politiske prosessene gjennom dialog med de folkevalgte underveis i valgperioden. Samtidig gir medvirkning viktig kunnskap og styringsinformasjon til både de folkevalgte og administrasjonen, noe som igjen bidrar til et bedre beslutningsgrunnlag. Innenfor følgende områder er det lovfestede krav til medvirkning: Medvirkning i kommunale planprosesser (i hovedsak Plan- og bygningsloven) Innbyggerinitiativ (Kommuneloven) Eldreråd Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Innbyggermedvirkning inngår som et sentralt element i plan- og styringssystemet i Gausdal kommune. Kommunen benytter flere ulike arenaer og tiltak for medvirkning. Noen av arenaene/tiltakene er primært etablert for å ivareta de politiske medvirkningsprosessene, mens andre arenaer/tiltak primært skal ivareta de administrative medvirkningsprosessene. Virksomhetsstyringen er rådmannens verktøy for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak, mål og prioriteringer. Det er imidlertid ikke mulig å trekke et skarpt skille mellom politiske og administrative medvirkningsarenaer.

3 Ved hver enhet i kommunen er det etablert brukerråd. Brukerrådene er rådgivende organer for enhetslederne, og gir brukerne mulighet til å påvirke innholdet i og kvaliteten på de tjenestene de mottar. Brukerrådsordningen bidrar til å fremme dialog mellom kommunens tjenesteutøvere og tjenestemottakere, og er en sentral administrativ medvirkningsarena. I skolene og barnehagene heter det samarbeidsutvalg, jfr. Opplæringsloven og Barnehageloven. For særskilt å ivareta de politiske medvirkningsprosessene, har kommunen følgende kommunale råd og utvalg som skal sikre særskilte gruppers medvirkning: Eldrerådet (lovpålagt) Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne (lovpålagt) Ungdomsrådet Noen lag og foreninger har organisert seg i paraplyorganisasjoner. Disse «fellesrådene» ivaretar medlemmenes interesser overfor kommunen og andre aktører, og er dermed sentrale organer for medvirkning og representasjon. Idrettsrådet er et eksempel på det i Gausdal. Rådet benyttes som høringsinstans i planarbeid. Årshjulet Gausdal kommunes styringssystem består av en rekke plan- og styringsprosesser/møteplasser som fremgår av årshjulet. Kommunen gjennomfører i tillegg innbyggermøter knyttet til rullering av kommuneplanen og andre større saker, - nå aktualisert ved kommunereformutredningen. Disse møteplassene er et viktig verktøy for å få kunnskap om innbyggernes opplevelse av utviklingen av Gausdals-samfunnet når det gjelder for eksempel levekår, boforhold, samferdsel og kommunale tjenester. Figuren under viser Styringshjulet; kommunens årshjul for politisk styring og rapportering. Pilene viser omtrentlige tidspunkt for når prosessene skal være ferdige, når rapporteringen skal skje, osv.

4 Balansert målstyring Balansert målstyring er valgt som styringsverktøy i Gausdal kommune. Det betyr at vi har fokus på, og styrer etter, mer enn bare økonomien. Ved å fastsette måltall innen flere fokusområder (perspektiver) og styre etter disse, oppnår kommunen en balansert måling av resultater. Styringsverktøyet omhandler mål og resultatoppnåelse innenfor disse fire perspektivene: Samfunnet: Her framkommer mål som retter seg inn mot Gausdal som samfunn. Mål og satsingsområder fra kommuneplanen står sentralt her. Tjenestene: Her er det mål for kommunens tjeneste-produksjon som er i fokus. Målene avklarer ambisjonene knyttet til for eksempel dekningsgrad, servicegrad, tjenestekvalitet, kostnadsnivå, brukertilfredshet. Medarbeiderne: Her lages mål for hvordan medarbeiderne skal ivaretas og hvordan den kommunale organisasjonen skal utvikles, omstilles og ledes. Økonomien: Kontroll og forvaltning av ressursbruken, prioriteringene, effektivitets- og produktivitetsutviklingen kommer fram under dette perspektivet. Sentralt i styringssystemet er strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett Strategiplanen er kommuneplanens handlingsdel (Plan og bygningsloven):

5 Har fokus på kommunens rolle og bidrag som samfunnsbygger og tjenesteyter, med vekt på tjenestene og organisasjonen og viser hva kommunen har oppmerksomhet på Har et tidsperspektiv på 4 år Viser forventet ressurstilgang de nærmeste årene og hvordan ressursene planlegges brukt: økonomiplanen (Kommuneloven). Viser vedtatte investeringer og rammene til kommunens drift neste år: årsbudsjettet (Kommuneloven) Viser de fastsatte fokusområdene og resultatmålene for neste år gjennom styringskort for kommunen som helhet og styringskortene for planområdene (tjenestene). 1. Administrative fellestjenester 2. Næring og miljø 3. Skole 4. Barnehage 5. Kultur og fritid 6. Teknisk drift 7. Bygg/eiendom/areal 8. Interkommunalt samarbeid 9. Barn og familie 10. Sosiale tjenester og sysselsetting 11. Helse 12. Omsorg 13. Generelle utgifter og inntekter Plangrunnlaget som ligger til grunn for styringsprosessene er i hovedsak: Lover og forskrifter NOU-er og stortingsmeldinger Statlige og regionale føringer. Kommunestyrets vedtak Utredninger og analyser Brukerundersøkelser og andre målinger Innspill fra brukerråd, dialogmøter og dialogseminar Regnskap, årsmelding og KOSTRA Dagens styringsdialog Håndbok for styringsdialogen fra 2008 gir nærmere beskrivelse av styringsdialogens ulike elementer, og formålet med de ulike dialogfora, sammensetning og oppgaver. Sentrale fora er: Brukerråd Hver enhet i kommunen har brukerråd. Samarbeidsutvalget ved skolene og barnehagene fungerer som brukerråd. Dialogmøter Kommunestyret møter brukere og ansatte.

6 Dialogseminar En gang i året, oftest i juni eller august måned, der praksis de siste årene har vært at kommunestyret inviterer rådmannledelsen, enhetsledere og hovedtillitsvalgte til et heldagsmøte for å vurdere kommunens status og utfordringer samt innspill fra dialogmøtene og andre. Brukerundersøkelser Brukerundersøkelser skal som hovedregel være annethvert år: - Resultat drøftes i brukerråd og dialogmøter - Resultat går inn som styringsinformasjon / plangrunnlag i styringskort og handlingsprogram. Vurdering: Rådmannen legger til grunn at plan- og styringssystemet i Gausdal kommune ligger fast, og at sentrale forutsetninger for systemet for medvirkning videreføres med noen justeringer og endringer i begrepsbruk. Systemet vi har i dag (det vil si styringsdialogen) ble sist revidert av kommunestyret i 2008, og det trengs oppdatering nå. Bakgrunnen for det er både utvikling i oppgaver/tjenester/lover og evaluering gjort i av kommunestyret i Det er naturlig å ta oppdateringen i forbindelse med saken om politisk struktur for neste kommunestyreperiode i og med at det også er noen justeringer her som kan ha betydning. Vi foreslår endring i navnet på systemet: Fra styringsdialog til dialogprosess. Dette nettopp for å forsterke at det er en dialog og viktigst: et ledd i en prosess. Mer om hovedelementene i dialogprosessen det foreslås endringer på: Brukerundersøkelser Brukerundersøkelser gjennomføres for å få brukernes tilbakemelding på spørsmål knyttet til deres opplevelse av tjenestene, både med hensyn til kvalitet, medvirkning, service, tilgjengelig og tilfredshet generelt. Brukerundersøkelser er en kvantitativ metode som er egnet til å få standardiserte og skriftlige tilbakemeldinger på spørsmål som er definert på forhånd. Brukerundersøkelser er et mye benyttet verktøy i norske kommuner. Balansert målstyring (BMS) inngår som et viktig element i Gausdal kommune plan- og styringssystem. Brukerundersøkelser er en sentral datakilde for mange av indikatorene, og er dermed en forutsetning for målstyringen. Gausdal kommune gjennomfører nå brukerundersøkelser innen planområdene hvert annet år. For å få et mer helhetlig grunnlag for å vurdere kvalitet og behovet for videreutvikling av kommunens tjenester, må imidlertid resultatene fra brukerundersøkelsene sees i sammenheng med øvrig styringsinformasjon. - Anbefaling Rådmannen legger til grunn at brukerundersøkelser videreføres som en integrert del av kommunens styringssystem. Rådmannen har imidlertid vurdert om undersøkelsene kan videreutvikles med tanke på hyppighet.

7 Med bakgrunn i vurderingene foreslås det følgende overordnede opplegg for gjennomføring av brukerundersøkelser: For at balansert målstyring skal kunne benyttes som verktøy for styring og oppfølging av virksomhetene, kreves det årlige resultater. Det legges derfor til grunn at brukerundersøkelser gjennomføres innenfor alle planområder hvert år, fortrinnsvis i april/mai eller september. Undersøkelsenes omfang/antall spørsmål bør gjennomgås for å sikre at de ikke blir alt for omfattende. Det forutsettes at et representativt utvalg av brukerne inviteres til å besvare undersøkelsene. Enhetslederne har et særlig ansvar for å sørge for representativitet og god svarprosent, herunder tiltak som sikrer at alle grupper enkelt kan besvare undersøkelsene, for eksempel ved i særskilte tilfeller å tilrettelegge for papirbaserte skjemaer fremfor elektronisk besvarelse som er hovedverktøyet. Rådmannen vurderer det derfor som mest hensiktsmessig å videreføre dagens ordning med enten egenutviklede brukerundersøkelser som gjennomføres ved hjelp av eget verktøy (questback), eller undersøkelser fra bedre.kommune.no der det er naturlig. Behovet for sammenligning med andre kommuner ivaretas gjennom øvrige styringsdata slik som for eksempel KOSTRA og nasjonale kvalitetsindikatorer. Dialogmøter Dialogmøter er møter mellom kommunestyret og de brukerrådene/samarbeidsutvalgene. Hensikten er å skape en dialogarena knyttet til videreutvikling av tjenestene. Innspill fra møtene benyttes blant annet som grunnlag for kommunestyrets dialogseminar og arbeidet med strategiplan med økonomiplan og årsbudsjett. - Anbefaling: Rådmannen anbefaler at ordningen med årlige dialogmøter videreføres. Det anbefales imidlertid at det gjøres noen tilpasninger for å styrke politikerrollen og ytterligere forsterke møtene som politisk medvirkningsarena. Det foreslås følgende overordnede opplegg for gjennomføring av dialogmøter: Dialogmøtet er mellom tjenestekomiteen og brukerråd/representanter fra brukerutvalgene/samarbeidsutvalgene fra planområdet. Møteeier er tjenestekomiteen. Komiteen deler seg slik at komitemedlemmene deltar på 4 dialogmøter hver. Opplegg for gjennomføring av dialogmøter: Dialogmøtene gjennomføres årlig innen utgangen av mai. Møtene avholdes på ettermiddag/kveld, og det avsettes to timer til hvert møte.

8 Invitasjon med agenda oversendes brukerrådene/samarbeidsutvalgene en måned i forkant, slik at de får nok tid til forberedelser. Kommunen har en felles mal for invitasjon der formålet med møtet, agenda og forventninger til deltakerne tydelig fremkommer. Tjenestekomiteen er ansvarlig for å definere temaer/problemstillinger til diskusjon. Møtene ledes av komitéleder eller et annet komitemedlem. Alle komiteens medlemmer har obligatorisk frammøteplikt. Administrasjonen deltar med inntil 3 personer (for eksempel kommunalsjef/ enhetsledere). Administrasjonen er ansvarlig for å skrive referat fra møtene, men har for øvrig en observatørrolle. Administrasjonen orienterer om planområdet, og kan besvarer konkrete spørsmål etter anmodning fra møteleder. Dialogmøtene gjennomføres etter en felles mal. Dialogmøtene oppsummeres i et ordinært komitemøte i juni, og danner grunnlag for dialogseminaret i august/ september, Oppsummering: Hensikten med saken er å klargjøre hvilke medvirknings arenaer knyttet til tjenesteutvikling og tjenestekvalitet Gausdal kommune skal ha - på systemnivå - for neste kommunestyreperiode. Dialogprosessen, som en del av styringssystemet i Gausdal kommune, foreslås slik den går fram av vedlegget. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Dialogprosessen som en del av styringssystemet i Gausdal kommune, vedtas slik den går fram av vedlegget. 2. Dialogprosessen vurderes hvert fjerde år som en del av evalueringen av politisk struktur.