STYRINGSHJUL 2017 FOR GJØVIK KOMMUNE

Transkript

1 STYRINGSHJUL 2017 FOR GJØVIK KOMMUNE Rådmannen

2 1 STYRINGSHJULET OVERSIKT Kommunens styringshjul (årshjul) sammenstiller den politiske og administrative aktiviteten som inngår den systematiske og helhetlige forberedelse, gjennomføring og oppfølging av kommunens sentrale plan-, analyse-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser. Skjematisk oversikt over årets delprosesser. Årlig tilpasning av datoer vs. helligdager og ferieuker. OPPSUMMERING EVALUERING RAPPORTERING: Årsrapport og årsregnskap Januar-februar: interne oppsummeringsprosesser i sektorene. Januar, februar: KOSTRA-rapportering inn til Statistisk sentralbyrå (SSB). Mars: administrativ sammenstilling med evaluering av måloppnåelse og økonomisk status. April: rådmannens framlegg og presentasjon av årsrapport og årsregnskap. Statusrapport gjennom året Januar, mai, september: rådmannens statusrapportering pr. tertial (forenklet for 3.tertial). DATAINNSAMLING ANALYSE UTREDNING: Hele året: innhenting av innbygger-, bruker- og medarbeidertilbakemeldinger. Mars-juli: sammenstilling og analyse av styringsdata: nøkkeltall og tilbakemeldinger. Mai-august: innhenting av synspunkter til handlingsdelen for kommuneplanens samfunnsdel m.m.. Hele året: utredning og analyse av aktuelle politiske bestillinger. STATUSVURDERING MÅLDRØFTING PRIORITERING: Januar, mai, september: behandling av statusrapporteringer pr. tertial (forenklet for 3.tertial). April: årsrapportbehandling; drøfting av resultat og utfordringer for sektorene i utvalgene. April: erfaringsseminar med utvidet kommunestyre rundt kommunens årsrapport og årsregnskap, med etterfølgende budsjettseminar (dag 2) for utvidet formannskap. April/mai: gjennomgang og drøfting av status og utfordringer for sektorene i formannskapet. Mai/juni: drøfting av mål og prioriteringer for sektorene i utvalgene BUDSJETTERING PLANLEGGING: September: framlegg av rådmannens forslag til styringsdokument, inkl. betalingssatser. September/oktober: politiske spørsmål og administrative svar rundt styringsdokumentet Oktober: presentasjon av analyse av forslag til statsbudsjett Oktober: framlegg av partipolitiske endringsforslag før behandlingen av styringsdokumentet, November: formell politisk behandling og vedtak av styringsdokumentet, Desember: administrativ fastlegging årsbudsjettet for neste år. FORPLIKTELSE IVERKSETTING: Desember/januar: inngåelse av årets lederavtale mellom rådmannen og kommunalsjefer, Januar: ajourføring av administrative virksomhetsdokumenter programmering av tiltak.

3 2 KOSTRA-rapportering 2016 PROSESSOVERSIKT : frist for rapportering av sensitive klientdata og barnehage : frist øvrig KOSTRA-rapportering (regnskapsdata og alle andre skjema) : SSB publiserer ureviderte nøkkeltall og grunnlagsdata for (?) : frist for oppretting av tidligere innsendte KOSTRA-data : SSB publiserer endelige nøkkeltall og grunnlagsdata 2016 Pr. 15.desember 2016 Årsrapport og årsregnskap : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : frist for innlevering av fakturaer, faktureringsgrunnlag og dokumentasjon sykefravær : frist sektorenes anvisning av regnskapsbilag : frist sektorenes innsending av foreløpig avviksanalyse : frist sektorenes tilbakemelding vdr. årsoppgjørsdisposisjoner : rådmannen oversender regnskap m/noter til revisjonen (revisjonen ferdig til 15.03) : oppdatering av statistikk/analyse vs. foreløpige KOSTRA-tall for 2016 (SSB legger ut 15.03) : frist for oversending av kommunalsjefenes årsrapportbidrag til rådmannen (kl ) : rådmannen ferdigstiller og sender ut årsrapport og årsregnskap 2016 uke 13 : presentasjon og drøfting av årsrapport og utfordringer for sektorene i utvalgene : erfaringsseminar (dag 1)med gjennomgang av årsrapport og utfordringer med utvidet kommunestyre og budsjettseminar (dag 2) med utvidet formannskap : behandling i kontrollutvalget, med oversending at uttalelse til formannskap/kommunestyre : behandling av årsrapport og årsregnskap 2016 i formannskapet : behandling av årsrapport og årsregnskap 2016 i kommunestyret Statusrapporter Pr. 3.tertial 2016: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen : rådmannen legger fram sak og statusrapport pr. 3.tertial 2016 (forenklet rapportering) uke 5 : behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 1.tertial 2017: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) statusrapport : analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr ) : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen, : gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe : rådmannen legger fram samlet statusrapport pr. 1.tertial 2017 Uke20/21: behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 2.tertial: : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) status : analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr ) : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen : gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe : rådmannen legger fram samlet statusrapport pr. 2.tertial 2017 uke38 : behandling av statusrapporten i utvalgene ( ) : behandling av statusrapporten i formannskapet : behandling av statusrapporten i kommunestyret

4 3 Styringsdokument 2018 (m/ HD Samfunn 2018, Økonomiplan , Budsjett 2018) -aug : innhenting av synspunkter til HP samfunn 2018 vs. kommuneplanens samfunnsdel : frist for sektorenes bidrag til SD 2018 og forslag til betalingssatser 2018 til rådmannen, : rådmannen presenterer sitt forslag til Styringsdokument 2018 i utvidet formannskap uke 39* : partipolitiske spørsmål til rådmannens forslag til Styringsdokument 2018 (*frist fredag 29.09) : forslag til Statsbudsjett 2018 legges fram i Stortinget uke 41* : rådmannens svar på innmeldte partipolitiske spørsmål (*frist fredag 13.10) : rådmannen presenterer sin vurdering av forslaget til Statsbudsjett 2018 sin påvirkning av forslag til Styringsdokument 2018 i formannskapet : frist for innsending av partipolitiske forslag til endringer i Styringsdokument : partienes endringsforslag offentliggjøres (og legges ut på folkevalgtes ipad) uke44 : utvalgene behandler egen sektors del i styringsdokumentet, m/betalingssatser ( ) : rådmannen sender med eventuelle merknader til partienes forslag og/eller utvalgenes behandling i saken for sluttbehandlingen i formannskap og kommunestyre : formannskapet behandler og innstiller til vedtak av hele Styringsdokument : kommunestyret behandler og vedtar Styringsdokument 2018 Overordnede strategi- og planprosesser Kommuneplanrevisjon -mai 17 : planutvikling med analyse/utredning, drøfting og medvirkning : formannskapet vedtar offentlig høring og ettersyn av forslag til revidert kommuneplan Jun-Sep : høring av forslag til revidert kommuneplan Sep/Okt : oppsummering, drøfting og planbearbeiding etter høring Nov : formannskap og kommunestyre behandler og vedtar revidert kommuneplan Des- : planoppfølging, innarbeiding av planen som grunnlag for styring av aktivitet og utvikling av annen planlegging Kommuneplanutvalg/formannskap kan justere framdriftsplanen.

5 4 MØTEKALENDER 2017 Pr. 15.desember halvår 2017 STYRER - RÅD - UTVALG Januar Februar Mars April Mai Juni KOMMUNESTYRE , 15 FORMANNSKAP 11 0, 25 8, 22 15, , 26 10, Utvalg Kultur og teknisk Utvalg Oppvekst Utvalg Helse, omsorg og velferd Utvalg Samfunnsutvikling Politisk koordineringsgruppe Kontrollutvalget Internasjonalt råd Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Regionrådet Regionalt ordfører-/rådmannsmøte Fylkeskommunen: - Fylkesting - Fylkesutvalg 10, , , , 27 2.halvår 2017 STYRER - RÅD - UTVALG Juli August September Oktober November Desember. KOMMUNESTYRE FORMANNSKAP 30 13, , 15, Utvalg Kultur og teknisk Utvalg Oppvekst Utvalg Helse, omsorg og velferd 20 1 Utvalg Samfunnsutvikling Politisk koordineringsgruppe Kontrollutvalget Internasjonalt råd Ungdomsrådet 22 Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Regionrådet Regionalt ordfører-/rådmannsmøte Fylkeskommunen: - Fylkesting - Fylkesutvalg 22 5, , 24 7, , 19 0: Personalpolitisk utvalg (seminar for arbeidsgiverdelen) 1: Erfaringsseminar, utvidet 2: Budsjettseminar, utvidet RØDT: Obligatoriske utvalgsmøter GULE FELT : Møteplan ikke ferdig fastlagt Møtekalenderen holdes løpende oppdatert på kommunens nettsider. (Dvs. ikke i dette dokumentet )