Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 04/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 04/ Dato: BUDSJETT UTEN TALL INNSTILLING TIL BYSTYRET: Bystyrekomité for byutvikling/ helse og omsorg/ kultur(med idrett og kirke)/ oppvekst og utdanning legger frem sine innstillinger. Bystyret tar bystyrekomiteenes vurderinger til orientering. Saksordførere/Komiteledere

2 Saksutredning: 1. Bakgrunn I forbindelse med innføring av ny politisk styringsstruktur fra , ble det lagt opp til en mer omfattende prosess for arbeidet med rullering av kommunens økonomiplan enn tidligere. Prosessen er forankret i kommunens årshjul, jfr. figuren nedenfor som viser årshjulet for 2004: Drammen kommunens årshjul kvartal 1. kvartal Virksomhetsplaner Regnskap Årlige spørreundersøkelser skal være gjennomført Budsjettforslag og -vedtak 3. kvartal 2. kvartal Diskusjon av resultater Årsmelding med drøfting av tiltak rapportering av resultater Prosess økonomiplan i BMS. Dialogmøter Strategidiskusjoner i bystyret I samsvar med årshjulet er dialogmøter i kommunens brukerrettede virksomheter gjennomført i 2. kvartal d.å., jfr. nærmere omtale pkt. 3 nedenfor. I dialogsamtalene skal brukere og politikere reflektere over fjorårets BMS-resultater. Med utgangspunkt i denne refleksjonen får politikerne brukernes synspunkter på om målekartet har rett fokus for å følge med på de ulike tjenesters utvikling. Siden BMS ikke var fullt utviklet i 2003, blant annet ved at det kun ble gjennomført brukerundersøkelser i 20 av de 53 virksomhetene, fikk ikke BMS resultater det ønskede fokus i dialogsamtalene i år. Årets dialogmøter er også oppstarten av økonomiplanarbeidet for perioden Innspill og synspunkter bystyret får gjennom dialogen med virksomhetenes brukere, skal være med å gi de folkevalgte innspill og kunnskap om kommunens tjenesteproduksjon samt brukernes tilfredshet med tjenestene. Referatene fra dialogmøtene er rådmannens bakgrunnsmateriell for saksutredningen for budsjett uten tall, som bystyret skal sluttbehandle 22. juni d.å. 2. Balansert målstyring - styringsmessig utgangspunkt Årsmeldingen og dialogsamtalene skal gi bystyret kunnskap om den kommunale tjenesteproduksjonen. Dette skal gi bedre grunnlag for strategiske politiske prioriteringer. Målekartet i balansert målstyring (BMS) har definert 16 styringsindikatorer. Disse indikatorene er vurdert som de viktigste styringsparametre for å sikre rett fokus i utviklingen av kommunens tjenester og i årsmeldingen rapporteres resultatene på disse indikatorene. Et viktig prinsipp i BMS er at måloppnåelsen av disse indikatorene skal vurderes i dialog i hele kommuneorganisasjonen, både internt i den enkelte

3 virksomhet med brukere, ansatte og politikere og mellom rådmannen og politikere. Styringshjulet er bygget opp slik at refleksjonen mellom brukere og politikere skal foregå i dialogsamtalene. I denne dialogen er to forhold viktige: om virksomheten har nådd de ambisjoner som er satt og om det er de "riktige" styringsindikatorene som er valgt. Prosessen i dialogsamtalene er under utvikling og først i 2005 vil samtalene kunne ta utgangspunkt i fullstendig BMS rapportering. De føringer og målsettinger som blir gitt som følge av politisk behandling av denne saken, vil bl.a. være med å danne grunnlaget for utarbeidelse økonomiplanen som skal sluttbehandles av bystyret 23. november i år. Det er viktig å holde fast ved at verdiretningen i budsjett uten tall må henge sammen med de prioriteringer som er lagt til grunn for utviklingen av bysamfunnet Drammen, slik at kommunen har konsistens i sine prioriteringer. Styringskartet i BMS har sine mål forankret i den vedtatte Kommuneplan for Drammen , og i denne kommer de vedtatte prioriteringene til uttrykk. Rådmannen har gjennomgått referatene fra dialogmøtene med tanke på hvorvidt det er trender i disse møtene som spesielt bør trekkes fram, om det fremkommer generelle avvik fra de satsinger som ligger til grunn i Kommuneplanen, eller om det fremkommer synspunkter som bør føre til en revidering av de valgte styringsindikatorene. Rådmannen har ikke kunnet lese slike klare signaler ut av referatene. Kommunenplanens formål er å synliggjøre de strategiske og overordnede valgene, slik at de løpende store og små enkeltsaker henger sammen med de strategiske overordnede visjoner og mål. Kommuneplanens ambisjon er at det legges tilrette for en befolkningsvekst på anslagsvis 1,5% pr år, og at kommunen styrer sin boligpolitikk etter dette målet. Tyngden i denne utviklingen skal komme i sentrum og sentrumsnære områder. Den økonomiske situasjon som Drammen kommune befinner seg i, sammen med den vekst som er forutsatt i Kommuneplanen, tilsier at kommunen må sikre seg økonomisk handlefrihet for å ta høyde for de utfordringer og investeringer i infrastruktur mv. som økt vekst innebærer. Prioriteringer av nye tiltak bør derfor etter rådmannen vurdering sees i lys av dette. Etter to svært vanskelige år med akkumulert underskudd på tilsammen 116,1 mill. kr i årene 2001 og 2002, representerte 2003 et økonomisk vendepunkt for Drammen kommune. En rekke budsjettavlastende tiltak kombinert med sterk fokus på økonomistyring ga som resultat et netto driftsoverskudd på 83,9 mill. kr i Det gode resultatet ga grunnlag for en større inndekning av tidligere års underskudd enn forutsatt med 71,0 mill. kr, slik at restunderskuddet til inndekning i 2004 er redusert til 45,1 mill. kr. Selv om kommunen etter planen i sin helhet vil ha dekket tidligere års underskudd ved utgangen av 2004 vil det fortsatt være behov for stram styring. I denne forbindelse vises til de forutsetninger og målsettinger som er lagt til grunn i gjeldende økonomiplan: Gjennomføring av kommuneplanen krever økonomisk handlefrihet og investeringsevne Netto driftsresultat i bykassen bør være 3 5 % av driftsinntektene. Videre er det en målsetting om at egenfinansieringen av investeringene bør være minst 25 % Økonomistyring på virksomhetsnivå forsterkes og videreføres. Det etableres fullt ansvar for utgifter og inntekter på virksomhetsnivå i Dette innebærer bl.a at overskudd/underskudd +/- 2 % av nettodriftsresultat på virksomhetsnivå tas med til neste budsjettermin Det vil fortsatt være behov for nedbemanning, men mer differensiert og integrert i den løpende økonomistyringen

4 Større omprioriteringer innenfor programområdene vil en komme nærmere tilbake til i 2004 med egne saker. Større omlegginger vil en bruke første halvår av 2004 på og budsjettarbeidet for 2005 blant annet ved: 2004 blir et konsolideringsår Ingen større investeringsprosjekter i 2004 Å involvere bystyrekomiteene/nytt bystyre slik at de folkevalgte får sette sitt preg på arbeidet Større omprioriteringer mellom programområdene vil en komme tilbake til i økonomiplan I gjeldende økonomiplan oppdatert etter bystyrets behandling av bystyresak 16/04 "Oppfølging av økonomiplanen " er det fom lagt opp til årlige driftsoverskudd i overkant av 70 mill. kr. Av dette er 30,0 mill. kr pr. år forutsatt å gå til finansiering av bykassens investeringer, mens resterende driftsoverskudd er tenkt benyttet til opparbeidelse av fondsreserver. For å nå disse målsettingene er det lagt til grunn at programområdenes netto driftsutgifter må reduseres med ca. 23 mill. kr fom Dersom disse målsettingene skal nås vil det etter rådmannens vurderinger ikke være rom for noen større realvekst i programområdenes driftsrammer i den kommende økonomiplanperioden, og nye tiltak bør i hovedsak finansieres gjennom omdisponeringer innenfor eller mellom programområdenes rammer. Forutsetningen om årlig driftsfinansiering av investeringene med 30,0 mill. kr bør imidlertid gi rom for en del nye investeringsprosjekter de kommende årene, uten at kommunens gjeldsnivå økes nenveverdig. Oppdatert økonomiplan pr følger som vedlegg Dialogmøtene Det er gjennomført dialogmøter i perioden 3.mars tom 13..mai i virksomhetene. Bystyrepolitikere, brukere, ansatte og virksomhetsleder har gjennomført samtaler med brukere av tjenestene. Samtalene har hatt en uformell karakter og hovedmålet har vært å få brukerne i tale, og utvikle en arena for bystyremedlemmenes ombudsrolle. På sikt vil drøfting av resultater i BMS ha stor fokus i møtene. Dette året har dialogmøtene tatt utgangspunkt i de resultatene som ble presentert i årsmelding for 2003, i hovedsak resultat på medarbeiderundersøkelsen og brukerundersøkelser der dette har vært gjennomført. Politikernes rolle har vært å være lyttende og spørrende til innbyggernes opplevelser og vurderinger av kommunens tjenester. Det er skrevet referater fra alle dialogmøtene (eget vedlegg). Referatene er forsøkt skrevet i en felles mal for alle virksomheter for å kunne lette og gi bedre oversikt i videre saksforberedelse. I arbeidet med å systematisere og få oversikt over tilbakemeldingene har rådmannen organisert innspillene i fokusområdene byutvikling og brukere. Det betyr ikke at tiltak innen de andre fokusområdene ikke blir ivaretatt. Rådmannen følger opp innspill gjennom den administrative styringen av kommunen, og politikere har med seg erfaringer inn i det løpende politiske arbeidet. Alle referater fra dialogmøtene vil i tillegg legges ved saken i eget hefte. Dialogmøtene vil ha utgangspunkt i det nære, og brukere vil ofte ha fokus på konkrete tiltak. Dette vil gi innspill til to nivåer. Ofte vil tiltakene være enkle og mulige å gjennomføre innenfor virksomhetenes egne rammer, og gi virksomhetsleder nyttige innspill til å forbedre sine tjenester overfor brukerne innenfor egen myndighetsramme. Noen tjenester kan bli bedre gjennom f.eks. en annen arbeidsform eller en annen organisering, uten at det krever øknomiske ressurser. Innspill som krever større endringer eller

5 økonomiske rammer og prioriteringer, vil gi innspill til den politiske prosess i budsjettarbeid for Budsjett uten tall prosess I arbeidet med budsjett uten tall er det viktig at politisk miljø og administrasjonen sammen bidrar til en god prosess. Politikernes oppgaver Politikernes hovedoppgave vil være å utøve politikerrollen gjennom å foreta nødvendige prioriteringer på bakgrunn av dialogmøtene i virksomhetene, gjeldende styringsdokumenter, samt kommunens økonomiske situasjon. Valgte prioriteringer vil være retningsgivende for det videre arbeidet med budsjett for 2005 og økonomiplan Prosessen må legge til rette for god partimessig behandling av budsjett uten tall. Arbeidet med budsjett uten tall avviker noe fra den tradisjonelle måten å behandle saker i politiske organer. Samtlige bystyrekomiteer engasjeres i arbeidet og bystyrekomiteenes rolle som politiske verksteder tydeliggjøres. Arbeidet bør være konsensusorientert, hvor dialog og samarbeid på tvers av partiene står sentralt. Politisk prosess - hovedelementer Aktør Handling Tid Bystyre Bystyret får utdelt dokumentasjon som gir en oppsummering av dialogmøtene. Grunnlagsmateriale for videre politisk behandling frem mot budsjett uten tall. Partiene Partiene behandler oppsummeringen fra dialogmøtene. Partiene utarbeider hovedsatsingsområder/ hovedprioriteringer Gruppeledermøte Bystyrekomiteene Gruppelederne tilstreber å utforme et fellesdokument som settes under debatt i bystyremøte Bystyrekomiteene behandler oppsummeringen fra dialogmøtene. Bystyrekomiteene velger anslagsvis 8-10 hovedsatsingsområder/ hovedprioriteringer som legges frem for bystyret i møte Gruppemøter: Bystyre Bystyret orienteres om bystyrekomiteenes vurderinger av hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer. Formannskapet Formannskapets økonomiseminar på Killingen Bystyre Bystyre vil få utdelt dokumentasjon som gir en oppsummering av dialogmøtene (vedlegg 1). Dette vil være grunnlagsmateriale for videre politisk behandling frem mot bystyrebehandling av budsjett uten tall

6 Bystyrekomiteene Bystyrekomiteene behandler i sine møter dokumentene som oppsummerer dialogmøtene. Bystyrekomiteene presenterer med utgangspunkt i denne dokumentasjonen konkrete prioriteringer/hovedsatsningsområder. Hver bystyrekomite har et spesielt ansvar for å komme med uttalelse på de programområder den enkelte bystyrekomite har ansvar for. Bystyrekomiteene har også mulighet til å uttale seg om øvrige programområder. Det er viktig å drøfte hva som har vært oppfatningen av det kommunale tjenestetilbudet i dialogmøtene. Bystyrekomiteene drøfter dessuten hvordan arbeidet med dialogmøtene har fungert, herunder erfaringer og hovedinntrykk. Oppsummeringen av dialogmøtene inneholder et stort antall tiltakstyper. Tiltakene varierer fra mindre tiltak til store hovedsatsningsområder. Det politiske arbeidet i partiene og i bystyrekomiteene bør preges av at det utarbeides hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer med utgangspunkt i oppsummeringen fra dialogmøtene. Videre vil det være viktig å se dette i sammenheng med kommunens overordnede planer så som hovedfokus i kommuneplanen. Bystyrekomiteene: 1. Avgir en generell uttalelse på de programområdene den enkelte bystyrekomite har ansvar for. 2. Velger anslagsvis 8-10 hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer på tvers av alle bystyrekomiteers programområder. Valg av hovedsatsningsområder/ hovedprioriteringer kan skje på to måter: Ved å velge blant de tiltak som finnes i vedlagte oppsummering (vedlegg 1). Ved å utarbeide hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer med utgangspunkt i at flere av de tiltak som finnes i vedlagte oppsummering er beslektede eller berører samme tjenesteområde. Bystyrekomitelederne presenterer valg av hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer for bystyret i møte Gruppeledermøte For å legge til rette for størst mulig grad av konsensus i behandlingen av budsjett uten tall bør det avholdes et gruppeledermøte før bystyrekomiteenes behandling av dialogmøtene, og i forkant av bystyrets sluttbehandling. Gruppeledermøtet vil være med på å styrke en helhetlig tilnærming i utformingen av budsjett uten tall, jfr. nødvendigheten av å se bystyrekomiteenes behandling av dialogmøtene i sammenheng med sentrale styringsdokumenter, overordnet planarbeid og kommunens økonomiske situasjon. Gruppelederne tilstreber å utforme et fellesdokument som settes under debatt i bystyremøte Bystyre Bystyrets hovedoppgave vil være å utforme et budsjett uten tall som viser hvilke hovedsatsningsområder som skal prioriteres i det videre budsjettarbeidet. Bystyrekomiteenes prioriteringer, resultatet av gruppeledermøtet samt sentrale styringsdokumenter, overordnet planarbeid og kommunens økonomiske situasjon vil være premissgivende for bystyrets endelige budsjettvedtak. Bystyrets vedtak av budsjett uten tall bør innebære valg av anslagsvis 8-10 hovedsatsningsområder/hovedprioriteringer. 5. Videre arbeid

7 Bystyrets behandling av budsjett uten tall vil være første milepæl i arbeidet med å rullere Drammen kommunes økonomiplan for perioden Rådmannen vil i den videre prosess legge opp til en tett dialog med formannskapet, hvor neste milepæl vil være budsjettseminar på Killingen leirskole Til orientering vedlegges foreløpig framdriftsplan for arbeidet med økonomiplan (ajour pr ). Vedlegg: 1. Samleskjema tiltak foreslått i dialogmøtene 2. Referatene fra dialogmøtene (eget hefte) 3. Balansert målstyring gjennomgående målekart 4. Foreløpig framdriftsplan for arbeidet med økonomiplan