Saksbehandler: Marit Pettersen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: TILSKUDD TIL DRAMMEN KIRKELIGE FELLESRÅD - NY ORDNING

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Pettersen Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: TILSKUDD TIL DRAMMEN KIRKELIGE FELLESRÅD - NY ORDNING INNSTILLING TIL: Bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv / bystyret Rådmannens forslag til vedtak: Ny ordning for budsjettering og rapportering knyttet til kommunens økonomiske overføringer til Drammen kirkelige fellesråd etter kirkeloven 15 og gravferdsloven 3 iverksettes som beskrevet i saksframlegget. Osmund Kaldheim rådmann Kari Høyer kommunaldirektør

2 TILSKUDD TIL DRAMMEN KIRKELIGE FELLESRÅD - NY ORDNING 1. Innledning Hensikt Hensikten med denne saken er å fastsette ny ordning for rapporterings- og budsjetteringsprosesser knyttet til kommunale overføringer til Drammen kirkelige fellesråd, med virkning fra høsten Bakgrunn Drammen bystyre fattet , sak 145, vedtak om økonomiplan Vedtak 12.2 lyder slik: Følgende legges til grunn for driftstilskuddet til Drammen kirkelige fellesråd: (---) I løpet av 2014 utredes ny ordning i samarbeid mellom kommunen og kirken. Saken behandles politisk gjennom komiteen til bystyret. Drammen kirkelige fellesråd og kirkevergen var sterkt kritiske til budsjettprosessen høsten 2013, og ønsker derfor forbedringer, særlig når det gjelder fellesrådets mulighet til å fremlegge for politisk nivå hvilke konsekvenser eventuelle reduserte bevilgninger kan få. Rådmannen la fram forslag til nye rapporterings- og budsjetteringsprosesser for bystyrekomiteen for byutvikling og kultur I forkant av saksbehandlingen mottok komiteen et kritisk brev fra Drammen kirkelige fellesråd. Rådmannens merknader til brevet ble lagt fram i notats form. Saken fikk også noe medieoppmerksomhet. Det ble sådd tvil om rådmannens intensjoner med saken. Bystyrekomiteen for byutvikling og kultur utsatte saken, i påvente av nytt saksframlegg. Rådmannen finner grunn til å understreke at saken ikke handler om størrelsen på kommunens tilskudd til Drammen kirkelige fellesråd. Forslaget til årshjul var utarbeidet i samarbeid med kirkevergen, og fellesrådet har ikke framsatt forslag til endringer. Det nye saksframlegget innebærer derfor ikke endringer av prinsipiell betydning, verken i forslag til rutinebeskrivelser eller krav til innspill og dokumentasjon. Etter ønske fra komitéleder er sistnevnte nå tatt inn i selve saksframlegget. 2. Ny ordning årshjul Ny ordning for budsjettering og rapportering er knyttet direkte opp mot kommunens årshjul. Nedenfor beskrives de tre hovedelementene i ordningen: Rutiner for kommunikasjon mellom Drammen kirkelige fellesråd og kommunens politiske organer. Det legges opp til at fellesrådet i større grad enn tidligere får anledning til å synliggjøre hvordan ressursene fra kommunen brukes, og hva som vil bli konsekvensen dersom det kommunale tilskuddet opprettholdes eller endres. Dette gjelder både innlegg i møter og skriftlige innspill.

3 Krav til fellesrådets innspill / dokumentasjon til kommunens styringsdokumenter. Det legges opp til at fellesrådet i sine skriftlige innspill gir nærmere informasjon om virksomheten, og at innspillene i større grad enn tidligere knyttes direkte opp mot de ulike punktene i lovverket. I møte mellom fellesrådets arbeidsutvalg og to sentrale politikere høsten 2013 var det enighet om at kommunen kan stille mer detaljerte krav enn tidligere til fellesrådets innspill til kommunens styringsdokumenter når det gjelder hvilke formål kommunens tilskudd brukes til. Krav til rådmannens grunnlagsdokumenter og bystyrets vedtak. Det legges opp til at kommunen klargjør premissene for forslag / vedtak, men det legges ikke begrensninger på bystyrets budsjettmyndighet. 3. Lov- og regelverket Kommunens økonomiske ansvar for finansiering av drift av Den norske kirke og forvaltning/drift av gravplasser og krematorium gjennom tilskudd til det kirkelige fellesrådet er regulert i kirkeloven 15 og gravferdsloven 3. Tabellen nedenfor oppsummerer innholdet i de aktuelle reglene (KL = kirkeloven, GL = gravferdsloven). Eiendom (investering) Eiendom (FDV) Forvaltning og tjenesteproduksjon Ledelse og administrasjon Andre formål Den norske kirke Gravplasser og krematorium Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: KL 15, 1. ledd, bokstav a KL 15, 1. ledd, bokstav b og GL 3 Bygging og rehabilitering av kirker. Anlegg av gravplasser. Bygging og rehabilitering av gravkapeller. Bygging og rehabilitering av krematorium. KL 15, 1. ledd, bokstav a KL 15, 1. ledd, bokstav b og GL 3 Forvaltning, drift og vedlikehold av kirker. Anlegg av gravplasser. Forvaltning, drift og vedlikehold av gravkapeller. Forvaltning, drift og vedlikehold av krematorium. KL 15, 1. ledd, bokstav c og e KL 15, 1. ledd, bokstav b og GL 3 Kirketjener, klokker, organist / kantor ved Gravferdsforvaltning (offentlig hver kirke. myndighetsutøvelse). Lokaler, utstyr og materiell Drift av gravplasser. konfirmasjonsopplæring. Drift av krematorium. KL 15, 1. ledd, bokstav d og f KL 15, 1. ledd, bokstav d Daglig leder av kirkelig fellesråd (andel). Daglig leder av kirkelig fellesråd (andel). Drift fellesråd og menighetsråd, herunder Drift fellesråd og menighetsråd, herunder administrasjon og kontorhold (andel). administrasjon og kontorhold (andel). Kontorhold for prester. Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til: KL 15, 2. ledd Kirkelig undervisning. Diakoni. Kirkemusikk. Andre kirkelige tiltak i soknene. Utgiftsdekningen skal gi grunnlag for: KL 15, 3. ledd - at det i soknene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner,

4 - at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, - at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og - at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. Kommunens rett til å stille krav til innholdet i fellesrådets innspill følger av Forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke 4-1 med kommentarer, lov om tilskot til livssynssamfunn 3 og 4, forskrift om tilskot til livssynssamfunn 9, jfr. lov om trudomssamfunn og ymist anna 19 og 20. De kommunale økonomiforskriftene regulerer hvordan overføringer til kirkelig fellesråd skal budsjetteres og regnskapsføres i kommunen. 4. Rapportering forrige år Hovedfokus i første halvår er ressursbruk og resultater forrige år. Det viktigste styringsdokumentet er årsrapporten. Kommunikasjon mellom fellesrådet og kommunens politiske organer Sentrale punkter er skravert. 1. Foreløpige nøkkeltall fra Kostra offentliggjøres av SSB. 2. Fellesrådets årsmelding distribueres til bystyrekomiteen. 3. Fellesrådets skriftlige innspill til kommunens årsmelding. 4. Kommunens årsmelding. Administrativ prosess. Dokument. 1. HALVÅR 5. Kirkevergen orienterer bystyrekomiteen om bruken av de kommunale overføringene forrige år (innlegg med presentasjon). 6. Kommunens årsmelding. Politisk prosess og vedtak. 7. Endelige nøkkeltall fra Kostra offentliggjøres av SSB. 8. Nøkkeltall fra Kostra presenteres for bystyrekomiteen. 2. HALVÅR 9. Nøkkeltall om kirke-, tros- og livssynssamfunn presenteres for bystyrekomiteen. Krav til fellesrådets innspill / dokumentasjon Følgende informasjon skal framgå av fellesrådets innspill til kommunens årsrapport. Investeringer Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Investeringer, renter Investeringsregnskap. Investeringsregnskap. og avdrag Framdrift / kostnader investeringer vs godkjent investeringsplan. Framdrift / kostnader investeringer vs godkjent investeringsplan. Regnskap renter og avdrag vs bevilget investeringstilskudd. Regnskap renter og avdrag vs bevilget investeringstilskudd. Summer Sum bevilget overføring Sum bevilget overføring Sum bruk av overføring Sum bruk av overføring

5 Drift Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Eiendomsdrift Netto FDV-utgifter kirker. Netto FDV-utgifter gravkapeller og Derav merutgifter til vedlikehold av krematorium. fredede og vernede kirkebygg som følge av pålegg fra statlig myndighet (dokumenteres) i. Forvaltning og Årsverk fordelt på stillingskategorier. Årsverk fordelt på stillingskategorier. tjenesteproduksjon Netto driftsutgifter. Netto driftsutgifter. Inntekter fra avgifter og salg av tjenester, fordelt på avgifter fastsatt av fellesrådet og avgifter fastsatt av kommunen. Ledelse og Årsverk fordelt på stillingskategorier. Årsverk fordelt på stillingskategorier. administrasjon Netto driftsutgifter. Netto driftsutgifter. Andre formål Årsverk fordelt på stillingskategorier. Netto driftsutgifter fordelt på formål jfr. KL 15, 2. ledd. Formål som ikke faller inn under kommunens Netto driftsutgifter allmenne sosiale formål. økonomiske ansvar Netto driftsutgifter allmenne kulturformål. etter KL 15 / Nærmere informasjon. GL 3 ii. Pensjon Reguleringspremie pensjon (ikke inkludert ovenfor). Reguleringspremie pensjon (ikke inkludert ovenfor). Sum Sum bevilget overføring Sum bevilget overføring Sum bruk av overføring Sum bruk av overføring Avgifter og priser iii Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Avgifter og priser som fastsettes av fellesrådet Avvik fra regulativ gjengitt i budsjettinnspillet fra fellesrådet, med forklaring. Avvik fra regulativ gjengitt i budsjettinnspillet fra fellesrådet, med forklaring. Nøkkeltall Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Medlemstall pr Antall gravferder, fordelt på kategorier. Antall konserter Kremasjonsprosent, avdøde bosatt i Antall publikum på konsertene Drammen. Eventuelle andre nøkkeltall. Eventuelle andre nøkkeltall. Krav til kommunen Årsmeldingen og rådmannens forslag til vedtak offentliggjøres i den digitale økonomiportalen ved starten av den politiske prosessen. I økonomiportalen er det ikke lagt opp til omfattende drøfting, slik som i ordinære politiske saker. Hovedfokus i årsmeldingen er på resultater fra fastsatte mål, drifts- og investeringsregnskap, og nøkkeltall om den kommunale virksomheten. Hvilke nøkkeltall som legges fram i årsmeldingen, avhenger hvert år av hvilken mal rådmannen fastsetter. Aktuelle nøkkeltall: i Jfr. Forskrift om tilskot til livssynssamfunn 9. Jfr. punkt 14.6 i Drammen kommunes tros- og livssynspolitiske plattform. ii Jfr. Forskrift om tilskot til livssynssamfunn 9. iii Jfr. KL 20 og GL 6. Jfr. GL 10, 14 og 21.

6 Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 392 Andre tros- og livssynssamfunn Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Antall medlemmer. Antall medlemmer. Antall gravferder, fordelt på kategorier. Antall medlemmer i % av antall innbyggere. Antall medlemmer i % av antall innbyggere. Kremasjonsprosent, avdøde bosatt i Drammen. Tilskudd pr medlem Tilskudd pr medlem Tilskudd pr innbygger Antall medlemmer. Antall medlemmer i % av antall innbyggere. 5. Budsjett neste år / økonomiplan neste fire år Hovedfokus i annet halvår er ressurstildeling, mål og planer for neste år. Det viktigste styringsdokumentet er økonomiplanen. Kommunikasjon mellom fellesrådet og kommunens politiske organer Sentrale punkter er skravert. 1. Fellesrådets skriftlige innspill til kommunen. 2. Forberedende møte mellom leder av fellesrådet og leder av bystyrekomiteen. 3. Fellesrådet møter bystyrekomiteen (orientering, dialog). 4. Økonomiplan. Administrativ prosess. 5. Rådmannens grunnlagsdokument og forslag til vedtak. 2. HALVÅR Fellesrådets innspill legges ved. 6. Økonomiplan. Offentlig prosess. Fellesrådet møter i formannskapets budsjetthøring. 7. Økonomiplan. Politisk prosess og vedtak. 8. Tildelingsbrev fra kommunen til fellesrådet. Krav til fellesrådets innspill / dokumentasjon Følgende informasjon skal framgå av fellesrådets budsjettinnspill. Investeringer Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Investeringer, renter og avdrag Investeringsplan (prosjekter / investeringsbeløp pr år og samlet / framdrift). Investeringsplan (prosjekter / investeringsbeløp pr år og samlet / framdrift). Finansieringsplan. Summer Sum ønsket investering Sum endring fra forrige år Renter og avdrag på lån kommende år regnes ut av kommunen. Finansieringsplan. Sum ønsket investering Sum endring fra forrige år Drift Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Eiendomsdrift Netto FDV-utgifter kirker. Netto FDV-utgifter gravkapeller og Derav merutgifter til vedlikehold av fredede og vernede kirkebygg som følge av pålegg fra statlig myndighet (dokumenteres). krematorium.

7 Forvaltning og tjenesteproduksjon Årsverk fordelt på stillingskategorier. Netto driftsutgifter. Ledelse og Årsverk fordelt på stillingskategorier. administrasjon Netto driftsutgifter. Andre formål Årsverk fordelt på stillingskategorier. Netto driftsutgifter fordelt på formål, jfr. KL 15, 2. ledd. Formål som ikke faller Netto driftsutgifter allmenne sosiale inn under kommunens formål. økonomiske ansvar Netto driftsutgifter allmenne kulturformål. etter KL 15 / GL 3. Nærmere informasjon. Sum Sum ønsket overføring Sum endring fra forrige år Årsverk fordelt på stillingskategorier. Netto driftsutgifter. Inntekter fra avgifter og salg av tjenester, fordelt på avgifter fastsatt av fellesrådet og avgifter fastsatt av kommunen. Årsverk fordelt på stillingskategorier. Netto driftsutgifter. Sum ønsket overføring Sum endring fra forrige år Pensjon Forventet reguleringspremie pensjon (ikke inkludert ovenfor). Forventet reguleringspremie pensjon (ikke inkludert ovenfor). Avgifter og priser Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Avgifter og priser som fastsettes av fellesrådet Regulativ, med begrunnelse for endringer. Regulativ, med begrunnelse for endringer. Avgifter som fastsettes av kommunen Forslag til regulativ, med begrunnelse for endringer. Nøkkeltall Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Medlemstall pr dato for innspillet. Eventuelle andre nøkkeltall hentes fra SSB (Kostra). Forslag til endringer fra forrige år skal begrunnes. Innspill skal ikke deflatorjusteres. Deflator fastsettes av kommunen, og eventuell deflatorjustering besluttes av kommunen. Fellesrådets prinsipper for prisfastsetting, størrelsen på den enkelte avgift og samlet avgiftsinntekt er viktige premisser for bystyrets vedtak om økonomisk overføring til fellesrådet som gravferdsmyndighet. Avgiftene skal derfor ikke endres i perioden fra innspillets dato og ut året, men gjøres gjeldende fra 1.1. følgende år. Offentlig utlegging og politisk prosess I møte mellom fellesrådet og bystyrekomiteen for byutvikling og kultur kan kirken synliggjøre konsekvensene for hvert av formålene, dersom det kommunale tilskuddet økes / ikke endres / reduseres. I den perioden budsjettforslaget er lagt ut til offentlig ettersyn og debatt avholder formannskapet et eget møte, hvor fellesrådet, andre tilskuddsmottakere og andre eksterne interessenter kan gi innspill

8 til budsjettforslaget. I likhet med andre interessenter kan fellesrådet påvirke prosessen gjennom henvendelser til partier og enkeltpolitikere. Endringer i økonomiske rammer for Den norske kirke har erfaringsmessig stor offentlig interesse. Kommunens representant i fellesrådet sikrer kommunikasjon mellom fellesrådet og politiske organer i kommunen. Krav til kommunen Rådmannens grunnlagsdokument og forslag til vedtak offentliggjøres i den digitale økonomiportalen ved starten av den politiske prosessen. I økonomiportalen er det ikke lagt opp til omfattende drøfting, slik som i ordinære politiske saker. Følgende forhold kommenteres, forutsatt at de har prinsipiell betydning: Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Investeringsplan. Investeringsplan. Tilskudd til dekning av renter og avdrag på de investeringer rådmannen går inn for. Tilskudd til dekning av renter og avdrag på de investeringer rådmannen går inn for. Endringer i tilskudd til driftsformål (generelle tilpasninger) Endringer i tilskudd til driftsformål (generelle tilpasninger) Endringer i tilskudd til driftsformål (ut over generelle tilpasninger), med begrunnelse Endringer i tilskudd til driftsformål (ut over generelle tilpasninger), med begrunnelse Deflatorjustering. Deflatorjustering. Dekning av reguleringspremie pensjon. Dekning av reguleringspremie pensjon. Tilskudd per medlem. Regulativ for avgifter som fastsettes av kommunen. Andre aktuelle tema. Andre aktuelle tema. Tilskudd per medlem synliggjøres i rådmannens grunnlagsdokument. Forventet investeringstilskudd som følge av forslaget til investeringsplan beregnes av kommunen. Følgende skal framgå av bystyrets vedtak: Funksjon 390 Den norske kirke Funksjon 393 Gravplasser og krematorium Godkjenning investeringsplan Godkjenning investeringsplan, lånegaranti Lånegaranti Lånegaranti Tilskudd investeringer (kr) Tilskudd investeringer (kr) Tilskudd drift (kr) Tilskudd drift (kr) Forutsetninger (for eksempel deflatorjustering og dekning av reguleringspremie pensjon) Forutsetninger (for eksempel deflatorjustering og dekning av reguleringspremie pensjon) Andre forutsetninger Andre forutsetninger Regulativ for avgifter som fastsettes av kommunen. Det fattes ikke politisk vedtak om størrelsen på tilskudd pr medlem. Tilskudd til investeringer (dekning av renter og avdrag etter godkjent investeringsplan) gis som separat tilskudd.

9 6. Rapportering og budsjettendringer dette år Hovedfokus i løpet av året er oppfølging av ressursbruk og resultater inneværende år, og justering av ressurstildeling, mål og planer i tråd med dette. Det viktigste styringsdokumentet er tertialrapportene. Kommunikasjon mellom fellesrådet og kommunens politiske organer 1. TERTIAL 2. TERTIAL 1. Fellesrådets skriftlige innspill til kommunen, hvis behov. 2. Kommunens 1. tertialrapport. Administrativ prosess. Dokument. 3. Kommunens 1. tertialrapport. Politisk prosess. 3. TERTIAL 4. Fellesrådets skriftlige innspill til kommunen, hvis behov. 5. Kommunens 2. tertialrapport. Administrativ prosess. Dokument. 6. Kommunens 2. tertialrapport. Politisk prosess. Krav til fellesrådets innspill / dokumentasjon Fellesrådet gir bare innspill til tertialrapportene dersom det er behov for endringer i vedtatte tilskudd. Innspill spesifiseres på funksjonene 390 og 393. Krav til kommunen Funksjonene 390 og 393 omtales bare ved resultater / endringer av prinsipiell betydning. Det gjøres ordinært ikke endringer i vedtatte tilskudd ved budsjettjusteringene. Kommunen dekker påløpt reguleringspremie pensjon.