Saksbehandler: Roar Paulsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 04/ Dato:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Roar Paulsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 04/ Dato: Drammen kommunes årshjul 2004 INNSTILLING TIL: FORMANNSKAPET/BYSTYRET Administrasjonens innstilling: Rådmannens forslag til årshjul 2004 for Drammen kommune tas til orientering. Nils Fr. Wisløff rådmann Trond Julin kommunaldirektør

2 SAKSUTREDNING: 1. Innledning Vedlagt følger forslag til Drammen kommunes årshjul for 2004 (vedlegg 1). For oversiktens skyld har vi valgt å sortere årshjulet for 2004 etter de ulike temaer som vil inngå. Dette kan eventuelt senere settes sammen til en samlet oversikt som er sortert etter dato. De temaer som vil inngå i årshjulet for 2004 er inndelt som følger: 1. Årsmelding/regnskap Årsbudsjett Rapportering regnskap/budsjett Annen rapportering i Økonomiplan Årsbudsjett 2005 Under årshjulets pkt. 4 "Annen rapportering i 2004" er det lagt opp til særskilt rapportering høsten 2004 fra hhv. medarbeider-, bruker- og innbyggerundersøkelsene som er forutsatt gjennomført i 2. halvår. Det er forøvrig lagt opp til at behandlingen av økonomiplan /årsbudsjett 2005 også i år skal skje i bystyrets november-møte ( ). 2. Nærmere om rapporteringsopplegget for 2004 Opplegget for løpende rapportering i 2004 bygger videre på de rutiner som ble etablert i 2003, jfr. pkt. 3 i årshjulet. Opplegget i 2003 med utarbeidelse av såvel virksomhets-, programområde- og samlerapporter hver måned er imidlertid svært ressurskrevende. Siden økonomistyringen i 2003 har vært gjennomgående god (med enkelte unntak) legges opp til noe justert syklus, som innebærer følgende: Det vil ikke bli utarbeidet rapporter for januar 2004, slik at første rapportering i år vil bli pr. utgangen av februar. Utover i året legges det opp til tung/lett rapportering annen hver måned. Dvs. at vi legger opp til en fullstendig rapportering fra virksomheter og programområder annen hver måned, første gang pr. utgangen av februar d.å. Den tunge rapporteringen vil dermed også passe inn i forhold til 1. og 2. tertialrapport Både i måneder med tung og lett rapportering vil Økonomitjenesten utarbeide en samlerapport for Drammen bykasse. Nærmere frister og datoer for økonomirapporteringen fremgår av pkt. 3 i det vedlagte årshjulet for Ut fra dette opplegget vil formannskapet få tilsendt økonomirapport annenhver måned i Opplegget for Drammen kommunes rapportering i 2004 er nærmere beskrevet i vedlegg 2. Vi vil forøvrig understreke at det løpende vil bli vurdert om det er behov for å etablere hyppigere rapportering fra virksomheter som sliter med økonomistyringen.

3 Utviklingen i kommunens sykefravær vil i 2004 bli rapportert kvartalsvis i hht. Rikstrygdeverkets statistikk i første påfølgende måned. Forøvrig jobbes det med å videreutvikle opplegget for månedsrapportene, bl.a. for å fange opp elementer fra BMS. I vedlegg 2 er det gitt en nærmere beskrivelse av arbeidet med videreutviklingen av rapporteringsopplegget. /RP/ Vedlegg: 1. Drammen kommunes årshjul Opplegg for rapportering 2004

4 Vedlegg 1 ÅRSHJULET Årsmelding/regnskap februar kl. 16 Foreløpige tall for 2003 offentliggjøres 10. februar Foreløpig orientering i formannskapet 16. februar Avsluttet regnskap 2003 for Drammen bykasse foreligger - Hovedoversikter legges ut på internett 18. mai / 25. mai 18. mai / 25. mai Årsmelding 2003 i hhv. formannskap og bystyre - vedlegg 1: BMS gjennomgående og unike målekart (målstatus) - vedlegg 2: nøkkeltall + egen versjon rettet mot samarbeidsparter, næringslivet mv. (ikke behandles politisk) Desisjonssak for bykassens regnskap 2003 i hhv. formannskap og bystyre 2. Årsbudsjett februar kl. 16 Rådmannens forslag til justert budsjett 2004 foreligger 10. februar/ Behandling av justert budsjett 2004 i hhv. formannskap og bystyre 17. februar 10. mars Justeringer som følge av bystyrets vedtak skal være lagt inn i Agresso 23. mars/ Sak om bemanningsstruktur i Pleie og omsorg beh. i hhv. formannskap 30. mars og bystyre 10. april Justeringer som følge av bystyrets vedtak skal være lagt inn i Agresso Senere justeringer av budsjettet for 2004 forutsettes å skje i tilknytning til behandlingen av 1. og 2. tertialrapport 2004, se pkt. 3 nedenfor. 3. Rapportering regnskap/budsjett 2004 Månedsrapport Regnskaps - avslutning Ledelsesavklaring Offentliggjøring (siste tir i mnd) Formannskapsmøte mars 29. mars 30. mars 20. apr (o) april 26. april ( mai 10. mai tertial) 25. mai 15. juni (v) juni 28. juni juli Bystyret 22. juni

5 aug 30. aug 31. aug 14. sep (o) ( sep 9. sep 28. sep 19. okt (v) tertial) okt 25. okt nov 29. nov 30. nov 7. des (o) 4. Annen rapportering okt Oktober/november Resultat av medarbeiderundersøkelsen 2004 (gj.føres sept) November/desember Resultat av brukerundersøkelsene 2004 (gj.føres tom. okt) Desember/januar '05 Resultat av innbyggerundersøkelsen 2004 (gjennomføres nov.) 5. Økonomiplan April/mai Dialogmøter med virksomhetene 8. juni Behandling av "Etisk budsjett" i bystyrekomiteene 22. juni Behandling av "Etisk budsjett" i bystyret august Budsjettseminar med formannskapet (Killingen) September/ Løpende prosess med formannskapet oktober Ultimo oktober Gjennomgang Statsbudsjettet 2. november Rådmannens forslag til økonomiplan foreligger Presenteres i formannskapet. Utleggelse til alminnelig ettersyn 16. november Behandling i formannskapet 23. november Behandling i bystyret NB: Bystyrekomiteene har møte 9. november. Det legges ikke opp til noen formell budsjettbehandling denne dagen. Det forutsettes at økonomiplanen behandles i partienes gruppemøter. Bydelskonferanser bør i tillegg gjennomføres i løpet av september/oktober. 6. Årsbudsjett desember Virksomhetenes budsjettrammer skal være klare 31. desember Årsbudsjett 2005 lagt inn i Agresso

6 Vedlegg 2 OPPLEGG FOR RAPPORTERING 2004 Månedsrapport innhold 1. Økonomi - styringsrapport pr. virksomhet - hovedoversikt Drammen bykasse (stilles sammen av økonomitjenesten) 2. Personal - sykefravær - antall årsverk 3. Kommentarer på avvik - årsak til avvik skal angis sammen med forslag til korrigerende tiltak. 4. Generelle kommentarer, innspill til ledelsen Rapporteringsstruktur (inntil ny kommer på plass i 2004) 1. Virksomhetsleder tar ut en på forhånd definert standardrapport fra Agresso og kommenterer avvik i forhold til denne. Årsaken til avvikene skal angis sammen med korrigerende tiltak. Rapporten og kommentarer legges ut på fellesområde, hvor alle har tilgang: P:/Felles/Rapportering 2004/<måned>/<Virksomhetens navn> 2. Økonomitjenesten tar ut rapport pr. programområde fra Agresso og gjør en analyse basert på innspillene fra virksomhetene supplert med en samlet vurdering av programområdetallene. Rapporten og kommentarer legges ut på fellesområde dagen før ledermøte: P:/Felles/Rapportering 2004/<måned>/<Programområde> 3. Økonomitjenesten bearbeider programområderapportene basert på tilbakemeldinger fra ledermøte. Rapportene offentliggjøres på Hanan og kommunens hjemmeside siste tirsdag i måneden (én måneds etterslep i forhold til aktuell rapporteringsmåned). Videreutvikling rapportering 2004 Arbeidet med å videreutvikle rapporteringen er startet opp, bl.a. tas det sikte på å tilrettelegge for at innrapporteringen fra virksomhetene i tillegg til økonomi også skal omfatte sykefravær/ personaldata. Som det fremgår av fremdriftsplanen på neste side legges det opp til å ta i bruk de nye rapportene i løpet av våren 2004.

7 Tentativ fremdriftsplan: Installasjon, oppsett og utprøving for en beta-pilot virksomhet Gjennomføring av innrapportering fra 5 ordinære piloter Utrulling til kommunens øvrige virksomheter Ordinær drift i hele kommunen