Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Møtedato: Tid: Kl Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Det er to saker som beklageligvis falt ut av den ordinære saklisten som ble presentert i møteinnkallingen den Disse sakene ble behandlet i formannskapets møte den og ettersendes nå som tilleggsliste. TILLEGGSSAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 31/12 11/1593 MØTEPLAN I FOLKEVALGTE ORGANER FOR 2. HALVÅR /12 12/437 UTTREDEN AV KOMMUNESTYRET PGA FLYTTING FRA KOMMUNEN - JAN ERIK HAUG - OPPRYKK OG NYVALG Hov, den Terje Odden ordfører Knut Viset kontorsjef Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 Sak 31/12 MØTEPLAN I FOLKEVALGTE ORGANER FOR 2. HALVÅR 2012 Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 11/1593 Saksnr.: Utvalg Møtedato 82/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2012 relatert til møter i kommunestyret og formannskapet: Organer \ møtedag AUG. SEPT OKT. NOV. DES. MERKNADER Kommunestyret (mandager kl 1700) Formannskapet (onsdager kl 0900) Møteplanen for komiteene og øvrige folkevalgte utvalg fastsettes av komiteene/utvalgene selv og innarbeides i en samlet månedlig møteplan. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 82/12 Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2012 relatert til møter i kommunestyret og formannskapet: Organer \ møtedag AUG. SEPT OKT. NOV. DES. MERKNADER Kommunestyret (mandager kl 1700) Formannskapet (onsdager kl 0900) Side 2 av 8

3 Sak 31/12 2. Møteplanen for komiteene og øvrige folkevalgte utvalg fastsettes av komiteene/utvalgene selv og innarbeides i en samlet månedlig møteplan. Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Det vises til kommunelovens 32 om at møter i folkevalgte organer som hovedregel skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv. På denne bakgrunn fremmes det forslag for møteplan for 2. halvår 2012 relatert til fastsetting av møtetidspunkter for kommunestyret og formannskapet. For øvrig vises det til behandlingen av forprosjektrapporten i tilknytning til organisasjonsgjennomgangen i kommunestyremøte den , k-sak 4/12 relatert til delprosjektet om politisk ledelse og delegering. Vurdering: I forbindelse med behandlingen av møteplanen for 1. halvår 2012 ble det vist til forutsetningene i den fremlagte forprosjektrapporten relatert til delprosjektet om politisk ledelse og delegering (k-sak 4/12) om at hovedregelen skal være at de politiske organene skal behandle alle saker av overordna og prinsipiell karakter mens enkeltsaker i all hovedsak skal delegeres til rådmannen. Her er det forutsatt en gjennomgang av delegeringsreglementet med siktemål å redusere antall formannskapsmøter til per år og antall kommunestyremøter til 8 per år. Arbeidet med å gjennomgå delegeringsreglementet er ennå ikke kommet i gang, så det vil være vanskelig allerede på det nåværende tidspunkt å forskuttere reduksjonen i antall møter i formannskapet og kommunestyret fullt ut i tråd med forutsetningene i forprosjektrapporten. Rådmannen finner det likevel naturlig å ha denne forutsetningen i tankene i forbindelse med fastsetting av møteplanen for 2. halvår Rådmannen foreslår derfor å fastsette fire møter for kommunestyret utfra en tankegang om at siktemålet er at antall kommunestyremøter skal begrenses til 8 møter per år, hvilket kan tilsi fire kommunestyremøter per halvår. Det kan i den forbindelse opplyses om at det også for 2. halvår 2011 ble avviklet fire kommunestyremøter. Side 3 av 8

4 Sak 31/12 Gjennomføring av den siste folkevalgtopplæringsdagen for kommunestyret planlegges å skje i løpet av den siste uka i august, og vil da komme i tillegg til de ordinære kommunestyremøtene. Når det gjelder formannskapet, ble det for 2. halvår 2011 avviklet 10 møter. Hensyntatt målsettingen i forprosjektrapporten for organisasjonsgjennomgangen om å redusere antall formannskapsmøter til per år, vil dette tilsvare 5 6 formannskapsmøter per halvår. Da arbeidet med å gjennomgå delegeringsreglementet ennå ikke er kommet i gang, finner rådmannen det ikke tilrådelig å allerede nå legge til grunn en slik reduksjon for 2. halvår Rådmannen mener likevel det vil være grunnlag for noen færre møter sammenlignet med 2. halvår 2011, og foreslår da sju formannskapsmøter for 2. halvår Det tas forbehold om endringer som følge av gjennomgangen og behandlingen av delegeringsreglementet. I forslaget til møteplan både for kommunestyret og formannskapet, er det hensyntatt årshjulet for behandling av 2. tertialrapport og årsbudsjett 2013/økonomiplan Videre foreslår rådmannen å opprettholde mandager som møtedag for kommunestyret og at møtene gjennomføres som kveldsmøter, men at møtene starter kl 1700 og ikke kl 1800 som tidligere praksis for kveldsmøter. Formannskapsmøtene foreslås som tidligere lagt til dagtid på onsdager med møtestart kl Rådmannen foreslår at tidligere praksis om å beramme møter i komiteene på samme dager som kommunestyremøtene to ganger per halvår opphører. Dette dels med bakgrunn i erfaringer om at behovet for å beramme møter i komiteene varierer mellom komiteene, dels utfra prinsippet om at det er organet selv som bør fastsette sin egen møteplan. Rådmannen viser også til at det iht gjeldende reglement for komiteene ligger i sakens natur at det vil være forskjell på behovet for gjennomføring av møter i komiteene alt avhengig av hvilke oppgaver komiteene er tildelt til enhver tid. Rådmannen legger likevel til grunn at både komiteene og de øvrige politiske utvalgene/rådene bør fastsette en møteplan for sitt arbeid minimum for en måned om gangen slik at møteplanen kan bekjentgjøres/offentliggjøres på samme måte som for møtene i kommunestyret og formannskapet. På bakgrunn av det som rådmannen nå har redegjort for, fremmes forslag om møteplan for kommunestyrets og formannskapets møtevirksomhet for 2. halvår i tråd med det som fremgår av innstillingen. Side 4 av 8

5 Sak 32/12 UTTREDEN AV KOMMUNESTYRET PGA FLYTTING FRA KOMMUNEN - JAN ERIK HAUG - OPPRYKK OG NYVALG Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 033 &16 Arkivsaksnr.: 12/437 Saksnr.: Utvalg Møtedato 83/12 Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret tar til etterretning at Jan Erik Haug (Søndre Land Bygdelista) trer ut av kommunestyret og øvrige politiske verv som folkevalgt representant i Søndre Land kommune som følge av flytting fra kommunen, jfr. kommunelovens I medhold av kommunelovens 16 nr. 2, rykker Wenche Bjor Sæthre opp som ny kommunestyrerepresentant for Søndre Land Bygdeliste etter Jan Erik Haug. 3. Som nytt medlem i komité for plan, miljø og teknisk og viltnemnda velges.. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 83/12 Behandling: Det ble reist spørsmål om hvorvidt Wenche Bjor Sæthre kunne velges som nytt medlem i komité for plan, miljø og teknisk og samtidig være medlem av kontrollutvalget. Dette vil bli avklart i forbindelse med kommunestyrets behandling av saken. I påvente av denne avklaringen, vil det ikke komme noen forslag fra formannskapet vedr. innstillingens pkt. 3. Innstillingens pkt. 1 og 2 ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar til etterretning at Jan Erik Haug (Søndre Land Bygdelista) trer ut av kommunestyret og øvrige politiske verv som folkevalgt representant i Søndre Land kommune som følge av flytting fra kommunen, jfr. kommunelovens I medhold av kommunelovens 16 nr. 2, rykker Wenche Bjor Sæthre opp som ny kommunestyrerepresentant for Søndre Land Bygdeliste etter Jan Erik Haug. 3. Som nytt medlem i komité for plan, miljø og teknisk og viltnemnda velges.. Side 5 av 8

6 Sak 32/12 Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Kommunestyrerepresentant Jan Erik Haug (Søndre Land Bygdeliste) søker om fritak fra politiske verv da han har flyttet til en annen kommune (varig flytting). Dette medfører at han ikke lenger er valgbar etter kommunelovens 14, og vil da i medhold av kommunelovens 15 tre ut av vervet som kommunestyrerepresentant kommune og øvrige politiske verv som folkevalgt representant i Søndre Land kommune. Det må da foretas opprykk og nyvalg i de vervene som Jan Erik Haug har hatt folkevalgt representant, jfr. kommunelovens 16. Foruten vervet som kommunestyrerepresentant, innehar Haug følgende verv som folkevalgt representant: Medlem av komité for plan, miljø og teknisk Medlem av viltnemnda Kommunelovens 16 som omhandler spørsmålet om opprykk og nyvalg, gjengis nedenfor: 16. Opprykk og nyvalg. 1. Har medlemmer forfall til et møte i et folkevalgt organ, innkalles varamedlemmer såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer innkalles fra den gruppe hvor det er forfall. 2. Hvis medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt hvis organet er valgt ved forholdsvalg. Er et kommunestyre valgt ved flertallsvalg, trer varamedlemmer inn i den nummerorden de er valgt. 3. Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn kommunestyre og fylkesting, kommunestyrekomité og fylkestingskomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. 4. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. Side 6 av 8

7 Sak 32/12 5. Er antallet varamedlemmer eller en gruppes varamedlemmer til formannskapet, fylkesutvalget eller et annet folkevalgt organ valgt av kommunestyret eller fylkestinget blitt utilstrekkelig, kan kommunestyret eller fylkestinget selv velge ett eller flere faste eller midlertidige varamedlemmer. Suppleringsvalg skal skje fra den gruppen som har et utilstrekkelig antall varamedlemmer. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av varamedlemmene til organet eller gruppens varamedlemmer, skal det så langt det er mulig velges nytt varamedlem fra det underrepresenterte kjønn. Myndigheten til å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet eller fylkesutvalget kan delegeres til formannskapet eller fylkesutvalget. 6. Ved suppleringsvalg etter nr. 3 og nr. 5 kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter kommunestyret eller fylkestinget, som velger vedkommende dersom de lovbestemte vilkår er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til nr. 5 siste punktum. Vurdering: Utfra kommunelovens bestemmelser i 16 som er gjengitt ovenfor, vil kommunestyrerepresentasjonen ivaretas ved at det skjer opprykk fra vararepresentantene i den rekkefølge disse er valgt for vedkommende partigruppe, jfr. kommunelovens 16, nr. 2. Som det fremgår av kommunelovens 16, nr. 3, skal det for de øvrige folkevalgte organene velges et nytt medlem for Jan Erik Haug (i utgangspunktet fra samme partigruppe) hvor hensynet til 40% regelen om kjønnsrepresentasjon skal ivaretas. Dette vil da gjelde for komité for plan, miljø og teknisk, samt vilnemnda. Dersom nyvalget skjer ved at et varamedlem velges som nytt medlem i de to nevnte organene, vil en da måtte vurdere om det er tilstrekkelig antall gjenværende varamedlemmer, jfr. 16 nr. 5. Som det fremgår av kommunelovens 16, nr. 5, siste ledd, så kan kommunestyret delegere til formannskapet å foreta suppleringsvalg til andre organer enn formannskapet. Når det gjelder spørsmålet om søknaden fra Jan Erik Haug om fritak fra politiske verv, medfører varig flytting fra kommunen automatisk utreden fra vervet som kommunestyrerepresentant. Rådmannen legger derfor til grunn at kommunetyret tar underretningen til etterretning, og at Wenche Bjor Sæthre rykker opp som ny kommunestyrerepresentant for Søndre Land Bygdliste, jfr. kommunelovens 16 nr. 2. Det gjøres oppmerksom på at Wenche Bjor Sæthre er valgt som medlem av kontrollutvalget. Opprykk som kommunestyremedlem vil imidlertid ikke medføre noen automatisk endring mht kontrollutvalget idet det fremgår av bestemmelsene i kommunelovens 77 at minst ett av utvalges medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Rådmannen kan heller ikke se at noen av de øvrige vervene som det skal foretas suppleringsvalg til vil komme i konflikt med det å være medlem av kontrollutvalget. Foruten ordfører og varaordfører, er det formannskapsmedlemmer og varamedlemmer til formannskapet som er utelukket fra å velges som medlem i kontrollutvalget. Side 7 av 8

8 Sak 32/12 Når det gjelder spørsmålet om suppleringsvalg i komité for plan, miljø og teknisk, samt vilnemdna, overlater rådmannen dette til den politiske behandlingen av saken. Side 8 av 8