DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 23-09 2. juni 2009, kl 18:00 seminarrom B, studentsenteret. Til stede: Leder: Erik Oramas Internansvarlig: Stian Dahle Eksternansvarlig: Marte Lunde Tobro Økonomiansvarlig: Thomas Calder PR-ansvarlig: Bendik Støren Prosjektansvarlig: Ingrid Norgren Skjenkeansvarlig: Sigrid Sundfjord Otterlei ORIENTERING Orientering fra styremedlemmer Orientering fra Administrativ leder Orientering fra RS v/au FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig GLEM: Bedre ordstyring enn tidligere. Viktig å stille konkrete spørsmål til konkrete saker. Viktig å ha et formål med diskusjonen/saken. DORG: Kalt inn til møte 3. juni. Mange har allerede reist. Hovedsaklig villa som vil bli diskutert og romfordeling rundt det. Ingen representanter til statuttkomite. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Vi går enda i minus (28000), men 6000 kr bedre enn forventet. Skibasrapport for neste måned kommer på neste kvarterstyremøte. Vi betaler for mye strøm fordi vi betaler 10 øre mer per KW pga. Leverandør (ventetariff). Dette kan bety at vi har betalt så mye som 100 000 for mye til nå. Mulig at vi kan spare 10-15 000 for resten av perioden for NG2. DAK2 Innboksen Muntlig orientering fra leder og adm.leder Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig AD Jobbmat Meldt av Økonomiansvarlig (vedlegg 23-a) Noen må sende inn en liste til kjøkkensjef over hvem som skal ha jobbmat i siste skift istedenfor pizza. Skjenkeansvarlig kommer til å ta tak i dette.
Prispolitikk Meldt av Økonomiansvarlig (vedlegg 23-b) Intern-sangsjonsreglement. Meldt av Leder (vedlegg 23-c) Vi tar et arbeidsmøte på dette fredag kl. 17.15. Ansvarsoppgaver i kvarterstyret Meldt av Leder (vedlegg 23-d) - Referent per uke. Skrives i en helhetlig liste. - Grupper: Internansvarlig: PG, rettsvesenet Økonomiansvarlig: Ansvaret for å gjenopprette økogruppen som tidligere har eksistert Prosjektansvarlig: Romvesenet, kraft og E-tjenesten, oppfølging av vaffelgruppen PR-ansvarlig: Info og ekspo Skjenkeansvarlig: Skjenke og vakt og eventuelle undergrupper som kan oppstå i skjenkegruppa Eksternansvarlig: Dorger og Borger Leder: Anvar for oppfølging av andre kvastere - Mail: Sier for det meste seg selv. Leder delegerer mail som faller mellom stoler eller angår flere ting. Alle har ansvar for å gi tilbakemelding om noen andre i kvarterstyret spør. - Innboksansvarlig (informasjonsansvarlig): PR-ansvarlig Nyhetsbrev Meldt av Internansvarlig. (vedlegg 23-e) Det finnes allerede gamle slike nyhetsbrev på wikien. Et slikt nyhetsbrev må brukes enten internt eller eksternt. Det foreslås at det best bør være internt. Det blir tatt videre opp på arbeidsmøtet på fredag. VEDTAKSSAKER Godkjenning av referat 22-09 Meldt av Leder (Vedtakssak 23-01)
VEDLEGG Orientering. Fra THOMAS CALDER, ØKONOMIANSVARLIG TIL KVARTERSTYRET 1.6.2009 23-A JOBBMAT DET BLIR EN NY ORDNING FOR JOBBMAT FRAMOVER: KOKKEN ORDNER BLINGS TIL DE SOM JOBBER SISTEVAKT PÅ TORSDAG OG FREDAG. DET BLIR 2 BLINGS PER PERSON. KVAST MÅ BLI ENIG OM HVEM SOM HAR ANSVAR FOR Å BESTILLE MAT FRA KJØKKENSJEFEN PÅ TORSDAGER OG FREDAGER. SIDEN DET ER INGEN KOKK PÅ LØRDAG BLIR DET KVARTEN SITT ANSVAR Å SMØRE OPP BLINGS TIL DE SOM ER PÅ JOBB. UTGIFTEN BLIR IKKE LENGRE DEKKET AV AKTIVITETSSTØTTEN FRA HANSA, DET SKAL FREMOVER FØRES PÅ POST 5990 (ANDRE PERSONAL KOSTNADER) OG DEKKES AV PENGER SOM VAR TIDLIGERE ØREMERKET TIL ORDENSVAKTKURSING TIL VAKTETATEN/KVARTER. HVIS VI TAR UTGANGSPUNKT I EN VANLIG HELG PÅ NG2 VIL MATUTGIFTEN PÅ EN KVELD LIGGE PÅ CA. 100-150 KR. DETTE ER BETRAKTELIG MYE MINDRE ENN DET MATUTGIFTEN LIGGER PÅ NÅ, SOM ER CA. 400 KR. THOMAS CALDER, ØKONOMIANSVARLIG Med vennlig hilsen THOMAS CALDER, ØKONOMIANSVARLIG I KVARTERSTYRET
ad-sak. Fra THOMAS CALDER, ØKONOMIANSVARLIG TIL KVARTERSTYRET 1.6.2009 23-B PRISPOLITIKK ETTER SOMMEREN MÅ KVARTERSTYRET REGNE MED EN ØKNING I PRIS PÅ INNKJØP AV ØL FRA HANSA PÅ 75 ØRE PER LITER OG 3% ØKNING PÅ AVGIFTEN. SALGET PÅ ØL DETTE SEMESTERET HAR VÆRT ALTFOR LAVT. HITTIL I ÅR HAR NG2 SOLGT 350 000 KR MINDRE ENN BUDSJETTERT. PÅ GRUNN AV DETTE ER DET NØDVENDIG AT KVARTERSTYRET DISKUTERER PRISPOLITIKKEN PÅ NG2. Med vennlig hilsen THOMAS CALDER, ØKONOMIANSVARLIG I KVARTERSTYRET
Ad-sak. Fra ERIK ORAMAS, KVARTERSTYRELEDER. TIL KVARTERSTYRET 1.6.2009 23-C INTERN-SANGSJONSREGLEMENT. SOM ØVERSTE VALGTE LEDERE FOR KVARTERET HAR VI FÅTT EN TILLIT FRA GENERALFORSAMLINGEN TIL Å FORVALTE RESURSENE VÅRE FOR FELLESKAPETS BESTE. STILLINGEN VI HAR GIR OSS STOR FRIHET TIL Å FORME VÅR EGEN HVERDAG OG ARBEIDSOPPGAVER. MED DENNE FRIHETEN KOMMER DET IMIDLERTID ET STORT ANSVAR ETTERSOM JOBBEN VI GJØR HAR EN DIREKTE INNVIRKNING PÅ DRIFTEN AV KVARTERET. DET ER DERFOR VIKTIG AT VI SETTER HØYE KRAV TIL OSS SELV OG JOBBEN VI GJØR. JEG VIL DERFOR AT VI SKAL DISKUTERE HVILKE FORVENTNINGER VI STILLER TIL HVERANDRE OG HVORDAN VI VIL REAGERE NÅR TILLITEN BLIR BRUTT. DETTE VIL FORMALISERES I ET INTERNT SANGSJONSREGLEMENT SOM VI KAN VEDTA PÅ NESTE KVARTERSTYREMØTE. Med vennlig hilsen ERIK ORAMAS, KVARTERSTYRELEDER
Ad-sak Fra STIAN DAHLE, INTERNANSVARLIG. TIL KVARTERSTYRET 1.6.2009 23-D NYHETSBREV. HEI ALLE SAMMEN JEG HAR GÅTT RUNDT OG TENKT LITT I DET SISTE PÅ HVORDAN VI KAN INFORMERE ORGANISASJONEN LITT BEDRE OM HVILKET ARBEID VI DRIVER MED FOR TIDEN, OG HVA SOM ER AV RELEVANT INFORMASJON BÅDE FOR EKSTERNE OG INTERNE FOLK. DET JEG KOM FREM TIL ER AT DEN ENESTE FORMEN FOR EFFEKTIV INFORMASJONSSPREDNING PER DAGS DATO ER GLEM ELLER DIREKTE MAIL TIL PERSONENE ELLER GRUPPEN EN ØNSKER Å FÅ TAK I. JEG FORESLÅR DERFOR AT VI LAGER EN MÅNEDLIG OPPSUMMERING, SOM ER GRAFISK FIN (OG LETTVINT Å LAGE) SOM KAN SENDES TIL BÅDE GLEM OG EKSTERNE OG ANDRE INTERNE SOM F.EKS. IKKE SITTER I STYRER. DETTE KAN GJØRES VED Å LAGE EN LINK PÅ HJEMMESIDEN DER EN KAN MELDE SEG PÅ FOR Å FÅ NYHETSBREVET VÅRT. NYHETSBREVET KAN ELLER BØR INNEHOLDE FØLGENDE SAKER: - HVA HAR SKJEDD SIDEN SIST - VELDIG KORT OVERSIKT OVER KVARTERETS ØKONOMISKE SITUASJON - HVA SOM SKJER DENNE MÅNEDEN I REGI AV KVARTERET/DORGENE (EVENTS, KURS, FESTER) - SPESIELLE TILBUD EN FÅR SOM INTERN PÅ KVARTERET. JOBBTILBUD, RABATT PÅ DNS, ANNET. + ANDRE TING SOM KAN VÆRE INTERESSANTE. F.EKS. OM UTBYGGINGSPROSESSEN, NYE SAMARBEIDSPARTNERE (BSTV), INFORMASJON OM VILLAEN ETC. ETC. VED Å LAGE F.EKS. "INTERNHJØRNET" ELLER NOE KAN VI KOMBINERE Å SENDE DET TIL BÅDE INTERNE OG EKSTERNE FOLK PÅ ETT OG SAMME TIDSPUNKT. Mail fra: STIAN DAHLE INTERNANSVARLIG I KVARTERSTYRET
Ad-sak. Fra ERIK ORAMAS, KVARTERSTYRELEDER. TIL KVARTERSTYRET 1.6.2009 23-E ANSVARSOPPGAVER I KVARTERSTYRET. I PERJODEN VÅR MED UNDERTALLIG STYRE SITTER ENKELTMENNESKER MED ANSVARET FOR VELDIG MANGE GRUPPER. FOR Å FÅ EN BEDRE KOMUNIKASJON MED GRUPPENE BØR VI DERFOR PRØVE Å FORDELE GRUPPE ANSVARET JEVNT I KVARTERSTYRET. DET ER OGSÅ EN DEL ANDRE ANSVARSOPPGAVER SOM MÅ FORDELES. JEG MENER BL.A. VI BØR HA: FAST REFERENT: JO MER TRENING JO LETTERE BLIR DET Å REFERERE. FAST INNBOKS ANSVARLIG: ANSVARET FOR Å SE GJENNOM INNBOKSEN TIL FASTAD- PUNKTET. FAST OPPSUMERINGSANSVARLIG: ANSVARLIG FOR Å NOTERE NED HVEM SOM FÅR ANSVAR FOR HVA PÅ MØTET OG SENDE EN MAIL MED PUNKTLISTER FOR HVA VI MÅ GJØRE I LØPET AV UKEN. FAST ORSTYRER: MEG HÅPER VI KAN KOMME FREM TIL FLERE ROLLER PÅ MØTET. Med vennlig hilsen ERIK ORAMAS, KVARTERSTYRELEDER
VEDTAKSSAKER Vedtaksforslag Fra Erik Oramas, Leder Til Kvast 01.06.2009 23-01 GODKJENNING AV REFERAT TIL GRUNN: REFERAT 22-09 VEDTAKSFORSLAG: "KVARTERSTYRET VEDTAR Å GODKJENNE REFERAT 22-09.» MVH. ERIK ALEXANDER ORAMAS (KVARTERSTYRELEDER)
OPPSUMMERING Marte følger representant fra dorger til statuttkomite Marte følger booking av krypten i ng2 for konstitueringsmøte for RS Thomas følger møte med Jørgen Skjellevik om fritak fra økonomi Thomas følger mail til karin om IKEA kort etc. Og snakker med Line Sigrid følger bestilling av mat til kjøkkensjef Thomas følger priser på øl på andre uteplasser Stian følger skriv til organisasjonen om ny ansvarsfordeling YMSE RIS & ROS ORIENTERINGER ORIENTERING LEDER Deltatt på Vaffel almøte. Møte med info angående PR-kampanje. Koordineringsmøte med Rektor. Begynnt å kalle inn til medarbeidersamtaler med styret. Avkonstitueringsmøte med RS ikke avholdt. SKJENKEANSVARLIG - Fått litt opplæring av Charlotte - X - X INTERNANSVARLIG Hatt møte med samfunnet om sponsorarbeid, kursing og samarbeid. Undersøker muligheten for at interne og eksterne kan melde seg på et (bi)ukentlig eller månedlig nyhetsbrev med oversikt over hva som skjer på kvarteret Hatt møte med Sindre Holm om å være med å skape en helhetlig Prplan løsning for gjenåpningen av kvarteret Møte om å lage en (gratis) rekrutteringsfilm om kvarteret som kan benyttes senere i semesteret, og ved senere semester Begynt å diskutere muligheter ved opprettelsen av en internportal på hjemmesidene våre Kvartet EKSTERNANSVARLIG - Kalt inn til dorgemøte og kulturkomitemøte - Hatt opplæring
- X ØKONOMIANSVARLIG - Behandlet faktura - Begynt på økonomirapporten - Fått en ordning på jobbmat - Sett på saken angående prispolitikk - Sendt ut søknader. Foreslår at det blir lagt inn i stillingsinstruksen til økonomiansvarlig. PR-ANSVARLIG - Hatt møte med info om PRprofil - Møte med Iselin angående rekruttering. Planlagt møte til imorgen - Rekruttert til info PROSJEKTANSVARLIG Hatt litt opplæring Fått masse vaffelpapirer og innkalt til møte Skattepliktighet for frivillige organisasjoner ADM. LEDER - Møter - Jobbet med mailstruktur - Jobbet med kortadministrasjon - Forberedt sakspapirer til koordineringsmøte - Funnet feil i strømpris RS V/AU - PRØVD Å AVHOLDE ET KONSTITUERINGSMØTE, UTEN HELL. - DET BLIR KALT INN TIL NYTT MØTE 10. KL. 18.00 PÅ NG2 - HAR AVHOLDT GALLA