Drangedal kommune Kontrollutvalg Møteprotokoll fra Drangedal kommune - kontrollutvalget Møtedato: 10.02.2011. Tid: kl 09.00 13.00. Møtested: Møteleder: Kommunehuset, "Møterommet" Trond Inge Haugen Til stede: Leder Nestleder Medlem Sekretær Trond Inge Haugen Jorun Opsahl Magnus Straume Helle Vold Fra Telemark kommunerevisjon IKS: Oppdragsrevisor Jens Sandberg Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud Mikelborg (sak 7/11) Fra kommunen: Økonomisjef Jens Arnfinn Brødsjømoen (sak 2/11 og 8/11) Prosjektleder DKE Helge Larsen (sak 2/11) Leder i DKE Peter Köller (sak 2/11) Innkallinga ble enstemmig godkjent. Saklisten ble enstemmig godkjent. Møteprotokollen fra møte 25.11.2010 ble enstemmig godkjent. Sakene ble behandlet slik: 2, 8, 1, 3-7/11. Drangedal 10.02.2011 Trond Inge Haugen Leder i kontrollutvalget Helle Vold Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90419998 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 1/11 11/91 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 25.11.2010 2/11 11/97 BYGGESTART AV NY SKOLE - DRANGEDAL KOMMUNALE EIENDOMSFORETAK (DKE) KF 8/11 11/99 ÅRSBUDSJETT 2011. ØKONOMIPLAN 2011-2014 3/11 11/92 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALGET I DRANGEDAL KOMMUNE 4/11 11/93 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 5/11 11/96 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 6/11 11/95 ÅPNE MØTER 7/11 11/94 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 2 av 6
Sak nr. 1/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA 25.11.2010 Møteprotokoll fra møtet 25.11.2010 godkjennes. Møteleder legger frem møteprotokoll fra møtet den 25.11.2010 for godkjenning. Møteprotokoll fra møtet 25.11.2010 godkjennes. Sak nr. 2/11 BYGGESTART AV NY SKOLE - DRANGEDAL KOMMUNALE EIENDOMSFORETAK (DKE) KF Saken tas til orientering. DKE sin prosjektleder orienterte, med innspill fra leder i DKE, om alt arbeidet som ligger bak et så stort prosjekt som å bygge en skole. Håper at prosjektet blir vedtatt i november 2011 med byggestart i 2012. Økonomisjefen orienterte om hvordan kommunen hadde tenkt å finansiere det. Revisor undersøker hvordan prosjektleder har blitt tilsatt. Saken tas til orientering. Sak nr. 8/11 ÅRSBUDSJETT 2011. ØKONOMIPLAN 2011-2014 Kontrollutvalget har ingen merknader til økonomisjefens orientering. Kontrollutvalget ble av revisor gjort oppmerksom på at budsjett dokumentet inneholder mangler i forhold til gjeldende forskrifter. Det gjelder: 2A Investeringsbudsjett sum. Vedlegg 3 Økonomisk oversikt drift. Side 3 av 6
Vedlegg 4 Økonomisk oversikt investering. Økonomisjefen orienterte om årsbudsjettet 2011 og økonomiplanen for 2011 2014. Kontrollutvalget hadde ingen kommentarer. Revisor påpeker mangler og formelle feil i dokumentet, til kontrollutvalget. Det fører til at politikerne ikke får de opplysningene de skal ha etter forskriftene. Kontrollutvalget ber revisor om å påpeke manglene skriftelig til rådmann, med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 3/11 ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALGET I DRANGEDAL KOMMUNE Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2010 fra kontrollutvalget i Drangedal kommune Årsmelding 2010 fra kontrollutvalget i Drangedal kommune, ble lagt fram for godkjenning i møtet. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2010 fra kontrollutvalget i Drangedal kommune Sak nr. 4/11 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget i Drangedal kommune bestiller overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av Telemark kommunerevisjon IKS. Forskrift for kontrollutvalg 10 krever at kontrollutvalget skal lage en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. En slik plan skal utarbeides minst en gang i valgperioden. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Utgangspunktet skal være Side 4 av 6
vurderinger av risiko- og vesentlighet, analysen skal sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen i planperioden. Kontrollutvalget i Drangedal kommune bestiller overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 5/11 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget bestiller plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Kommuneloven 77 nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunenes eller fylkeskommunenes interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget bestiller plan for selskapskontroll fra Telemark kommunerevisjon IKS. Sak nr. 6/11 ÅPNE MØTER Kontrollutvalget utsetter saken. Saken tas opp i neste periode. Kontrollutvalget diskuterte fordeler og ulemper med åpne møter, konklusjonen ble at det var feil tid å åpne møtene på, siden det var snart valg. Kontrollutvalget i Drangedal kommune åpner sine møter, med virkning fra og med mai 2011. Møtene annonseres sammen med øvrige møter i Drangedal kommune. Sak nr. 7/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Side 5 av 6
Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Det ble fremmet et forslag om å invitere e-verksjefen til neste møte for å få en orientering om småkraftanlegg. Kontrollutvalget gikk enstemmig inn for det. Forvaltningsrevisor Gerd Smedsrud Mikelborg informerte om status på forvaltningsrevisjonsprosjektene som er bestilt. Det ene, som omhandler organisasjons- og ressursmessige forhold i teknisk sektor, er godt i gang, og forventes ferdig til å legges fram til kontrollutvalgsmøtet i mai 2011. Det andre, som omhandler konsesjonsbehandling, er ikke påbegynt, men forventet ferdig i september 2011. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Side 6 av 6