Saksbehandler: Annikken Reitan Borgestrand Arkiv: Arkivsaksnr.: 14/348 REGNSKAP 2013 - OVERFØRING AV MINDRE - OG MERFORBRUK I VIRKSOMHETENE TIL 2014 Vedlegg: 1. Tabell 1 Regnskap 2013, overføring av mindre- og merforbruk til 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Årsbudsjett for 2013 2. Årsregnskap for 2013 3. Årsmelding for 2013 4. Økonomi og aktivitetsrapportene for 2013, K-sak 39/13 og 56/13 5. Virksomhetsledernes regnskapsredegjørelser Sammendrag: Samlet for virksomhetene viser regnskapet for 2013 et merforbruk på 9,4 millioner kroner. Elleve virksomheter hadde overskridelser på til sammen 7,7 millioner kroner. Fire virksomheter og fellesutgifter hadde mindreforbruk, til sammen 1,6 millioner kroner. Bygningsmessige investeringer (virksomhetskode 910) hadde mindreinntekt på 3,5 mill kroner. Til opplysning er ikke dette resultatet likt resultatet i regnskapsskjema 1B, som blant annet er brukt i rådmannens årsberetning, da regnskapsskjema 1B ikke tar hensyn til bruk/avsetning disposisjonsfond, og blant annet renteinntekter. Det har gjennom hele året 2013 vært kommunisert at overføringsordningen skal gjelde fullt ut. Rådmannen har likevel funnet det riktig å ettergi utgifter knyttet til det som er ekstraordinært, samt ettergivelse av utgifter som normalt skulle vært kompensert for gjennom året. Virksomhetsledernes kommentarer til regnskapsresultatene følger saken som utrykt vedlegg. Saksutredning: Overføringsordningen er forutsatt å ha 100 % effekt for mindreforbruk og 100 % effekt for merforbruk (K-sak 101/12). Regelverket for ordningen framgår av punkt 2.3.1 i økonomireglementet: «Bruk av årets netto besparelser og dekning av netto merforbruk». Dersom årsaken til et merforbruk eller et mindreforbruk gjør det rimelig, kan kommunestyret vedta justeringer av beløpene. Mindreforbruk eller merforbruk beregnes netto (driftsutgifter fratrukket driftsinntekter) ved regnskapsavslutningen i forhold til vedtatt justert budsjett. Styrking/trekk i budsjettrammen påfølgende år vedtas av kommunestyret i egen sak etter at regnskapet er behandlet.
Regnskapet for 2013 ga et netto driftsresultat på 21,6 mill kr som utgjorde 5,2 % av sum driftsinntekter. Netto avsetninger beløper seg til 21,6 mill inkludert overføring til investeringsregnskapet. For ytterligere opplysninger vises til årsregnskapet og årsberetningen for 2013. Rådmannens forslag til innstilling i overføringssaken framgår av vedlagte tabell. Tabellen har seks kolonner: 1. Virksomhetskode 2. Virksomhet 3. Regnskap 2013: Avvik mellom justert budsjett og regnskap. Budsjettet vedtas i form av netto rammer på virksomhetsnivå og regnskapet rapporteres på tilsvarende måte. Tallene som framkommer er differanse mellom justert budsjett og regnskap for året, og oppsummerer seg til et samlet merforbruk på 9,4 mill kr. 4. Korrigering: Forslag til ettergivelse av merforbruk/inndragning av mindreforbruk 5. Overføringsgrunnlag 6. Forslag til overføring (+)/inndragning (-) av midler i budsjettet. Gjennomgang av spesielle forhold grunnlag for ettergivelse av merforbruk og inndragning av mindreforbruk Energiregnskap Virksomhetene har ansvar for energibudsjettet. Begrunnelsen for dette valget er at det er de som best kan påvirke forbruket og derav også utgiftene. Fra 1.1.2013 har Øyer kommune en felles innkjøpsavtale med flere andre offentlige byggeiere. Strømmen kjøpes som spot leveranse fra LOS, mens nettleien betales til GE. Kommunens totale energiforbruk gikk opp med 1,6 % fra 2012 til 2013. Forbruket i 2013 var på ca 9 093 000 kwt, og økningen utgjorde ca 145.000 kwt. Årsmiddeltemperaturen gikk opp fra 4,0 grader C i 2012 til 4,2 grader C i 2013. Beregnet strømpris for 2013 er 81,7 øre/kwt. Virksomhetene har ansvaret for energibudsjettet. Begrunnelsen er at de som kan påvirke utgiftsnivået også skal ha økonomiansvaret. Samlet for alle kommunens virksomheter viser regnskapet på energipostene et forbruk på 4,9 mill kr (15,8 % reduksjon fra regnskap 2011). Bygg og installasjoner som ikke er med i energirapporteringen 2012 2013 Diff 3 569 276 kwt 3 827 055 kwt + 257 779 kwt Bygg som er med i rapporteringen 5 379 021 kwt 5 266 845 kwt - 112 176 kwt Totalt reelt forbruk 8 948 297 kwt 9 093 900 kwt + 145 603 kwt
Virksomhetene Virksomhet 100 Politisk styring, kontroll og administrasjon Virksomheten har totalt et merforbruk på kr 876.000. Politisk styring viser et mindreforbruk på 167.000 og kontroll og revisjon har et mindreforbruk på kr 66.000. Kontrollutvalget søker om overføring av summen til 2014. Administrativ ledelse/stab har et merforbruk på lønnsrelaterte poster på kr 620.000 og et merforbruk på driftsposter på kr 500.000. Av dette knytter ca 200.000 til økte øvrige godtgjørelser til rådmannen som ikke tidligere er kompensert i rammen. Det er merforbruk på 105.000 knyttet til økt egenandel OU-midler. Rådmannen foreslår ettergivelse av 371.000 kroner knyttet til kontrollutvalget, økte godtgjørelser til rådmannen og økt andel OU-midler. Virksomhet 130 Fellesenhet skatt/innfordring Regnskapet er gjort opp i balanse etter at kr 1.509.000 er avsatt til fond som de fire deltakerkommunene eier sin forholdsmessige del av. Hovedårsaken til det store mindreforbruket er økte inntekter på grunn av et etterslep av saker fra 2012. I tillegg er det besparelse på lønn på grunn av at det ikke har vært mulig å dekke opp langtidsfravær raskt nok. Virksomhet 300 Mosjordet barnehage Virksomheten har et mindreforbruk på 299.000 kroner. Mindreforbruket knytter seg i all hovedsak til lønnsposter. Refusjoner som gjelder sykefravær i 2012 er regnskapsført i 2013 og refusjonsberettiget fravær er ikke dekket opp med vikar høsten 2013. Virksomhet 320 Orretun barnehage Virksomheten har en merutgift på 270.000 kroner knyttet til økte vikarutgifter og redusert foreldrebetaling på grunn av 18 ledige plasser fra august. Det har vært høyt langtids sykefravær gjennom nesten hele året og reduksjon av bemanning fra høsten 2013. Det mangler inntektsføring av fondsmidler, 80.000, som er ført på Vestlund barnehage. Merforbruket i Orretun barnehage sees i sammenheng med mindreforbruket i Vestlund barnehage da disse har felles budsjett fra januar 2014. Virksomhet 330 Vestlund barnehage Mindreforbruk på 199.000 kroner på grunn av at leder ble overført til Orretun i løpet av året og løsningen med stedlig ledelse ble billigere enn budsjettert. Barnehagen har i tillegg hatt lavt sykefravær gjennom hele året. Noe av mindreforbruket skyldes feil inntektsføring av fondsmidler, 80.000, som er ført på Orretun. Mindreforbruket i Vestlund barnehage sees i sammenheng med merforbruket i Orretun barnehage da disse har felles budsjett fra januar 2014. Virksomhet 340 Aurvoll skole Merforbruk på 125.000 kroner som i hovedsak er knyttet til svikt i refusjonsinntekter på gjesteelever. Virksomhet 350 Solvang/Vidarheim skole Merforbruk på 1.220.000 som i all hovedsak dreier seg om økte driftsutgifter som en følge av flytteprosess og sammenslåing. Rådmannen foreslår ettergivelse av det merforbruket
som er påløpt i sammenslåings- og flytteprosessen. Totalt dreier dette seg om 970.000 knyttet til IKT, læremidler, inventar, kontorutgifter og kjøregodtgjørelse. Virksomhet 370 Øyer ungdomsskole Virksomheten har et merforbruk på 307.000 som i all hovedsak skyldes lønn knyttet til ekstraressurser. Virksomhet 390 Øyer læringssenter Øyer læringssenter har et merforbruk på 996.000 kroner. Virksomheten balanserer på lønns og driftsutgifter, merforbruket skyldes stor svikt i inntekter. Det vil bli lagt fram egen sak før sommeren om Øyer læringssenter og forutsetningene for drift. Virksomhet 420 Helse og familietjenesten Virksomheten har et merforbruk på 334.000 kroner. Det har vært store merkostnader til økonomisk sosialhjelp og til tiltak for personer med store bistandsbehov. Det er imidlertid besparelser på andre områder som gjør at avvikene ikke er større. Det er ikke kompensert for økt lønn til turnusleger. Rådmannen foreslår at dette ettergis, 65.000 kroner. Virksomhet 440 PLO Virksomheten har et merforbruk på 3.380.000. Dette har flere årsaker: - Høye vikar og overtidskostnader som blant annet skyldes sykefravær. Videre har flere fagstillinger vært ubesatt. At grunnbemanning ikke er på plass utløser overtid og ekstravakter med høyere timesats, samt utgifter til vikarbyrå. - Ikke bokførte inntekter på 427.000 (kommer i 2014) - Ny 1:1 pasient gir merutgift på 750.000 - Diverse andre driftsutgifter som innkjøp av trygghetsalarmer og økt forbruk Multidose - Ikke budsjetterte kostnader til SU-enhet. Grunnlaget i økonomiplanen for 2013-2016 var 3.020.000 kroner. Det er budsjettert 1.800.000 kroner. Reell utgift er 3.200.000 millioner. Rådmannen foreslår å ettergi differansen mellom det som var forutsatt i økonomiplanen og reell utgift, ca 200.000 kroner. Virksomhet 500 Kultur Virksomheten har et merforbruk på 127.000. Dette skyldes inntektssvikt som følge av lavere elevtall enn forutsatt, samt underdekning i forbindelse med fagdag demens og etterslep av husleie på Fellesgjerningen. Rådmannen foreslår ettergivelse av utgifter knyttet til fagdag for demens i størrelsesorden 50.000 kroner. Dette var forutsatt prosjektfinansiert, men midler ble ikke tildelt som forutsatt. Virksomhet 550 Eiendom og anlegg Virksomheten har et mindreforbruk på 643.000 kr hvorav 294.000 kroner knytter seg direkte til flomtiltak som er utsatt til våren 2014. Resterende mindreforbruk skyldes i hovedsak vakant vaktmesterstilling gjennom året.
Virksomhet 560 Vann og avløp Regnskapsresultatet medfører ingen bruk av fond mot budsjettert nesten 2,4 millioner kroner. Dette skyldes besparelse på lønnsutgifter knyttet til vakante stillinger, samt et langt større antall tilknytninger enn budsjettert. Virksomhet 570 - BAG Mindreforbruk på 561.000. Dette skyldes i hovedsak ikke belastede konsulentkostnader til utarbeidelse av kommuneplanens arealdel. Dette kommer til utførelse i 2014. Noe mindreforbruk på lønn knyttet til en måneds vakant stilling, resten sees i sammenheng med fordeling av lønnskostnader for virksomhet 580 selvkosttjenester BAG. Virksomhet 580 Selvkosttjenester BAG Mindreinntekt på 29.000 Virksomhet 590 Selvkosttjenester renovasjon og feiing I balanse. Fellesutgifter Merforbruk på 39.000. Fellesutgifter dekker virksomhet 200 der det budsjetteres og regnskapsføres diverse fellesfunksjoner for hele kommunen. Selv om virksomheten har et lite merforbruk totalt sett er bildet mer sammensatt. Tilskudd til ressurskrevende brukere gir en inntektssvikt på totalt 2,1 millioner kroner, hvorav 1,2 mill gjelder 2013, resterende gjelder 2012. Virksomheten har et mindreforbruk knyttet til OL2022 på 1,4 mill kroner og 300.000 til ungdomsol. Rådmannen foreslår å overføre midler til dette da dette kommer til ugift i 2014 og 2015. Vurdering: Overføringsordningen er et viktig styringsredskap. Rådmannen har siden budsjettarbeidet startet varslet at overføringsordningen gjelder og ville bli praktisert fullt ut i 2013. Det er positivt at kommunen kan praktisere ordningen fullt ut for virksomheter som har mindreforbruk. Det ble i 2012 ettergitt store summer til virksomheter som hadde økonomiske utfordringer. Rådmannen ser at de samme virksomhetene fortsatt har slike utfordringer og det jobbes godt med å finne tiltak for å komme i balanse i virksomhetene. Det er likevel viktig at overføringsordningens styringsstatus opprettholdes. Øyer kommune er i en utfordrende økonomisk situasjon. Rådmannen finner det derfor nødvendig kun å ettergi ekstraordinære utgifter, samt utgifter som skulle vært kompensert for gjennom året. Dette medfører at situasjonen i virksomheter som har økonomiske utfordringer blir ytterligere presset. Etter at det er tatt hensyn til den ettergivelsen av merforbruk som rådmannen innstiller på, overføres det til sammen 3.363.000 i virksomheter med mindreforbruk og 5.954.000 i virksomheter med merforbruk. Dersom kommunestyret vil avvike fra forutsetningen om å følge regelverket i overføringsordningen for virksomheter med mindreforbruk og/eller virksomheter med merforbruk kan foreslått avsetning til disposisjonsfondet reduseres/økes.
Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar budsjettjusteringer som framgår av kolonne «Forslag til overføring ved budsjettjustering 2014». 2. Netto utgiftsreduksjon overføres disposisjonsfondet som settes opp fra kr 10.610.370 til 13.201.730 kr Sveinar Kildal Rådmann Annikken Reitan Borgestrand