Innspill fra IK: ADM2020 Intern høring Delrapprt 2 fra arbeidsgruppe fr fremtidig rganisering av administrasjn ved UiT Instituttene bes m å svare på 3 hvedspørsmål/prblemstillinger i frbindelse med delrapprt 2 fra arbeidsgruppe fr fremtidig rganisering av administrasjnen ved UiT (ADM2020). Institutt fr kjemis tilbakemelding er tatt med under det enkelte punkt nedenfr. 1. Ut ver generelle tilbakemeldinger på rapprten g de prinsipielle føringene ber universitetsdirektøren m knkrete tilbakemeldinger på de tre freslåtte mdellene. Dersm man ser frdeler med å justere mdellene, eventuelt blande elementer fra de ulike mdellene, ber universitetsdirektøren m frslag på dette. Arbeidsgruppen har ikke gitt knkrete frslag til seksjnering i de tre alternativene, g har åpnet fr at dette må justeres i etterkant. Universitetsdirektøren ber derfr spesielt m knkrete frslag på dette mrådet. Det vises til i rapprten at mdell 1, 2 g 3 tilsvarer hhv. administrasjnsstruktur ved UiB, NTNU g UiO. Er det innhentet erfaringer fra de respektive universitetene m de ulike mdellene? Vi tenker særskilt på det å skille strategi g drift g erfaringer ved det (mdell 2 g 3). I mdell 2 g 3 skilles utviklingsppgaver helt fra driftsppgaver, det synes sm mer hensiktsmessig at det ikke er så sterk skille mellm drift g utviklingsppgaver, g at de bør sees i sammenheng. Det synes sm mer hensiktsmessig at strategimrådet er underlagt seksjner (mdell 1 g 2), g ikke trekkes ut sm egen stab (mdell 3), mht. nærhet til fagmrådet. I alle tre mdellene er fagmrådene ivaretatt, selv m det i mdell 3 er slått sammen enkelte fagfelt. Sammenslåtte fagmråder/reduserte avdelinger (mdell 3) er psitivt hvis det øker samhandling mellm de ulike fagmrådene, men hvis det blir fr stre avdelinger, så er det en sjanse fr at det blir et skille mellm de ulike fagmrådene innad, selv m de tilhører samme avdeling. Det kan da bli utfrdring å få kart g terreng til å stemme. HMS står ikke spesifikt nevnt under nen av 3 mdellene, men er kanskje tenkt videre under persnal/hr. HMS er et viktig mråde g bør kunne synliggjøres mer. Arbeidsgruppen bemerker at rganisering på nivå 1 ikke skal ha innvirkning på rganisering av nivå 2. Nivå 3 frhlder seg i hvedsak til nivå 2, g i de tilfeller nivå 3 invlveres er det fte via nivå 2. 2. I det freslåtte rganisasjnsdesignet legger arbeidsgruppen pp til str autnmi fr fakultetene til å rganisere egen virksmhet, gitt visse styringsmekanismer. Universitetsdirektøren ber derfr m tilbakemelding på m det freslåtte designet tilsier behv fr strukturelle, rganisatriske endringer ved fakultetene, eller m den enkelte enhet mener at det er mulig å videreføre nåværende rganisering av egen
administrasjn på nivå 2 (seksjnsinndeling m.m.) selv m arbeidsdelingen mellm nivåene vil endre seg. Institutt fr kjemi mener at rganisering/inndeling ved nivå 2 bør ppretthldes. Arbeidsgruppen påpeker gså at nen funksjnsmråder må gjenfinnes på et fakultet sm: øknmi, HR, frskning g utdanning, dette tilsvarer at dagens rdning ved NTF. Fr nivå 3 så er den tematiske inndelingen på nivå 2 hensiktsmessig, da instituttets ppgaver faller hvedsakelig inn under disse kategriene. Generelt er det er viktig at de ulike seksjnene er samsnakket, da de kan invlveres i samme sak men fra ulikt hld, g ppretting av team mellm de ulike seksjnene sm NFT prøver ut nå, vil kunne ivareta at det blir mer transparent mellm seksjnene (uten at de slås sammen). Institutt fr kjemi mener gså at det er riktig, sm arbeidsgruppen påpeker, at rganisering på nivå 2 kan ppretthldes, uavhengig av hvilken mdell sm etableres fr nivå 1. Autnmi g delegering av ansvar fra nivå 1 til nivå 2 er viktig, da delegert myndighet vil kunne bidra til effektivitet i saksbehandling. 3. Dersm enheten mener at det er nødvendig eller frmålstjenlig å endre egen rganisasjnsstruktur, ber universitetsdirektøren m at fakultetene i sine innspill kmmer med knkrete frslag til endring eller tydelige alternativer sm kan vurderes i den videre saksbehandlingen. Når det gjelder egen rganisasjnsstruktur, nivå 3, er de administrative ressursene ikke bygget ut i strt mfang ved Institutt fr kjemi. Arbeidsgruppen trekker fram 3 hvedfaktrer fr de langsiktige gevinstene: effektivisering, digitalisering g spesialisering. Reduksjn av nivå 3 fra dagens bemanning fr et institutt med ver 100 ansatte virker ikke hensiktsmessig mht. effektivisering, g en gd del ppgaver krever en viss nærhet fr å kunne løses på en hensiktsmessig måte. Vedrørende administrativ støtte på eksterne prsjekter (SFF/SFI, Nasjnale PhD skler med mer), disse stillingene finansieres av eksterne midler g har spesifikke ppgaver tilknyttet prsjektet. Institutt fr kjemi mener det er hensiktsmessig fr prsjektet å ikke trekke disse stillingene pp til nivå 1, da nærhet til fagmiljøet vil være viktig fr daglig drift av stre prsjekter. Vennlig hilsen Rnny Helland Instituttleder Valentina Burkw Vllan Kntrsjef
Innspill fra IG Her kmmer innspill fra IG, i følgende rekkefølge: 1. fra kntrmøtet 2. fra Ellen O. Hætta 3. fra Matthias Frwick Innspill fra kntrmøtet: Vi mener mdell 3 er best frdi den klarest skiller mellm driftsppgaver g utviklingsppgaver. Vi er mener det er rett at Fakultetene bør ha str autnmi i hvrdan de selv rganiserer seg etter at fellestjenestene er trukket ut. Vi mener at fr NTFak bør det være en enda sterkere samrdning mellm fakultetet g instituttene på øknmi g studieadm siden. Dette frdi fagmiljøene på instituttet er fr små g sårbare. Frtsatt bør det være arbeidsted fr studieadm g øknmifunksjner på Instituttene. Men, det er frtsatt rm fr sterkere samrdning. Faren med å trekke ut fr mange av ppgavene til fellestjenester er at det blir lite administrasjn igjen lkalt, g dermed enda flere driftsppgaver på kntrsjef. Alternativt at ingeniørstaben må økes fr å gjøre flere ppgaver sm i dag sees på sm administrative (rekvisita, bil, våpen, feltutstyrundervisning, sending av pakker, varemttak sv.). Vi må ikke kmme i en situasjn hvr kntrsjefstillingene blir rene supprt stillinger, g det blir mindre rm fr lederstøtte g strategisk arbeid. Våre øknmimedarbeidere setter pris på å ha en variert arbeidshverdag, g ser ikke fram til en framtid hvr de kanskje bare må jbbe med ett av de tre hvedfeltene: regnskap, innkjøp eller variabellønn. En må sikre at gså ppgaver i fellestjenester er varierte g gir rm fr utvikling. Vi støtter at pptak g eksamen legges i en sentral fellestjeneste. Arbeidet på instituttet blir bare marginalt mindre med å flytte ut masterpptak, men vi unngår en arbeidsstpp sm kmmer midt i ferien. Opptaket kan da gså prfesjnaliseres. På eksamenstiden virker det fr ss sm m fagmiljøet i fakultetet er fr lite g sårbart. Oppgavene lkalt på studieadm siden er svært mange, g det å løfte ut nen ppgaver fra nivå 3 vil gi mer rm fr studentveiledning g andre primærppgaver. Vi er skeptiske til at rekruttering skal inn i fellestjeneste. HR g persnal bør styrkes på alle nivåer. Grafisk sørvissenter er gså en del av frskningsstøtten. Her må en ivareta spesialkmpetanse på kart, figurer g publikasjner. Det taler fr en lkalisering i fagmiljøene. Kmmentarer fra Ellen O. Hætta, ARCEx:
Adm.krdinatrer/prsjektledere sm i dag jbber på større prsjekter g sentre bør inngå i staben i nivå 1, men frtsette å jbbe på nivå 4, enten sm utleide ressurser eller sm ansatte på sentrene. Nen frdeler med sentralisering av adm.prsjektledere: Et kllegium hvr vi kan lære av hverandre g spille hverandre (g UiT) gde De sm jbber i implementeringsfasen har mye erfaring sm kan brukes i de andre fasene i EFF-prsessen, f.eks. søknader g mbilisering. UiT får en en pl med ressurser sm kan gå inn g vikariere ved lengre fravær, samt leies ut når UiT får nye stre prsjekter/sentre. En prfesjnalisering av EFF vil frhåpentligvis senke barrierene fr frskere å ta på seg krdinatrrlle i f.eks. EU-prsjekter, da de vet de har et sterkt g prfesjnelt team i ryggen, uavhengig av fakultetstilhørighet. EFF bør kunne trekke ressurser fra de andre sentraladministrative gruppene (f.eks persnal, IT, kmm.avd., ) fr å yte best mulig service til brukerne. Fellestjenesten bør kunne tilby bistand til alle fasene i EFF. (Fasene: (1) psisjnering mt EU g NFR (lbbyvirksmhet). (2) mbilisering av søkere. (3) søknadsstøtte. (4) kntrakter (5) implementering av prsjekter) Fra Matthias Frwick: Når det gjelder de tre freslåtte mdellene, så har jeg en følelse av at alternativene 2 g 3 er bedre enn alternativ 1. Det kan sikkert være frdelaktig at man har separate enheter, sm fkuserer på strategiske utviklingsppgaver, i tillegg til enhetene sm fkuserer på drift. En frutsetning er selvfølgelig at det er tett dialg mellm de strategiske enhetene g driftsenhetene der det er hensiktsmessig. Om de strategiske avdelingene skal være egne avdelinger med egne direktører (alternativ 2), eller m de skulle være en del av «direktørstaben» har jeg ikke ne str frmening m, men jeg tenderer til at det kan være frdelaktig å ha avdelingsdirektører fr å sørge fr gd faglig kmpetanse/ledelse (uten at jeg har nen klare argumenter, sm støtter dette synspunktet). Jeg har heller ingen stre frmeninger m seksjneringen, men føler at «grafisk sørvissenter» ikke utelukkende må være tilgjengelig fr kmmunikasjnsavdelingen, men at grafiske designere er lkalisert nær på frskerne, slik at de kan bidra til å visualisere frskningen. Dette har vi j snakket m gjentatte ganger g dette må tydeliggjøres. Jeg synes abslutt at det er frdelaktig at fakultetene gså i fremtiden har funksjnsmråder knyttet til øknmi, HR, frskning g utdanning (s. 22, øverst). Fr NT-fak sin del synes jeg at gså HMS er et funksjnsmråde, i g med at det hldes på med en gd del aktiviteter sm er ganske «unike» fr NT-fak. Evt. kan man samkjøre/krdinere nen aktiviteter med BFE g Helsefak? Jeg liker spesielt denne setningen på side 22 «Uavhengig av rganisering ser arbeidsgruppen det sm helt nødvendig at instituttledelsen har tilstrekkelig tilgang på administrativ støtte til den faglige aktiviteten.» Jeg mener imidlertid at dette bør utvides til å inkludere alle frskere g lærere, g at den administrative støtten bør være lkalt tilgjengelig.