Styreprotokoll. Direktør Sven Marius Urke Rådgiver Gunvor Løge

Transkript

1 Styreprotokoll Websak:14/483 Møtedato: september 2014 Møtested: Trondheim Deltakelse: Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Kim Dobrowen Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Kristin Lande Styremedlem Rolf Selfors Styremedlem Elisabeth Stenwig Varamedlem Are Trøan Nilsen Varamedlem Anne-Kristin Hagli Varamedlem Monica Nylund Varamedlem Randi Birgitte Bull Varamedlem Oddmund Roalkvam Varamedlem Anders Rasmussen Varamedlem Ommund Heggheim Forfall: Styremedlem Carl I. Hagen Varamedlem Aase Karine Sigmond Varamedlem Sonja Irene Sjøli Fra administrasjonen: Direktør Sven Marius Urke Rådgiver Gunvor Løge Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen Avdelingsdirektør SERV Kersti Fjørstad Avdelingsdirektør KOMM Erling Moe Avdelingsdirektør RETT Solveig Moen Avdelingsdirektør IKT Olav Aasen Styresekretær Camilla Barø Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Telefaks Brukerstøtte Organisasjonsnr E-post dapost@domstol.no

2 Styreprotokoll september 2014 Side 2 av 10 Sakliste Saksnr. Arkiv Tittel 2014/49 Underskriving av protokoll fra styremøtet juni /50 Direktøren orienterer Effektivisering av andreinstans Omorganisering i Domstoladministrasjonen 2014/51 Styreleder orienterer Middag med Statsråden Planleggingsmøter med avdelingsdirektørene i Domstoladministrasjonen 2014/52 Styrets arbeid fremover- evaluering - drøftingssak 2014/53 Status innenfor IKT - orienteringssak 2014/54 Forslag til Økonomiplan for domstolene drøftingssak 2014/55 Saksavviklingsstatistikk for første halvår orienteringssak 2014/56 Rapportering på økonomi og virksomhetsplan andre tertial vedtakssak 2014/57 Domstolenes ytre struktur veien videre - drøftingssak 2014/58 Fremleggelse av rapport i Oslo-prosjektet - drøftingssak 2014/59 Samfunnskontakt høsten 2014 og våren 2015 drøftingssak 2014/60 Eventuelt Dekning og forskuttering av utgifter i forbindelse med brannen på Hamar

3 Styreprotokoll september 2014 Side 3 av 10 Protokoll Sak: DA STY14 sak 49 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet juni 2014 Protokollen fra styremøtet juni 2014 er godkjent ved sirkulasjon. Direktøren orienterer Sak: DA STY14 sak 50 Direktøren orienterte om følgende saker: Effektivisering av andreinstans Som nevnt på Domstolledermøtet 2014 og i tråd med regjeringsplattformen, settes det ned et utvalg som skal utrede muligheter for effektivisering av andreinstans. Utvalget settes i oktober 2014, og skal arbeide parallelt med utvalget som utreder straffeprosessloven. Saken diskuteres med domstolene på lederdialogmøtene i høst. Omorganisering av Domstoladministrasjonen(DA) DA har i de siste par årene vært gjennom en organisatorisk endringsprosess. Omorganiseringen i DA er nå ferdigstilt. DA har frem til nå hatt en flat struktur med ett ledernivå. IKT-enheten har fått tilført et mellomledernivå som er på plass innen november Direktøren har knyttet til seg en rådgiver som skal arbeide opp mot styret med blant annet kvalitetssikring av styrefremlegg. Tidligere juridisk enhet og jordskifteenheten er slått sammen til rettsenheten. I tillegg skal serviceenheten fokusere ytterligere på utviklingsoppgaver, og har fått navnet enhet for serviceutvikling. Vedtak for orienteringssakene: Til orientering. Styreleder orienterer Sak: DA STY14 sak 51 Styreleder orienterte om følgende saker: Middag med statsråden Styreleder, Bård Tønder, nestleder i styret, Magni Elsheim, og direktør i DA, Sven Marius Urke, var i middag med statsråden 1. september Målet med middagen var å gjøre statsråden bedre kjent med domstolene og deres utfordringer. Planleggingsmøte med avdelingsdirektørene i Domstoladministrasjonen Styreleder har avholdt planleggingsmøter høsten 2014 med samtlige avdelingsdirektører i DA. Målet med møtene var å legge en plan for de kommende styresaker. Vedtak for orienteringssaken: Til orientering.

4 Styreprotokoll september 2014 Side 4 av 10 Ordinære saker Sak: DA STY14 sak 52 Tittel: Styrets arbeid fremover - evaluering Type sak: Drøftingssak Etter innspill fra styret, gjennomføres en undersøkelse blant styrets medlemmer og varamedlemmer om styrets arbeidsform i forkant av styremøtet september Resultatet fra undersøkelsen benyttes som et grunnlag for diskusjon for videreutvikling av styrearbeidet. Undersøkelsen dekker praktiske og prinsipielle forhold rundt styrets arbeid. Styret har også bedt om en nærmere utredning om meroffentlighet av styresaker. Saksframlegg administrasjonen utarbeider og legger fram for styret er å anse som ledd i den interne saksforberedelse og kan følgelig unntas fra offentlighet. Innsyn blir da et spørsmål om meroffentlighet, med mindre dokument skal unntas offentlighet ved for eksempel lovhjemlet taushetsplikt. Forvaltningsorganet kan i den enkelte sak fastsette utsatt offentlighet, slik at et dokument blir offentlig senere i saksforberedelsen. Frem til nå har offentlighetsvurderingene forut for styremøtet blitt gjort av direktøren, unntaksvis i samråd med styreleder. I praksis har alle styresaksframlegg vært unntatt fra offentlighet fram til styremøtet. Ved opprettelsen av Domstoladministrasjonen i 2002 var økt åpenhet en del av begrunnelsen for å velge en styremodell. Innsyn og åpenhet styrker tilliten og legitimiteten til forvaltningen og dens arbeid og Domstoladministrasjonens særlige uavhengige stilling og nære forhold til domstolene øker vekten til dette grunnprinsippet. Argumenter mot offentliggjøring knytter seg til hensynet til Domstoladministrasjonens strategiske planlegging, styring og disposisjoner, og hensynet til diskusjonen i styret. I dag foretar administrasjonen i praksis offentlighetsvurderingen av saker som skal legges fram for styret. Styret kan i større grad involveres i disse vurderingene. Til drøfting.

5 Styreprotokoll september 2014 Side 5 av 10 Sak: DA STY14 sak 53 Tittel: Status innenfor IKT Saken består av to drøftingssaker Type sak: Drøftingssak ELSAM DA har ambisjoner om å legge til rette for at saksavviklingen i domstolene i alle instanser, i alle sakstyper og overfor alle sakens aktører - skal gjennomføres digitalt. Det innebærer at det må gjøres et omfattende digitaliseringsarbeid på en rekke områder i perioden På samhandlingsområdet i alminnelige sivile saker er domstolene godt i gang med utprøving av Aktørportalen, som er en tjeneste på nett for elektronisk samhandling med advokater i sivile saker. Utprøving av Aktørportalen er planlagt utvidet til trinn 2 fra , men det forutsetter at kriteriene for utvidelse er oppfylt. Erfaringene fra utprøvingsprosjektet er at løsningen fungerer, men utprøvingen har også avdekket behov for tiltak og videre utvikling for å bidra til økt bruk av Aktørportalen. Aktørportalen kan etter endt utprøvingsperiode utvides til alle domstoler. Tidspunktet for utvidelse er avhengig av erfaringene fra utprøvingen trinn 2, at de nødvendige tiltakene for forbedring av løsningen er gjennomført, og at en tilfredsstillende brukerstøtte for advokatene er etablert. Tiltak for forbedring av løsningen er en del av prosjekt Nye saksbehandlingssystemer. Det vil bli utarbeidet en rapport med anbefaling om videre utvidelse tidligst andre halvår 2015, med mulighet for utvidelse tidligst i Nye saksbehandlingssystemer Behovet for nye saksbehandlingssystem i domstolene er gjort rede for i Økonomiplanen for domstolene og i satsingsforslaget (Domstolenes ressursbehov) for Med denne saken orienteres styret om prosjektet Nye saksbehandlingssystemer; herunder hvordan prosjektet er finansiert, organisert, samt overordnet status i prosjektet. Prosjektet er ett av flere sentrale tiltak for å realisere ambisjonene om digitalisering i domstolene. Det nye saksbehandlingssystemet bygges funksjonelt og teknisk på LOVISA, som benyttes av tingrettene og lagmannsrettene. For jordskifterettene og Høyesterett innebærer prosjektet et nytt saksbehandlingssystem. Ting- og lagmannsrettene vil ikke få et nytt system, men vil få vesentlige forbedringer i det eksisterende. Gjennom dette bygges en felles plattform for saksbehandling for alle domstolene. Felles for satsingen er å bidra til en mer effektiv saksavvikling. Av prosjektets vedtatte budsjett for 2014 er 73% dekket av de ekstraordinære midlene fra "IKTrelaterte satsningsforslag 2014: Utvikling av domstolenes saksbehandlingsløsninger". Resterende budsjettmidler (27%) dekkes av det ordinære budsjettet til enhet for IKT. Prosjektet er organisert med direktøren som oppdragsgiver og med avdelingsdirektør enhet for IKT som prosjekteier samt leder av prosjektets styringsgruppe. I styringsgruppen for øvrig deltar avdelingsdirektør for rettsenheten, en seniorrådgiver fra enhet for IKT, og en ekstern ekspert.

6 Styreprotokoll september 2014 Side 6 av 10 Prosjektledelsen består av en ekstern prosjektleder og to ansatte fra DA. Prosjektet er videre organisert med arbeidsgrupper som ledes av fagansvarlige; sammen utgjør de prosjektgruppen. En kommunikasjonsgruppe er opprettet. Et prosjektråd med deltakere fra domstolene er oppnevnt iht. Hovedavtalens bestemmelser om medvirkning. I perioden frem til har prosjektet en kritisk linje som gjelder utvikling av nytt saksbehandlingssystem for jordskifterettene. Prognosen viser et overforbruk i både 2014 og 2015 på grunn av høyere utviklingskostnader enn planlagt. Overforbruket i 2014 dekkes gjennom omprioriteringer innenfor IKT-området. Basert på oppdaterte estimater fra utviklingsleverandørene vil prosjektet løpende iverksette tiltak for å redusere usikkerheten i både framdrift og kostnader. Innstilling for orienteringssakene: Til orientering. Sak: DA STY14 sak 54 Tittel: Forslag til økonomiplan for domstolene Type sak: drøftingssak Økonomiplan for domstolene er DAs forslag til økonomiske rammer for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene for 2016, samt framskriving av budsjettbehov for de tre påfølgende år. Spesielt er dokumentet en viktig premissleverandør for arbeidet med satsingsforslagene til Prop.1 S ( ), dvs. statsbudsjettet for Styret forelegges vedlagte forslag til økonomiplan for domstolene til drøfting før det presenteres for domstolene og arbeidstakerorganisasjonene. Styret bes i denne omgang vurdere om de foreslåtte endringer skal legges til grunn for planforslaget. Til drøfting. Sentrale tema kan være: - Er det foreslåtte planformatet med redusert omfang og en sterk tilknytning til strategisk plan hensiktsmessig? - Hvilke sikkerhetstiltak bør inngå i planen, blant annet med utgangspunkt i uttalelsene fra politiet?

7 Styreprotokoll september 2014 Side 7 av 10 Sak: DA STY14 sak 55 Tittel: Saksavviklingsstatistikk for første halvår 2014 Type sak: orienteringssak For de alminnelige domstolene i førsteinstans viser halvårsstatistikken en vekst i antall innkomne saker og antall saker i beholdning for sivile tvistesaker og enedommersaker. Antallet innkomne meddomsrettssaker og meddomsrettssaker i beholdning er redusert. For sivile tvistesaker og enedommersaker er saksbehandlingstiden på samme nivå i første halvår i 2014 som etter første halvår 2013, mens saksbehandlingstiden og antall domstoler utenfor målene for saksbehandlingstid i meddomsrettssaker er økende. Lagmannsrettene fikk samlet sett inn flere sivile ankesaker og færre straffeanker i første halvår av 2014, sammenlignet med samme periode året før. Lagmannsrettene behandlet også flere sivile ankesaker og færre straffeanker enn samme tidsperiode året før, og beholdningene er samlet sett stabile. Saksbehandlingstiden i sivile anker går noe ned, mens saksbehandlingstiden i anker i straffesaker samlet sett er tilnærmet uendret. For jordskifterettene fortsetter antall innkomne saker å stige. Jordskifterettene behandler også langt flere saker enn tidligere år, og antall saker i beholdning er noe lavere etter første halvår 2014, sammenlignet med samme periode året før. Til orientering Sak: DA STY14 sak 56 Tittel: Rapportering på økonomi og virksomhetsplan andre tertial 2014 Type sak: vedtakssak Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2014 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. Saksfremlegget inneholder et forslag om en videreføring av vakanseordningen for Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene og avviksrapporten for andre tertial 2014 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Styret vedtar en videreføring av vakanseordningen for Vedtaket tas opp til ny vurdering i forbindelse med behandling av budsjettet for 2015 i styremøte i desember 2014.

8 Styreprotokoll september 2014 Side 8 av 10 Direktøren gis fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2014, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 10 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410, 411 og 413. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskiftedomstolene og avviksrapporten for andre tertial 2014 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Enstemmig vedtatt. Styret vedtar en videreføring av vakanseordningen for Vedtaket tas opp til ny vurdering i forbindelse med behandling av budsjettet for 2015 i styremøte i desember Dette ble vedtatt mot én stemme. Direktøren gis fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2014, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten begrenses oppad til 10 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410, 411 og 413. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i Enstemmig vedtatt. Sak: DA STY14 sak 57 Tittel: Domstolenes ytre struktur veien videre Type sak: drøftingssak DA har oversendt fem kostnadsberegnede forslag til sammenslåinger av tingretter til JD. Departementet planlegger en høring for disse forslagene høsten Det arbeides også med fire samlokaliseringer av tingretter og jordskifteretter som kan gjennomføres i løpet av 1-2 år. JD er positiv til at DA igangsetter et større domstolfaglig utredningsarbeid for domstolstrukturen i hele landet. Dette arbeidet planlegges startet i 2015 med deltakelse fra domstolene. Til drøfting. Sak: DA STY14 sak 58 Tittel: Fremleggelse av rapport i Oslo-prosjektet Type sak: drøftingssak Styringsgruppen for prosjektet Fremtidig domstolstruktur i Oslo-regionen overleverte sin sluttrapport til oppdragsgiver, DAs direktør, i siste del av juni. Prosjektet foreslår tre alternative modeller for fremtidig inndeling i regionen. 1. Opprettholdelse av dagens inndeling

9 Styreprotokoll september 2014 Side 9 av Etablering av en ny rettskrets i Oslo, slik at dagens rettskrets deles i to 3. En reduksjon av Oslo rettskrets ved at en overfører bydeler til omliggende rettskretser Direktøren legger frem en skisse til videre prosess og behandling av rapporten. Den videre prosessen skal bidra til en god dialog og involvering av domstolene og sentrale aktører frem mot et endelig vedtak i DAs styre. Til drøfting. Sak: DA STY14 sak 59 Tittel: Samfunnskontakt høsten 2014 og våren 2015 Type sak: Orienteringssak Det ble gitt en muntlig presentasjon av arbeidet som hittil er blitt gjort overfor politiske myndigheter, og hva som er planlagt videre framover, når det gjelder regjeringsplattformen og statsbudsjettet for Til orientering. Sak: DA STY14 sak 60 Tittel: Eventuelt Dekning og forskuttering av utgifter i forbindelse med brannen på Hamar Direktøren orienterte om hvilke utgifter DA har dekket i saken og hvilke vi har påtatt oss å forskuttere inntil det foreligger en avklaring om hvem som er dekningsansvarlig. Styret slutter seg til direktørens beslutning om å forskuttere utgifter knyttet til nødvendige sikringstiltak inntil det foreligger en avklaring om hvem som er dekningsansvarlig.

10 Styreprotokoll september 2014 Side 10 av 10 Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Styreleder nestleder Berit Brørby Kristin Lande Kim Dobrowen Ove Einar Engen Elisabeth Stenwig Are Trøan Nilsen Anders Rasmussen Oddmund Roalkvam Ommund Heggheim Randi Birgitte Bull Anne-Kristine Hagli Monica Nylund Sett: Carl I. Hagen Aase Karine Sigmond Sonja Irene Sjøli