STYREPROTOKOLL. Styremøte 16. juni 2008 Øvre Romerike tingrett, Eidsvoll

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Styremøte 16. juni 2008 Øvre Romerike tingrett, Eidsvoll Til stede: Forfall: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Anne Austbø Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig Styremedlem Ole Henrik Magga Varamedlem Ranveig Frøiland t.o.m. sak 08/40 Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Kirsti Ramberg Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Jann Ola Berget Avdelingsdirektør Kersti Fjørstad Avdelingsdirektør Solveig Moen Styresekretær Mari Ann Fremstad Sted: Øvre Romerike tingrett, Eidsvoll Tid: Mandag 16. juni 2008, kl Fra kl var det møte med representantene fra Øvre Romerike tingrett og Eidsivating lagmannsrett, med etterfølgende omvisning og deretter felles lunsj. Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: Organisasjonsnr

2 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 2 av 8 Sak 08/36 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 21.april Protokollen fra styremøtet 21. april 2008 er godkjent ved sirkulasjon, og den ble underskrevet av de møtende. Sak 08/37 Direktøren orienterer Etisk regelverk opprettelsen av et utvalg for å videreføre arbeidet Dommerforeningen og Tekna er oppfordret til å fremme navn på dommere som kan inngå i det utvalg som skal videreføre arbeidet med etableringen av et etisk regelverk. Vedtak fra styret: Styremedlem Elisabeth Stenwig blir medlem av utvalget. Evaluering av Domstolledermøtet og dommermøtet 2008 Evalueringsrapporten for Domstolleiarmøtet og dommarmøtet 2008 vart lagt fram for styret. Deltakarane på møta har samla sett gitt svært gode tilbakemeldingar. 150-års jubileum for jordskifterettene - status Jordskifterettenes 150 års jubileum skal holdes oktober 2009 ved SAS Radisson Royal Garden Hotel. Fagprogrammet er under utvikling og arbeidet med jubileumsboken er påstartet. Servicestrategi ny meddommerfilm Ny meddommerfilm er under utvikling. DA samarbeider med Sis- Finnmárkku diggegoddi - Indre Finnmark tingrett i dette prosjektet. Tentativ ferdigstillelsesdato er satt til 1. september Det lages en norsk og en samisk versjon av ny meddommerfilm. Status prosjekt Jordskifterettenes ressursbehov fase 2 Jordskiftedomstolenes ressursbehov, fase 2, hadde oppstartsmøte 2. april. Delprosjektene hadde egne oppstartsmøter senere samme dag. Alle de 3 delprosjektene har utfordret jordskifterettene på de oppgavene og utfordringer prosjektene står over for. Tilbakemeldingene har vært mange og engasjementet har vært godt. Delrapportene, som skal være klar senest innen 1. november 2008, ser ut til å foreligge i god tid innen fristen. Prosjektet har god framdrift.

3 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 3 av 8 Ny organisering av kompetansearbeidet i DA, herunder etablering av ny kompetanseenhet i DA status Arbeidet med å endre organiseringen av kompetansearbeidet med utgangpunkt i styrets vedtak av 21. april 2008 er igangsatt. Organisasjonsendinger og opprettelse av nye stillinger er forhandlingsgjenstand etter Hovedavtalens 13. Ny stilling som leder av kompetanseenheten lyses ut før sommeren, under forutsetning av at partene blir enige. Det er etablert dialog med kompetanseutvalgene for å sikre en smidig overgang mellom eksisterende og ny organisering av arbeidet, likeledes med Samarbeidsrådet for å bli enige om mandat og sammensetning for en nytt råd for kompetanseutvikling i domstolene og DA. Strategiske medieoppslag siden forrige styremøte Notat til orientering. Regnskapet 2007 for Domstoladministrasjonen og domstolene avsluttende revisjonsbrev Riksrevisjonen har ingen vesentlige merknader til regnskapet og virksomhetens gjennomføring av budsjettet. Merknad fra styret: Varamedlem Frøiland, som er riksrevisor, fratrådte på dette punktet. Vedtak for orienteringssakene utenom punktet om etisk regelverk: Til orientering. Sak 08/38 Styreleder orienterer Det ble orientert om følgende saker: Henvendelse fra Dommerfullmektigruppen med anmodning om å få fast observatørplass i Domstoladministrasjonens styre. Denne saken vil bli behandlet i neste styremøte. Utkast av brev til Justisdepartementet vedrørende styregodtgjørelse for styret i Domstoladministrasjonen. Søknad om å bli observatør i European Network for Council of the Judiciary. Det arbeides videre med slik søknad.

4 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 4 av 8 Til orientering. Sak 08/39 Regnskap og VP rapportering 1. tertial orienteringssak Det er etter første tertial ikke bemerkninger til regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskifterettene. Totalt er det planlagt 56 strategiske tiltak i Av disse er det kun to med vesentlig avvik så langt i år. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskifterettene og avviksrapporten for første tertial til orientering. Som innstilt. Sak 08/40 Strategisk plan for Domstoladministrasjonen orienteringssak Arbeidet med strategisk plan har pågått siden juni 2007, med involvering av alle medarbeidere i DA. Det foreslås seks strategiske satsningsområder for den kommende perioden De seks utvalgte strategiske satsningsområdene for perioden er; kompetanseutvikling, styring og organisering, synlighet, teknologianvendelse, regelverksutvikling, sikkerhet og beredskap. Valget av de seks strategiske utviklingsområdene er basert på en kartlegging, analyse og vurdering av dagens situasjon. I de strategiske forutsetningene ligger det en analyse/vurdering av samfunnsmessige, institusjonelle rammer, krav og forventninger fra sentrale interessenter som legger føringer for strategiperioden. Til orientering

5 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 5 av 8 Sak 08/41 Styret fortsetter behandlingen i neste styremøte. Økonomiplan for domstolene orienteringssak Styret ble forelagt forslag til økonomiplan for domstolene Det ble redegjort for ulike innholdsmessige endringer i forhold til tidligere planer. Styret slutter seg til forslaget til økonomiplan for domstolene , og planen sendes på høring til domstolene og medlemmene av samarbeidsrådet. Styret beslutter at forslag til økonomiplan for domstolene , sendes til høring til domstolene og medlemmene av samarbeidsutvalget, med de justeringer som kom frem i møtet. Sak 08/42 Riksrevisjonens rapport om effektivitet i straffesakskjeden - orienteringssak Styret ble orientert om Riksrevisjonens oppfølgingsundersøkelse av effektiviteten i straffesakskjeden. Til orientering Som innstilt. Sak 08/43 Videre fremdrift for utbredelsen av vitnestøttevirksomheten - vedtakssak Domstolene viser stor interesse for å sette i gang vitnestøtte. Utenom de fire domstolene som allerede er i gang med vitnestøttevirksomhet, har cirka 30 domstoler så langt meldt sin interesse til Domstoladministrasjonen (DA). Målet er at alle de interesserte kan komme i gang innenfor en akseptabel tidsramme; helst i løpet av en treårsperiode; mai april DA har siden 2007 i praksis fungert som en sentral koordinator med overordnet ansvar for vitnestøttevirksomheten, men ser nå et behov for å få

6 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 6 av 8 denne funksjonen formalisert gjennom et styrevedtak. For å sikre fremdriften er det naturlig at DA tar det overordnede ansvaret for innføringen av vitnestøtte. DA anser vitnestøttevirksomheten som svært viktig, og ser et stadig økende ønske og behov for et hurtigere utbredelsestempo i domstolene. DA har inngått en avtale med sorenskriver Bernt Bahr for bistand i forbindelse med den videre innføringen av vitnestøtte. Bahr vil være tilknyttet enhet for service. Utgiftene første år dekkes innenfor de eksisterende budsjettrammene for DA og domstolene I satsingsforslaget for 2010 og 2011 vil DA se på muligheten til å prioritere vitnestøttevirksomheten. DA skal ha det overordnede ansvaret for vitnestøttevirksomheten ved landets domstoler. Som innstilt. Sak 08/44 Status i arbeidet med ny jordskiftelov orienteringssak Direktørens sakssammendrag Det er i dag et betydelig positivt engasjement knyttet til arbeidet med ny jordskiftelov i både jordskifterettene, i jordskifteoverrettene og i lagmannsrettene. Arbeidet med ny jordskiftelov reiser en rekke spørsmål både av prinsipiell og praktisk karakter. LMD har en særlig utfordring i å finne en tilfredsstillende løsning knyttet til anke, skjønn og saksbehandlingsreglene ved jordskifte. Direktørens innstilling Til orientering. Som innstilt Sak 08/45 Rekruttering av domstolledere - orienteringssak Direktørens sakssammendrag

7 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 7 av 8 En utfordring når det gjelder rekruttering av domstolledere er å få gode og tilstrekkelig mange søkere. Dette gjelder rekruttering til domstollederstillinger både i alminnelige domstoler og jordskiftedomstolene, og særskilt for rekruttering av kvinner til domstollederstillinger. Ut i fra alders- og kjønnssammensetningen blant dagens domstolledere, samt erfaringene fra DAs og Innstillingsrådets arbeid fra høsten 2002 og fram til i dag, ser man behov for at det arbeides mer målrettet og langsiktig med rekruttering av domstolledere. Det vil være behov for å fortsette med det rekrutteringsarbeidet som gjøres i dag, og i tillegg iverksette nye tiltak. Utarbeidelsen av en rekrutteringsplan vil være en viktig del av DAs videre arbeid med rekruttering av dommere og domstolledere til de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene. Direktørens innstilling Til orientering Styret ber direktøren om å fremlegge forslag til rekrutteringsplan for domstolledere og dommere. Sak 08/46 Service og samhandling - orienteringssak Direktørens sakssammendrag Samtlige domstoler i Oslo-regionen deltar nå i et pilotprosjekt hvor hele domstolen kurses i Service & samhandling. Prosjektet går i perioden september 2007 januar I årsrapporten for 2007 har DA fått tilbakemelding fra hele 25 domstoler som ønsker å delta på kurs i Service & samhandling. DA tar sikte på å avholde kursene innenfor en tidsperiode på tre år; februar 2009 januar Formålet med kurset er å bevisstgjøre og dyktiggjøre domstolen i de ulike situasjonene der man møter brukerne ansikt til ansikt, i telefonsamtaler og delvis i skriftlig korrespondanse, samt at det legges vekt på å øke medarbeidernes bevissthet på samhandlingene som skjer medarbeiderne seg imellom. Evalueringene av kursene er gjennomgående svært positive. Direktørens innstilling Til orientering

8 Styreprotokoll 16. juni 2008 Side 8 av 8 Som innstilt. Sak 08/35 Eventuelt Ingen saker. Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Elisabeth Stenwig styreleder Ove Einar Engen Magne Reiten Anne Austbø Ole Henrik Magga Ranveig Frøiland Sett: Kirsti Ramberg Turid Moldenæs