STYREPROTOKOLL. Styremøte juni 2009 Mo i Rana

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Styremøte juni 2009 Mo i Rana Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Ole Henrik Magga Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Elisabeth Stenwig Varamedlem Liv Nergaard Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Nestleder/avdelingsdirektør Willy Nesset Avdelingsdirektør Jann Ola Berget sak 09/24-09/28. Avdelingsdirektør Solveig Moen Avdelingsdirektør Olav Berg Aasen Styresekretær Camilla Barø Forfall: Styremedlem Anne Austbø Styremedlem Magne Reiten Møtetid: 8. juni kl Møtested: Meyergården Hotell, Mo i Rana I tilknytning til styremøtet 8. juni ble det også avholdt et møte med domstollederne og representantene fra organisasjonene i de omkringliggende domstolene (Rana tingrett, Alstadhaug tingrett, Brønnøy tingrett og Helgeland jordskifterett) 9. juni, samt en omvisning i Rana tingretts lokaler. Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr

2 Styreprotokoll juni 2009 Side 2 av 11 Sak 09/21 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 23. mars Protokollen fra styremøtet 23. mars 2009 er godkjent ved sirkulasjon, og den ble underskrevet av de møtende. Sak 09/22 Direktøren orienterer Direktøren orienterte kort om viktige deler av DA s arbeid den siste tiden. Nye styremedlemmer og varamedlemmer utnevnt i Statsråd 5. juni 2009 Informasjon om at det ikke vil skje endring av struktur i Bergen Domstolenes bruk av barnehusene Bevilgning som kompensasjon for ankesiling Saksbehandlingstid i Rana tingrett - ankesaker fra Statens Innkrevningssentral Evaluering av Domstolledermøtet 2009 Rutineendring vedrørende informasjonsutveksling per e-post Domstoladministrasjonen har igangsatt et arbeid for å bedre informasjonssikkerheten ved elektronisk utveksling av informasjon. For styret sine medlemmer vil dette føre til endring av rutiner ved bruk av e- post. Endringen omfatter de av styrets medlemmer som har e-postadresser utenfor domstolsdomenet. Vedtak for orienteringssakene: Til orientering. Sak 09/23 Styreleder orienterer Deltakelse på General Assembly - ENCJ. I dagene mai 2009 ble det avholdt generalforsamling i European Network of Counsils for the Judiciary (ENCJ). Dette fant sted i Bucuresti i Romania. På vegne av DA møtte styreleder Karl Arne Utgård og direktør Tor Langbach. DA hadde søkt om status som observatør i organisasjonen, som har omfattet organisasjoner frå medlemslandene i EU samt kandidatland. På generalforsamlingen ble det fra styringsgruppen i ENCJ fremmet forslag om at domstoladministrasjoner fra EØS-land også kunne søke om

3 Styreprotokoll juni 2009 Side 3 av 11 observatørstatus. Dette ble enstemmig vedtatt, hvoretter Norge v/domstoladministrasjonen enstemmig ble godkjent som observatør. Styret ønsker en sak om DA s internasjonale engasjement på et senere styremøte. Vedtak for orienteringssaken: Til orientering. Sak 09/24 Bemanningssituasjonen i tingrettene og lagmannsrettene - vedtakssak Ressursfordelingsmodellen er en del av beslutningsgrunnlaget når bemanningsbehovet ved domstolene skal vurderes. Modellens beregninger er basert seg på saksavviklingsstatistikk og noen egenskaper ved sakene. Antall saker som kommer inn til domstolene varierer årlig, slik at det er nødvendig å se modellens resultater over tid. Blant annet er det i starten av 2009 registrert en vekst i de konjunkturavhengige sakene (for eksempel tvangssaker og konkurssaker) sammenlignet med tidligere år, som ikke fanges opp av modellen før i Ved strukturdomstolene vil modellen brukes med forsiktighet de første årene etter at strukturendringene er gjennomført. Ressursfordelingsmodellen er benyttet til å anslå bemanningsbehovet i domstolene i første- og andreinstans for 2008 og Generelt er inntrykket at de fleste domstolene er riktig bemannet, men det er identifisert noen domstoler hvor bemanningen avviker fra modellberegningene. DA vil følge opp domstolene dette gjelder. Mulighetene for å gjøre bemanningsendringer er begrensede, spesielt på kort sikt. Stramme økonomiske rammer gir ikke rom for å opprette nye stillinger, så dersom det skal gjennomføres bemanningsendringer vil det måtte skje gjennom en omfordeling av dagens ressurser. Unntaket er lagmannsrettene som har blitt kompensert for merarbeidet med begrunnelse av ankenektelsene gjennom ekstra tildelinger i RNB. Det fins heller ikke økonomiske ressurser til å møte utfordringene domstolene står ovenfor med et økende antall konjunkturavhengige saker. Det vises i denne sammenheng til behandlingen av økonomiplanen Generelt er inntrykket at de fleste domstolene er riktig bemannet. I lys av den økonomiske situasjonen er det ikke rom for bemanningsøkninger i domstolene, bortsett fra lagmannsrettene som har blitt kompensert for merarbeidet med begrunnelse av ankenektelsene gjennom ekstra tildelinger i

4 Styreprotokoll juni 2009 Side 4 av 11 RNB. Dersom det skal gjennomføres bemanningsøkninger vil det måtte skje gjennom en omfordeling av dagens ressurser. DA vil i tiden fremover følge opp de domstolene som betraktes å være overeller underbemannet, og initiere bemanningsreduksjoner der det kan være aktuelt. Vedtas som innstillingen, likevel med slik at følgene av vedtaket i sak 09/27 må hensyntas. Sak 09/25 Prioritering av lokalsaker i domstolene - vedtakssak Det er fortsatt stor aktivitet på lokalsiden, og mange prosjekter er ferdigstilt de siste årene. På tross av dette er standarden likevel svært varierende rundt omkring i landet, og det er mange udekte behov. Det er positivt at både nytt bygg til Gulating lagmannsrett og utvidelse av tinghuset i Steinkjer nå er igangsatt. Når det gjelder de prosjektene som er igangsatt, foreslås det å dekke merutgiftene innenfor eksisterende driftsrammer. Dette er i all hovedsak mindre prosjekter som det ville vært vanskelig å få eksterne bevilgninger til. I tillegg anbefales at merutgiftene i forbindelse med utvidelse av lokalene for Asker og Bærum tingrett og Nedre Romerike tingrett blir finansiert innefor eksisterende rammer. Det samme gjelder merutgiftene i forbindelse med nye lokaler for Rana tingrett. De gjenstående strukturprosjektene i Bergen og Stavanger, må sammen med Drammen tinghus, Molde tinghus og Høyesteretts Hus fortsatt prioriteres. Merutgiftene forutsettes finansiert gjennom ekstra bevilgninger. Tinghusprosjektene i Bergen, Stavanger, Drammen, Molde og Høyesterett, er prioriterte lokalprosjekter. Merutgiftene finansieres gjennom økte bevilgninger. Tilsvarende gjelder nytt tinghus i Sandefjord, forutsatt at prosjektet skal realiseres. Innenfor de økonomiske rammene beskrevet under pkt. 2, gis det fullmakt til å inngå kontrakt for leie av nye lokaler til Rana tingrett, ny kontrakt for leie av ekstra areal til Asker og Bærum tingrett, inkludert ekstra areal for politiet innenfor de økonomiske rammene beskrevet under (alt. 2), samt ny leiekontakt for Nedre Romerike tingrett som inkluderer en ombygging av tidigere barnevernsvakta, samt en oppgradering av ventilasjonsanlegget.

5 Styreprotokoll juni 2009 Side 5 av 11 Merutgiftene knyttet til nye lokaler for Rana tingrett, samt utvidelse av lokalene for Asker og Bærum tingrett og Nedre Romerike tingrett dekkes innenfor eksisterende budsjettrammer. Nestleder Helge Aarseth satte fram følgende forslag til erstatning for første avsnitt i direktørens forslag: Tinghusprosjektene i Bergen, Stavanger, Drammen, Molde og Høyesterett er prioriterte lokalprosjekter. Merutgiftene til tinghusene i Bergen og Stavanger finansieres ved økte bevilgninger. Finansieringen av nytt tinghus i Molde dekkes innenfor driftsrammen i tråd med tidligere styrevedtak. Spørsmålet om finansiering knyttet til Drammen tinghus tas opp til avgjørelse når saken er mer avklart. Styret ber om at det blir laget en fremdriftsplan for realisering av forannevnte lokalprosjekt. Aarseth, Engen, Magga og Moldenæs stemte for forslaget fra nestleder Aarseth. Utgård, Nergaard, Ramberg og Stenwig stemte for forslaget fra direktøren. Direktørens innstilling til vedtak ble da vedtatt med styreleders dobbeltstemme. Sak 09/26 Regnskap og VP rapportering 1. tertial orienteringssak Det er etter første tertial ikke bemerkninger til regnskapsrapportene for høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen og jordskifterettene. Totalt er det planlagt 60 strategiske tiltak i Av disse er det kun to med vesentlig avvik så langt i år. Styret tar regnskapsrapportene for høyesterett, lagmannsrettene, tingrettene, Domstoladministrasjonen, jordskifterettene og avviksrapporten for første tertial til orientering. Sak 09/27 Økonomiplan drøftingssak Økonomiplan for domstolene er Domstoladministrasjonens forslag til økonomiske rammer for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene

6 Styreprotokoll juni 2009 Side 6 av 11 for 2010, samt fremskriving av budsjettbehov for de 4 påfølgende år. Spesielt er dokumentet en viktig premissleverandør for arbeidet med satsingsforslagene til St. prp. nr 1 ( ), dvs. statsbudsjettet for Styret forelegges Økonomiplan for domstolene til drøfting. Budsjettutfordringene på kap 410 Tingrettene og lagmannsrettene er spesielt behandlet. For eventuelt å imøtekomme de store budsjettbehovene for IKT og Kompetanse innenfor eksisterende rammer, vil det måtte gjennomføres budsjett-tiltak. Til drøfting. Styret viser til utkastet. Styret viser til at det er nødvendig med mer midler enn etter årets budsjett, til IKT, kompetansearbeid og tinghus. Det innarbeides 15 mill. kr ekstra i 2010 og 30 mill. kr ekstra i Midlene må dekkes ved reduksjon av driftsnivået i domstolene, med mindre det oppnås økte bevilgninger. Dette kommer i tillegg til det flate kuttet på 1 % til domstolene i årets budsjett, svarende til reduksjon på 13,3 mill. kr i årets statsbudsjett. Sak 09/28 Tildeling av midler til markering av jordskiftedomstolenes 150 års jubileum - vedtakssak Styret ble forelagt forslag til anvendelse av overførte midler fra 2008 på kap Styret slutter seg til forslagene om anvendelse av overføringer fra 2008 og tildeling av ubundne midler på kap Sak 09/29 Finnmark jordskifterett orientering om DA sin beslutning om ikke å lyse ut jordskifterettslederstillingen - orienteringssak

7 Styreprotokoll juni 2009 Side 7 av 11 Stillingen som jordskifterettsleder i Finnmark er ikke lyst ut. DA ønsker å avvente utlysingen av denne stillingen inntil DA har fått vurdert de anbefalinger som kommer fra prosjektet jordskiftrettenes ressursbehov fase 2 med hensyn til fremtidig organisering og struktur av jordskiftedomstolene. Til orientering. Sak 09/30 Jordskifterettenes ressursbehov fase 2 presentasjon av hovedpunktene i de foreliggende rapportene, status og videre arbeid - orienteringssak Det foreligger to delrapporter fra prosjektet Jordskifterettenes ressursbehov fase 2. Dette er rapportene Gevinstbetraktninger og Jordskifterettenes kjernevirksomhet. Rapportene er ute på høring med høringsfrist 30. juni Disse rapportene vil være et viktig bidrag for DA i det videre arbeidet med ny jordskiftelov og i arbeidet med å synliggjøre jordskiftedomstolenes i ulike fora. Hovedrapportene fra prosjektet vil formelt bli overlevert til DA 17. juni Hovedrapportene vil bli sendt på høring innen 1. august 2009 med høringsfrist 1. desember På bakgrunn av rapportene og høringsuttalelsene vil DA ta stilling til hvordan man skal jobbe videre med de anbefalinger som prosjektet gir til DA. Til orientering. Sak 09/31 IKT-strategi for domstolene drøftingssak

8 Styreprotokoll juni 2009 Side 8 av 11 Forslaget til Domstolenes IKT-strategi for legges fram til drøfting som ledd i utviklings- og forankringsarbeidet. Det tas sikte på å legge fram strategidokumentet som vedtakssak i oktober. Strategien tjener flere formål, hvor involvering og dialog om veivalg er viktigst. Styret oppfordres til å drøfte dokumentets tilgjengelighet og om det fremstår som aktuelt og passe ambisiøst. Videre bes styret drøfte hvordan det kan prioriteres mellom helt nødvendige tiltak og gode formål, og om det er tiltak og formål som det vil være særlig viktig å få realisert i strategiperioden. Til drøfting. Sak 09/32 Prøveprosjekt med samhandling mellom domstolene på Helgeland status og evaluering (Alstadhaug, Brønnøy og Rana tingretter) - orienteringssak Det er gjennomført evaluering av prøveprosjektet med samhandling på Helgeland. Evalueringen viser at både motivasjon og tilrettelegging, både praktisk og teknologisk, er viktig dersom samhandlingsprosjekter skal lykkes. Det er viktig at man før tilsvarende prosjekter eventuelt starter opp andre steder i landet, kommer fram til felles målsettinger og motivasjoner med prosjektet. Til orientering. Sak 09/33 Pensjonsordning for ressursgruppedommere - vedtakssak Direktøren foreslår at man tilbyr ressursgruppedommere en særskilt pensjonsordning som kommer til anvendelse fra fylte 62 år.

9 Styreprotokoll juni 2009 Side 9 av 11 Domstoladministrasjonen gis fullmakt til å forhandle videre med Kontaktutvalget om en pensjonsavtale. Endelig avtale fremlegges for styret til godkjenning. Sak 09/34 Bruk av religiøst eller politisk betingende smykker, hodeplagg eller andre symboler i domstolene utkast til høringsbrev - vedtakssak Basert på drøftinger i tidligere styremøte, foreslår direktøren at det vedtas forslag om forbud mot at fagdommere og protokollførere bruker religiøst eller politiske betingende smykker, hodeplagg eller andre symboler i rettsmøter hvor partene og/eller deres prosessfullmektiger er til stede. Forslaget sendes ut før sommerferien med en svarfrist 1. oktober Vedlagte høringsbrev sendes ut til de foreslåtte institusjoner med det innhold og den frist som er foreslått. Saken utsettes til neste styremøte som avholdes 7. september Sak 09/35 Høringsbrev dommerfullmektigutredningen - vedtakssak Administrasjonen har utformet et utkast til høringsbrev om dommerfullmektigordningen. Utkastet til høringsbrev sendes ut på høring til landets domstolledere i første og annen instans, Den Norske Dommerforeningen, Dommerfullmektigforeningen, Den Norske Advokatforening, Riksadvokaten, NTL og Parat med høringsfrist til fredag 2. oktober Det fremlagte høringsbrev sendes på høring til de forslåtte høringsinstanser. Bemerkninger fra styret innarbeides i brevet.

10 Styreprotokoll juni 2009 Side 10 av 11 Sak 09/36 Høring NOU 2007:16 Ny skiftelovgivning - vedtakssak Justisdepartementet har sendt på høring NOU 2007:16 Ny skiftelovgivning. Direktøren anbefaler at Domstoladministrasjonen avgir høringsuttalelse hvor Skiftelovutvalgets syn på hovedspørsmålene støttes. Domstoladministrasjonen tiltrer således bl.a. at skifteoppgavene fortsatt skal ligge hos domstolene og at det fortsatt skal være mulighet for offentlig skifte av dødsbo og felleseiebo. Utover innføringskostnadene er det ikke grunnlag for å anta at forslagene vil medføre økonomiske og administrative konsekvenser av betydning. Domstoladministrasjonen avgir høringsuttalelse som foreslått. Sak 09/37 Regelutvalgets rapport nr. 2 - vedtakssak Regelutvalgets andre rapport forelegges med dette Domstoladministrasjonens styre for eventuelle kommentarer. Etter styrebehandlingen vil rapporten, vedlagt eventuelle kommentarer fra Domstoladministrasjonen, oversendes Justisdepartementet for videre oppfølging. Regelutvalgets rapport oversendes Justisdepartementet. Sak 09/38 Eventuelt

11 Styreprotokoll juni 2009 Side 11 av 11 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Helge Aarseth Turid Moldenæs styreleder Ove Einar Engen Kirsti Ramberg Ole Henrik Magga Elisabeth Stenwig Liv Nergaard Sett: Anne Austbø Magne Reiten