STYREPROTOKOLL STYREMØTE 3. APRIL 2003 I STAVANGER

Transkript

1 STYREPROTOKOLL STYREMØTE 3. APRIL 2003 I STAVANGER Til stede: Styrets medlemmer: Styreleder Ingeborg Moen Borgerud, nestleder Erik Elstad, Kjersti Graver, Ole Henrik Magga, Turid Moldenæs og Anne S. Nordmo I tillegg deltok følgende fra administrasjonen: direktør Knut Sæther og avdelingsdirektørene Sissel Endresen, Kersti Fjørstad, Erling Moe, Ingrid Olsen og Gjermund Rønning Forfall: Jan Fougner og personlig varamedlem Svein Tømmerdal Første del av styremøtet ble avholdt kl på Atlantic Hotel. Styret og administrasjonen møtte domstolledere, kontorledere og tillitsvalgte i Stavanger tingrett, Stavanger byfogdembete og Ryfylke tingrett i Stavanger tinghus kl Andre del av styremøtet ble avholdt i Stavanger tinghus kl Sak 30/03 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 5. mars 2003 Protokollen fra styremøtet 5. mars ble godkjent og underskrevet. Sak 31/03 Direktøren orienterer Knut Sæther orienterte styret om følgende: Prosjektet Domstoler i endring Prosjektet er delt i to: ressursbehov og ressursutnytting. Delprosjektet ressursutnytting skal utvikle synspunktet og forslag til tiltak som kan bidra til en god ressursutnytting i domstolene. Gruppen skal vurdere tiltak innenfor eksisterende ressursrammer og tiltak som medfører økte ressursbehov, men som på sikt kan gi ressursmessige gevinster på sikt. Deltakere i delprosjektet er: sorenskriver Arild Kjerschow (leder), sorenskriver Kari Johanne Bjørnøy, lagmann Martin Tenold, administrasjonssjef Arnhild Olsen, seniorrådgiver Espen Langseth og seniorkonsulent Lucie Aunan. Gruppen skal avgi sin rapport til Domstoladministrasjonen innen 10. august Delprosjektet ressursbehov vil være en direkte oppfølging av Elstad-rapporten og gi en Side 1 av 6

2 oversikt over ressursbehovene i domstolene i perioden Arbeidet drives av Domstoladministrasjonen. Arbeidsoppgaver knyttet til ressursbehov er: bygningsmessige forhold, strukturprosjektet, tinglysingsprosjektet, IKT, opplæring og kompetansebehov, utvikling av service, informasjon/kommunikasjon, organisering av regnskapsfunksjon, og felles innkjøpsavtaler. Arbeidsgrupper knyttet til de enkelte tema er etablert og de aktuelle problemstillinger innenfor hvert tema er under avklaring/presisering. Strukturprosjektet Det ble orientert om status i strukturprosjektet. Behovet for informasjon i domstolene ble fremhevet og nødvendigheten av å bruke ressurser på informasjonsarbeid og informasjonsmøter. Tinglysingsprosjektet Det ble informert om møtevirksomheten i prosjektgruppen, gjennomførte informasjonsmøter med tingretter, møte med tjenestemannsorganisasjoner og Statens kartverk og behovet for informasjon og dialog til tingrettene rundt de personalmessige konsekvensene ved at tinglysingen overføres fra tingrettene til Statens kartverk. Lovisa Prosjektet går etter fremdriftsplanen. Første hovedleveranse ble godkjent 28. februar 2003 og pilotdrift er iverksatt i Fosen tingrett, Frostating lagmannsrett, Hedemarken tingrett, Sør- Gudbrandsdal tingrett og Eidsivating lagmannsrett. Det er videre planlagt at Lovisa innføres i seks tingretter og én lagmannsrett før sommeren Mandat for Oslo-prosjektet Det ble orientert om framdriften i Oslo-prosjektet. Mandatet for Oslo-prosjektet tilsier at prosjektet skal utrede om det skal være tre domstoler i Oslo, to eller bare én, og hvorvidt domstolen(e) bør deles opp på faglig eller geografisk grunnlag. Videre skal prosjektet utrede avdelingsinndeling, oppgavefordeling, intern spesialisering, styringsforhold, administrative fullmakter, støttefunksjoner mv. Det skal tas utgangspunkt i en situasjon der tinglysings- og namsmannsoppgaver er tatt ut av domstolene. Prosjektleder vil i mai/juni oppsummere arbeidet i et rapportutkast. Felles intranett for domstolene Det er opprettet et eget prosjekt Intranett i domstolene. Arbeidet med å finne og forespørre aktuelle deltakere i prosjekt- og referansegruppe er påbegynt. Målsettingen er at et intranett for domstolene skal være på plass i oktober Domstolsbesøk 2003 Pr. 3. april 2003 har Domstoladministrasjonen besøkt 18 domstoler. Sak 32/03 Første utkast til St.prp. nr. 1, programkategori Rettsvesen Gjermund Rønning redegjorde for følgende: Arbeidet med tekstforslaget til St.prp. nr.1 ( ) og dets fokus som i denne fasen har vært på hovedutfordringer som skal legges til grunn for Følgende seks tema betraktes som hovedutfordringer i 2004: konfliktløsning, tillit og legitimitet, lik adgang til dosmtolene, effektiv saksbehandling, omstilling og utvikling og fokus fra media. Side 2 av 6

3 Budsjettmessige utfordringer, herunder strukturprosjektet og tinglsyingsprosjektet. Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Domstoladministrasjonen skriver brev til Justisdepartementet der det redegjøres for utfordringene knyttet til struktur- og tinglysingsprosjektene og der Domstoladministrasjonen ber om budsjettavklaring. I samme brev tas opp det merarbeid og de merkostnader Domstoladministrasjonen vil få i forbindelse med Jordskifteverket. 2. Hvis Justisdepartementet ikke kan gi Domstoladministrasjonen den budsjettmessige avklaringen som er nødvendig, må Domstoladministrasjonen gå ut til domstolene med informasjon om de konsekvenser dette vil få for gjennomføringen av prosjektene. 3. Domstoladministrasjonen arbeider aktivt med å skaffe finansiell avklaring til strukturog tinglysingsprosjektene overfor Stortinget i tilknytting til Revidert nasjonalbudsjett Domstoladministrasjonen arbeider aktivt med å skaffe finansiell avklaring til strukturprosjektet og tinglysingsprosjektet i tilknytting til Revidert nasjonalbudsjett 2003 og statsbudsjettet Domstoladministrasjonen retter henvendelse til Justisdepartementet og understreker behovet for snarest mulig å få budsjettavklaringer i forhold til disse prosjektene. Domstoladministrasjonen må forholde seg løpende til strukturprosjektet og tinglysingsprosjektet dersom det ikke foreligger budsjettavklaringer i Revidert nasjonalbudsjett Sak 33/03 - unntatt offentlighet, jf. offentlighetsloven 6 nr 2 a Arbeidsgiverpolitikk under omstilling, valg av virkemidler Ingrid Olsen orienterte om arbeidet med arbeidsgiverpolitikk under omstilling. Styret behandlet deretter saken. Arbeidsgiverpolitikken under omstilling og valg av virkemidler vil gjelde for både strukturendringene og tinglysingsreformen. Strukturprosjektet og Tingslysingsprosjektet er forankra i hhv Domstoladministrasjonen og Justisdepartementet. Tidsplanen for overføring av tinglysinga fra tingrettene til Statens Kartverk søkes harmonisert med tidsplanen for strukturendringene i domstolene, men Justisdepartementet har ennå ikke besluttet endelig tidsplan for overføring av tinglysinga. Tinglysingsprosjektet signaliserer at Justisdepartementet håper å kunne beslutte tidsplanen for gjennomføringa i løpet av våren/sommeren Omstillingsavtalen for saksbehandlerne i domstolene i første instans ble inngått mellom Justisdepartementet, Flerfaglig FellesOrganisasjon (2fo) og Norsk Tjenestemannslag (NTL) 23.november Domstoladministrasjonen har i løpet av våren jobbet med personalpolitikken ved omstillingsprosesser, bruken av individuelle virkemidler i disse prosessene, prinsipper for hvem som skal følge tinglysingsoppgavene til Statens kartverk, kriterier for fritak fra flytteplikt mv. Det er etablert dialog med tjenestemannsorganisasjonene og drøfting er planlagt medio juni Informasjon sendes ut til domstolene så snart drøfting er gjennomført og DA har gjort de nødvendige bearbeidinger. Side 3 av 6

4 Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: Styret tar orientering til etterretning og gir sin tilslutning til de anbefalinger som foreligger under forutsetning av at nødvendige budsjettrammer stilles til rådighet over statsbudsjettet. Styret tok administrasjonens orienteringen til etterretning. Administrasjonen innarbeider styrets anbefalinger i det videre arbeidet med arbeidsgiverpolitikk under omstilling. Det er en forutsetning at de nødvendige budsjettrammer stilles til rådighet over statsbudsjettet. Sak 34/03 Domstolleder- og dommermøtet 2004 Direktøren redegjorde for tidligere stedsvalg for domstolleder- og dommermøtet, tidspunkt for tidligere møter og kostnader ved å arrangere møtene i Bergen, Oslo, Stavanger, Tromsø eller Trondheim i Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: Av kostnadsmessige årsaker legges domstolleder- og dommermøtet 2004 til Oslo. Domstolleder- og dommermøtet 2004 legges til Oslo. Styreleder viste til viktigheten av at det er en geografisk spredning av domstolleder- og dommermøtet, og at senere møter vurderes lagt til aktuelle steder i Nord-Norge. Sak 35/03 Konstitusjon av ekstraordinære dommere i første instans Jf. sak 16/03 styremøtet 3. februar 2003 og sak 24/03 styremøtet 5. mars 2003 Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: I samsvar med lovforarbeidende til de nye bestemmelsene i domstolloven som gir klart uttrykk for at bruken av ekstraordinære dommere bør begrenses, bør ordningen med ekstraordinære dommere i førsteinstans begrenses. Styret er kritisk til bruk av ekstraordinære (pensjonerte) dommere i 1. instans. Dette bør i tilfelle bare skje dersom det i domstolen er et behov som ikke kan inndekkes på en annen måte. Sak 36/03 unntatt offentlighet, jf. offentlighetsloven 5 annet ledd Departemental høring til Ot.prp. fra Landbruksdepartementet om endringer i jordskiftelovgivningen Domstoladministrasjonen har fra Justisdepartementet fått forelagt utkast til endringer i jordskiftelovgivningen. Administrasjonen redegjorde i henhold til notat av 26. mars 2003 til styret om særlige spørsmål i tilknytning til Domstoladministrasjonens rolle. Side 4 av 6

5 Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: Domstoladministrasjonens styre slutter seg i det vesentlige til direktørens synspunkter i notat av 26. mars 2003 vedrørende de foreslåtte endringer i jordskiftelovgivningen. Domstoladministrasjonen tilskriver Justisdepartementet i tråd med diskusjonen i styremøtet. Sak 37/03 Eventuelt Ingen saker ble meldt inn under eventuelt. Side 5 av 6

6 Protokollen godkjent: Ingeborg Moen Borgerud styreleder Erik Elstad nestleder Kjersti Graver Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Anne S. Nordmo Protokollen sett: Jan Fougner Berit Reiss Andersen Oluf Arntsen Kari Johanne Bjørnøy varamedlem varamedlem varamedlem Rune Fjeld Torjus Gard Ragna Berget Jørgensen varamedlem varamedlem varamedlem Svein Tømmerdal varamedlem Side 6 av 6