STYREPROTOKOLL. Styremøte 27. mars Domstoladministrasjon(DA), Trondheim

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Styremøte 27. mars 2012 Domstoladministrasjon(DA), Trondheim Til stede fra styret: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Magni Elsheim Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig Til stede fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Avdelingsdirektør JUR Willy Nesset Avdelingsdirektør ISAK Erling Moe deltok på sak 2012/16 Avdelingsdirektør JORD Solveig Moe deltok på sak 2012/18 Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen deltok på sak 2012/19 Seniorrådgiver Nina Tranø deltok på sak 2012/19 Avdelingsdirektør IKT Olav B. Aasen deltok på sak 2012/21 og 2012/22 Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget deltok på sak 2012/23 Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget deltok på sak 2012/27-30 Styresekretær SERV Camilla Barø Møte med Innstillingsrådet for dommere I tilknytning til styremøtet 27. mars 2012 ble det avholdt et møte med Innstillingsrådet for dommere. Domstoladministrasjonen, 7485 Trondheim. Besøksadresse: Dronningensgt. 2. Tlf Faks Tlf. brukerstøtte E-post: postmottak@domstoladministrasjonen.no Organisasjonsnr

2 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 2 av 10 Sak 12/15 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 13. februar Protokollen fra styremøtene fra 13. mars 2012 er godkjent ved sirkulasjon, og ble underskrevet av de møtende. Sak 12/16 Direktøren orienterer Styret ble orientert om status fagprogram i forbindelse med Dommermøtet 2012/Den norske Dommerforening 100 år, mai Styret ble orientert om pågående sak vedrørende dommerforsikringer. Årsmelding 2011 vil bli lagt på internett i løpet av april som et nettsted, og vil gi et mer dynamisk bilde av domstolene enn tidligere. Årsmeldingen trykkes ikke på papir. Vedtak for orienteringssakene: Til orientering Sak 12/17 Styreleder orienterer Møte med DA styret, DAs administrative ledelse og styret i Den norske Dommerforening ble avholdt 12. mars Fra DA deltok fem fra styret og fire fra den administrative ledelse. Møte med den nye justisministeren ble avholdt 23. mars Vedtak for orienteringssakene: Til orientering Sak 12/18 Fremtidig organisering og struktur i jordskiftedomstolene - vedtakssak Rapporten Fremtidig organisering og struktur i jordskiftedomstolene ble diskutert i styret. Rapporten munner ut i en anbefaling til minimumsbemanning, fremtidig stillingssammensetning, hvilke hovedkriterier og tilleggskriterier som skal legges til grunn ved en evt. fremtidig strukturendring. Direktørens reviderte innstilling: Styret slutter seg til at det foretas en gjennomgang av dagens organisering og struktur i jordskiftedomstolene.

3 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 3 av 10 Styret slutter seg videre til rapporten Fremtidig organisering og struktur i jordskiftedomstolene med hensyn til minimumsbemanning, stillingssammensetning og hovedkriterier og tilleggskriterier ved en evt. strukturendring i jordskiftedomstolene. Rapporten oversendes Landbruks- og matdepartementet og Justis- og beredskapsdepartementet, Næringskomiteen og Justiskomiteen. Sak 12/19 Arbeid med sikkerhet og beredskap i domstolene presentasjon av Sikkerhetshåndboka orienteringssak Sikkerhetshåndboken fungerer som en inngangsportal til all annen sikkerhetsdokumentasjon. Den formidles til domstolene i digital og i fysisk utgave. Den fysiske utgaven vil sammen med styringssystemet utformes som en Sikkerhetsperm og skal være et verktøy for sikkerhetsleder. En Tiltaksperm utvikles også som et verktøy for rask og korrekt hendelseshåndtering. Orienteringen i styremøtet vil bestå av en fremvisning av den fysiske utgaven av Sikkerhetspermen og Tiltakspermen, og en orientering om prinsippene for oppbygging og innhold. Til orientering. Sak 12/20 Mobilapplikasjon for unge vitner og fornærmede orienteringssak Det er utviklet en mobilapplikasjon for unge vitner og fornærmede som vil være tilgjengelig for brukere ca 1. april Applikasjonen er utviklet for å gjøre informasjon om det å være vitne mer tilgjengelig, og med et klart språk som skal oppleves som forståelig, og gjennom en informasjonskanal som unge benytter seg av. Applikasjonen vil være tilgjengelig både for iphone, ipod Touch og Android smarttelefoner.

4 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 4 av 10 Til orientering. Sak 12/21 IKT-driftstjenester for domstolene orienteringssak I henhold til gjeldende sourcingstrategi er IKT-driften satt ut til ekstern tjenesteleverandør. Siden november 2008 har Logica Norge levert IKTdriftstjenester til domstolene. På bakgrunn av vedvarende og til dels omfattende problemer og avvik i tjenestene, er leverandørens kontraktsoppfyllelse for årene evaluert. Evalueringsrapporten er unntatt offentlighet av hensyn til leverandørens konkurransesituasjon. Konklusjonen, som bygger på dokumenterte enkeltfunn, mønster og avvik i tjenestene, er at leverandøren gjennomgående ikke har levert som avtalt. Som del av avtalen skal leverandøren fornye domstolenes tekniske plattform og kontorstøtteverktøy. Dette arbeidet har pågått siden 2011 og pågår enda. Omleggingen er betydelig forsinket på grunn av omfattende problemer og feil. Problemene med datasystemene har vært til stor belastning for mange medarbeidere og har innvirket negativt på arbeidet i domstolene. Som ledd i ferdigstillingen av arbeidet med ny teknisk plattform skal det utarbeides en sluttrapport som være grunnlag for en egen evaluering. Status per i dag er at datasystemene generelt har god ytelse og betjener brukerne godt. Det gjenstår imidlertid å utbedre midlertidige løsninger og problemer knyttet til enkelte embeter og brukere, og å sikre god stabilitet i den daglige driften. I det videre arbeidet med IKT-driftstjenestene skal det vurderes om det er grunnlag for å fremme krav om erstatning og/eller prisavslag fra leverandøren. Avtalen skal på enkelte områder søkes reforhandlet. Samtidig skal gjeldende sourcingstrategi revideres som grunnlag for ny konkurranse og en ny avtale om IKT-drift. En ny avtale forventes tidligst å kunne tre i kraft i Til orientering.

5 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 5 av 10 Sak 12/22 Ambisjoner for elektronisk saksbehandling i domstolene drøftingssak Domstoladministrasjonen utvikler løsninger for elektronisk saksbehandling i stadig flere sakstyper for domstolene. Målsettingen må være en utvikling som sikrer full elektronisk samhandling og saksavvikling i domstolene. En slik målsetting vil innebære en digital fornying, i tråd med de generelle målsettinger om fornying og effektivisering av offentlig sektor. Å realisere målsettingen forutsetter finansiering som muliggjør en helhetlig digital fornying, herunder elektronisk samhandling, full elektronisk saksavvikling og arkivering av alle sakstyper i alle instanser. Dersom det ikke lar seg gjøre å øke budsjettet for IKT-området, vil konsekvensen være at all videre utvikling må stanses til fordel for kontinuerlige investeringer til drift og vedlikehold. Det er ønskelig at styret drøfter ambisjonsnivået, finansieringsmulighetene og tidsperspektivet for realisering av målsettingen. Til drøfting. Styreleders kommunikasjon: Under drøftelsen var det enighet om at det er nødvendig å prioritere IKTområdet. Situasjonen i den senere tid har med all tydelighet vist at det er nødvendig. En sikker og stabil driftssituasjon er en nødvendighet. Som en forutsetning for at domstolene skal kunne være med i en videre utvikling, ser styret det også som nødvendig å tilføre området ytterligere midler. Sak 12/23 Status kompetanse- og kvalitetsarbeidet orienteringssak Hensikten med omorganiseringen av kompetansearbeidet var at det skulle tas et grep som sikret økt profesjonalisering. Kompetansearbeid innebærer utvikling, og endringsprosesser er i seg selv krevende. Parallelt med utviklingsarbeid, driftes og profesjonaliseres en omfattende portefølje av kurs og seminarer. Systematikk og bevissthet om hva en faktisk vil med de kompetansetiltak en iverksetter følges, i tråd med Kompetansestrategien, kontinuerlig opp.

6 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 6 av 10 Til orientering. Sak 12/24 Endring av grensene mellom lagdømmer vedtakssak Administrasjonen har gjennomført en høring av forslag om overføring av Asker og Bærum tingrett samt Follo tingrett fra Borgarting lagmannsrett til Eidsivating lagmannsrett. Høringsinstansene har i stor grad ikke gått inn for dette alternativet, og peker på en rekke ulemper forbundet med forslaget. Høringsinstansene fremhever at grenseendringen bør ha et mer langsiktig perspektiv, og at det bør ses i sammenheng med en mer overordnet gjennomgang av domstolstrukturen i Oslo-regionen. Flere av høringsinstansene tar i den sammenheng til orde for opprettelse av nytt lagdømme. Administrasjonen tar høringsuttalelsene til etterretning hva gjelder videre arbeid med alternativ 2, og er enig i at det fremsatte alternativ ikke imøtekommer de behov som i sin tid utløste denne prosessen. Det fremsettes forslag om at prosjektet Fremtidig domstolstruktur i Osloregionen tar opp i seg strukturspørsmål for Borgarting og Eidsivating. Arbeidet med endring av grensene mellom Borgarting lagdømme og Eidsivating lagdømme som selvstendig prosjekt avsluttes nå, men problematikken vurderes på nytt i tilknytning til prosjektet Fremtidig domstolstruktur i Oslo-regionen.

7 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 7 av 10 Sak 12/25 Regelutvalgets rapport nr. 6 vedtakssak Regelutvalgets sjette rapport forelegges med dette Domstoladministrasjonens styre for eventuelle kommentarer. Etter styrebehandlingen vil rapporten, vedlagt eventuelle kommentarer fra Domstoladministrasjonen, oversendes Justisdepartementet for videre oppfølging. Regelutvalgets rapport nr. 6 oversendes Justisdepartementet. Styreleders kommunikasjon: Styret drøftet oppfølgningen av forslagene. Det tas opp med departementet om det kan fremmes en proposisjon der det tas opp mindre enkeltspørsmål for lovendring. Det er således foreløpig ikke mulig å si noe om når det eventuelt skjer et arbeid med revisjon av domstolloven, og hva som i tilfelle er tidsperspektivet for dette. Sak 12/26 Det er ikke lagt fram sak under dette saksnummeret. Sak 12/27 Overføringsbrevet fra Justis- og beredskapsdepartementet for 2012 Rapporteringskrav - drøftingssak Hvert år mottar DA brev fra JD om overføring av midler til domstolene og Domstoladministrasjonen. I dette overføringsbrevet er det krav og frister for rapportering til JD på en rekke områder. I sin ytterste konsekvens berører rapporteringskravene Domstoladministrasjonens uavhengighet. Med bakgrunn i DAs konstitusjonelle stilling i dag, er det i saken lagt opp til en drøfting av hvordan DA bør forholde seg til rapporteringskravene i overføringsbrevet fra JD.

8 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 8 av 10 Til drøfting. Spørsmålet drøftes nærmere med departementet. Sak 12/28 Strategisk plan for DA revisjon/oppdatering? - drøftingssak Strategisk plan for DA ( ) ble opprinnelig vedtatt i november Den gjennomgikk en mindre oppdatering i 2010 og gjelder for planperioden Tiden er nå inne til å vurdere om det er behov for en ny oppdatering eller en mer grundig revisjon av planen og når eventuelt dette skal gjennomføres. Til drøfting. Saken tas opp på to-dagers styremøte i oktober, der administrasjonen legger fram notater til om aktuelle spørsmål. I møtet avklares nærmere hvilken form en revisjon skal ha. Sak 12/29 Oppsummering årsrapporter fra domstolene orienteringssak Årsrapportene fra de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene er gjennomgått for Gjennomgangen berørte følgende områder: Helse, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS), likestilling og arbeid mot diskriminering, service & samhandling, rekruttering, grønn stat/ miljøledelse, samt kompetanse- og kvalitetsarbeid. For jordskiftedomstolene ble det bedt om en særskilt rapportering på arbeidsprosesser. I tillegg ble det for de alminnelige domstolene bedt om tilbakemeldinger for bruk og bestilling av tolk. Det vil på bakgrunn av tilbakemeldingene være områder som DA vil følge opp i forhold til domstolene. Oppsummeringen vil bli sendt til domstolene etter styrebehandling. Til orientering.

9 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 9 av 10 Sak 12/30 Eventuelt Spørsmål om registrering av DA styret i Brønnøysundregisteret ble diskutert.

10 Styreprotokoll 27. mars 2012 Side 10 av 10 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Kirsti Ramberg Ove Einar Engen styreleder Helge Aarseth Magne Reiten Carl I. Hagen Elisabeth Stenwig Berit Brørby Magni Elsheim