Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim- BorgEid Møtetid:

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Trondheim- BorgEid Møtetid: Styremøtet ble startet opp med møte mellom styret og Riksrevisjonen fra kl 1000 til kl Riksrevisjonen stilte med avdelingsnestleder Ryno Andersen mfl fra Avdeling R3, Regnskapsrevisjon. Tema for møtet var gjennomføring og revisjon av domstolenes regnskap av Foreløpig (før 1. mai) har Riksrevisjonen ikke funn som har betydning for deres konklusjon. Regnskapet for 2017 godkjennes i så fall 1. mai. Avdelingsdirektør Solveig Moen deltok under alle styrets saker. I sak 18/040, 041 og 042 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget I sak 18/042 deltok avdelingsdirektør Olav B. Aasen og IKT sikkerhetsansvarlig Tommy A. Kinnunen I sak 18/044 deltok seniorrådgiver Klaus Kristiansen og rådgiver Ine Evensen I sak 18/045 deltok seniorrådgiver Morten Strand I sak 18/047 deltok seniorrådgiver Elin Helen Kvalvik Utvik Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Marit Nybakk Sonja Irene Sjøli Forfall Henning Harborg Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 18/036 Godkjenning av innkalling VE 18/037 Godkjenning av protokoll DR 18/038 Direktøren orienterer DR 18/039 Styreleder orienterer VE 18/040 Tekstforslag til statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) VE 18/041 Budsjettrevidering 2018 VE 18/042 Internrevisjon av IKT- sikkerhet i domstolene og Domstoladministrasjonen VE 18/043 Dato og plassering av styremøter 2019 VE 18/044 Personvernombud i domstolene og DA OR 18/045 Teknisk arbeid i jordskifterettene DR 18/046 Eventuelt VE 18/047 Sidegjøremål - Retningslinjer for godkjenning 2

3 18/036: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 18/037: Godkjenning av protokoll Godkjenning av protokoll. Protokoll av 26. februar 2018 ble godkjent og signert under møtet, i tillegg til protokoll fra sak som har vært på sirkulasjon av 13. mars /038: Direktøren orienterer Direktør Sven Marius Urke orienterte om følgende: Politiske samtaler Møte med statsråd Listhaug 6. februar med administrasjonen i Trondheim. Møte med statssekretær Sveinung Rotevatn med direktør og styreleder 5. april. Møte med leder i justiskomiteen, Lene Vågslid, med administrasjonen i Trondheim 9. mars. Møte med nestleder i justiskomiteen Peter Christian Frølich 28. februar med direktør. Struktur/felles ledelse Det er tatt initiativ i Stavangerregionen fra domstollederne i Jæren, Dalane og Stavanger tingretter om sammenslåing i nytt felles tinghus. Det har vært møte med fire av fem domstolledere i Østfold vedrørende sammenslåing. Tilstede var domstolledere i Moss, Fredrikstad, Halden og Sarpsborg, direktør Sven Marius Urke og styreleder Bård Tønder. I ettertid har det etter interne prosesser i domstolene kommet for en dag at det ikke foreligger lokal enighet i domstolene og prosessen er foreløpig dermed lagt på is. 3

4 Det er nå en prosess om felles ledelse mellom Halden og Fredrikstad tingretter og mellom Fosen og Sør Trøndelag tingretter. Dette vil være tema for styremøtet i juni. Nye domstolledere Det er nå utnevnt nye domstolledere i Oslo tingrett, Yngve Svendsen sorenskriver i Kristiansand, og i Borgarting lagmannsrett, Marianne Vollan direktør i Kriminalomsorgsdirektoratet. Disse tiltrer i perioden 20. august til 1. september. Omorganisering i DA For å jobbe med målene i ny strategisk plan Domstolene 2025 og rigge DA for fremtiden, gjennomføres en organisasjonsutviklingsprosess i DA frem til sommeren. Styret blir nærmere orientert om anbefalinger fra en intern arbeidsgruppe i styremøtet i juni. Sakene tatt til orientering. 18/039: Styreleder orienterer Styreleder Bård Tønder orienterte om: Brev fra DnD og utkast til svar DnD har henvendt seg til DA i brev av 28. februar og 23. mars Disse brevene er lagt frem for styrets medlemmer forut for styremøtet. Styreleder la i møtet frem et utkast til svarbrev. Styret gjennomgikk brevet og ga innspill til styrets svarbrev. Deler av DnDs henvendelse besvares av administrasjonen. Møte med statsråden i mai Det skal være møte med ny statsråd 16. mai. Møte med Justiskomiteen 15. mai Fra styret deltar følgende - Styreleder Bård Tønder, Marit Nybakk og Oddmund Roalkvam. Varamedlemmer til de som ikke kan møte innkalles. Studietur til Oslo 11. og 12. juni program/orientering Mandag 11. juni deltar vi på seminar som Den norske Dommerforeningen arrangerer med tema hentet fra Domstolkommisjonens arbeid. Digitalisering og digital transformasjon er et viktig tema for domstolene og Domstoladministrasjonen, både gjennom vårt prosjekt Digitale domstoler og vårt mål om Digitalt rettsliv i vår nye strategiske plan Domstolene Det planlegges derfor et besøk til Statens lånekasse for å få kunnskap om deres digitale reise og hvordan digitalisering er en del av deres virksomhetsstrategi. Informasjonssikkerhet er et viktig tema for domstolene og Domstoladministrasjonen både gjennom vårt fokus på sikkerhet i nye strategiske plandokumenter og også gjennom en sentral sak om revisjon av IKT-sikkerhetsarbeidet i Vi ønsker derfor også å avlegge Norsk Sikkerhets Myndighet for å få 4

5 kunnskap om blant annet overordnet risikobilde innen IKT-sikkerhetsområdet (herunder sourcing av tjenester fra ulike tjenesteleverandører (sky-løsninger)). Sakene tatt til orientering. 18/040: Tekstforslag til statsbudsjettet Prop. 1 S ( ) Styret ble forelagt forslag til tekst til Prop. 1 S ( ). Oppsett og struktur er langt på vei gitt av departementet. Det foreslås en betydelig endring i retningslinjene for DA, både for å forenkle men også for å legge disse opp mot ordlyden i de mål og utviklingsområder som fremgår av ny strategisk plan Domstolene Det foreslås samtidig en justering av Stortingets mål for saksbehandlingstider i lagmannsrettene, og en oppdeling av straffesakene i begrensede anker og fullstendige anker. Styret drøftet fremlagte forslag til retningslinjer og forslag til revisjon av mål for saksbehandlingstid og kom med innspill. Etter avsluttende redigering oversendes forslag til tekst for Prop. 1 S ( ) til Justis- og beredskapsdepartementet. Styret slutter seg til forslag til nye retningslinjer for DA 2019 og forslaget om endringer i mål for saksavviklingstider i lagmannsrettene med de endringer som fremkom i møtet. 18/041: Budsjettrevidering 2018 Det er nedsatt et prosjekt Opptak i retten, del 2. Aktivitetene som skal gjennomføres i 2018 gir et budsjettbehov på 4 mill. kroner. Det foreslås å omprioritere 2 mill. kroner fra Investeringer i teknisk utstyr til prosjektet Opptak i retten, del 2. NTL Domstolene har fremmet forslag om å øke budsjettet til kompetansetiltak for saksbehandlere. Innspillet er vurdert. Det foreslås ikke å øke budsjettet til kompetansetiltak. 5

6 Styret vedtar en styrking av budsjettet til Opptak i retten, del 2 med 2 mill. kroner. Nytt budsjett for 2018 blir 4 mill. kroner. Midlene foreslås omprioritert fra budsjettet til teknisk utstyr i Henvendelsen fra NTL oversendes Kompetansekomiteen for administrative og tekniske funksjoner til eventuell videre oppfølging på budsjettet neste år. 18/042: Internrevisjon av IKT- sikkerhet i domstolene og Domstoladministrasjonen DA har overordnet ansvar for informasjonssikkerhet, herunder IKT -sikkerhet, i domstolene. I resultatkravene til direktøren for 2018 ligger et krav om å gjennomføre en revisjon av IKT-sikkerhet i domstolene og DA, og at revisjonen skal gjennomføres av ekstern part. Det foreslås å gjøre avrop på Statens innkjøpssenters rammeavtaler for denne typen oppdrag. Revisjonen skal gjennomføres på et overordnet nivå. Styret beslutter å gjennomføre internrevisjon av IKT-sikkerhet på et overordnet nivå. Styret skal ha en rolle i dette arbeidet, og fra styret deltar Magni Elsheim og Bente Elverum. Resultatene fra revisjonen legges frem for styret i styremøtet i november. 18/043: Dato og plassering av styremøter 2019 Det skal avholdes seks styremøter i 2019, ett ute i en domstol/studietur, ett i Oslo og de resterende i Trondheim. Av interessenter/målgrupper tas det sikte på å få til møte med Justiskomitéen, Dommerforeningen og Tilsynsutvalget. Styret vedtok følgende: februar i Trondheim (evt Oslo dersom møte med Justiskomiteen) 1. april i Trondheim (møte med TU) juni (Domstolbesøk eller studietur) september Trondheim (med vararepresentanter) 18. november i Oslo (møte med DnD) 16. desember Trondheim 6

7 18/044: Personvernombud i domstolene og DA Nye personvernregler vil sannsynligvis tre i kraft 25. mai De nye reglene krever at domstolene og Domstoladministrasjonen etablerer en personvernombudsordning. Direktøren foreslår at det etableres et felles personvernombud for domstolene og DA, og har utarbeidet forsalg til rammeverk for ordningen. Rammeverket beskriver personvernombudets rolle, ansvarsområde og oppgaver, samt organisering av ordningen. Direktøren ber om styrets fullmakt til å fastsette rammeverket endelig etter forhandlinger med de tillitsvalgte. Direktøren vil deretter starte rekruttering av fast personvernombud. Rådgiver Ine Evensen (Rettsenheten i DA), leder av arbeidet med innføring av de nye personvernreglene, er utpekt som midlertidig personvernombud inntil det faste ombudet har tiltrådt. Det opprettes en ny stilling som felles personvernombud for domstolene (inkludert Utmarksdomstolen i Finnmark) og Domstoladministrasjonen. Denne utlyses eksternt. Styret gir direktøren fullmakt til å fastsette endelig rammeverk for personvernombudsordningen med de innspill som ble gitt i styremøtet. Tilsynsutvalget for dommere, Innstillingsrådet for dommer og Finnmarkskommisjonen tilbys å delta i ordningen. 18/045: Teknisk arbeid i jordskifterettene I jordskifterettene er det i dag ca. 80 ingeniører som jobber med teknisk utredningsarbeid. Ingeniørens arbeid er i tett samspill med dommerens arbeid. Det er et mangfold av oppgaver som er knyttet til det tekniske arbeidet. Styret ble gitt en presentasjon av ingeniørenes arbeidsoppgaver, den teknologiske utviklingen innen fagområdet, fremtidige utviklingsbehov og ressursbruk for den tekniske driften i jordskifterettene. Til orientering. 18/047: Sidegjøremål - Retningslinjer for godkjenning Ved vedtak i styremøtet 2. oktober 2017 ble «Retningslinjer for godkjenning av dommeres sidegjøremål» endret. I forkant at styrets behandling hadde Samarbeidsrådet fått seg forelagt forslaget til nye retningslinjer i møtene 31. mai 2017 og 13. september Domstoladministrasjonen (DA) mottok et brev fra 7

8 Den norske Dommerforening (DnD) 8. mars 2018 vedrørende pkt. 2.1 i de nye retningslinjene som omhandler verv i kontrollkommisjoner, tvisteløsningsnemnder eller lignende. På bakgrunn av innspillene fra DnD, foreslår DA å endre pkt. 2.1 i retningslinjene tilbake til slik punktet lød før endringen i oktober Styret ønsker at saken utsettes og at det gjennomføres en høring ute i domstolene av punkt 2.1 i retningslinjene med fokus på habilitetsproblematikk knyttet til disse vervene. 18/046: Eventuelt Styret diskuterte spørsmålet om Høyesteretts representasjon i styret etter at høyesterettsdommer Bård Tønder går av med pensjon i mai Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Marianne Abeler Bente F. Elverum Marit Nybakk Sonja I Sjøli Sett: Henning Harborg 8