Styreprotokoll. Avdelingsdirektørene Solveig Moen og Iwar Arnstad deltok under hele møtet. I deler av sak 18/021 deltok ikke administrasjonen.

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Styrerommet, 4 etg Møtetid: Avdelingsdirektørene Solveig Moen og Iwar Arnstad deltok under hele møtet. I deler av sak 18/021 deltok ikke administrasjonen. I sak 18/015, 016, 030, 024, 025, 031 og 032 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget I sak 18/ deltok seniorrådgiver Elin Helen Kvalvik Utvik I sak 18/022 deltok avdelingsdirektør Olav Aasen og seksjonssjef Bjørn-Are Lyngstad I sak 18/023 deltok avdelingsdirektør Kersti Fjørstad og seniorrådgiver Jenny Melum I sak 18/026 deltok avdelingsdirektør Kari Berget I sak 18/028 deltok rådgiver Ine Evensen Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Marit Nybakk Sonja Irene Sjøli Forfall Henning Harborg Varamedlemmer Anne Marit Pedersen Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 18/011 Godkjenning av innkalling DR 18/012 Godkjenning av protokoll DR 18/013 Direktøren orienterer DR 18/014 Styreleder orienterer VE 18/015 Rapportering regnskap og virksomhetsplan 2017 VE 18/016 Anvendelse i 2018 av mindreforbruk 2017 VE 18/017 Klage på avslag på innsyn VE 18/018 Klage på avslag på innsyn VE 18/019 Klage på avslag på innsyn VE 18/020 Klage på avslag på innsyn DR 18/021 Rapportering direktørens resultatkrav 2017 OR 18/022 Redegjørelse om arbeidet med Lovisa OR 18/023 Status vitnestøtte OR 18/024 Saksavviklingsstatistikk for 2017 OR 18/025 Tildelingsbrev 2018 for Domstoladministrasjonen OR 18/026 Studiepermisjonsordningen - orientering DR 18/027 EØS-midlene: DA som partner i domstolsprogram i Polen DR 18/028 Personvern - tilpasning til nytt regelverk DR 18/029 Eventuelt VE 18/030 Innspill til Revidert Nasjonalbudsjett 2018 OR 18/031 Etablering av utrederenhet i Borgarting lagmannsrett VE 18/032 Domstolene ny strategisk plan 2

3 18/011: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 18/012: Godkjenning av protokoll Godkjenning av protokoll. Protokoll av 11. desember 2017 ble godkjent og signert under møtet, i tillegg til protokoller fra saker som har vært på sirkulasjon. 18/013: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende: Politiske møter: Statssekretær Thor Sættem besøkte DA 3. januar og fikk en generell innføring i domstolsektoren og orientering om hvilke saker som opptar domstolene og DA for tiden. Statsråd Sylvi Listhaug besøkte DA 5. februar. Uken før hadde hun vært på besøk i tingretten i Ålesund og blitt invitert av DAs direktør til møte i Trondheim. Budskapet fra statsråden er at regjeringen satser på samferdsel og forsvar i tildeling av midler. Midler til nye tiltak må derfor fortrinnsvis skaffes gjennom egne budsjett. Tema for møtet var blant annet domstolstruktur, økonomi, situasjonen i Borgarting lagmannsrett og digitalisering. 3

4 Direktøren har hatt møte med stortingsrepresentant og medlem av justiskomiteen Peter Frølich (H) 9. februar om samme tema som nevnt over. Ansettelser: Prosessen med intervju av kandidater til nye domstollederstillinger i Oslo tingrett og Borgarting lagmannsrett er i gang. Direktøren deltar i disse intervjuene. I og med at leder av Innstillingsrådet, sorenskriver Yngve Svendsen, er en av kandidatene, gjennomføres prosessen med et setteinnstillingsråd. Struktur: Domstollederne i Dalane tingrett, Jæren tingrett og Stavanger tingrett har inngått en intensjonsavtale om fremtidig domstolstruktur i deres region som går ut på de ønsker en sammenslåing til en større regiondomstol. Punktene ble tatt til orientering. 18/014: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om følgende: Felles dommerembeter Styret har mottatt brev fra Tekna datert 15. februar om felles ledelse av jordskifteretter. Brevet er sendt til styrets medlemmer forut for styremøtet. I Teknas årsmøte 27. november 2017 ble følgende vedtatt: Tekna ber styret i DA avvente ytterligere vedtak om felles ledelse av jordskifteretter inntil resultatet av Domstolkommisjonens arbeid foreligger. Forslaget fra Tekna om å avvente domstolkommisjonens innstilling innebærer i realiteten at en videre utvikling av ledelsesfunksjonen i domstolene med tilhørende effekter settes på vent inntil 5-6 år, noe styret ikke kan akseptere. Ved ledige domstollederstillinger og dommerstillinger skal henholdsvis felles ledelse og felles dommerstillinger alltid vurderes der dette kan være hensiktsmessig og i samsvar med lov og forskrift. Det vises i denne sammenheng til styrets tidligere vedtak i sak 15/069. Styret ber administrasjonen utforme et svarbrev som redegjør for tankegangen bak felles ledelse og viser til styrets standpunkt. Domstolstruktur: Styreleder og direktør har hatt møte med domstolledere i Moss, Fredrikstad, Sarpsborg og Halden tingretter om fremtidig sammenslåing av domstolene. Domstolledere har hatt påfølgende møter med sine ansatte og det er ulike standpunkt til spørsmålet om sammenslåing. 4

5 Det er møteaktivitet i flere domstoler knyttet til felles ledelse eller eventuell fremtidig sammenslåing. Møte med justiskomiteen Styret har møte med Stortingets justiskomité 6. mars i Borgarting lagmannsretts lokaler. Fra styret deltar 7 medlemmer. Studietur: I forbindelse med styremøtet i juni planlegges studietur til virksomheter/organisasjoner i Oslo eller omegn. Styremedlemmene bes om innspill til aktuelle virksomheter. Sentrale tema for styret er digitalisering og IKT-sikkerhet i denne sammenheng. I tillegg til ordinært styremøte skal styret også delta på et seminar i regi Den norske Dommerforening. Til orientering. 18/015: Rapportering regnskap og virksomhetsplan 2017 Styret er forelagt regnskapsrapportering for 2017 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. I tillegg foreligger det en avviksrapportering på virksomhetsplanen for Etter budsjett- og økonomirapportering per 2. tertial 2017 er det foretatt en rekke mindre budsjettjusteringer. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i På kap. 410 Domstolene viser regnskapet et mindreforbruk på 51,3 mill. kroner i2017. Regnskapet for 2017 kap. 411 Domstoladministrasjonen viser et samlet mindreforbruk på 1,7 mill kroner. Årsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene(srs), med balanse og noter rapporteres for regnskapsåret Forslag til anvendelse av mindreforbruket legges frem som en egen sak. Styret vedtok årsregnskapet for 2017 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Styret tok avviksrapportering på virksomhetsplanen for 2017 til etterretning. 5

6 18/016: Anvendelse i 2018 av mindreforbruk 2017 Statsregnskapet for 2017 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kap. 410 Domstolene på 51,2 mill. kroner. Kap. 411 Domstoladministrasjonen viser et mindreforbruk i 2017 på 1,7 mill. kroner. Det ble fremmet forslag til hvordan mindreforbruket fra 2017 kan anvendes og forslag til ytterligere budsjettøkninger i Med noen forutsetninger ble det foreslått at deler av midreforbruket fordeles på tre tiltak: kommunikasjonsplattform, lyd og bilde over Citrix og investeringer i teknisk utstyr med en samlet utgiftsramme på 21,9 mill. Styret drøftet innspillene, og ba administrasjonen utrede følgende fire tiltak i tillegg de foreslåtte: Varslingsinstrument internt i domstolene, varsling ved faresituasjoner over IP-telefoni Utredning om etablering av tinghus i Vestfold Anslag for kostnader tilknyttet utvikling av nytt sidegjøremålsregister Kostnader knyttet til foreslåtte kompetansetiltak for saksbehandlere Styret vedtok forslagene til anvendelse av mindreforbruk fra 2017 på kap 410 Domstolene og 411 Domstoladministrasjonen, og foreslåtte økninger av budsjettrammen på til sammen 21,9 mill. kroner. Administrasjonen bes kommer tilbake med utredninger som foreslått senest i styremøtet i juni /017: Klage på avslag på innsyn 18/018: Klage på avslag på innsyn 6

7 18/019: Klage på avslag på innsyn 18/020: Klage på avslag på innsyn 18/021: Rapportering direktørens resultatkrav 2017 Direktøren la frem rapportering på resultatkrav for Direktøren har i all hovedsak oppfylt de resultatkrav som ble stilt for Resultatkravene for 2018 har særlig fokus på omstilling som følger av arbeidet med Digitale domstoler og ny strategisk plan Domstolene Det legges opp til et økt brukerfokus i alt utviklingsarbeid. Erfaringer fra samfunnet rundt oss medfører at IKT-sikkerhet blir prioritert, og det vil gjennomføres en revisjon av IKT-sikkerheten i domstolene. Styret drøftet resultatoppnåelse av direktørens resultatkrav for Det ble gitt innspill til resultatkrav for

8 Styret tok direktørens rapportering på resultatkrav for 2017 til orientering. Styreleder gis fullmakt til å avtale direktørens resultatkrav for 2018 med utgangspunkt i behandlet utkast. Styreleder gis fullmakt til å inngå lønnsavtale med direktøren. 18/022: Redegjørelse om arbeidet med Lovisa I møte den 24. april sak 17/026 - ble styret orientert om status for Lovisa i jordskifterettene. Styret bestilte da en ny redegjørelse fra administrasjonen. Administrasjonen redegjorde for arbeidet med Lovisa, hva som er gjort av forbedringer og hvor man står i ambisjonen om å åpne styringsprosessene og å involvere kompetanse fra domstolene. Arbeidet skal videreføres og utvikles blant annet gjennom utviklingen av IT-plan for domstolene og gjennom organisasjonsutvikling i DA. Styret tok redegjørelsen til orientering. 18/023: Status vitnestøtte Styret vart orientert om status for vitnestøtte i domstolane når det gjeld organisering, utbreiing og utvikling. Vitnestøtte er eit viktig tiltak for ivaretaking av vitne i norske domstolar. Vitnestøttene er frivillige som er til stades i domstolane for å gje vitne informasjon og medmenneskeleg støtte. Vitnestøtte bidreg til trygge vitne og dermed auka rettstryggleik. Domstoladministrasjonen (DA) forvaltar det overordna ansvaret for vitnestøtteverksemda i norske domstolar. DA samarbeider tett med Norges Røde Kors om kvalitetssikring og utvikling av ein einskapleg og heilskapleg verksemd. Domstolane samarbeider med lokalt Røde Kors. Vitnestøtte samarbeider med påtalemakta om ivaretaking av vitne, til dømes i lag med det 8

9 regjeringsoppnemnde Prosjekt November. Vitnestøtte har fleire andre vellukka samarbeid med både lågare og høgare påtalemakt. I 2018 arrangerast det samlingar for alle vitnestøtteordningar. Regodkjenning av vitnestøtter gjennomførast i 2018 av Røde Kors jf. avtalen med DA. DA gjennomfører ei ny vitneundersøking i 2018 som oppfølging av undersøkinga i Ivaretaking av offer og vitne fekk auka fokus i Europa frå omlag I 2012 vedtok EU Offerdirektivet, som etablerte minstekrav til rettar, støtte og vern for kriminalitetsoffer. Som eit resultat av direktivet har ei rekkje land innført tiltak for ivaretaking også av vitne. Litauen har etablert vitnestøtte etter norsk modell i domstolane med bistand frå Noreg som eit tiltak etter direktivet. Bernt Bahr, sorenskrivar i Nedre Romerike tingrett, og Jenny Melum i DA har skreve ein fagartikkel om EU-lands innføring av tiltak for vitne ut frå innføring av direktivet. Vitnestøtte vart i 2017 anerkjent av Europarådet ved European Commission of Justice (CEPEJ) sin Crystal Scales of Justice Award for nyskapande praksis som betrar effektiviteten og kvaliteten i rettssystemet. Styret tok saka om vitnestøtte til orientering. 18/024: Saksavviklingsstatistikk for 2017 Saksavviklingen i domstolene ble i 2017 preget av redusert saksinngang i de fleste sakstyper. Det var også en reduksjon i antallet avviklede saker i de fleste sakstyper, og saksbehandlingstiden økte i mange sakstyper sammenlignet med Høyesterett mottok i 2017 færre sivile anker over dom enn i 2016, men flere anker over dom i straffesak. Lagmannsrettene fikk inn flere lagrettesaker, mens det i de andre sakstypene var en nedgang i antallet innkomne saker. Saksbehandlingstiden for avviklede saker gikk opp i alle sakstyper. Samtlige lagmannsretter er utenfor målene for saksbehandlingstid i straffesaker. I tingrettene og Oslo byfogdembete var det også en reduksjon innkomne saker i hovedsakstypene tvistesaker (-5%), enedommersaker (-4%) og meddomsrettssaker (-10%) i Sammenlignet med saksinngangen i 2016 tilsvarer en slik reduksjon i saksinngangen et redusert bemanningsbehov på årsverk. Tingrettene og Oslo byfogdembete behandlet færre saker i 2017 enn året før, men likevel nok til at beholdningene av tvistesaker og meddomsrettssaker ble noe redusert. Saksbehandlingstiden for avgjorte meddomsrettssaker økte til 3,3 mnd. 29 tingretter er utenfor minst ett av sine mål for saksbehandlingstid. 9

10 I jordskifterettene var den noe lavere saksinngang i 2017 enn i Det ble avviklet noen flere saker enn året før, men antallet foreliggende saker økte likevel noe gjennom Styret tok saken til orientering. 18/025: Tildelingsbrev 2018 for Domstoladministrasjonen Tildelingsbrevet presenterer de økonomiske rammene for DA og domstolene i 2018 og er mer omfattende enn tidligere. I tillegg framkommer fellesføringer fra regjeringen og JDs prioriteringer og krav til DA og domstolene for Det meste av rapporteringen er samlet i årsrapporten for De ordinære økonomirapporteringene, som eksempelvis anslagsendringer for regelstyrte poster, er det egne frister for. Styret drøftet formen på dialogen i tildelingsbrevet og ønsket oversendt korrespondansen tilknyttet tildelingsbrevet for Styret er orientert om tildelingsbrevet for Domstoladministrasjonen /026: Studiepermisjonsordningen - orientering Det ble innført en ny studiepermisjonsordning i Dommere har nå en måneds permisjon hvert fjerde år, og det stilles krav både til faglig innhold og deling i etterkant. Ordningen fungerer etter intensjonen. Direktøren anbefaler videreføring av ordningen. 10

11 Styret tok saken til orientering. 18/027: EØS-midlene: DA som partner i domstolsprogram i Polen Den polske regjeringens reform knyttet til domstolene og domstolenes uavhengighet har forårsaket sterke reaksjoner i Polen så vel som fra det internasjonale samfunnet. Utenriksdepartementet (UD) har så langt valgt å ikke la utviklingen få avgjørende betydning for forhandlingene med Polen for neste programperiode av EØS-midlene ( ). 20. desember 2017 signerte Norge og Polen Memorandum of Understanding (MoU) for justisprogrammet i EØS-midlene DA er utpekt som programpartner i den nye programperioden sammen med resten av norsk justissektor. DA må i prinsippet kunne beslutte å trekke seg ut som partner dersom innholdet i programmet og prosjektene gjør videre samarbeid uforenlig med DAs og domstolenes verdigrunnlag og omdømme. Dersom prosjektene for domstolene får et innhold som kan identifiseres med de problematiske sider av domstolsreformen i Polen, er dette uforenlig med videre arbeid som programpartner for DA. Så langt gir innholdet i MoU sterke nok føringer for justisprogrammet til at domstolsprosjektene kan få den nødvendige avstanden de deler av reformen som svekker domstolenes uavhengighet. Det kommende arbeidet med utvikling av program og prosjekt blir derfor avgjørende for hvorvidt DA kan fortsette som partner. Den norske Dommerforening har oversendt en uttalelse vedrørende situasjonen i Polen forut for styremøtet, og kommet med råd til håndtering av saken. Direktørens innstilling er at direktøren gis mandat til å fortsetter arbeidet som programpartner for EØS-midlene i , og arbeide aktivt i programutviklingen for at domstolprosjektene gis et forsvarlig innhold. Direktøren avgjør om DA skal trekke seg som programpartner dersom innholdet i prosjektene til slutt likevel får et innhold som gjør videre samarbeid uforenlig med verdigrunnlaget og omdømmet til DA og domstolene. Styret ga administrasjonen mandat til å fortsette arbeidet som programpartner i Polen. Direktøren skal beslutte å avvikle videre samarbeid dersom utviklingen av prosjektene går i en retning som etter direktørens oppfatning gjør videre samarbeid uforenelig med DAs verdier og omdømme. 11

12 Styret ber om å bli holdt orientert når utkast til Concept note foreligger. 18/028: Personvern - tilpasning til nytt regelverk Nye regler om personvern basert på EUs personvernforordning, GDPR (forordning 2016/679), vil tre i kraft 25. mai De nye reglene får konsekvenser for domstolenes og Domstoladministrasjonens virksomhet. Direktøren orienterer med dette styret om arbeidet som er iverksatt for å sikre at de nye personvernkravene blir ivaretatt. Styret bes om å drøfte spørsmålet om felles behandlingsansvar mellom domstolene og Domstoladministrasjonen, samt felles personvernombud for domstolene, Domstoladministrasjonen, Innstillingsrådet for dommere og Tilsynsutvalget for dommere. Administrasjonens framstilling tas til orientering. Styret slutter seg til administrasjonens arbeidsplan. Styret ber administrasjonen komme tilbake med et forslag på hvordan man kan etablere felles behandlingsansvar og felles personvernombud. 18/030: Innspill til Revidert Nasjonalbudsjett 2018 Til Revidert nasjonalbudsjett (RNB) for 2018 ber Justis- og beredskapsdepartementet (JD) om innspill fra Domstoladministrasjonen (DA) på behov knyttet til uforutsette forhold, eller som av andre grunner er helt nødvendig å iverksette og som ikke var kjent ved utarbeidelsen av statsbudsjettet for Følgende budsjettbehov spilles inn til RNB 2018: Kapittel 410 Domstolene: Etablering av utrederenhet i Borgarting lagmannsrett (2,9 mill. kr) Gebyradministrasjon skifteattester 1,1 mill. kr) Lønnsøkning for dommere pr (33,5 mill. kr) Kapittel 61 Høyesterett: Lønnsøkning for høyesterettsdommere pr (1,4 mill.kr) 12

13 Styret vedtar å oversende følgende tilleggsbehov til RNB 2018: Kapittel 410 Domstolene: Etablering av utrederenhet i Borgarting lagmannsrett (2,9 mill. kr) Gebyradministrasjon skifteattester 1,1 mill. kr) Lønnsøkning for dommere pr (33,5 mill. kr) Kapittel 61 Høyesterett: Lønnsøkning for høyesterettsdommere pr (1,4 mill.kr) 18/031: Etablering av utrederenhet i Borgarting lagmannsrett Evalueringen av utrederenheten i Gulating lagmannsrett viser at dette er et tiltak som kan effektivisere arbeidsmåtene i lagmannsretten og bidra til andre positive virkninger. For å få en varig reduksjon av saksavviklingstidene i Borgarting lagmannsrett er det behov for å etablere en utrederenhet på 15 medarbeidere. Utrederenheten er vurdert som en langsiktig løsning for å øke saksbehandlingskapasiteten i Borgarting lagmannsrett. De årlige merutgiftene til lønn mv. for 15 utredere vil være på 12 mill. kr. Engangsutgiftene knyttet til nødvendige lokalmessige ombygginger vil være på 0,9 mill. kr. Omdisponeringer innenfor ordinær driftsramme gjør det mulig å finansiere fem utredere innenfor domstolens budsjett, mens utgifter til resterende ti utredere og nødvendige ombygginger vil måtte finansieres ved særskilt bevilgning fra Stortinget Det tas sikte på at utrederenheten etableres fra For at dette skal kunne realiseres foreslås dekning av 2,9 mill. kr i Revidert nasjonalbudsjett (RNB) Helårsvirkningen forutsettes finansiert i statsbudsjettet for Evalueringsrapporten for utrederenheten i Gulating lagmannsrett viser at denne typen tiltak kan bidra til en effektivisering av arbeidsmåtene i lagmannsrettene på flere områder Det bes om at det arbeides for å etablere en tilsvarende utrederenhet i Borgarting lagmannsrett i samsvar med domstolens forslag. 18/032: Domstolene ny strategisk plan Strategigruppen har sluttført arbeidet med ny strategisk plan for domstolene og direktøren legger frem sitt forslag for styret. Gruppen har foretatt endringer etter styrets innspill i drøftingssak 11. desember 2017 og det er også foretatt noen språklige endringer. Det ble orientert om forslag til 13

14 fremtidig prosess for å fremme og gjennomføre tiltak i henhold til Domstolene Styret vedtok ny strategisk plan Domstolene 2025 med endringer som fremsatt under møtet. Styret sluttet seg til forslag om videre prosess i strategiarbeidet. 18/029: Eventuelt Det var ingen saker til eventuelt. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Marianne Abeler Bente F. Elverum Marit Nybakk Sonja I Sjøli Anne Marit Pedersen Sett: Henning Harborg 14