Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-15:00

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-15:00 Styemøtet gikk over to dager med varamedlemmer tilstede. Styremedlem Bente Elvrum deltok på første dag. Avdelingsdirektør Jann Ola Berget deltok i sakene 16/59, 16/60, 16/61, 16/63 og 16/70. Avdelingsdirektør Olav Aasen deltok i sak 16/62. Avdelingsdirektør Solveig Moen deltok i sak 16/65, 16/67 og 16/68. Avdelingsdirektør Anne Mari Borgersen deltok i sak 16/66. Avdelingsdirektør Kari Berget deltok i sak 16/64. Avdelignsdirektør Kersti Fjørstad deltok i sak 16/68. Avdelingsdirektør Erling Moe deltok i sak 16/68 og 16/69. I tillegg til saker referert i protokollen brukte styret deler av dag to på innspill til revisjon av kommunikasjonsplan. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Carl I. Hagen Forfall Kim Dobrowen Berit Brørby Varamedlemmer Aase Karine Sigmond Anders Rasmussen Anne-Kristine Hagli Are Trøan Nilsen Bjørnar Stokkan Oddmund Roalkvam Ranveig Sem Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 16/055 Godkjenning av innkalling VE 16/056 Godkjenning av protokoll DR 16/057 Direktøren orienterer DR 16/058 Styreleder orienterer VE 16/059 Forslag til arealveileder tinghus VE 16/060 Økonomi- og virksomhetsrapportering 2.tertial 2016 OR 16/061 Saksavviklingsstatistikk for første halvår 2016 VE 16/062 Mulig ekstern gjennomgang av prosessen ved innføring av LOVISA i jordskifteretten VE 16/063 Prosjekt for vurdering av regnskapsfunksjonen i domstolene OR 16/064 Kvalitetsutvikling - KRUT OR 16/065 Rutiner - suspensjon og avskjedssaker OR 16/066 Status ift arbeidet med alvorlige sikkerhetshendelser i domstolene OR 16/067 Barn i domstolene - Status og videre arbeid OR 16/068 Meddommere i norske domstoler OR 16/069 Status sidegjøremål - orientering OR 16/070 Prosess for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA DR 16/071 Eventuelt 2

3 16/055: Godkjenning av innkalling Innkalling ble godkjent. 16/056: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 6. juni. Protokoll av 6. juni ble godkjent og signert i styremøtet. 16/057: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende: * Kompetansedager for ansatte i Domstoladministrasjonen 24. og 25. august. Tema på dagene var: Trussel og sikkerhetsbildet i 2016, Flyktninge- og asylsituasjonen i Europa - innvirkning på domstol og DA, Kriminalomsorgen - hva dømmer domstolen til, Barn i domstolene og Hva betyr det å være en digital domstol. * Deltakelse i Tillidskonferanse i Danmark 30. august. Konferansen var arrangert av den danske Domstolstyrelsen og belyste tema tillit til domstolene fra ulike ståsted. Danmark er det landet i verden som scorer høyest i tillitsundersøkelser blant befolkningen. Seminaret var lagt opp med korte sekvenser og paneldiskusjoner hvor representanter fra akademia, media, brukergrupper og 3

4 justispolitikere deltok. * I samarbeid med Pluricourts (UiO) skal DA 31. oktober ha et seminar om Domstolers og dommeres uavhengighet. Målgruppe for seminaret er dommere, politikere, aktører i domstolene, media og justispolitikere. * Årlig møte i Helsinki september med domstoladministrasjoner i de nordiske landene. * Status i arbeidet med satsingsforslaget Digitale Domstoler. * Status når det gjelder byggesaker vedrørende domstolbygg. I Stavanger og Bergen er konseptvalgutredningene (KVU) ferdigstilt. De er nå over til kvalitetssikring i Finansdepartementet. Når det gjelder nytt tinghus for Drammen tingrett har Justisdepartementet nå gitt tilbakemelding om at dette prosjektet skal kjøres som et KVU-løp. Det er bevilget 4 millioner til et slikt arbeid i år. For tinghus i Ålesund går leiekontrakten i nåværende lokaler for Sunnmøre tingrett snart ut, og det har vært anbudskonkurranse om nye lokaler. Leiekontrakt med ny utleier er inngått, og Sunnmøre tingrett og Frostating lagmannsrett flytter inn i nye lokaler i november i år. De nye lokalene er mer hensiktsmessige, og det er tatt høyde for areal til en eventuell fremtidig utvidelse. 16/058: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om følgende: * Dagsseminar i Høyesterett 29.august med de tolv største tingrettene, alle lagmannsrettene og Høyesterett. Tema for møtet var todelt; de økonomiske rammebetingelsene for domstolene fremover og digitalisering i domstolene. Deltakere i møtet var domstolledere og administrasjonssjefer. Deltakende domstoler omfattes av satsingsforslaget Digitale domstoler. Fra Oslo tingrett deltok i tillegg to dommere som orienterte om erfaringer med aktørportalen og digitale rettsmøter. 4

5 16/059: Forslag til arealveileder tinghus Domstoladministrasjonen (DA) ga i 2015, Statsbygg (SB) i oppdrag å utforme et forslag til en arealveileder. Veilederen gjelder for rettsbygninger i første og andre instans i de alminnelige domstolene og for jordskiftedomstolene. "Forslag til arealveileder tinghus" er blitt utarbeidet av SB i samarbeid med en arbeidsgruppe bestående av deltakere fra domstolene og DA. I arbeidet er det blitt bygd videre på erfaringer fra tidligere lokalprosjekter, samt SB sin kompetanse når det gjelder bygging av rettsbygninger og andre offentlige publikumsrettede bygg. Arbeidsgruppen har vært viktig for å sikre erfaringer fra domstolene med ulike perspektiver. Arealveileder har vært til behandling i Samarbeidsrådet, og foreløpig protokoll ble fremlagt i styremøtet. Det er uenighet knyttet til åpne aktivitetsbaserte kontorløsninger og størrelse på kontorer. Det er kommet en arealnorm fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet - og denne er lagt til grunn i forslaget til arealveileder for domstolbygg nå i siste fase av arbeidet. Denne fraviker normen som tidligere er lagt til grunn i planleggingsarbeidet, men må hensyntas i fremtidige prosesser når det søkes om midler til domstolbygg. Store deler av rettbygningen vil være svært arealkrevende. Innsatsen for økte arealer bør derfor rettes inn mot de publikumsrettede delene av rettsbygningene. Det vil si rettssaler og møterom spesielt dedikert for domstolens kjernevirksomhet i møtet med brukere. Det er i denne delen av lokalene domstolens posisjon som den tredje statsmakt kommer til uttrykk overfor parter, brukere og publikum. Det har stor betydning for arbeidet med de store byggeprosjektene i Bergen, Drammen og Stavanger at arealveilederen gir føringer som bidrar til å øke mulighetene for å realisere prosjektene. I tillegg er dette et generelt godt tiltak som kan bidra til å redusere utgiftene til leie- og driftsutgifter for lokaler i domstolene. Utkastet til arealveileder som foreslås vedtatt : 1. Veilederen skal bygge på KMDs rundskriv for arealnormer. 2. Kontorer for dømmende stillinger utføres som cellekontor i størrelse ca kvm 3. Kontorløsningen for saksbehandlere skal primært være åpen aktivitetsbasert løsning. Det skal i tillegg gjøres en konkret vurdering av endelig løsning i hvert prosjekt. 4. Domstolledere skal ha eget kontor på kvm, hvor det er tilstrekkelig plass for å avholde møter. Andre ledere med personalansvar skal ha cellekontor. Utkastet til arealveileder ble vedtatt med noen endringer. Ny tekst er som følger: 1. Veilederen skal bygge på KMDs rundskriv for arealnormer. 2. Kontorer for dømmende stillinger utføres som cellekontor i størrelse kvm. 3. Kontorløsningen for saksbehandlere kan være åpen aktivitetsbasert løsning eller cellekontor avhengig av funksjoner. Det gjøres en konkret vurdering av løsning i hvert 5

6 prosjekt. 4. Domstolledere skal ha eget kontor på kvm, hvor det er tilstrekkelig plass for å avholde møter. Andre ledere med personalansvar skal ha cellekontor. Punkt 2. i vedtaket ble besluttet med 6 mot 1 stemme (Carl Iwar Hagen). Det ble gitt én stemme til alternativ ordlyd: Kontorer for dømmende stillinger utføres som cellekontor i størrelse 12 kvm. 16/060: Økonomi- og virksomhetsrapportering 2.tertial 2016 Styret er forelagt økonomi- og virksomhetsrapportering etter andre tertial 2016 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Avviksrapporteringen på virksomhetsplanen for andre tertial 2016 viser ingen større avvik. Det foreslås å omprioritere midler til prosjektet nye saksbehandlingssystemer. Arbeidet med ny Forkynning har blitt noe mer omfattende enn opprinnelig estimert ved starten av Tilsettingsstoppen har etter andre tertial redusert kostnadene i domstolene med om lag 15,5 mill. kroner. Det forventes at budsjettert effekt på 18 mill. kroner nås i løpet av I forbindelse med tinghusprosjektet i Molde inngikk DA en garantiavtale med Statsbygg på 7 mill. kroner. Minimum halve beløpet må betales i 2016 og det resterende beløpet betales i Det foreslås tiltak for å utnytte budsjettmidlene i 2016 på en best mulig måte. På kap. 411 Domstoladministrasjonen vil reserven etter de foreslåtte endringene være på 0,9 mill. kroner. Direktørens innstilling vedtatt. Styret tar regnskapsrapportene for Høyesterett, lagmannsrettene og tingrettene, jordskiftedomstolene og Domstoladministrasjonen og avviksrapporten for andre tertial 2016 til orientering, og slutter seg samtidig til de budsjettendringer som er foreslått. Det foreslås å innfri garantien til Statsbygg for prosjektering av Molde tinghus på 7 mill. kroner, og foreta innkjøp av teknisk utstyr til domstolene innenfor en ramme på 10 mill. kroner. For å utnytte budsjettildelingen optimalt får Direktøren fullmakt til å foreta ytterligere omdisponeringer innenfor budsjettrammene i 2016, dersom dette skulle bli nødvendig. Fullmakten 6

7 begrenses oppad til 20 mill. kroner til sammen på budsjettkapitlene 410 og /061: Saksavviklingsstatistikk for første halvår 2016 Det er utarbeidet statistikk som viser saksavviklingen for de alminnelige domstolene i første- og andreinstans, samt jordskifterettene første halvår For de alminnelige domstolene i førsteinstans viser halvårsstatistikken en økning i antall innkomne saker. Domstolene behandlet også flere saker i første halvår 2016 enn i første halvår Antallet saker i beholdning er redusert sammenlignet med første halvår i Gjennomsnittlig saksbehandlingstid er noe redusert for tvistesaker, enedommersaker og meddomsrettssaker. Antall enkeltdomstoler utenfor målene for saksbehandlingstid er også noe redusert. Lagmannsrettene fikk inn flere sivile ankesaker og behandlet noen færre slike saker i første halvår av 2016, sammenlignet med første halvår året før. Lagmannsrettene mottok flere begrensete anker i første halvår av 2016, sammenlignet med samme periode året før, men noen færre bevisanker. Saksbehandlingstiden for sivile anker over dom er noe redusert i første halvår 2016 sammenlignet med samme periode i 2015, mens den er noe økende avgjorte anker i straffesaker. Samtlige seks lagmannsretter er utenfor minst ett av målene for saksbehandlingstid. I jordskifterettene kom det inn noen færre nye krav, og det ble også behandlet færre saker i første halvår 2016 sammenlignet med første halvår Antall saker i beholdning er noe høyere midtveis i 2016 enn hva status var på samme tid i Styret tok saken til orientering. 16/062: Mulig ekstern gjennomgang av prosessen ved innføring av LOVISA i jordskifteretten Styret ved styreleder har gitt administrasjonen i oppdrag å gi en orientering om status for innføringen av LOVISA for jordskifterettene, og om hva som har vært gjort for å utbedre de mangler som har vist seg å foreligge. Administrasjonen presenterer alternative framgangsmåter for en ekstern vurdering og kostnadsanslag for dette. 7

8 I tillegg til redegjørelse fra administrasjonen deltok også jordskiftedommer Frode Pettersen i Indre Sogn jordskifterett og Iselin Bakkane fra Haugalandet og Sunnhordland jordskifterett på oppdrag fra styret. Ansatte fra administrasjonen var ikke tilstede under styrets drøfting av saken. Styret besluttet at det ikke skal skje en ekstern evaluering på nåværende tidspunkt, men ber administrasjonen å anvende det estimerte beløpet som den eksterne evalueringen vil koste, på en ekstra innsats for å utbedre det som foreligger av påviste feil og mangler, og til ytterligere satsing på opplæring i LOVISA jordskifte. Styret ber også administrasjonen gjennomgå og eventuelt endre rutiner for innmeldte feil og mangler generelt i LOVISA. Styret ber også om å få en orientering om status for fremdriften i styremøte i desember. 16/063: Prosjekt for vurdering av regnskapsfunksjonen i domstolene Er regnskapsfunksjonen effektivt organisert i domstolene? DA nedsetter et prosjekt med hovedmål å anbefale en fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene, samt å foreslå hvordan en eventuell ny organisering kan innføres. Direktøren ber styret vedta prosjektet og godkjenne igangsetting. Styret vedtok prosjektet og godkjente igangsetting. 16/064: Kvalitetsutvikling - KRUT Leveransen fra "Kvalitetsprosjektet" i 2013 var et digitalt kvalitetsrammeverk. Rammeverket skulle gjøre det enklere for domstolene å arbeide systematisk med kvalitetsutvikling i egen virksomhet. I 2014 ble et implementeringsprosjekt nedsatt, for å prøve ut dette digitale kvalitetsrammeverket i praksis. Pilotdomstolene i prosjektet har kommet med anbefalinger til forenkling av selve rammeverket og anbefalinger i forhold til hvordan domstolene og DA kan arbeide systematisk med 8

9 kvalitetsutvikling fremover. Med utgangspunkt i dette er styresaken todelt. Innledningsvis er det en kort presentasjon av rammeverket og resultatene fra implementeringsprosjektet. Deretter kommer direktørens anbefalinger for fremtidig forvaltning av arbeidet med kvalitetsutvikling. DA vil stimulere til at KRUT, som har vist seg å virke i praksis, blir tatt i bruk. Rammeverket med tilhørende verktøy vil være spesielt nyttig for utviklingsorienterte ledere, særlig i situasjoner hvor domstolene må forenkle og forbedre interne prosesser og levere tjenester mer effektivt til brukerne. For å følge med i bruken av KRUT vil DA be om tilbakemelding om bruken i årsrapporteringen. Det er mulig at DA i dialogen med enkeltdomstoler etter hvert vil kunne anmode bruk av KRUT for å oppnå forbedringer innenfor bestemte områder hvor svakheter er identifisert, for eksempel gjennom benchmarking. DA vil avsette de nødvendig ressurser internt til å følge opp arbeidet med KRUT, hovedsakelig i KOMP. I tillegg skal KOMP knytte til seg ressurser ute i domstolene som har interesse av og erfaring med bruken av KRUT. Styret støtter direktørens anbefalinger i innstillingen, men presiserer at setningen 'Det er mulig at DA i dialogen med enkeltdomstoler etter hvert vil kunne anmode om bruk av KRUT for å oppnå forbedringer innenfor bestemte områder hvor svakheter er identifisert, for eksempel gjennom benchmarking' endres til: 'DA vil i dialogen med enkeltdomstoler anmode om bruk av KRUT for å oppnå forbedringer innenfor bestemte områder hvor svakheter er identifisert, for eksempel gjennom systematiske sammenligninger'. I tillegg uttaler styret at DA bør ta metoden i bruk i egen virksomhet. 16/065: Rutiner - suspensjon og avskjedssaker Dommere er uavsettelige embetsmenn etter Grunnloven, og kan bare avskjediges ved dom etter rettergang. Vedtak om suspensjon og beslutning om å reise avskjedssak treffes av Kongen i statsråd etter forslag fra Justis- og beredskapsdepartementet. I noen relativt sjeldne tilfeller oppstår det situasjoner hvor suspensjon og avskjed bør vurderes. Basert på tidligere erfaringer har Domstoladministrasjonen i samarbeid med Justis- og beredskapsdepartementet, Tilsynsutvalget for dommere og Regjeringsadvokaten utarbeidet rutiner for saksbehandlingen i denne sakstypen. Rutinen beskriver ansvarsområder og saksbehandling/saksflyt mellom de ulike arbeidsgiverfunksjonene i de ulike stadier av en suspensjons- og avskjedssak mot en dommer. Rutinen behandler også bruk av prosessfullmektig, informasjonssikkerhet og forholdet til media. Formålet har vært å klargjøre og formalisere den praksisen som har utviklet seg på saksfeltet. Styret tok saken til orientering. 9

10 16/066: Status ift arbeidet med alvorlige sikkerhetshendelser i domstolene Direktøren orienterte styret om status mht behov for å iverksette sikkerhetstiltak i domstolene som følge av konkrete sikkerhets-/trusselvurderinger og for øvrig status mht iverksetting av andre tiltak i tilknytning til alvorlige sikkerhetshendelser i domstolene. Styret slutter seg til at DA legger politiets vurderinger og anbefalinger til grunn ved iverksetting av nødvendige sikkerhetstiltak overfor dommere, og er innforstått med at det kan pådra domstolene ikke ubetydelige kostnader knyttet til sikring av enkeltdommere. 16/067: Barn i domstolene - Status og videre arbeid På bakgrunn av samfunnets forventninger om ivaretakelse av barn, lovendringer, kritikk mot domstolenes behandling, og saksmengden i domstolene, har barn i domstolene vært et satsningsområde for Domstoladministrasjonen i de siste par årene. Det har vært et særlig fokus på barneperspektivet i foreldretvister og i barnevernssaker. Dette har blant annet resultert i at det er utarbeidet en nasjonal veileder for behandling av foreldretvister i domstolene. Oxford Research har på oppdrag fra Barne-, likestillings- og familiedepartementet evaluert domstolenes behandling av foreldretvister i domstolene. Det er videre nedsatt et offentlig utvalg som blant annet skal se nærmere på hvordan barnelov- og barnevernssakene skal behandles i tiden fremover. Utvalget skal blant annet vurdere om det skal opprettes egne særdomstoler for barne og familiesaker. Domstoladministrasjonen vil fortsette et målrettet arbeid for å bidra til at domstolenes behandling av saker som omhandler barn i domstolene forbedres, fornyes og forenkles. Saken ble drøftet og tatt til orientering. 10

11 16/068: Meddommere i norske domstoler meddommere skal tjenestegjøre i de norske domstolene fra 1. januar 2017 i en fireårsperiode. I handlingsplanen for serviceutvikling for domstolene og DA Sannhetens øyeblikk, er et av handlingspunktene meddommere. DA har derfor opprettet en arbeidsgruppe våren 2016 med noen utvalgte pilotdomstoler både fra de alminnelige domstolene og fra jordskiftedomstolene for å samarbeide om å forbedre informasjonen til meddommere, kommunens arbeid med valg, samt domstolenes tilrettelegging for meddommerne. Pilotarbeidet skal motivere og inspirere domstolene i arbeidet med meddommere. Hemsedalssaken har gitt lekdommerordningen ny oppmerksomhet. DA vurderer også å se nærmere på godtgjørelsen til alminnelige meddommere. Godtgjørelsen for meddommere er kr 250 per dag, og dette beløpet har vært uendret siden Styret tok saken til orientering. 16/069: Status sidegjøremål - orientering Ordningen med registrering av sidegjøremål ble innført i Den enkelte dommer har ansvar for å melde inn nødvendige opplysninger og søke om godkjenning der dette er nødvendig. Det er i den senere tid avdekket mangler i sidegjøremålsregisteret, noe som har ført til store medieoppslag. DA har ansvaret for registeret, og vi ser at vår kvalitetssikring ikke har vært god nok. Det er derfor nødvendig å intensivere arbeidet med kvalitetssikringen og innføre nye rutiner slik at vi får et fullstendig korrekt og åpent tilgjengelig system. Saken ble tatt til orientering. Administrasjonen rapporterer på status for sidegjøremålsregisteret i styremøtet i desember. 16/070: Prosess for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA Direktøren legger frem i denne saken frem til drøfting med styret et forslag om hvordan de ulike interessentene skal involveres, samt organisering og fremdrift for å utarbeide en ny strategisk plan. 11

12 Styret drøftet det fremlagte forslaget til organisering, fremdrift og involvering og sluttet seg til forslaget. Det ble fra styret understreket viktigheten av involvering av advokater med sivil portefølje. 16/071: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Kristin Lande Marianne Abeler Aase Karine Sigmond Bente F. Elverum Carl I. Hagen Sett: Berit Brørby Kim Dobrowen 12