Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Jenny Melum Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 14/ Sannhetens øyeblikk - Handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA Sak til styret Tidligere behandling i styret: Styremøte , sak 14/092: Sannhetens øyeblikk. Vedlegg: Vedlegg 1 Sannhetens øyeblikk - handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA Vedlegg 2 Sluttrapport - Sannhetens øyeblikk - handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA 25. november 2015 Vedlegg 3 Oppdragsbeskrivelse Mandat 1.0 versjon_sannhetens øyeblikk_signert Urke_Fjørstad Vedlegg 4 Kommentarer vedr Sannhetens øyeblikk - handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA Vedlegg 5 Innspill til sluttrapport Sannhetens øyeblikk - handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA Direktørens sakssammendrag: Styret ble orientert om Handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA. Handlingsplanen er en praksisnær punktplan som beskriver konkrete og behovsprøvde servicetiltak for å sikre et godt servicenivå og tilpassede tjenester i domstolene og DA. Målet er at de foreslåtte tiltakene i handlingsplanen skal føre til økt brukertilfredshet og bedret tillit og omdømme. Styret tok saken til orientering. 1. Hensikt Hensikten med saken er å orientere styret om følgende handlingsplan for domstolene og DA: Sannhetens øyeblikk - Handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA Handlingsplanen er et av direktørens resultatkrav for 2015 og Handlingsplan for serviceutvikling bidrar til å operasjonalisere følgende strategier i Strategisk plan for (SP): C3: DA skal videreutvikle nye tjenester som gir merverdi for domstolene og domstolenes brukere i takt med den teknologiske utviklingen i samfunnet. D1: DA skal tilrettelegge for kvalitativt utviklingsarbeid i domstolene

2 E1: DA skal bidra til å spre kunnskap om domstolenes virksomhet, og om offentlighet i rettspleien E2: DA skal bidra til at domstolenes medarbeidere er forberedt på møtet med media og offentligheten F2: DAs organisasjon skal være velfungerende, fleksibel og effektiv og preget av en åpen kultur med felles verdier, tverrfaglighet og samarbeid A6: DA vil bidra til et tolketilbud i domstolene med kvalitet og tilgjengelighet DAs planprosess illustreres på følgende måte: Lov, forskrift m.v. (Domstolloven) Stortingsproposisjon nr. 1 (statsbudsjettet) Ide- og verdigrunnlag Strategisk plan Strategisk handlingsprogram Økonomiplan Satsningsforslag Fagenheters handlingsplaner Virksomhetsplan Budsjett Strategisk plan for er DAs langsiktige strategi, og har vært førende i arbeidet med Sannhetens øyeblikk. Handlingsplanen er en operasjonalisering av Strategisk plan, og vil kunne gi nyttige bidrag innen serviceutvikling i forbindelse med utarbeidelse og gjennomføring av domstolenes årlige virksomhetsplan. 2. Handlingsplan for serviceutvikling Sannhetens øyeblikk er en praksisnær og behovsprøvd handlingsplan som skal sikre god og profesjonell service i domstolene og DA. Handlingsplanen bygger på den tidligere Servicestrategien fra Handlingsplanen er kalt Sannhetens øyeblikk. Begrepet Sannhetens øyeblikk beskriver i denne sammenheng møtet mellom tjensteyter og bruker, og handler om brukertilfredshet. Hvert møte med domstolenes og DAs medarbeidere, og tjenestene som tilbys og ikke tilbys, oppleves i forhold til brukernes behov. I denne handlingsplanen har arbeidsgruppene utviklet en praksisnær og behovsprøvd punktplan. Mange av tiltakene som foreslås i planen kan gjennomføres med bruk av lite ressurser. Enkelte tiltak vil være avhengig av midler og prioriteres sammen med andre tiltak i budsjettprosessen på vanlig måte. 2

3 Tiltakene i handlingsplanen er menyforslag og gode eksempler på verktøy for serviceutvikling. Behov kan endres over tid særlig med tanke på den digitale utviklingen. Organisering Planen er sluttført av to arbeidsgrupper med representanter fra domstolene og DA: Handlingsplan for domstolene: Gruppeleder: Kirsti Høegh Bjørneset, sorenskriver i Sunnmøre tingrett Arnhild Olsen, direktør i Oslo tingrett Henriette Hinna, sekretariatsleder i Gulating lagmannsrett Ragnhild Jetlund, jordskifterettsleder i Akershus og Oslo jordskifterett Jenny Melum, rådgiver, enhet for serviceutvikling Handlingsplan for DA: Gruppeleder: May Kristin Lorvik, rådgiver, enhet for serviceutvikling Iwar Arnstad, seniorrådgiver, kommunikasjonsenheten Gunnar Kvitsand, seniorrådgiver, enhet for økonomi og eiendom Øystein Folkvord, seksjonssjef, IKT-enheten Børge Trondvold, administrasjonssjef, Sør-Trøndelag tingrett Eli Ranes, saksbehandler, Sør-Trøndelag jordskifterett Domstolenes idé- og verdigrunnlag Arbeidet har lagt til grunn domstolenes og DAs felles idé- og verdigrunnlag, og har definert servicebegrepet ut fra beskrivelsen av denne verdien i verdigrunnlaget: Domstolene skal yte profesjonell service av høy kvalitet Domstolens medarbeidere skal være gode representanter for domstolene og vise imøtekommenhet. Dette har vært en rød tråd gjennom hele arbeidsprosessen. Kunnskapsinnhenting Arbeidsgruppene har vært opptatte av at alle arbeidsprosesser og beslutninger som ble gjort i utviklingen av handlingsplanen skulle være kunnskapsbasert. Det har derfor vært benyttet en rekke undersøkelser fra ulike domstoler, samt at det er utviklet egne, der materialet var mangelfullt. 3

4 Prioriterte handlingspunkter Handlingsplanen består av en samlet prioritering av følgende satsingsområder: Felles for domstolene Holdningsskapende arbeid servicefaglig tilnærming Meddommere Tolk Ivaretakelse av vitner Media Skoleelever og studenter Klart språk Spesielt for jordskiftedomstolene Praktiske forhold ved rettsmøtene i jordskiftedomstolene Domstoladministrasjonen Tilgjengelighet Samhandling med domstolene Gjenbruk av oversettelser Informasjonsutvikling til utvalgte brukergrupper Disse satsingsområder er kalt handlingspunkter. Hvert handlingspunkt inneholder en beskrivelse av mål, en beskrivelse av behov, samt forslag til tiltak for domstolene og DA for å imøtekomme disse behovene. Involvering Involvering og gode prosesser har vært viktig for å sikre en god og gjennomarbeidet handlingsplan. Gjennom innspillene har det ikke forekommet noe som kan indikere at viktige områder innen service er oversett, eller at prioriteringen er uhensiktsmessig. Representanter fra domstolene, advokater, påtalemyndighet, sakkyndige, meddommere, presse, tillitsvalgte og vitnestøtte ble underveis orientert om handlingsplanen for serviceutvikling på overordnet nivå. Felles for de profesjonelle aktørene er at de ønsker fokus på overordnede tema som holdninger og opptreden i retten. Aktørene framhever at det å opptre på en verdig, respektfull og ordentlig måte, skaper tillit til rettsprosessen. Planens handlingspunkt nummer en: Holdningsskapende arbeid - servicefaglig tilnærming er en videreføring fra Servicestrategi 2005, og omtaler nettopp det representantene fra påtalemyndighet, sakkyndige, dommere og advokater fremhevet i sine tilbakemeldinger. 4

5 Handlingsplanen i Samarbeidsrådet Handlingsplan for serviceutvikling og sluttrapporten for arbeidet er sendt Samarbeidsrådet til orientering. Medlemmene ble invitert til å gi tilbakemelding på handlingsplanens hovedsatsingsområder. Den norske Dommerforening (DnD) og Tekna har gitt tilbakemelding. DnD har kommentert at parter, påtalemyndighet/advokater, sakkyndige, tiltalte og fornærmede er viktige grupper å ivareta i domstolene: - Det kan ofte være en stor påkjenning å være part i en sivil sak, og det er viktig å ivareta disse også i deres møte med domstolen. Det samme gjelder for tiltalte (som bare er tiltalt og ikke domfelt når han møter i retten) og fornærmede. De profesjonelle aktørene har sin arbeidsplass i domstolen, og det er også viktig at disse blir møtt på en god måte, og at domstolen er serviceinnstilt overfor disse. De sakkyndige er viktige bidragsytere i domstolens arbeid og bør også tas i mot på en god måte. DnD mener de ovennevnte gruppene kunne vært tatt inn som egne handlingspunkter. Direktøren viser til at handlingsplanen ivaretar disse gruppene i handlingspunkt "Holdningsskapende arbeid servicefaglig tilnærming" som beskrevet over. Direkte til underpunkt om ivaretakelse av vitner, "skjerming av vitner", har DnD kommentert at ikke alle vitner har behov for skjerming. Dette er i tråd med handlingsplanen. Tekna bifaller DnD sine kommentarer, og har i tillegg kommet med konkrete innspill: "klart språk" bør omfatte også avgjørelser, i tillegg til administrative skriv. Videre slutter Tekna seg til handlingsplanens fokus på gode lokaler for rettsmøter i jordskiftesaker. Som en forlengelse av dette har Tekna gitt innspill om at jordskifterettene bør samhandle mer med de alminnelige domstolene om lån av lokaler. Tekna har også spilt inn at utvikling og bruk av erfaringsbanken for jordskiftedomstolene kan bidra til å nå målene i planen. Tilbakemeldingene tas til orientering. Direktøren takker Samarbeidsrådets medlemmer for tilbakemeldingene. 3. Gjennomføring i domstolene og DA I utarbeidelse av planen har arbeidsgruppene vært opptatt av å utforme og tilpasse handlingsplanen til DAs øvrige planprosess. Prioritering og gjennomføring av tiltak i DA skjer på vanlig måte i forbindelse med det de årlige prosessene med budsjett og virksomhetsplaner. Med utgangspunkt i handlingsplanen har DA i 2016 igangsatt et arbeid for å se nærmere på hvilke tiltak som bør gjøres for ivareta nye meddommere fra Etter styrets behandling av saken gjøres handlingsplanen kjent for domstolene. DA vil være en pådriver for handlingsplanen og arbeidet i domstolene og DA. 5

6 Direktørens innstilling: Styret tar handlingsplan for serviceutvikling i domstolene og DA til orientering Sven Marius Urke direktør Kersti Fjørstad avdelingsdirektør 6