Saksframlegg styret i DA

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Saksframlegg styret i DA"

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Anita Engan Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/ Innføring av WebSak i pilotdomstoler - felles arkivtjeneste for administrative saker Vedlegg: Vedlegg 1 - WebSak Fokus i domstolene, forstudie - SLUTTRAPPORT, Direktørens sakssammendrag: Saken inneholder et forslag til et innføringsløp av WebSak Fokus i domstolene, samt lokalisering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter i Domstoladministrasjonen for fase 1. Fase 1 omfatter Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett. Disse fire domstolene er piloter for prosjektet og det vil bli foretatt en evaluering etter 6-12 mnd før det blir besluttet en videre utrulling av WebSak Fokus til de øvrige domstolene. Det vil også bli en evaluering av felles arkivtjeneste/dokumentsenter, før det etableres en permanent løsning. (fase 2) Saksopplysninger Domstolene har desentraliserte papirarkiv for administrative saker. Domstolenes arkiv ivaretar ikke alle krav til journalføring av inngående og utgående post, saksbehandling, arkiv, offentlighet, innsyn mv. For de øvrige sakene (fagsakene) i domstolene ivaretas kravene til arkivering i Lovisa. DA har i samarbeid med representanter fra et utvalg domstoler, gjennomført et arbeid for vurdere alternativer for-, og foreslå en fremtidig organisering av den administrative arkivfunksjonen i domstolene. Arbeidsgruppen leverte vedlagte Sluttrapport WEB SAK Fokus i domstolene ( ) med vurdering av tre ulike alternativer. Arbeidsgruppen anbefaler å etablere en felles arkivtjeneste for administrative saker, for domstolene. Sluttrapporten ligger vedlagt. Punkter i sluttrapporten som omhandler skanning er ikke lenger aktuelt fordi DA legger til grunn at Aktørportalen blir obligatorisk å bruke.

2 Hvorfor skal det etableres en felles arkivtjeneste for domstolene? Arkivplikt Arkivloven 6 sier at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder for nå og ettertiden. Et offentlig organ skal arkivere alle dokumenter som blir til i virksomheten, dersom dokumentet har dokumentasjonsverdi eller er gjenstand for saksbehandling. Arkiveringsplikten gjelder både for inngående dokumenter, utgående dokumenter og interne notat. Journalføringsplikt Offentlige organ har plikt til å føre journal. Dette går frem av arkivforskriften 2-6. Vel så viktig som journalføringsplikten, er det at virksomheter ut fra egne behov har interesse i å føre journal. Det er viktig å ha kontroll med egen saksbehandling. Det handler om å være ryddig når det gjelder oppbevaring, håndtering og gjenfinning av dokumenter. Journalen er et verktøy for å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert. Dagens organisering av arkivfunksjonen i domstolene Innenfor Domstolene i Norge er det per domstoler; Høyesterett, 6 lagmannsretter, 64 tingretter og Oslo byfogdembete og 34 jordskifteretter. Hver domstol har eget arkiv for administrative saker. Domstolene har også egne papirpostadresser og epostmottak. Postmottakene er felles for administrativ- og sakspost (fagsakene). Totalt for domstolene er det 105 administrative arkiv og postmottak. Risikoer ved dagens organisering Lite effektiv organisering Det er en medarbeider som ivaretar hvert papirarkiv i domstolene. Legger en til grunn en back-up, så er det 210 medarbeidere som har arbeidsoppgaver innen arkiv. Arkivoppgavene antas å utgjøre kun en liten årsverksandel i hvert arkiv. Det er anslagsvis totalt 15 årsverk som ivaretar arkivene. Manglende arkivfaglig kompetanse i domstolene Arkivmedarbeiderne har ikke arkivfaglig kompetanse. For å heve kvaliteten på arkivene i domstolene i tråd med gjeldende krav, vil det bli nødvendig med høyere arkivfaglig kompetanse på flere medarbeidere. Post- og arkivfunksjonen utgjør kun en liten andel av en medarbeiders stilling. Det vil i fremtiden ikke være hensiktsmessig å heve kompetansen på et så stort antall medarbeidere for å sikre arkivkvaliteten. Papirarkiv Papirarkiv erstattes med digital lagring av arkivverdige dokumenter. I dag sendes/mottas post i større omfang digitalt. Det er lite effektiv å skrive ut for arkivering. Varierende kvalitet og ulike rutiner Arkivdannelsen i domstolene er av varierende kvalitet. Det er ulike rutiner for vurdering av arkivverdig materiale og journalføring, og det mangler en felles/standardisert arkivnøkkel. 2

3 Manglende ivaretakelse av krav til arkiv Domstolenes papirarkiv ivaretar ikke fullt ut arkiv- og journalføringspliktene, samt krav til bruk av NOARK 5 standard for arkivdanning. Mangler saksbehandlingssystem for administrative saker Regelverket stiller krav om en etterrettelig og dokumentert saksbehandling. Domstolene har ikke et digitalt arkiv- saksbehandlingssystem som ivaretar disse kravene. Hva er utviklingstrekkene? Domstolene har behov for et digital arkiv- og saksbehandlingsløsning Flere domstoler har fremmet behov for et nytt digitalt arkiv- saksbehandlingssystem. De er lite tilfreds med at dagens ineffektive papirarkiv, og manglende etterlevelse av krav til arkiv. Krav om digitalisering av arkiv- og saksbehandling Staten stiller et generelt krav om å digitalisere på mange områder for å bli mer effektiv. Dette omfatter også lovverk og standarder (NOARK 5) for arkiv- og journalplikt, samt digital arkiv- og saksbehandling. Posten blir digital Andre offentlige virksomheter og næringslivet tar i bruk digital post for å sende og motta. Krav om å ta i bruk digital post for å sende post til privatpersoner Det stilles krav om at offentlige virksomheter skal kunne sende digital post til privatpersoner. Det er en forutsetning å ha et digitalt arkiv- og saksbehandlingssystem for å sende digital post. WebSak Fokus er tilrettelagt for integrasjon med digital posttjenester. Digitale domstoler Målet med digitale domstoler er heldigitale fagsaker. Dette vil avløse dagens papirarkiv for fagsaker. Digitale arkiv i domstolene, både for fagsaker og administrative saker, gjøres mulig med arkivarkitekturprinsippenen i Noark 5 kjerne. Digital arkivkompetanse I et digitalt arkiv er det nødvendig med digital arkivkompetanse for kontroll og kvalitetssikring av Noark5 kjernen før deponering/avlevering til arkivverket. Digital avlevering til Arkivverket Arkivmaterialet vil bli avlevert digitalt til Arkivverket. Vurdering av alternativer for organisering av arkivfunksjonen i domstolene Arbeidsgruppen har vurdert tre alternative organiseringer av arkivfunksjonen, se vedlagt sluttrapport. 1. Lokale arkiv. 2. Mellomalternativet. Eksempelvis med regionale arkiv. 3. Felles arkivtjeneste for domstolene. 3

4 Anbefaling Arbeidsgruppen anbefaler å etablere en felles arkivtjeneste, alternativ 3. Det kan imidlertid åpnes for at enkelte domstoler med særskilte behov har egne arkiv/arkivarer. I slike tilfeller vil det naturlig være en tilknytning mellom aktuell domstol og felles arkivtjeneste. Høyesterett innførte WebSak Fokus 20. februar 2017 og har egne arkivarer i tett samarbeid med arkivtjenesten i DA. Lokalisering av felles arkivtjeneste Arbeidsgruppen anbefaler felles arkivtjeneste for domstolene i sluttrapporten til DA. Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til hvor en eventuell felles arkivtjeneste kan lokaliseres. Nedenfor pekes det på tre alternativer for lokalisering, og gis en anbefaling. Vurdering av alternativer Dokumentsenter i DA Arkivtjenesten i DA 1 er etablert med tre arkivarer og en arkivleder. Dette er en velfungerende tjeneste som har god arkivfaglig kompetanse, og kan arkiv- og saksbehandlingssystemet WebSak Fokus godt. Medarbeiderne i arkivet var med på innføringen av WebSak Fokus i DA, noe som har gitt en solid forståelse av systemet. Arkivet har i løpet av høsten innført WebSak Fokus i-, og gjennomført kompetansetiltak for Høyesterett. Bruk av WebSak Fokus gir papirløs arkiv- og saksbehandling. Arkivet i DA har ansvaret for basen (Noark 5 kjernen), som er felles dokumentlager for WebSak Fokus. Dette krever stort fokus og kontinuerlig arbeid med kvalitetssikring av basen forut for deponering/avlevering til Arkivverket. I et dokumentsenter vil ansvar, kompetanse og kontrollfunksjonen for basen være samlet på et sted. Nytt dokumentsenter I teorien kan man sitte hvor som helt å journalføre saker i et elektronisk system. Det kan etableres et dokumentsenter i hvilken som helst domstol, eller ved en ny lokalisasjon for domstolenes administrative saker. Alternativet her kan være at det etableres et nytt dokumentsenter for domstolene, og DA beholder sitt. Om ansvaret for basen blir delt på to lokasjoner, vil noe av effektivitetsgevinstene forsvinne. Alternativt kan domstolenes og DAs arkiver slås sammen i et felles dokumentsenter på en ny lokalisasjon. Ansvaret for basen, kompetansen, og kontrolljobben bør samles på et sted. Det vil være ressurskrevende i en overgangsperiode å etablere og samle arkivfunksjonen på en ny lokalisasjon. Outsourcing Det kan tenkes en løsning med å outsource drift av arkivtjenesten til en ekstern leverandør. I praksis vil det si at journalføringsoppgaver utføres eksternt. Arkivansvar kan ikke delegeres til ekstern. Så 1 DAs arkiv er ikke inkludert i årsverksanslagene som benyttes i sluttrapporten om organiseringer av arkivfunksjonen i domstolene. Da har et høyere volum av administrative saker enn den enkelte domstol. 4

5 langt DA kjenner til er det ingen andre offentlige virksomheter som benytter seg av eksterne arkivtjenester. En utfordringene ved outsourcing er blant annet at journalføring og arkivdannelse krever inngående kjennskap til virksomhetene, og det stilles strenge krav i arkivloven ( 9b) til behandling og oppbevaring. Arkivbasen må være lagret på servere som står i Norge. En annen utfordring vil være at det blir en todelt løsning, hvor ansvaret for basen fortsatt må ligge til domstolene og DA. Noe av effektivtetspotensiale forsvinner når det må beholdes arkivkompetanse i domstolene eller DA for kontroll og kvalitetssikring av arkivbasen. Et annet moment er at domstolenes volum av administrative dokumenter og saker er lavt, dette er også et argument som alene taler mot outsourcing på dette området, fordi det antageligvis med lavt volum vil bli en dyr løsning. Forslag om lokalisering av felles arkivtjeneste Et nytt dokumentsenter eller outsourcing vil kreve mer omfattende investeringer til etablering og drift, samt kompetansetiltak både med tanke på "domstolkompetanse", DAs fagområder og generell arkivfaglig kompetanse. Det er lite trolig at det kan bygges på eksisterende arkivkompetanse i domstolene og DA, ved annen lokalisasjon enn Trondheim. For å gjennomføre en pilot for et utvalg domstoler foreslås det å etablere felles arkivtjeneste med et dokumentsenter i DA. Det er en etablert arkivtjeneste i DA, hvor det ligger til rette for å bygge på det allerede eksisterende dokumentsenter og arkivmiljøet. Dette vil være en billigere og mer effektiv løsning enn alternativene, fordi stordriftsfordeler kan utløses når domstolenes- og DAs arkiv slås sammen. I et større dokumentsenter/arkiv vil en kunne ha en annen arbeidsdeling som gir mer effektiv utnyttelse av bemanningsressursene. Det er også kapasitet til et større dokumentsenter i DAs lokaler uten store investeringer, noe som bidrar til å minimalisere etableringskostnadene. Felles arkivtjeneste kan etableres etter innføringsløpet nedenfor, selv om domstolene fortsatt beholder sine nåværende postmottak og den fysiske postadressen. Domstolene skanner inn, eller overfører sin administrative post som er arkivverdig og skal journalføres i WebSak, til en mappestruktur i utforskeren som arkivtjenesten i DA henter, journalfører og legger inn på rett domstol, til rett saksbehandler. Ingen forsinkelse, god arkivdanning, bra kvalitetssikring og en fullelektronisk løsning fra dag 1. Å etablere en felles arkivtjeneste i DA for fase 1 vil også være en del av pilotprosjektet og evalueres før man eventuelt etablerer en endelig arkivtjeneste. Forslag til innføringsløp for felles arkivtjeneste og WebSak Fokus For innføring av WebSak Fokus til domstolene og etablering av felles arkivtjeneste (fase 1) og dokumentsenter i DA, foreslås det et innføringsløp i to faser, slik: 1. Første halvår 2018 Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett Piloter i 6-12 mnd. Det skal foretas en evaluering etter at pilotperioden er over /20 Resterende domstoler som deltar i digitale domstoler. 5

6 Fase 1 Det tas opp fire domstoler i felles arkivtjeneste i første halvår Disse domstolene vil være piloter før videre innføring. Volumet for domstolene i fase 1 vil utgjøre om lag en stilling til registreringsarbeid (journalføring), brukerstøtte og kontrollfunksjon. DA har kartlagt at det ikke er behov for flere medarbeiderressurser i arkivet i DA for å håndtere volumet 2 domstolene i fase 1 representerer. Ved å organisere arbeidsfordelingen på en annen og mer effektiv måte, kan man dra ut mer kapasitet for å håndtere et større volum. IKT må sette av nødvendige ressurser til fase 1. I planleggingsfasen vil det være behov for minimal støtte fra IKT. Anslagsvis 10% av en stilling. Når pilotdomstolene har fått WebSak Fokus i drift vil det i "innføringsperioden" over ca. 2-3 uker være behov for en IKT ressurs, som innehar nødvendig kompetanse på den tekniske brukerstøtten arkivet har behov for, bistår på kort varsel. Etter innføringsperioden vil det fortsatt være behov for en ressurs fra IKT som bistår med tekniske utfordringer som fortløpende oppstår. Fase 2 Fra 2019/20 planlegges det å ta opp de øvrige T-12 domstolene og lagmannsrettene. Det totale volumet for domstolene i fase 2 antas å være noe større enn det totale volumet for de fire domstolene i fase 1. Det vil bli foretatt en ny vurdering av volum før vi går videre til fase 2. Innføring til domstolene i fase 1 og 2 vil medføre et stort antall brukere av saksbehandlingen i WebSak Fokus, som gir økt behov for arkivfaglig kompetanse til kvalitetssikring, kompetansetiltak og brukerstøtte. Det estimeres at felles arkivtjeneste i fase 2 vil ha et økt ressursbehov på to stillinger sammenlignet med de nåværende ressursene som finnes i DAs nåværende arkivtjeneste. I fase to vil det også være økt behov for ressurser fra IKT. I tillegg til at en permanent løsning for felles arkivtjeneste evalueres i forkant av fase to, må også 1. linje brukerstøtte evalueres. Oppsummering Fase 1 innføres med fire pilotdomstoler i første halvår Innføringen av WebSak, felles arkivtjeneste i DA, 1. linje brukerstøtte hos arkivet, samt IKTs ressursmedvirkning evalueres etter at pilotene har vært i drift ca mnd. 2 Estimert volum for de fire domstolene per mnd. vil være ca inngående dokumenter fordelt på papirpost og e- poster. Dette tilsvarer ca. 26 dokumenter økning pr. arkivmedarbeider, tre stillinger, til journalføring pr. dag. Legges det til grunn gjennomsnittlig 4 min. pr. journalføring, vil dette tilsvare 104 minutter ekstra pr. dag pr. ansatt. 6

7 Etablering av felles arkivtjeneste for DA, T-12 og lagmannsretter er estimert til å ha et ressursbehov på seks stillinger fra Hvis det anslås at resterende domstoler kan tas inn i felles arkivtjeneste med en bemanningsøkning i arkivet på to stillinger, vil arkivet/dokumentsenteret ha totalt 8 stillinger. Høyesterett har innført WebSak Fokus med egen arkivtjeneste. DA innehar i dag en arkivfaglig rådgiverrolle og er 1. linje brukerstøtte for Høyesterett. Direktørens innstilling: Sør-Trøndelag tingrett, Oslo tingrett, Oslo byfogdembete og Gulating lagmannsrett går i drift med WebSak Fokus i løpet av første halvår 2018, som piloter. Det etableres en felles arkivtjeneste/dokumentsenter i DA for fase Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 7

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Olav Berg Aasen Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/1196-2 Støttefunksjoner og kompetanse Direktørens sakssammendrag: Saken er en oppfølging av styresak

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

Arkiv i kommunereformen

Arkiv i kommunereformen Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 17/877-2 Fremtidig organisering av regnskap- og sentralbordfunksjonene Vedlegg: Fremtidig organisering

Detaljer

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,

Detaljer

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet

Detaljer

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007

Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet. Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Helse- og omsorgsdepartementet Kultur- og kirkedepartementet De regionale helseforetakene Alle kommunene Alle fylkeskommunene Deres ref Vår ref Dato 200605006-/EMK 09.01.2007 Forholdet mellom lovbestemt

Detaljer

Erfaringer fra tre fusjoner

Erfaringer fra tre fusjoner Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/1318-12 Anvendelse av mindreforbruk 2015 Styremøte Vedlegg: Vedlegg 1 - Kap 410 Domstolene Direktørens sakssammendrag:

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Frank Egil Holm Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/131-9 Saksavviklingsstatistikk for første halvår 2016 Saksframlegg for DAs styre Vedlegg: Vedlegg a)

Detaljer

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet

Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant

Detaljer

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune

Balsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/600-3 Prosess for utarbeidelse av ny strategisk plan for domstolene og DA Saksfremlegg Direktørens sakssammendrag:

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen

Detaljer

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning

Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til

Detaljer

Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00

Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00 Styreprotokoll Møtedato: 24.04.2017 Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00 Styret gjennomførte møte med Tilsynsutvalget for dommere og ble orientert om deres virksomhet. Tilstede fra Tilsynsutvalget

Detaljer

Arkivlovgivning i endring

Arkivlovgivning i endring Arkivlovgivning i endring Sveinung Meyer Svendsen 20. April 2017 Tranøy kai Foto: Bjørn-Are Melvik HVORFOR HAR VI ARKIVLOVGIVNING? Arkivenes formål Formålet med arkivdanningen til offentlige organ: tilfredsstille

Detaljer

Fremtidens politi hva med arkivene?

Fremtidens politi hva med arkivene? Fremtidens politi hva med arkivene? Liv Heidi Siljebråten 7. Norske arkivmøte Fornebu, 6. april 2016 Bakgrunnen for reformen RAPPORTER/ANALYSER FORVENTNINGER UTVIKLINGSTREKK politikere befolkningen Internasjonalisering

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Hilde Wahl Moen Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1481-18 Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter Vedlegg: TFoU-rapport

Detaljer

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.

Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold

Detaljer

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser

Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Når integrasjon ikke er mulig dokumentfangst fra eksterne databaser Seniorrådgiver Jørn Holen, NHD Norsk Arkivråds høstseminar, 24 oktober 2013 Dokumentfangst en håpløs oppgave? Nye utfordringer knyttet

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Baard Marstrand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/131-13 Saksavviklingsstatistikk første halvår 2017 Orienteringssak Vedlegg: Vedlegg a - Halvårsstatistikk

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune

Saksframlegg. Trondheim kommune Saksframlegg FORVALTNINGSREVISJON TRONDHEIM BYARKIV. TILBAKEMELDING OM OPPFØLGING. Arkivsaksnr.: 10/20770 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: Formannskapet tar tilbakemelding

Detaljer

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet

NOKIOS, 1. november Anne Mette Dørum, Riksarkivet NOKIOS, 1. november 2012 Anne Mette Dørum, Riksarkivet 1 Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiver, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv. Leder for Arkivverket er riksarkivar Ivar Fonnes. Arkivverkets

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R

R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R R I K S A R K I V A R E N S U N D E R S Ø K E L S E F O R K O M M U N A L E A R K I V T J E N E S T E R 2 0 1 6 O M U N D E R S Ø K E L S E N Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester (også

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Reidar Bruli Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 14/1231-3 Styrke IKT-området i DA Direktørens sakssammendrag: Det er to grunner for å styrke IKT-området i

Detaljer

Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør. Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig?

Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør. Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig? Johannes Falk Paulsen Assisterende HR-direktør Fagsystemer har vi verktøyene for å arkivere det som er arkivverdig? Litt om UiO Universitetet i Oslo er landets største og mest tradisjonsrike institusjon

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon Deponering og mellomlangsik/g lagring DELPROSJEKT Arkiv i e- forvaltning Samdok- konferansen 4. desember 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Deponering Deponering skal

Detaljer

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier

Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene

Detaljer

KONGELIG RESOLUSJON. Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Dato: 15. desember 2017

KONGELIG RESOLUSJON. Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Dato: 15. desember 2017 KONGELIG RESOLUSJON Kulturdepartementet Ref.nr.: 16/1984 Statsråd: Linda Hofstad Helleland Saksnr.: Dato: 15. desember 2017 Forskrift om offentlige arkiver 1. Innledning Gjeldende forskrift om offentlege

Detaljer

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder 17.april 2015 Norsk Arkivråd - Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon - Åpen for

Detaljer

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune

Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning

Detaljer

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Torill Tørlen Norsk arkivråds Høstseminar Smarte arkiver? 01.11.16 Bakgrunn for arbeidet i departementsfellesskapet Politiske føringer Pressemelding

Detaljer

Saksnr.: 199806459_15

Saksnr.: 199806459_15 OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST

JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Arnstein Fikkan Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/1400-34 Ny budsjettmodell for domstolene Vedlegg: Vedlegg 1 - Høringsnotat alternativ budsjettmodell

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Bjørn-Are Lyngstad Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/446-4 IKT status; satsningsforslag, skalering og aktørportalen Direktørens sakssammendrag: Dette

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Frank Egil Holm Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/131-7 Saksavviklingsstatistikk for 2015 Orienteringssak for DAs styre Vedlegg: Vedlegg A_Forretningsstatistikk

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Baard Marstrand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/684-31 Nye mål for saksbehandlingstid Sak til DAs styre Vedlegg: Vedlegg a. Notat fra arbeidsgruppe

Detaljer

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015

BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende

Sjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Mette Bakken og Kari Berget Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/905-1 Kvalitetsutvikling - KRUT Vedlegg: Prosjektrapport kvalitetsutvikling i domstolene

Detaljer

Høring - ny forskrift om offentlige arkiver

Høring - ny forskrift om offentlige arkiver Saksbehandler Deres dato Vår dato Herdis Øye 22.11.2016 13.01.2017 Telefon Deres referanse Vår referanse 932 42 663 16/728-4 Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 Oslo Høring - ny forskrift om offentlige

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Frank Egil Holm Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/131-5 Saksavviklingsstatistikk for første halvår 2015 Vedlegg: Vedlegg A - Halvårsstatistikk 2011-2015_alminnelige

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Eller Arkiver

Detaljer

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,

Grunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal, Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 18.04.2017 Velkommen lover og regler for offentlige arkiv - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Hinrichsen Gjervold Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 17/509-4 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Vedlegg: Vedlegg 1 - Kapittel 6A Dommernes

Detaljer

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen

Rådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Veien til Dokumentsenteret

Veien til Dokumentsenteret Veien til Dokumentsenteret Kommunesammenslåingen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord Jahn Pettersen Seksjonsleder dokumentsenteret Noen stikkord Startfasen Ambisjoner Prosjekt «Sikre dokumentforvaltningen

Detaljer

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd

Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om offentlege arkiv

Høringssvar ny forskrift om offentlege arkiv Kulturdepartementet Akersgata 59 Postboks 8030 Dep 0030 Oslo Deres ref: 16/1984 Vår ref: 16/6286 - Vår dato: 14. januar 2017 Høringssvar ny forskrift om offentlege arkiv Generelt Arbeids- og velferdsdirektoratet

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2013 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2013. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Berget Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 15/1126-1 Status og utfordringer i arbeidet med kvalitet- og kompetanseutvikling Vedlegg: 1. Oppsummering av

Detaljer

Arbeidsgruppe: Dokumentsenter

Arbeidsgruppe: Dokumentsenter Arbeidsgruppe: Dokumentsenter Planlagt start- og sluttdato: Oppdragsgiver: Interimnemnda for nye Askim-Hobøl A. Organisering Arbeidsgruppe: Trude Paulsen, Eva Strandli, Randi Bjørkevold, Tove Grøttjord

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,

Detaljer

Saksbehandling og bruk av sosiale medier

Saksbehandling og bruk av sosiale medier Saksbehandling og bruk av sosiale medier (Eksamensoppgave SOS6515 levert 12. januar 2012) Fagdag IKA Trøndelag, 12. desember 2012 Anne Mette Dørum, KS 1 Arkivdanning digitale utfordringer Arkivdanning

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

Digitalisering i domstolene

Digitalisering i domstolene Digitalisering i domstolene 31. august 2016 Avdelingsdirektør Olav Berg Aasen Disposisjon 1. Kort om DA og domstolene 2. Utviklingstrekk og kampen om ressursene 3. Digital fornying som strategisk veivalg

Detaljer

Høringssvar ny forskrift om arkiv

Høringssvar ny forskrift om arkiv INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND IKS Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep 0030 OSLO Vår ref. Deres ref. Dato: 16/400-9/C66&13/7 16/1984 13.01.2017 Høringssvar ny forskrift om arkiv Det vises til høringsbrev

Detaljer

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen.

F2: Å holde tilgjengelig materiale som gir informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen. Innledning Det ble utarbeidet nye regler for bevaring/kassasjon i kommunal sektor som trådde i kraft 1.februar 2014. Ansvaret ble da lagt til kommunene for utarbeiding av kassasjonsfrister for arkivmateriale

Detaljer

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven

Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova. Arkivloven Skytjenester - utfordringer for Arkivverket og for offentlige organ underlagt arkivlova Hilde Langaker, seniorrådgiver Tor Anton Gaarder, underdirektør 1 Arkivloven 1.Føremål Føremålet med denne lova er

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

Bemanningsplan for Avdeling for dokumentasjonsforvaltning

Bemanningsplan for Avdeling for dokumentasjonsforvaltning Bemanningsplan for Avdeling for dokumtasjonsforvaltning Utgangspunkt: 13.01.2016: 28,2 årsverk -8,2% (- 2 årsverk) = 26 årsverk Bemanningsplan beskriver d ferdig implemterte Avdeling for dokumtasjonsforvaltning,

Detaljer

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010

Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 Agenda for regional samling Lilongwe April 2010 DAG 1 mandag Introduksjonskurs for nye arkivarer 09.00 09.30 Presentasjon av deltakerne og foredragsholdere Tone Goffin og foredragsholderne Kort presentasjon

Detaljer

Kommunesammenslåing i praksis

Kommunesammenslåing i praksis Kommunesammenslåing i praksis Kommunesammenslåingen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord Veien til dokumentsenteret Jahn Pettersen Seksjonsleder dokumentsenteret Noen stikkord Startfasen 2014-2015 Prosjektorganisering

Detaljer

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og

Detaljer

Styreprotokoll. Møtedato: 9. desember 2013 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim. Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim.

Styreprotokoll. Møtedato: 9. desember 2013 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim. Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim. Styreprotokoll 201300012-20 Møtedato: 9. desember 2013 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim Styret: Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim Styremedlem Berit Brørby deltok på telefon Styremedlem

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1330-1 Gebyrinnkreving i domstolene Vedlegg: RETTSGEBYR, prisliste per 29.04.2016 Direktørens sakssammendrag:

Detaljer

Forsvarets arkivadministrasjon (FAA) Elisabeth Hammer og Randi Valseth. Forsvarets arkivadministrasjon. - et troverdig dokumentert forsvar

Forsvarets arkivadministrasjon (FAA) Elisabeth Hammer og Randi Valseth. Forsvarets arkivadministrasjon. - et troverdig dokumentert forsvar Forsvarets arkivadministrasjon (FAA) Elisabeth Hammer og Randi Valseth 1 Forsvarets organisasjon 2 Ca 100 enheter, ca 16500 brukere 1 arkivtjeneste 3 Overgang til elektronisk sak- og arkivsystem i Forsvaret

Detaljer

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten

Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Baard Marstrand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1130-14 Situasjonen i Borgarting lagmannsrett Vedlegg: Vedlegg 1 Saksfremlegg styresak mai 2011 Vedlegg

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for

Riksarkivarens årlige undersøkelse for Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 14/1239-7 Saksnr Sakstype Møtedato 15/01 Vedtakssak 23.02. Anvendelse av mindreforbruk i domstolene og DA 2014

Detaljer

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune

Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1

Detaljer

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder

Grunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-dag 5. november 2015 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Samla samfunnsdokumentasjon SAMDOK Kommunale

Detaljer

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth

Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016. Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Ålesund, 1. juni 2016 Kari Remseth Prosjektet «forsvarlig behandling av dokumentasjon i barnevernet» Administrativt prosjekt - KS Prosjektgruppe

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2012 Veiledning og oversikt for undersøkelsen av 2012. Riksarkivarens årlige undersøkelse om forholdene i norske kommuner og fylkeskommune

Detaljer

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Saksframlegg styret i DA

Saksframlegg styret i DA Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Hinrichsen Gjervold Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 17/509-1 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Styresak Direktørens sakssammendrag: Domstoladministrasjonen

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2016 PRIORITERT OPPGAVE 5_Kommunereform veiledning Utarbeidet av Rapportdato Rapport 2016 SAMDOK Oppgave 1 av 5 OPPGAVE Ansvarlig delprosjekt Arbeidsgruppens

Detaljer