Styreprotokoll. I forbindelse med styremøtet, ble det også avholdt møte med Stortingets justiskomité i Oslo tingrett og middag på Grand Hotel, Oslo.

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: 10. februar 2014 Møtested: Oslo tinghus, Oslo Styret: Styreleder Bård Tønder Nestleder Magni Elsheim Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Kim Dobrowen Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kristin Lande Styremedlem Rolf Selfors Varamedlem Randi Birgitte Bull Forfall: Fra administrasjonen: Styremedlem Elisabeth Stenwig (deltok på møte med Stortingets justiskomité) Direktør Sven Marius Urke Avdelingsdirektør KOMP Kari Berget Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget Avdelingsdirektør OPE Anne Mari Borgersen Avdelingsdirektør SERV Kersti Fjørstad Avdelingsdirektør KOMM Erling Moe Avdelingsdirektør JORD Solveig Moen Avdelingsdirektør IKT Olav B. Aasen Styresekretær Camilla Barø I forbindelse med styremøtet, ble det også avholdt møte med Stortingets justiskomité i Oslo tingrett og middag på Grand Hotel, Oslo. Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Telefaks Brukerstøtte Organisasjonsnr E-post

2 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 2 av 9 Sakliste Saksnr. Arkiv Tittel 14/1 Protokoll 9. desember /2 Direktøren orienterer: Hamarsaken Orientering fra møte justisministeren DAs rolle ved offisielle anledninger 14/3 Styreleder orienterer: 14/4 Saksavviklingsstatistikken for orienteringssak 14/5 Regnskap for domstolene og DA vedtakssak 14/6 Anvendelse av mindreforbruk for domstolene og DA vedtakssak 14/7 Føringer og prioriteringer for de fremtidige kompetanseløp - drøftingssak 14/8 Kvalitetsutvikling i domstolene - vedtakssak 14/9 Status i prosjektet "Fremtidig domstolstruktur i Oslo-regionen" - orienteringssak. 14/10 Møte med Justiskomiteen forslag til program - drøftingssak 14/11 Dommermøte for jordskifte 2014 utvikling av fagprogram 14/12 Sykefravær i domstolene og DA i orienteringssak 14/13 Deltagelse på grunnlovsarrangement på Eidsvoll og avklaring om representasjon ved offentlige arrangement orienteringssak 14/14 Eventuelt

3 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 3 av 9 Protokoll Sak: DA STY14 sak 1 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 9. desember 2013 Protokollen fra styremøtet fra 9. desember 2013 er godkjent ved sirkulasjon. Direktøren orienterer Sak: DA STY14 sak 2 Hamar-saken DAs styre ble orientert om status i Hamar-saken. Når det gjelder spørsmål om dekning av domstolleders tap og eventuell erstatning, er aktuelle dokumenter oversendt JD. JD vil med basis i oversendte dokumenter og drøfting ta stilling til innholdet i saken og deretter komme tilbake til DA. Orientering om møte med justisministeren Justisminister Anders Anundsen besøkte Domstoladministrasjonen 28. januar Statsråden er særlig opptatt av samarbeid i sektor. Dette gjelder særlig samhandling i straffesakskjeden. I tillegg er statsråden opptatt av en mer effektiv behandling av asylsaker i forvaltningen og i domstolene. DA avventer et brev fra departementet om strukturendringer i domstolene, men legger til grunn at det på dette tidspunkt ikke vil bli satt ned et Struktur II utvalg. DAs rolle ved offisielle anledninger Administrasjonen har bedt Stortinget om at DAs styre får delta på den offisielle åpningen av Grunnlovsjubileet på Eidsvoll 16. februar, slik styret har bedt om. Stortinget har svart negativt på dette, med begrunnelse at protokollen for offisielle arrangement ikke gir anledning til dette. Administrasjonen har fulgt opp overfor Stortinget om en vurdering av DAs rolle ved offisielle arrangement. Administrasjonen kommer tilbake til saken når ytterligere avklaringer er foretatt. Vedtak for orienteringssakene: Styreleder orienterer Sak: DA STY14 sak 3 Grunnlovsjubileet og domstolenes rolle Til neste år er det 200 års jubileum for domstolene, og det er naturlig at det skjer en markering i den anledning. Det er også ønskelig at jubileet markeres lokalt i domstolene. Det tas sikte på å gi en markering på domstolledermøtet i mai og i forbindelse med Åpen dag i domstolene i oktober. Vedtak for orienteringssaken:

4 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 4 av 9 Ordinære saker Sak: DA STY14 sak 4 Tittel: Saksavviklingsstatistikken for 2013 Type sak: orienteringssak Antall saker som bringes inn for Høyesterett har de senere år vært økende. I 2013 var antall innkomne saker noe høyere enn året før. Gjennomsnittlig behandlingstid fra saken er innkommet Høyesterett til ankeforhandlingen avholdes ligger stabilt på et tilfredsstillende nivå, med rundt fire måneder i straffesaker og sju måneder i sivile saker. I lagmannsrettene økte gjennomsnittlig saksbehandlingstid for anker over dom i sivile saker, mens saksbehandlingstiden gikk ned i straffesaker. Samlet klarte ikke lagmannsrettene i 2013 å nå målet for saksbehandlingstider, verken i de sivile sakene (seks måneder) eller i straffesakene (tre måneder). Saksbehandlingstiden for tvistesaker i førsteinstansdomstolene har vært stabil rundt 5 måneder de siste årene, og var på 5,1 måneder i Samlet er tingrettene fortsatt innenfor målet for saksbehandlingstid, men det er et økende antall førsteinstansdomstoler som er utenfor målsettingen på seks måneder i 2013 enn i I straffesakene var saksbehandlingstiden svakt økende både i enedommersaker og i meddomsrettssaker. I 2013 var gjennomsnittlig saksbehandlingstid på hhv 0,5 og 2,9 mnd. I enedommersakene var alle domstolene innenfor målsettingen på én måned i Et økende antall tingretter er nå utenfor målsetningene om saksbehandlingstid på tre måneder i meddomsrettssakene i 2013, sammenlignet med Saksinngang og beholdning av tvistesaker ser ut til å ha stabilisert seg på et høyt nivå. Saksinngang av enedommersaker og meddomsrettsaker øker også, og i 2013 rundet man for første gang innkomne enedommersaker (50 772). Saksveksten fra 2012 til 2013 tilsvarer et ressursbehov tilsvarende Drammen tingrett (ca.13 dømmende årsverk og 17 saksbehandlerårsverk). Saksavvikling og saksbehandlingstid i jordskifteoverrettene er fortsatt tilfredsstillende, og de anses å være à jour med så vidt få foreliggende saker. I jordskifterettene er gjennomsnittsalderen for avsluttede saker fortsatt høy, og det er økende saksinngang til jordskifterettene. Antallet behandlete saker økte markant i 2013, noe som har medført en noe redusert beholdning sammenlignet med 2012.

5 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 5 av 9 Sak: DA STY14 sak 5 Tittel: Regnskap for domstolene og DA 2013 Type sak: vedtakssak Styret er forelagt årsregnskapet for 2013 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap 411. Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftdomstolene. Styret vedtar årsregnskapet for 2013 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen og kap. 413 Jordskiftedomstolene. Som innstilt Sak: DA STY14 sak 6 Tittel: Anvendelse av mindreforbruk for domstolene og DA 2013 Type sak: vedtakssak Styret ble forelagt forslag til anvendelse av mindreforbruk fra 2013 på kap 410, 411 og 413. Styret vedtar forslagene til anvendelse av mindreforbruk fra 2013 på kap 410, 411 og 413. Sak: DA STY14 sak 7 Tittel: Føringer og prioriteringer i fremtidige kompetanseløp Type sak: drøftingssak Styret har blitt orientert om det pågående arbeidet med `Føringer og prioriteringer i de fremtidige kompetanseløp`. Videre har Styret drøftet flere konkrete områder som vil kunne ha innvirkning på administrasjonens føringer og prioriteringer i de fremtidige kompetanseløpene for alle medarbeidergrupper i domstolene og DA. Styrets drøfting danner grunnlag for endelig vedtak i neste styremøte. Til drøfting jamfør spørsmålene i pkt. 5 og 6. Innspill fra styret tas med i det videre arbeidet med saken.

6 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 6 av 9 Sak: DA STY14 sak 8 Tittel: Kvalitetsutvikling i domstolene Type sak: vedtakssak DA satte i 2012 ned et "Kvalitetsprosjekt" med medlemmer både fra domstolene og DA. Arbeidet ble ferdigstilt i august Prosjektgruppen har utviklet et digitalt rammeverk som kan benyttes av alle domstoler i et systematisk kvalitetsarbeid. Rammeverket har fått navnet KRUT som står for KvalitetsRammeverk for UTvikling. Rammeverket bygger på de samme prinsipper som andre kvalitetsrammeverk, men er forankret i norske domstoler sine verdier. Kvalitetsrammeverket blir gjort tilgjengelig for domstolene på det nye intranettet våren I tillegg etableres det et prosjekt som får ansvaret for å fokusere på kvalitetsutvikling generelt sett og prøve ut rammeverket i noen pilotdomstoler. Styret ble orientert om leveransen fra prosjektet og administrasjonens forslag til videre arbeid med systematisk kvalitetsutvikling. Styret slutter seg til at det er opp til administrasjonen å ta stilling til den fremtidige forvaltning av kvalitetsrammeverket. Dette må sees i relasjon til erfaringer som gjøres i pilotperioden. Saken utsettes til styremøtet 17. mars Sak: DA STY14 sak 9 Tittel: Status i prosjektet "Fremtidig domstolstruktur i Oslo-regionen" Type sak: Orienteringssak Oslo-regionen forventes å få den sterkeste befolkningsveksten i landet de nærmeste årene. SSBs prognoser viser at befolkningsveksten i regionen samlet vil ligge opp mot 30 % frem mot Domstoladministrasjonen (DA) har satt i gang en bred og prinsipiell vurdering av framtidig domstolstruktur i første instans i Osloregionen. Det ble 2. halvår 2011 etablert et prosjekt med representasjon fra alle berørte domstoler, arbeidstakerorganisasjonene og Den norske dommerforening, samt hovedverneombud for de alminnelige domstolene. De har anslått fremtidig saksmengde, bemanningsbehov og alternative modeller for inndeling for å møte utfordringene befolkningsveksten vil gi. Prosjektet mener det ikke er naturlig at dette prosjektet skal ta inn over seg de forslag som nå ligger i regjeringsplattformen når det gjelder særdomstoler, forvaltningsdomstoler mv. Dette både ut fra tidspunktet for fremleggelse av plattformen opp mot varigheten på arbeid, og fordi de spørsmål som reises også er av stor betydning for andre enn domstolene i Oslo-regionen og det er således ikke naturlig at dette er spørsmål som skal besvares innenfor rammen av dette arbeidet. Prosjektet tar sikte på å sluttføre arbeidet i løpet av første tertial Styret tar saken til orientering.

7 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 7 av 9 Saken utsettes til styremøtet 17. mars Sak: DA STY14 sak 10 Tittel: Dommermøte for jordskiftedomstolene mars 2014 utvikling av fagprogram Type sak: orienteringssak Dommermøte for jordskiftedomstolene arrangeres mars 2014 i Trondheim. Temaet for årets dommermøte er innføring i ny jordskiftelov og den røde tråden i fagprogrammet er utfordringer og muligheter. Sak: DA STY14 sak 11 Tittel: Sykefraværet i domstolene og DA i 2013 Type sak: orienteringssak Totalt sykefravær for domstolene i perioden kvartal 2013, viser at domstolene ligger på 4,4 %, som er 0,6 prosentpoeng bedre enn maksimumsmålet for det totale sykefraværet på 5,0 %. Den differensierte oversikten, viser et lavere sykefravær for dommere både innenfor de alminnelige domstoler og jordskiftedomstolene sett opp mot saksbehandlere/ingeniører og administrativt personell. For Domstoladministrasjonen (DA) ligger det totale sykefraværet på 4,2 %, noe som er 0,8 prosentpoeng under maksimumsmålet på 5 %. I DA er ingen sykefravær i 2013 oppgitt å være arbeidsrelatert. Alt sykefravær i DA blir tett fulgt opp av nærmeste leder, OPE og NAV der dette er nødvendig. Tilrettelegging av arbeidet skjer fortløpende etter behov. I forbindelse med oppfølgingen av langtidsfravær, benytter DA tjenester fra bedriftshelsetjenesten i den grad det anses som nødvendig. DA legger stor vekt på forebyggende aktiviteter av ulik karakter, og det gjennomføres en rekke sosiale tiltak, som skal bidra til å opprettholde et godt arbeidsmiljø.

8 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 8 av 9 Sak: DA STY14 sak 12 Eventuelt Carl I. Hagen fremmet følgende sak: Styret viser til direktørens redegjørelse fra møtet med justisministeren og ber direktøren fremme en sak til styret om hvorledes DA kan arbeide videre med et konkret forslag til endringer av strukturen i første instans som kan fremsendes til Justisdepartementet for vurdering. Administrasjonen kommer tilbake til styret med et forslag til hvordan det skal arbeides videre med saken.

9 Styreprotokoll 10. februar 2014 Side 9 av 9 Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Carl I. Hagen Styreleder nestleder Rolf Selfors Kristin Lande Kim Dobrowen Ove Einar Engen Berit Brørby Randi Birgitte Bull Sett: Elisabeth Stenwig