Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunvor Løge Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/ Domstolene ny strategisk plan Vedlegg: Vedlegg 1 - Domstolene 2025 etter styremøte i desember Vedlegg 2 -Domstolene endelig utkast Direktørens sakssammendrag: Strategigruppen har sluttført arbeidet med ny strategisk plan for domstolene og direktøren legger frem sitt forslag for styret. Gruppen har foretatt endringer etter styrets innspill i drøftingssak 11. desember 2017 og det er også foretatt noen språklige endringer. Det orienteres om forslag til fremtidig prosess for å fremme og gjennomføre tiltak i henhold til Domstolene Saksopplysninger Det vises til tidligere saksframlegg om strategisk plan, DA STY 17 sak 40, sak 67 og sak 88. Utforming av planen - Domstolene 2025 I styremøtet 11. desember 2017 ble det gitt tilbakemeldinger på ordlyd i to mål og ett utviklingsområde. Styret ønsket endret ordlyd på mål 4 fra Uavhengige og utviklingsorienterte domstoler til Styrket uavhengighet. Mål 1 ble deretter supplert fra En brukerorientert og relevant konfliktløser til En bruker- og utviklingsorientert konfliktløser og tilhørende to utviklingsområder ble flyttet over fra mål 4. Det ble også gitt innspill på endret ordlyd for utviklingsområdet 3.3 Bedre ressursutnyttelse til ny ordlyd Tilpasse ressursinnsatsen til oppgavene. Strategigruppa har innarbeidet disse endringene og i tillegg gjort endringer som medfører færre utviklingsområder (fra 16 til 14) i tillegg til språklige justeringer og presiseringer i noen utviklingsområder og i utfyllende tekst som følger under målene. Målene i Domstolene 2025 er etter dette: 1. En bruker- og utviklingsorientert konfliktløser

2 2. Digitalt rettsliv 3. Samsvar mellom ressurser og oppgaver 4. Styrket uavhengighet Det vises til vedlegg 1 for utkast til strategisk plan med endringer foretatt etter styremøtet i desember, og vedlegg 2 for strategigruppens forslag til ny strategisk plan, Domstolene 2025 med layout. Det vil redegjøres muntlig for strategigruppens endringer. Implementeringsfase og fremtidig prosess Ny strategisk plan - Domstolene staker ut retningen for vår virksomhet og skal være et aktivt dokument. Målene og utviklingsområdene legger føringer for domstolenes og DAs aktiviteter frem mot Det er et overordnet mål at den nye strategiske planen og de aktiviteter denne utløser skal knytte domstolsektoren tettere sammen. For å oppnå dette anbefales at erfaringer fra strategiarbeidet i 2017, som strategigruppen mener har vært vellykket, videreføres i implementeringsfasen og over i ordinær fremtidig prosess. Strategigruppen sitter nå med viktig kunnskap om prosessen og innholdet i planen. Denne kompetansen er det viktig å dra nytte av inn i neste fase i arbeidet. Det foreslås derfor at strategigruppen fra planarbeidet fortsetter med disse funksjonene: Rådgivende organ Bidra til eierskap og sikre forankring av Domstolene 2025 i domstolene og DA Bistå ved valg av årlige utviklingsmål med tilhørende strategiske tiltak Dette er drøftet med medlemmene og de har sagt seg villige til å være med videre. Felles strategisk plan for domstolene er noe nytt, og det er viktig at implementeringsfasen gir et eierskap til Domstolene Under innføringsfasen er det viktig å velge ut tiltak som er enkle å gjennomføre, og som har en tydelig effekt for brukere av domstolene og for domstolens medarbeidere at alle medarbeidere får enhetlig informasjon om hva som kommer å klargjøre ansvar, oppgaver og samhandling mellom domstolene og DA å støtte domstolleder/annen leder i å gjennomføre tiltakene lokalt å skape forståelse blant medarbeidere for gjennomføring og oppfølging av tiltak I strategigruppens møte 20. februar er det identifisert ulike tiltak som man mener er hensiktsmessig å starte med fra 2018, og som allerede har forankring gjennom innspill i strategiprosessen i Det ble understreket at tiltakene ikke bare må være felles for alle domstoler, men at det også er fornuftig å ha tiltak som retter seg spesifikt mot ulike instanser. Det gjøres kort rede for ulike tiltak i siste avsnitt. I domstollederfora i begynnelsen av september blir implementering av Domstolene 2025 et sentralt tema. Fra 2019 legges det opp til systematiske prosesser som fanger opp behov for nye tiltak i strategiperioden og sørger for at disse blir behandlet og prioritert i fellesskap. 2

3 Planverket (disponeringsskriv, årsrapporter, virksomhetsplaner) vil fra 2019 ta opp i seg ny strategisk plan. Vi ser for oss følgende prosess hvor vi i fellesskap (domstolene og DA) enes om utviklingsmål med tilhørende tiltak for det enkelte år som skal gjennomføres i domstolene og DA. Noen tiltak vil være lokale, og gjennomføres i domstolene, mens andre vil være typiske felles tiltak med utspring i DA. Forslagene til strategiske tiltak bør komme fra domstolene og størst mulig grad behandles i de ordinære planprosessene for å unngå merarbeid ved oppfølging og rapportering. DAs styre får også på denne måten en styrende funksjon ved eventuell tildeling av ressurser til tiltakene og oppfølging av resultater i årsrapporteringen. Behandlingen i strategigruppen og i domstolledermøter er viktige fora for å sikre forankring i domstolene. Forslag til tiltak for år+1 fra domstolene, bygge på eksiserende fora Forslaget til økonomiplan behandles i DAs styre, og på høring i domstolene Strategiske tiltak for år+1 vedtas av DAs styre Forslag til strategiske tiltak Forslag til tiltak fra DA i økonomiplan en Budsjettbeh andling i DA Domstolledermøter Årsraportering Behandles i en strategigruppe (domstolene repr.) Tilbakemeldinger på høring diskuteres Domstolene gir tilbakemedling jan mai/juni aug/sept okt jan Ulike tiltak for domstolene og DA med oppstart i 2018 Nedenfor følger forslag på ulike tiltak som kan startes opp i Det redegjøres nærmere for de ulike tiltak muntlig i styremøtet. 1. Brukerundersøkelse meddommere Tiltak: Gjennomføre en brukerundersøkelse blant meddommerne. Undersøkelsen bør ta opp a) hvordan meddommerne opplever at domstolene legger til rette for deres arbeid i rollen, b) hvor ofte meddommere tjenestegjør c) hvilke meddommerne er representert med hensyn til yrke, utdanning, etnisitet d) i hvilken grad meddommerne føler seg uavhengige i rollen. (Del av europeisk undersøkelse) Oppfølging av resultat: Gjennomføringen gjøres sentralt fra DA, slik at resultatene blir brutt ned per domstol,. Resultatet gir domstolene et godt grunnlag for hvordan domstolene bør legge til rette for meddommeres arbeid og utvikling av felles praksis/rutiner. DA vil få økt innsikt i hvem som velges til meddommere og kan 3

4 kommunisere dette videre til kommunene i forkant av at de velger meddommere. Dette er i tillegg et ledd i en europeiske undersøkelse som vil gi viktig kunnskap om i hvilken grad meddommerne føler seg uavhengig av påvirkning fra andre i domstolen, parter eller medier. Brukerundersøkelser bør gjennomføres hvert år, men for ulike grupper. Kommende år kan det for eksempel være synspunkter fra parter, selvprosederende parter, advokater, vitner, fornærmede, tolker eller sakkyndige som undersøkes nærmere. 2. Mer ensartet praksis når det gjelder publisering av avgjørelser i den enkelte domstol og praktisering av innsyn, utrede spørsmålet om en sentralisering av innsynsforespørsler DA initierer arbeidet med å legge til rette for mer ensartet praksis for publisering av avgjørelser og praktisering av innsynsbestemmelsene. Nyttige erfaringer er allerede nedfelt i for eksempel Borgarting lagmannsretts rutiner/notater som enkelt kan gjøres tilgjengelig for alle domstoler. Det kan videre startes opp et arbeid for å se nærmere på regelverket knyttet til å sentralisere innsynsforespørsler i rettsavgjørelser og eventuelt andre dokument. Dette vil effektivisere arbeidet og etablere en felles praksis for alle domstoler som vil øke tilfredsheten hos brukere. 3. Felles rutiner for behandling av barnelovsaker (gjelder kun tingretter/lagmannsretter) Lage felles rutiner med utgangspunkt i den nasjonale veilederen for behandling av foreldretvister. Den nasjonale veilederen er et tilbud til domstolene om å benytte seg av beste praksis i denne typen saker og er allerede bredt forankret i domstolene, blant annet gjennom regionale dommersamlinger. Tiltak lokalt i domstolen: a) Gå igjennom veilederens ulike tema og bestemme på hvilken måte denne skal benyttes ved domstolen b) Vurdere om det er behov for å kommunisere domstolens praksis ut til profesjonelle aktører som advokater, sakkyndige, familievernkontor mv c) Vurdere om det er behov for å etablere samarbeidsfora med profesjonelle aktører og kompetansemiljø mv Oppfølging av resultat: Resultatene av eventuelt endrede rutiner og praksiser kan evalueres blant annet gjennom brukerundersøkelser hos private parter, profesjonelle aktører, sakkyndige, tolker og evt andre. 4. Tidsbruk i barnelovsaker i lagmannsrettene Tiltak: Utvikle felles rutine for behandling av barnelovsaker i lagmannsrettene. Dette tema er berørt i evaluering av utrederordningen i Gulating lagmannsrett, og er et tiltak som vil kunne gi merkbare tidsbesparelser i lagmannsrettene. 4

5 5. Forslag om utrederordning i alle lagmannsretter Gulating lagmannsrett har nå evaluert utrederordningen, og Borgarting lagmannsrett arbeider for å få på plass en slik ordning i revidert nasjonalbudsjett i år. Det er viktig at også de andre lagmannsrettene tar dette opp til vurdering og starter en planlegging for innføring av en slik ordning. 6. Digitale fengslinger i alle tingretter Det er forholdsvis enkle grep som skal til for at alle tingretter kan gjennomføre digitale fengslinger. Frostating lagmannsrett har for eksempel nå gode erfaringer med å gi støtte og bistand til de domstoler som så langt ikke har innført digitale fengslinger i lagdømmet. Tiltaket sørger for raskere saksflyt og gir de domstoler som ennå ikke har startet opp dette tiltaket et insitament til en oppstart. 7. Bruksordning for vei jordskiftedomstoler Oppfølging og gjennomføring av tiltak ute i domstolene som følger av arbeidet til eksisterende arbeidsgruppe som skal utrede dette i Direktørens innstilling: Styret vedtok ny strategisk plan Domstolene 2025 som innstilt. Styret sluttet seg til forslag om videre prosess i strategiarbeidet Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5