Styreprotokoll. Møtedato: 10. desember 2012 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: 10. desember 2012 Møtested: Domstoladministrasjonen, Trondheim Styret: Forfall: Styreleder Karl Arne Utgård Nestleder Helge Aarseth Styremedlem Berit Brørby Styremedlem Ove Einar Engen Styremedlem Carl I. Hagen Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Elisabeth Stenwig Styremedlem Berit Brørby Fra administrasjonen: Direktør Tor Langbach Nestleder/avdelingsdirektør JUR Willy Nesset Avdelingsdirektør ØKE Jann Ola Berget deltok på sak 12/74 Rådgiver SERV Jenny Melum deltok på sak 12/79 Seniorrådgiver JORD Hilde Wahl Moen deltok på sak 12/75-12/76 Avdelingsdirektør IKT Olav B. Aasen deltok på sak 12/77 12/78 Styresekretær Camilla Barø Merknader: I forbindelse med styremøtet 10. desember 2012, ble det avholdt en felles julelunsj med de ansatte i DA. Domstoladministrasjonen Postboks 5678 Sluppen 7485 Trondheim Besøksadresse Dronningensgt. 2 Telefon Telefaks Brukerstøtte Organisasjonsnr E-post dapost@domstol.no

2 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 2 av 8 Sakliste Saksnr. Arkiv Tittel 12/ Protokoll 12. november /72 Direktøren orienterer: Domstolledermøtet 2013 Organisasjonsgjennomgang i DA Julebord Besøk av departementsråd Besøk av Fylkesnemdas sekretariat 12/73 Styreleder orienterer: Lønnsoppgjøret for dommere Lønnsoppgjøret for Dommerfullmektiggruppen Internasjonal dommerkonferanse 12/ Forslag til budsjett og VP for domstolene og DA / Saksbehandlingstid i jordskiftedomstolene 12/ Evaluering av rettsmekling i jordskiftedomstolene 12/ IKT-strategi for domstolene 12/ Status IKT-drift 12/ Vitneundersøkelse /80 Eventuelt -Ingen saker

3 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 3 av 8 Protokoll Sak: DA STY12 sak 71 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 12. november 2012 Protokollen fra styremøtet fra 12. november 2012 er godkjent ved sirkulasjon. Direktøren orienterer Sak: DA STY12 sak 72 Domstolledermøte 2013 Domstolledermøtet i 2013 vil bli arrangert den mai i Trondheim. Konferansehotellet er Rica Nidelven hotell. Organisasjonsgjennomgang i DA En organisasjonsgjennomgang fase 1 er gjennomført i DA. Fase 1 består av innhenting av tanker og idéer om fremtidens utfordringer i domstolene og DA, gjort gjennom intervjuer internt og eksternt, samt workshops. Rapport fra fase 1 er ventet 17. desember 2012, og vil danne grunnlag for videre arbeid med å se på organiseringen av DAs fagenheter. Julebord Det årlige julebordet for DAs ansatte ble arrangert 7. desember 2012 på Tregården i Trondheim. Arrangementet hadde tilnærmet 100 % deltakelse. Besøk av departementsråd Ny departementsråd i JD,Tor Saglie, kommer på besøk til DA mandag 17. desember Besøk av Fylkesnemdas sekretariatet Fylkesnemdssekretariatet kommer på besøk til DA tirsdag 11. desember Vedtak for orienteringssaken: Til orientering. Styreleder orienterer Sak: DA STY12 sak 73 Lønnsoppgjøret for dommere Lønnsoppgjøret for dommere blir nå lagt ut. Det er lagt inn en ramme på noe i overkant av 4 % med en forsiktig prioritering av lederfunksjonene. Lønnsoppgjøret for dommerfullmektiggruppen Det ble ikke oppnådd enighet mellom Dommerfullmektigforeningen (DFF) og Domstoladministrasjonen i høstens lokale forhandlinger, Tvisten behandles derfor i Statens lønnsutvalg. Statens lønnsutvalg vil etter planen behandle tvisten i sitt møte 10. januar 2013.

4 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 4 av 8 Internasjonal dommerkonferanse Styremedlem i DA-styret, Magni Elsheim, deltok nylig i en internasjonal dommerkonferanse i Washington, sammen med styret i Den norske Dommerforeningen. Vedtak for orienteringssaken: Til orientering. Saker Sak: DA STY12 sak 74 Tittel: Forslag til budsjett og virksomhetsplan for domstolene og DA for 2013 Type sak: Vedtakssak Styret er forelagt forslag til prioritering og disponering av budsjettrammene på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen, kap. 413 Jordskiftdomstolene og forslag til virksomhetsplan for Forslag til statsbudsjettet for 2013, og budsjettopplegget som foreslås på kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, innebærer bemanningsreduksjoner og reduserte budsjetter til kompetanseutvikling og lokalprosjekter. Det har ikke vært mulig å imøtekomme mange av domstolenes budsjettbehov. Som en følge av budsjettforslaget er det nødvendig å innføre tilsettingsstopp for alle stillingsgrupper. Det foreslås også å innføre tilsettingsstopp i Domstoladministrasjonen. Styret vedtar budsjetter for 2013 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene, kap. 411 Domstoladministrasjonen, kap. 413 Jordskiftedomstolene og virksomhetsplan for Det innføres midlertidig tilsettingsstopp for alle stillingsgrupper i tingrettene, lagmannsrettene og i Domstoladministrasjonen fra og med Behovet for tilsettingsstopp vil bli vurdert på nytt når forslag til budsjett for 2014 er kjent. Som tidligere vil det praktiseres en dispensasjonsordning som administreres av DA. Styret slutter seg til forslaget til fordelingen av 7 mill. kroner omdisponert til IKT-formål i 2012, jf. Prop. 23 S ( ) Endringer i statsbudsjettet 2012 Styremedlem Ove Einar Engen fremmet følgende forslag til vedtak: Styret vedtar budsjetter for 2013 for kap. 61 Høyesterett, kap. 411 Domstoladministrasjonen, kap. 413 Jordskiftedomstolene og virksomhetsplanen for Budsjettet for kap. 410 Tingrettene og lagmannsrettene vedtas med de endringer som er nødvendige for å unngå bemanningsreduksjon og tilsettingsstopp.

5 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 5 av 8 Det innføres midlertidig tilsettingsstopp for alle stillingsgrupper i Domstoladministrasjonen fra og med Behovet for tilsettingsstopp vil bli vurdert på nytt når forslaget til budsjett for 2014 er kjent. Styret slutter seg til forslaget til fordelingen av 7 mill. kroner omdisponert til IKT-formål i 2012, jf. Prop. 23 S ( ) Endringer i statsbudsjettet Etter votering vedtok styret administrasjonens forslag med 5 mot 3 stemmer. Carl. I. Hagen, Elisabeth Stenwig, Helge Aarseth, Karl Arne Utgård og Magne Reiten sluttet seg til administrasjonens forslag. Ove Einar Engen, Magni Elsheim og Kirsti Ramberg stemte for forslaget fra Engen. Sak: DA STY12 sak 75 Tittel: Saksbehandlingstid i jordskiftedomstolene Type sak: Drøftingssak Domstoladministrasjonen har vurdert ulike tiltak knyttet til resultatindikatorer som foreslått i rapporten "Utvikling av resultatindikatorer og ressursfordelingsmodell". Domstoladministrasjonen ønsker på denne bakgrunn å innføre en ny definisjon av saksbehandlingstid og mål for saksbehandlingstid i jordskiftedomstolene. Til drøfting Sak: DA STY12 sak 76 Tittel: Evaluering av rettsmekling i jordskiftedomstolene Type sak: Orienteringssak På oppdrag fra Domstoladministrasjonen er det skrevet en bacheloroppgave ved Høgskolen i Bergen med tittelen "Rettsmekling i jordskifteretten evaluering av forsøksordningen ". Oppgaven belyser hvor mange jordskiftedomstoler som mekler, antall saker det har vært meklet i samt hvilke årsaker som ligger til grunn for at det ikke rettsmekles i et større omfang i jordskiftedomstolene. Til orientering

6 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 6 av 8 Sak: DA STY12 sak 77 Tittel: IKT-strategi for domstolene Type sak: Drøftingssak Tidsperioden for gjeldende strategi er utløpt og det må tas stilling til om det skal utarbeides en ny strategi. Et sentralt spørsmål i den sammenheng er knyttet til hvordan strategien skal innrettes, hvor mange år den skal gjelde for og hvilke faktorer ytre og indre som skal legges til grunn for valg og prioriteringer. Hvordan strategien skal innrettes når de økonomiske rammebetingelsene er så usikre som de er, er et dilemma. Det kan argumenteres for at en IKT-strategi må sette alle indre og ytre faktorer sammen til mål og tiltak som oppleves relevante for domstolene, og som blir et egnet styringsverktøy. Spørsmålet er om dette er realistisk å få til, og om et slikt strategidokument blir for statisk i en tid som preges av raske endringer. Planverket i domstolene er omfattende, og bør ikke kompliseres ytterligere. Samtidig er et viktig formål med IKT-strategien å bidra til involvering og dialog om sentrale tema og veivalg, og derigjennom sikre god forankring og styring. Strategidokumentet kan utformes med vekt på overordnede mål og strategier som vurderes å være nødvendig for virksomheten, mens konkrete tiltak nedfelles i handlingsplaner som kan tilpasses underveis i strategiperioden. Til drøfting Sak: DA STY12 sak 78 Tittel: Status IKT-drift Type sak: Orienteringssak Rapportene om status for IKT-drift og omfanget av henvendelser til DAs brukersenter tilsier at ny teknisk plattform og nye kontorstøtteverktøy for domstolene har god ytelse og betjener brukerne godt. Det har ikke vært vesentlige avvik i IKT-driften siden mars 2012, og situasjonen vurderes å være tilfredsstillende. Likevel skal det iverksettes tiltak som skal bidra til ytterligere bedring av IKT-driften og de daglige tjenestene. Dette gjelder særlig; satsing på opplæring av DK, måling av svartider på brukernivå, økt linjekapasitet og styrking av driftsorganisasjonen i DA. Til orientering

7 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 7 av 8 Sak: DA STY12 sak 79 Tittel: Vitneundersøkelse 2012 Type sak: Orienteringssak I 2012 ble historiens første nasjonale vitneundersøkelse gjennomført i domstolene. Et viktig hovedfunn i undersøkelsen er at vitner føler seg ivaretatte i domstolene, og de gir aktørene gode skussmål. Vitnestøtteordningen får gode tilbakemeldinger. Det er særlig unge vitner, nervøse vitner og vitner som avgir forklaring for første og andre gang som benytter ordningen. Dybdeintervju med vitner som har mottatt vitnestøtte gir gode innspill og støtter en positiv opplevelse av vitnestøtteordningen. Likevel kan vitnestøtteordningen utvides og bli mer synlig og tilgjengelig. Administrasjonen kommer tilbake til styret med drøftingssak i løpet av første halvår 2013 for en diskusjon rundt fremtidig organisering av vitnestøtteordningen og økonomi. Til Orientering Sak: DA STY12 sak 80 Eventuelt Ingen saker under denne posten.

8 Styreprotokoll 10. desember 2012 Side 8 av 8 Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Elisabeth Stenwig Ove Einar Engen styreleder Helge Aarseth Magne Reiten Magni Elsheim nestleder Kirsti Ramberg Carl I. Hagen Sett: Berit Brørby