Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Kari Hinrichsen Gjervold Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 17/509-4 Sidegjøremål - rutiner og teknisk løsning Vedlegg: Vedlegg 1 - Kapittel 6A Dommernes sidegjøremål Vedlegg 2 - Forskrift om dommeres sidegjøremål Vedlegg 3 - Retningslinjer for godkjenning av dommeres sidegjøremål Vedlegg 4 - Status sidegjøremål - orientering fra 2016 Vedlegg 5 - Retningslinjer for godkjenning av sidegjøremål (utkast) II Vedlegg 6 - Notat - innspill til godkjennelse av voldgiftsoppdrag Direktørens sakssammendrag: Domstoladministrasjonen (DA) har gjennomgått lov, forskrift og retningslinjer, herunder rutiner ved registrering av sidegjøremål. Det foreslås å endre retningslinjene, slik at det kommer klarere frem hvilke moment som skal vektlegges når sidegjøremål godkjennes. Det er også satt som vilkår at voldgiftsoppdrag legges til feriedager. Det er i tillegg behov for en ny teknisk løsning for registrering av sidegjøremål. DFØs sidegjøremålregister er ikke et alternativ, og det jobbes videre for å finne andre tekniske løsninger. 1. Bakgrunn Ordningen med registrering av dommeres sidegjøremål ble innført sammen med opprettelsen av Domstoladministrasjonen (DA) i 2002, og det offentlige registeret ble opprettet med virkning fra 1. mars Forut for dette, bortsett fra forbudet mot å drive advokatvirksomhet, var det få lovbestemmelser som innskrenket dommeres adgang til å påta seg sidegjøremål. Lovgiver mente imidlertid at det ut fra hensynet til domstolenes alminnelige tillit og tilliten til at dommere var uavhengige og upartiske, var nødvendig å innføre et nytt regelverk og et åpent, tilgjengelig register med oversikt over dommeres sidegjøremål. DA fikk ansvaret for dette registeret. I henhold til domstolloven skal sidegjøremål for dommere registreres. Kravet gjelder også for konstituerte dommere, dommerfullmektiger og jordskiftedommere med allment løyve. Sidegjøremål

2 er nærmere definert i domstolloven 121 a. Domstolslovens kapittel 6A om sidegjøremål vedlegges som vedlegg 1. Unntak fra registreringsplikten følger av domstolloven 121 e andre ledd. Registreringen og godkjenningen av sidegjøremål er nærmere regulert i Forskrift om dommeres sidegjøremål, som følger som vedlegg 2. I tillegg til dette har DA utarbeidet retningslinjer for godkjenning av sidegjøremål, se vedlegg 3. I september 2016 ble styret orientert om status ved registrering av sidegjøremål. Saken ble aktualisert etter en rekke medieoppslag, som avdekket at DAs rutiner ikke var gode nok. I etterkant av dette har DA gjennomgått loven, forskriften og retningslinjene styret tidligere har vedtatt, med sikte på forbedring og oppdatering. Saksfremlegget fra 6. september 2016 følger som vedlegg Registreringer i sidegjøremålregisteret En gjennomgang av sidegjøremålsregisteret pr. 21 april 2017 viser at det er registrert 1092 dommere i basen. Dommere som har sluttet må slettes manuelt i sidegjøremålsregisteret av DA, etter at DA har blitt kjent med at vedkommende ikke lenger er dommer. DA sletter dommerne fra registeret når det kommer melding om at vedkommende er gitt avskjed i nåde. DA er ikke involvert ved ansettelsen av dommerfullmektiger, og har derfor ingen oversikt over når disse slutter. Det er sjelden at domstolledere melder fra om dette til DA. DA har innført en rutine med å legge ut en påminnelse på intranett om at domstolledere må melde fra til DA når en dommerfullmektig slutter. Det er ca 75 dommere som har registrert en eller flere investeringer i sidegjøremålsregisteret. De fleste av disse har foretatt investeringer i aksjeselskap (AS) eller allmennaksjeselskap (ASA). Enten mer enn 10 % av aksjene eller investeringer som overstiger NOK ,-. Ca 52 dommere er registrert som styreleder i ett eller flere forskjellige selskaper, herunder 26 i aksjeselskaper (AS), 13 i borettslag/sameie og 23 i legater/fond/stiftelser. Ca 85 dommere er registrert som ordinært styremedlem i ett eller flere forskjellige selskaper, herunder 29 i aksjeselskaper (AS), 19 i borettslag/sameie og 33 i legater/fond/stiftelser. Ca 74 dommere er pr. nå registrert med ett eller flere voldgiftsoppdrag i sidegjøremålsregistreret. Det er registrert til sammen 134 voldgiftsoppdrag som pr. 21. april 2017 ikke er meldt å være avsluttet. 14 dommere har oppgitt at de er medlemmer av brorskapsforbund. 3. Rutiner og retningslinjer En gjennomgang av lov og forskrift viser at bestemmelsene som gjelder sidegjøremål er generelle nok til å omfatte de fleste situasjoner. Etter vår mening er det ikke der utfordringen ligger. Utfordringen er heller retningslinjene og rutinene til DA Rutiner 2

3 Rutinene i DA ved registrering av sidegjøremål er blitt endret etter styresaken i Det vil imidlertid være nødvendig med en revidering av rutinene når en ny teknisk løsning er på plass. Målet ved å endre den tekniske løsningen er blant annet at dommerne selv skal kunne registrere sidegjøremålopplysninger i registeret. Dette vil nødvendiggjøre nye rutiner for å sikre at dommerne faktisk registrerer opplysningene Retningslinjer DA har foreslått noen endringer i retningslinjene. Forslag til nye retningslinjer følger som vedlegg 5. Den viktigste endringen går på strukturen av retningslinjene, slik at det kommer tydeligere frem at noen av vurderingstemaene skal vurderes uavhengig av hva slags type sidegjøremål det er snakk om. Videre er vilkårene for næringsvirksomhet blitt ytterligere spesifisert. Næringsvirksomhet utgjør hovedvekten av sidegjøremålene DA mottar søknad om, og det har oppstått situasjoner hvor DA har vært i tvil om sidegjøremålet skulle kunne godkjennes. Dette gjelder f.eks. familieselskap som har svært stort omfang eller hvor familieselskapet har en eller flere eiere utenfor familien. Godkjenningsmyndigheten for voldgiftsoppdrag ligger hos domstolleder. DA har hatt en høringsrunde blant domstollederne i lagmannsrettene og tingrettene med forslag om å flytte godkjenningsmyndigheten til DA. Høringssvarene viser at det er viktig at domstollederne selv har kontroll over voldgiftsoppdragene i deres domstol, og det foreslås derfor ingen endring i godkjenningsmyndigheten. Som følge av høringssvarene har det imidlertid blitt satt som vilkår at voldgiftsoppdrag skal legges til feriedager. Notat over domstolledernes tilbakemeldinger er vedlagt i vedlegg Oppnevninger foretatt av Kongen i statsråd Det fremgår av domstolloven 121c tredje ledd at når Kongen i statsråd foretar oppnevninger skal det innhentes uttalelse fra DA hvis det ikke gjelder oppnevning til granskingskommisjon eller medlem til styret i DA, Tilsynsutvalget eller Innstillingsrådet. Slik verv skal kun registreres, og det kreves ikke godkjennelse fra DA/domstolleder i etterkant av oppnevningen. Enkelte verv som oppnevnes av Kongen i statsråd kan være forholdsvis arbeidskrevende. Et eksempel på dette er vervet som kretsmekler/særskilt mekler hos Riksmekleren. Domstolenes arbeids- og budsjettsituasjon er utfordrende, og det praktiseres stillingsstopp i domstolene. DA har til tross for dette aldri kommet med negative tilbakemeldinger på uttalelser omkring oppnevninger foretatt av Kongen i statsråd. DA har kun ønsket at vervet skal forelegges for domstolleder før oppnevning. DA foreslår at dagens praksis videreføres. 5. Teknisk løsning og DFØ Det er et stort behov for endring av dagens tekniske løsning. Vi må ha en teknisk løsning som gir mulighet for dommerne/dommerfullmektigene til å registrere sidegjøremål selv, og som gir DA 3

4 mulighet til elektronisk godkjenning og uttak av rapporter. Den tekniske løsningen må tilfredsstille kravene til offentlig innsyn. Løsningen må ha en automatisk oppdatering hver natt, slik at sidegjøremålsregisteret er oppdatert til enhver tid. Det må også være et system for å fange opp når dommere og dommerfullmektiger slutter i sin stilling, og at disse dommerne slettes i registeret. Foruten generelle opplysninger, må det være mulig å få registrert følgende opplysninger i registeret: Investeringer (selskapstype, selskapets navn, org.nummer, hovedkontorets hjemkommune) Verv i foreninger, lag o.l. over 100 medlemmer, politiske partier, organisasjoner og medlemskap i brorskaps-/søsterforbund (organisasjonens navn, org.nummer, org.type, type verv, når valgt og hvor lenge, antall medlemmer, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Verv i selskap (selskapets navn, org.nummer, selskapets type/form, verv, valgt for tidsrom, tid pr mnd. i arbeidstiden, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Valg til nemnder, råd, utvalg o.l (valgt til, tidsrom, oppnevnt/valgt av hvem, tidsforbruk pr. mnd, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Annen virksomhet (type, tidsforbruk pr. mnd, godtgjøring, bistand fra domstolens ansatte) Siste stilling før dommer/dommerfullmektig I vårt lønnssystem SAP, er det i selvbetjeningsportalen (ESS) et e-skjema for sidegjøremål. E-skjema i ESS gir mulighet til registrering av følgende: Kategori for sidegjøremål (valg: kommune, privat, stat) Arbeids-/oppdragsgivers navn Fra/til dato Sted Antatt timer bruk i ordinær arbeidstid Begrunnelse for sidegjøremål Offentlig beskrivelse av sidegjøremålet Spesifisering av bruk av ressurser (personell, utstyr aller andre ressurser knyttet il hovedarbeidsgiver) Sidegjøremål/eierinteresser ønskes unntatt fra offentligheten Ettersom skjemaet ikke er tilpasset DAs behov, sendte DA den 3. mars 2017 et endringsønske til DFØ med forespørsel om tilpassing av e-skjemaet til vårt behov. Endringsønsket inkluderte også mulighet for å få tatt ut rapporter og overføring til offentlig oversikt (sidegjøremålsregister) på Tilbakemelding fra DFØ av 26. mars 2017 var at endringsønsket er behandlet og at de dessverre ikke kan imøtekomme vårt ønske om endringer. DFØ er ikke et alternativ til ny teknisk løsning, og det er derfor nødvendig å jobbe videre med andre tekniske løsninger. DA skal kontakte Altinn med spørsmål om de har en løsning som kan benyttes. IKT-enheten, med bistand fra RETT, vil jobbe videre med å undersøke andre alternativ. Når forslag til ny teknisk løsning er på plass, må det prioriteres opp mot andre aktiviteter i DA. Eventuelle forslag til ny teknisk løsning vil fremlegges for dommerforeningen for innspill. Direktørens innstilling: 4

5 Nye retningslinjer vedtas Sven Marius Urke direktør Solveig Moen avdelingsdirektør 5