Saksframlegg styret i DA

Transkript

1 Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Roar Bakås Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/ Anvendelse i 2018 av mindreforbruk 2017 Styret Vedlegg: Vedlegg1 - Kap 410 Domstolene Direktørens sakssammendrag: Statsregnskapet for 2017 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kap. 410 Domstolene på 51,2 mill. kroner. Kap. 411 Domstoladministrasjonen viser et mindreforbruk i 2017 på 1,7 mill. kroner. I dette saksfremlegget fremmes det et forslag til hvordan mindreforbruket fra 2017 kan anvendes og forslag til ytterligere budsjettøkninger i Bakgrunn Foreløpig statsregnskap viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kap. 410 Domstolene i 2017 på 51,2 mill. kroner. Kap. 411 Domstoladministrasjonen viser et mindreforbruk i 2017 på 1,7 mill. kroner. I dette saksfremlegget fremmes det et forslag til hvordan mindreforbruket fra 2017 kan anvendes og forslag til ytterligere økninger av budsjettrammen i 2018.

2 2. Kap. 410 Domstolene Foreløpig statsregnskap viser et regnskapsmessig mindreforbruk i 2017 på kap. 410 Domstolene på 51,3 mill. kroner. Tabell 1: Mindreforbruk i 2017 Kap. 410 Domstolene (tall i mill. kroner) Til disposisjon kap ,9 Regnskap kap ,7 Regnskapsført mindreforbruk kap ,3 + Regnskapsført mindreforbruk kap ,7 Til disposisjon kap. 410 Domstolene i ,9 I tillegg vil regnskapsført mindreforbruk i 2017 på kap. 411 Domstoladministrasjonen på 1,66 mill. kroner overføres kap. 410 Domstolene i Dette vil gi et samlet mindreforbruk på 52,9 mill. kroner som kan anvendes på kap. 410 i Utover mindreforbruket ble lønnsoppgjøret for dommere for perioden utbetalt i Utbetalingene på 4,4 mill. kroner blir først kompensert budsjettkapitlet ved behandling av revidert nasjonalbudsjett Deler av kompensasjonen som da mottas er allerede utbetalt i Dette gir et tilsvarende økt handlingsrom i Tabellen nedenfor er et utklipp av vedlegg 1 hvor de aktiviteter der det foreslås budsjettendringer pga. forpliktelser i 2017 fremgår. Side 2 av 7

3 Tabell 2: Forslag til budsjettendringer kap. 410 som følge av forpliktelser fra 2017 Vedtatt Forslag bud. Revidert TIL DISPOSISJON budsjett 2018 revidering budsjett 2018 Bevilgning Overføring fra Tilbakeholdte midler i JD, jf. Tildelingsbrev til DA Sum til disposisjon Domstolene Overføring til domstolene midler fra Kompensasjon lønnsoppgjør dommere Sum utgifter ekskl. sentrale aktiviteter Prosjekter Digitale domstoler Ingeniørrollen og det tekniske arbeidet ved jordskiftedomst Fellesløsninger og Domstoladministrasjonen Videreutvikling saksbehandlingssystemer Integrasjonsløsninger leveranser Drift teknisk infrastruktur Brukersenter/brukerstøtter Forvaltning applikajoner Frikjøpte ressurser Tiltak dommere Tiltak dommerfullmektiger Studiepermisjonsordningen Støtte og stipendier GIS og GPS Lokalprosjekter Forprosjekt Bergen tinghus Tinghusprosjektet i Drammen Regnskap-, lønn- og personaltjenester Bidra til utvikling av ledelse og ressurser for ledelse i doms Sum sentrale aktiviteter Sum kap Inntekt/overføring Avvik for tilpasning til budsjettramme i Tabell 2 (øverst ) viser at mindreforbruket på 52,9 mill. kroner gir 2,5 mrd. kroner til disposisjon på budsjettkap. 410 i I tildelingsbrevet for 2018 til DA tilbakeholder JD 8,1 mill. kroner i forbindelse med tinghusprosjekter. (Det vises til bestemmelser om økonomistyring i staten 7). I budsjettrevideringen medfører dette at tildelingen reduseres med 8,1 mill. kroner. Budsjettet til forprosjekt for Bergen tinghus reduseres Side 3 av 7

4 med 6 mill. kroner og budsjettet til tinghusprosjektet i Drammen reduseres med 2,1 mill. kroner. Bakgrunnen er at departementet finansierer egne utredninger av disse prosjektene på denne måten. Foreløpig gjennomgang av regnskapet til domstolene viser at om lag 34 mill. kroner må tilbakeføres domstolene. Utbetaling av lønnsoppgjøret for dommere per , foretatt i 2017 gir økt handlingsrom i 2018, som tidligere nevnt. Videre synliggjøres i tabell 2 de sentrale aktiviteter der det foreslås budsjettøkninger i 2018, og hvor dette kommer av mindreforbruk og forpliktelser fra Til sammen foreslås budsjettøkninger på 42,7 mill. kroner. Forslagene til overføring skyldes at forpliktelser er pådratt i 2017, men kommer først til utbetaling i 2018, se også forklaringer til budsjettavvik i saksfremlegg om regnskap Ellers er enkelte budsjettposter å anse som øremerkede tildelinger til gitte formål. Av større aktiviteter kan det nevnes; på IKT-området skyldes mindreforbruket utgifter tilhørende nye saksbehandlingssystemer i 2017 som først blir belastet i 2018 (4,6 mill. kroner). Videre medførte utfordringer i forbindelse med skifte av driftsleverandør at utbetalinger i 2017 ble stanset. Midlene må overføres Av midlene til lokalprosjekter skal 1,9 mill. kroner benyttes i tinghuset i Skien i Forsinkelser i bestillinger har medført at midlene ikke ble anvendt som planlagt i Mindreforbruk for Digitale domstoler og lokalprosjektet i Drammen ansees som øremerkede og følger prosjektene videre i Forslag til budsjettøkninger investeringer Forslaget i tabell 2 gir et budsjett på 25,6 mill. kroner utover tildelt budsjettramme. I 2017 ble det budsjettert med 37 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. På tross av dette ble det regnskapsmessige mindreforbruk på 51,3 mill. kroner. Det er viktig å planlegge med et forbruk som er tilpasset budsjettrammen. Nedenfor er det derfor gjort anslag på forventet mindreforbruk ved utgangen av Tabell 3: Prognose 2018 før forslag til nye tiltak Forventet mindreforbruk 2018 (mill. kroner) Anslag Domstolsbudsjettene 25,0 Prosjektet digitale domstoler 15,0 Lokalprosjekter 10,0 Øvrig mindreforbruk (komp. midler, investeringer etc.) 5,0 Sum anslag mindreforbruk ,0 - Forslag til budsjettendringer jf. tabell 2-27,5 Prognose ,5 Følgende forutsetninger ligger til grunn: Side 4 av 7

5 Mindreforbruket i domstolsbudsjettene vurderes å holde seg på et høyt nivå, men noe lavere enn i Et forsiktig anslag for 2018 er et mindreforbruk på 25 mill. kroner Prosjektet Digitale domstoler. Med overføring av mindreforbruk fra 2017 vil budsjettet i 2018 bli 54,8 mill. kroner. Å bruke så mye midler riktig tar tid. Det er rimelig å anta at mindreforbruket i 2018 kan komme opp i 15 mill. kroner Lokalprosjekter. Forprosjektet for Drammen tinghus kommer ikke i gang før sent høsten Det anslås et mindreforbruk på 10 mill. kroner Øvrig mindreforbruk (Fellesløsninger; lokaler, investeringsmidler, kompetansemidler etc.) 5 mill. kroner Når det tas hensyn til foreslåtte overføringer til 2018 i tabell 2, gir disse anslagene et mindreforbruk i størrelsesorden 27,5 mill. kroner ved utgangen av Den stramme økonomiske situasjonen i domstolene har ført til et betydelig investeringsetterslep. For domstolene vil dette på sikt svekke mulighet for en effektiv daglig drift. I lys av dette foreslås følgende tiltak i 2018 for å utnytte tildelt budsjettramme ytterligere ved å hensynta prognosen for forventet mindreforbruk ved utgangen av året. A. Kommunikasjonsplattform 4,4 mill. kroner. Det er i dag om lag 30 domstoler og 430 brukere som ikke har ip-telefoni. Disse brukerne har for en stor del utdaterte telefoniløsninger med begrenset funksjonalitet sammenlignet med Iptelefonibrukere. Utstyret som brukes er i mange tilfeller i en slik stand at eldre telefonsentraler kan bryte sammen. Dette er ikke forenelig med tanke på målet om en stabil og sikker drift. B. Lyd og bilde over Citrix, 7,5 mill. kroner Administrasjonen er av styret bedt om å komme tilbake til en plan for innføring av lyd og bilde over Citrix. Tiltaket vil i 2018 ha en kostnadsramme på 7,5 mill. kroner, hvor 5,9 mill. kroner er en estimert investeringskostnad, og 1,6 mill. kroner er estimerte driftskostnader. Kostnadene er lavere enn anslått høsten Dette skyldes i hovedsak at driftskostnadene ikke vil få helårsvirkning i Å kunne overføre lyd og bilde på datamaskiner i Domstolnett vil ha følgende nytte: Opplæringsvideoer og kursmateriale med lyd og bilde blir mulig å spille av o Deltakelse på nettkurs/opplæring med lyd/video kan gjøres på alle klienter o Utvikling av opplærings/kurs-materiale med lyd/video kan gjøres på alle klienter o Dagens (og fremtidens) opplæringsmetoder involverer mye lyd og bilde Dommere kan spille av lyd- og videobevis, eksempelvis i forbindelse med domsskriving Lyd- og bildemateriale under utvikling kan lagres i sikker sone o Dropbox og youtube o.l. kan fjernes (evt reduseres) som lagringsløsninger o Man vil ha et system som er forberedt for å kunne tilby streaming Digitale Domstoler trenger en slik løsning til eksempelvis o Virtuelle rettsmøter o Opplæringsmateriale o Lyd og bildemateriell formidlet gjennom ESAS vil kunne avspilles Side 5 av 7

6 Systemet vil være forberedt for digital samhandling/videomøter for alle ansatte (eksempelvis Jabber med lyd og bilde) o Kan gi redusert reisevirksomhet o Vil forenkle samarbeid Arbeidsplattformen blir tilpasset den digitale hverdagen domstolen viser at den er med i tiden I 2019 er kostnaden estimert til 3,5 mill. kr. til drift og forvaltning av løsningen. C. Investeringer i teknisk utstyr, 10 mill. kroner Mye av utstyret som i dag finnes i domstolene er eldre enn forventet levealder for slikt utstyr, og er gjerne teknologisk utdatert og mangler ofte funksjonaliteten det er behov for. I tillegg er det et stort behovet for å anskaffe nytt teknisk utstyr i rettssalene og nytt IKT-utstyr (videokonferanseutstyr) der dette ikke finnes i dag. Vedlegg 4 til saken om regnskap og rapportering 2017, viser at anskaffelseskostnad for varige driftsmidler (teknisk utstyr, inventar ol.) er 625 mill. kroner. Dette utstyret var per avskrevet med om lag 524,5 mill. kroner, og gjenstående verdi var 100,5 mill. kroner. Dette betyr blant annet at mye av utstyret allerede er ferdig avskrevet. I 2017 ble driftsmidlene avskrevet med 28,9 mill. kroner, mens tilgang av nytt utstyr var 20,2 mill. kroner. Avskrivningene var da 8,8 mill. kroner høyere enn tilgang av nytt utstyr (investeringer). Medregnet midler til teknisk utstyr for domstolene i prosjektet Digitale domstoler, er det i 2018 budsjettert med om lag 35 mill. kroner i teknisk utstyr. I desember 2017 ble et gjennomsnittlig årlig investeringsbehov estimert til om lag 46,1 mill. kroner. For hvert år utrangert utstyr ikke erstattes i tilstrekkelig omfang, øker fremtidig investeringsbehov. Det foreslås derfor å øke investeringsbudsjettet i 2018 med 10 mill. kroner til teknisk utstyr i domstolene. Dette betyr at det i 2018 vil bli investert for om lag 45 mill. kroner i teknisk utstyr i domstolene (inkl. Digitale domstoler). I tillegg gjøres investeringer på til sammen om lag 10 mill. kroner i IP-telefoni og lyd og bilde over Citrix. Med foreslåtte investeringstiltak vil ny prognose for 2018 være 5,6 mill. kroner jf. tabell 4. Tabell 4: Prognose 2018 inklusiv forslag til nye budsjettøkninger Forventet mindreforbruk 2018 etter nye tiltak (mill. kroner) Anslag Sum anslag mindreforbruk ,0 - Forslag til budsjettendringer jf. tabell 2-27,5 - Kommunikasjonsplattform - 4,4 - Lyd og bilde i Citrix - 7,5 - Investeringer i teknisk utstyr - 10,0 Prognose 2018 med nye tiltak 5,6 Side 6 av 7

7 De tre forslagene A-C vil øke budsjettet i 2018 med til sammen 21,9 mill. kroner. Samlet betyr forslaget et budsjett for 2018 på 49,4 mill. kroner utover disponibel budsjettramme. Dette er noe lavere enn regnskapsmessig mindreforbruk Når det planlegges med aktiviteter utover disponibel budsjettramme, må dette være engangskostnader. Kostnadene må kunne reduseres hurtig, dersom forutsetningene som ligger til grunn for merbudsjetteringen endres. Dette kan oppstå fra et år til ett annet, men også i løpet av året. Dette beror på hva som til enhver tid forventes av mindreforbruk i andre budsjettposter. Å budsjettere med midler til investeringer vil være langt mer fleksibelt enn å binde opp utgifter i mer faste kostnader som for eksempel lønn. Over tid har investeringene i domstolene vært lavere enn hva som er nødvendig for å ivareta de verdier domstolene har i utstyr. Dette er en situasjon som ikke kan vedvare. I tillegg skal investeringer på sikt gi grunnlag for mer effektiv og moderne domstoldrift. Det må også tas med i betraktningen at årsaken til merbudsjetteringen i stor grad nettopp skyldes forsinkelser i investeringsaktiviteter som finansieres ved særskilte bevilgninger, som for eksempel Digitale domstoler og større lokalprosjekter. På den måte holdes investeringstakten oppe selv om det tar noe lengre tid enn planlagt å få gjennomført nevnte prosjekter med særskilte bevilgninger. Det må påregnes økte driftskostnader på anslagsvis 3,5 mill. kroner årlig av investeringen i lyd og bilde over Citrix. Dette må det tas høyde for i senere års budsjetter. 3. Kap. 411 Domstoladministrasjonen Foreløpige tall fra statsregnskapet 2017 viser et netto overførbart mindreforbruk på 1,66 mill. kroner på kap. 411 Domstoladministrasjonen. Midlene skal overføres kap. 410 Domstolene i 2018 og inngår i det samlede mindreforbruket og forslaget til disponering av dette. Direktørens innstilling: Styret vedtar forslagene til anvendelse av mindreforbruk fra 2017 på kap 410 Domstolene og 411 Domstoladministrasjonen, og foreslåtte økninger av budsjettrammen på til sammen 21,9 mill. kroner Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør Side 7 av 7