Styreprotokoll. Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00

Transkript

1 Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Trondheim Møtetid: 10:00-16:00 Under styremøtet redegjorde Håkon Sivertsen fra Trøndelag Forskning og Utvikling AS for en evaluering foretatt av pilotdomstoler med prøveordning Felles ledelse i tingrettene. Sorenskriver Rolf Selfors fratrådte under behandling av sak 17/005 Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdalen. Styremedlem Kim Dobrowen deltok via telefon. Avdelingsdirektørene Solveig Moen og Erling Moe deltok under hele styremøtet. Under sak 17/003, 17/04, 17/05, 17/06, 17/07, 17/014 og 17/015 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget. Under sak 17/011 deltok avdelingsdirektør Olav Aasen. Under sak 17/012 deltok avdelingsdirektør Kersti Fjørstad. Under sak 17/09 og 17/10 deltok seniorrådgiver Espen Eiken og seniorrådgiver Klaus Kristiansen Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Kristin Lande Bente Fanavoll Elverum Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Forfall Marianne Abeler Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1

2 Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 17/001 Godkjenning av innkalling VE 17/002 Godkjenning av protokoll DR 17/003 Direktøren orienterer DR 17/004 Styreleder orienterer VE 17/005 Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdal VE 17/006 Nye mål for saksbehandlingstid OR 17/007 Saksavviklingsstatistikk for 2016 VE 17/008 Direktørens resultatkrav 2017 VE 17/009 Elektroniske pressesider - klage fra Forbrukerrådet OR 17/010 Regelutvalget - rapport nr. 12 OR 17/011 Etablering av IKT-drift under ny avtale OR 17/012 Status nytt meddommerutvalg per DR 17/013 Eventuelt VE 17/014 Regnskap og rapportering 2016 VE 17/015 Anvendelse av mindreforbruk

3 17/001: Godkjenning av innkalling Godkjenning av innkalling. Innkallingen ble godkjent. 17/002: Godkjenning av protokoll Godkjenning og signering av protokoll fra styremøtet 12. desember Protokoll fra styremøtet 12. desember 2016 ble godkjent og signert i møtet. 17/003: Direktøren orienterer Direktør Sven Marius Urke orienterte om følgende: *Status i prosjektet Digitale domstoler. Prosjektleder Ingrid Olsen tilsatt og tiltrådte fra 1. desember Styringsgruppen har gjennomført sitt første møte 17. og 18. januar Følgende delprosjekter/aktiviteter skal etableres/er etablert: Arkitektur - etablert som en aktivitet ledet av prosjektkontoret ekstern bistand engasjert og aktiviteten er godt i gang. Stifinner II prosjektleder engasjert, dommer, saksbehandlerressurser på plass, likeledes også IKT-kompetanse. Oppstart domstolintern gruppe nå i 3

4 februar, deretter seks workshop i sektor frem til utgangen av juni. Digitale arbeidsmåter - sentrale domstolressurser er på plass, både saksbehandlere og dommeressurser fra 1. og 2. instans. For å sikre kapasitet, kompetanse og fremdrift innhentes delprosjektleder fra en av våre leverandører. Kompetanse, organisasjon og støtte - delprosjektleder Terje Mowatt, alle andre ressurser er også på plass. Statistikk og Analyse - delprosjektleder seniorrådgiver Frank Egil Holm fra DA ressurser fra domstolene er på plass. Aktørportalen - etablerer et delprosjekt i løpet av våren når utrulling til T12, LR er gjennomført. * Domstolledermøtet 2017 i oktober i Oslo. Forrige samling for alle domstolledere ble arrangert i i mellomtiden har domstolledere deltatt på årlige lederforum delt opp i fem fora. Domstolledermøtet 2017 går over to dager - første dag er felles dag med domstolledere og alle andre ledere med personalansvar i domstolene. Andre dag er kun domstolledere tilstede. *Tingrettene i Vestfold. De fire domstollederne har sammen tatt initiativ for å slå sammen de fire tingrettene til en stor felles tingrett for Vestfold. Dette skjer i dialog med tillitsvalgte og ansatte. Målet er en intensjonsavtale hvor domstolledere og tillitsvalgte gir DA i oppdrag å jobbe politisk for en slik sammenslåing. Spørsmål om plassering av ny tingrett er holdt utenfor denne prosessen, da det er en politisk beslutning. *Domstollkommisjon - Ledergruppen i DA hadde møte med Sivilavdelingen i Justisdepartementet første uka i januar. Grovutkast til mandat ble drøftet i dette møtet, og JD arbeider videre med et utkast til et slikt mandat. Utkastet vil komme på høring, og vil da bli sendt ut til styrets medlemmer og til domstolene. *Etatslederkonferanse - den nye statsråden var tilstede og ga i sin korte innledning signal om at han var opptatt av å lande mange av de oppgaver som var satt igang under denne regjeringen. DA har ennå ikke fått datofestet de årlige møtene med statsråden. Imidlertid skal det avholdes et møte med hans statssekretær Toril Charlotte Ulleberg Reynolds den 21. februar i DAs lokaler. *Brev til statsråden, DA forfatter nå et brev med situasjonsbeskrivelse i domstolene som følge av blant annet ABE-reformen. Det jobbes for å få midler i revidert budsjett som følge av økt straffesaksinngang. Tidligere statsråd Anundsen var tydelig på at DA skulle rapportere tilbake behov dersom økningen av ressurser til politi/påtale førte til en saksinngang i domstolene som ikke var håndterbar innen dagens budsjetter. *Seminar for de politiske rådgiverne for justispolitikerne på Stortinget ble holdt i regi av DA 9. februar med besøk på Oslo tinghus og i Høyesteretts lokaler. Både Oslo tingrett og Høyesterett hadde forberedt et faglig program, noe rådgiverne i etterkant har gitt meget gode tilbakemeldinger på. *Store byggeprosjekt i domstolene. Av ulike årsaker ser det nå ut til at vi kan havne i en situasjon hvor prosjektene i Bergen, Stavanger og Drammen kan risikere å bli parallelle i tid. Dette vil skape en prioriteringsdiskusjon hvor styret vil måtte foreta en skarp prioritering mellom disse. Når det gjelder Bergen tinghus har det i forbindelse med arbeidet med KS1 kommet signaler fra Riksantikvaren om at de endrer forskriften som setter skranker for ombygging og renovering. Det blir da enklere å foreta 4

5 endringer i bygget for å gjøre det mer funksjonelt for domstolen. *Barn i domstolene. Det ble gitt en sammenfatning av de ulike prossesser på det rettspolitiske plan. Viktige prosesser den siste tiden har vært Evaluering av fylkesnemndene og av behandling i domstolene i barnevernssaker, Ny barnevernslov, Forslag til endringer i barneloven som skapte prinsipielle diskusjoner om domstolens rolle og Særdomstolsutvalget som avgir sin utredning 9. mars i år. 17/004: Styreleder orienterer Styreleder Bård Tønder orienterte om følgende: *Tråante samisk jubileumsseminar som markerte at det er 100 år siden første samling i Trondheim, 6. februar DA arrangerte et seminar om samerett med svært god deltakelse fra alle sider at forvaltningen. Styreleder ledet seminaret, som var preget av gode innlegg og gode rammer. Seminaret er kommet i stand gjennom et samarbeid med Rettslivets forum for samisk dimensjon hvor sorenskriver Finn Arne Selfors i Indre Finnmark tingrett har hatt en sentral rolle i utforming av programmet. *Høring i kommunal- og forvaltningskomiteen 9. februar om dok 8 forslag på domstolbehandling av tilbakekall av statsborgerskap. Det vil bli sendt ut et notat til styremedlemmene fra denne høringen. På prinsipielt grunnlag har DA sterke innvendinger mot dette forslaget, og disse ble også kringkastet i media som var tilstede på høringen. 5

6 17/005: Felles ledelse, omgjøring til permanent felles ledelse for tingrettene på Helgeland og i Gudbrandsdal Det foreslås at det etableres permanent felles ledelse for de tre tingrettene på Helgeland og for de to tingrettene i Gudbrandsdal. Disse tingrettene har hatt prøveordninger med felles ledelse siden våren Prøveordningene ble evaluert høsten 2016, og av evalueringsrapporten framgår det blant annet at felles ledelse gir et potensiale for bedre ressursutnyttelse og mer effektiv saksavvikling. Etter gjennomført evaluering er det gjennomført møter med domstollederne og medarbeiderne i de aktuelle domstolene, disse gir sin støtte til direktørens forslag om etablering av permanent felles ledelse. Styret beslutter enstemmig at det etableres permanent felles ledelse for Alstahaug tingrett, Brønnøy tingrett og Rana tingrett jf forskrift til felles ledelse pkt 3, 3. pkt. Ordningen etableres permanent så snart fast, felles domstolleder er utnevnt. Styret beslutter enstemmig at det etableres permanent felles ledelse for Nord-Gudbrandsdal tingrett og Sør-Gudbrandsdal tingrett. Ordningen etableres permanent så snart fast, felles domstolleder er utnevnt. Administrasjonen gis i oppdrag å se nærmere på utforming av lønn for domstolledere som er felles ledere. 17/006: Nye mål for saksbehandlingstid Domstoladministrasjonen (DA) satte i 2009 ned en arbeidsgruppe som skulle evaluere dagens mål for saksbehandlingstider, og utarbeide forslag til nye. Styret vedtok i 2010 at de nye foreslåtte målene skulle evalueres etter en prøveperiode på to år. Ved utgangen av 2015 var det to år siden de nødvendige endringer var på plass, og DA har i 2016 evaluert de nye målene. DAs evaluering har bestått i å analysere statistikk fra Lovisa, samt å innhente synspunkter fra domstolene og andre aktører i justissektoren. Etter gjennomgangen av høringen og to års erfaringer med bruk av de nye målene, mener DA at både de nye og gamle målformuleringene bør videreføres. Det foreslås derfor at de nye målene skal inngå som en del av den faste statistikkproduksjonen, men ikke sidestilles med dagens målsettinger i Prop. 1 S. De nye målene for saksbehandlingstider skal inngå i den ordinære statistikkproduksjonen for domstolene, men ikke sidestilles med dagens mål i Prop 1. S. Domstolene må få muligheter for uttak av standardrapporter i LOVISA, også for de nye målene. 6

7 17/007: Saksavviklingsstatistikk for 2016 Antall saker som bringes inn for Høyesterett har de senere år vært økende. I 2016 var antall innkomne saker om lag det samme som året før. Gjennomsnittlig behandlingstid fra saken er innkommet Høyesterett til ankeforhandlingen avholdes ligger på et tilfredsstillende nivå, med rundt fire måneder i straffesaker og sju måneder i sivile saker. I lagmannsrettene var det i 2016 en liten nedgang i inngang av anker over dom i sivile saker sammenlignet med 2015, og domstolene behandlet færre sivile ankesaker enn året før. Saksbehandlingstiden gikk ned for anker over dom i sivile saker. Det er en økning i antallet ankeprøvinger over dom i straffesak, men en lavere andel av sakene henvises enn i Det er en økende beholdning av anker over dom i straffesak. Saksbehandlingstiden for avgjorte anker over dom i straffesaker gikk samlet sett noe opp. For anke over dom i sivile saker klarer nå lagmannsrettene samlet målet om en saksbehandlingstid på seks mnd (5,8 mnd), men ingen lagmannsretter nådde målene for saksbehandlingstid i straffesakene i 2016 (tre måneder). Saksbehandlingstiden for tvistesaker i førsteinstansdomstolene har ligget stabilt rundt fem måneder de siste årene, men økte til 5,6 måneder i I 2016 gikk den igjen noe ned til 5,2 måneder. Samlet er tingrettene med det fortsatt innenfor målet for saksbehandlingstid for sivile tvistesaker. I 2016 var 14 domstoler utenfor målsettingen på seks måneder. I straffesakene var saksbehandlingstiden uendret i enedommersaker og noe lavere i meddomsrettssakene, sammenlignet med I 2016 var gjennomsnittlig saksbehandlingstid på hhv 0,4 og 3,0 mnd, og samlet sett er førsteinstansdomstolene på målsettingen på tre måneder i meddomsrettssaker. I enedommersakene var en tingrett utenfor målsettingen på én måned. 25 tingretter var utenfor målsettingen om en saksbehandlingstid på tre måneder i meddomsrettssaker i 2016, sammenlignet med 30 i Saksinngangen av tvistesaker gikk noe opp i Antallet innkomne enedommersaker rundet for første gang i 2013, og veksten fortsatte også i 2014, 2015 og Antallet innkomne meddomsrettssaker økte i 2016, noe som medførte en betydelig vekst i beholdningen av saker. I jordskifterettene var det en noe lavere saksinngang enn året før, og det var også en nedgang i antallet slutta saker. Gjennom 2016 var det økning i antallet foreliggende saker. Styret tok saken til orientering. 7

8 17/008: Direktørens resultatkrav 2017 Resultatkravene for 2017 har særlig fokus på arbeidet med Digitale domstoler og endringer som følger av dette prosjektet. Mange av tiltakene støtter opp under virksomhetsutvikling og effektivisering både i DA og i domstolene blir et meget hektisk år med store prosjekter som Digitale domstoler og Strategisk plan hvor det legges opp til bred involvering fra brukere. Aktørportalen for prioriterte domstoler skal på plass, Høyesterett skal inn i LOVISA og prosjekt med opptak i retten skal sluttføres. Arbeidet med utredning av omstillingstiltak innen telefoni, regnskap og gjeld/tvang sluttføres, og det startes opp et arbeid med å se på fremtidige arbeidsformer og arbeidsmåter i jordskiftedomstolene for ingeniører. Det skal legges ned et rettspolitisk arbeid i forhold til ABE-reformen, ny Domstolkommisjon og juryordningen. I tillegg til de rettspolitiske og utviklingsorienterte oppgavene skal DA evne å drifte og yte de "vanlige" tjenestene. Dette vil stille store krav til DA som organisasjon, og det jobbes med å se på hvordan DA på best mulig måte skal rigges for å komme i mål. Styret gjennomgikk resultatkravene og godkjente disse. I tillegg ble det føyd til følgende krav: Direktøren skal følge opp arbeidet med forbedring av tolketjeneste i rettsvesenet. 1. Styreleder gis fullmakt til å avtale direktørens resultatkrav for 2017 med utgangspunkt i fremlagte utkast og de endringer som ble tatt inn i møtet. 2. Styreleder gis fullmakt til å inngå lønnsavtale med direktøren. 17/009: Elektroniske pressesider - klage fra Forbrukerrådet Forbrukerrådet har søkt om tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. Domstoladministrasjonen har avslått søknaden, og Forbrukerrådet har klaget på vedtaket. Direktøren har gjennomgått saken på ny, og fastholder sitt tidligere standpunkt. Etter direktørens vurdering er Forbrukerrådet ikke et presseorgan, og har derfor ikke rettskrav på tilgang til pressesidene. Det foreligger etter direktørens oppfatning heller ikke slike "særlige grunner" som kan gi andre enn pressebrukere tilgang på skjønnsmessig grunnlag. Domstoladministrasjonens vedtak er ikke beheftet med saksbehandlingsfeil som kan medføre ugyldighet. Direktøren legger derfor fram saken for styret som riktig klageorgan. Carl I Hagen stemte for at behandling av saken skulle utsettes til administrasjonen hadde sett nærmere på de juridiske og praktiske mulighetene for et system hvor søkere som ikke er tilknyttet et presseorgan allikevel kan gis adgang dersom de for eksempel avgir forsikringer i henhold til presseetisk regelverk. 8

9 Hagens forslag ble drøftet. Fra flere styremedlemmer ble det pekt på at en slik individuell behandling som endrer gjeldende forvaltningspraksis er lite ønskelig. Det er erfaringsmessig mange personer som av ulike grunne ønsker tilgang til domstolenes pressesider. En innføring av ny praksis slik som foreslått fra Carl I Hagen vil føre til et man får en større risiko for at det oppstår forskjellsbehandling, og det vil være arbeidskrevende fra sak til sak og gi utfyllende begrunnelser for at noen får tilgang og andre. ikke. De resterende styremedlemmer stemte for at saken ble behandlet i møtet. Carl I Hagen stemte for utsettelse av saken. De resterende styremedlemmer stemte for at saken skulle behandles i møtet. Styret vedtok mot en stemme at Geir Ormseth i Forbrukerrådet ikke gis tilgang til domstolenes elektroniske pressesider. 17/010: Regelutvalget - rapport nr. 12 Regelutvalgets rapport nr. 12 ble lagt frem for styret til orientering. Regelutvalgets rapport nr. 12 ble tatt til orientering. Rapporten oversendes Justis- og beredskapsdepartementet. 17/011: Etablering av IKT-drift under ny avtale Det vises til DA STY16 sak 96, forslag til budsjett for domstolene og DA Domstoladministrasjonen har inngått avtale med EVRY om IKT-driftstjenester. Den nye driftsplattformen skal sikre fremtidsrettet og stabil drift av systemer og tjenester, og er en forutsetning for den digitale satsningen i domstolene. Kontrakten er over 5 år. Prosjektet har en høy risikoprofil knyttet til samarbeid mellom nåværende og ny driftsleverandør, ressurser, avhengigheter og forstyrrelser av driftsmiljøet i overgangsfasen. Styret tar saken til orientering. 9

10 17/012: Status nytt meddommerutvalg per Styret ble orientert om status for oppstarten av nytt meddommerutvalg Styret fikk videre oppsummert tiltak gjennomført i 2016 og en kort fremstilling av utvalgte punkter for veien videre. Den nye meddommerfilmen er sett over 3000 ganger online per 1. februar Domstolene har fått tilsendt filmen, og tilrettelegger for å vise den til meddommerne. Filmen er markedsført i nasjonale og sosiale medier. I januar 2017 var det flere nyhetsartikler og kronikker i mediene om meddommerordningen. Mange domstoler fikk informert om meddommersamlingene i lokale medier. 64 % av domstolene gjennomfører meddommersamlinger. Meddommerne gir meget gode tilbakemeldinger på samling som tiltak. Evaluering fra 1750 respondenter viser at 98 % er svært fornøyde eller ganske fornøyde. De nye meddommersidene på er ferdigstilt. DA sender meddommerne SMS, alternativt e-post, med henvisning til de nye nettsidene, filmen og meddommernes Facebook- og Twittersider. Pilotene ferdigstiller sin rapport om meddommerarbeidet våren Der vil det komme forslag til tiltak for det videre arbeidet med meddommerordningen. Blant annet gjenstår et arbeid med å ta et mer helhetlig og smidigere grep om innmeldingsprosessen. Styret tar status nytt meddommerutvalg per til orientering. 17/013: Eventuelt Styremedlem Carl I Hagen hadde generelle og konkrete spørsmål med utgangspunkt i en verserende sak mellom Oslo byfogdembete og en tidligere bobestyrer som har fått avslag fra byfogdembetet på videre oppdrag som bobestyrer. Direktøren orienterte blant annet om DAs rolle i saker hvor staten er part, hvorfor Regjeringsadvokaten representerer Staten v/ DA i de fleste saker som anlegges mot domstolene og hvilke budsjetter som dekker eventuelle idømte erstatningskrav og inngåtte forlik. Styret ba administrasjonen være påpasselig med å identifisere saker av prinsipiell karakter slik at 10

11 disse kan løftes inn til styret for behandling. 17/014: Regnskap og rapportering 2016 Styret er forelagt regnskapsrapportering for 2016 på kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. I tillegg foreligger det en avviksrapporteringen på virksomhetsplanen for Etter budsjett- og økonomirapportering per 2. tertial 2016 er det foretatt en rekke mindre budsjettjusteringer. Dette for å sikre en god utnyttelse av tildelte midler i På kap. 410 Domstolene viser regnskapet et mindreforbruk på 19,2 mill. kroner i Regnskapet for 2016 kap. 411 Domstoladministrasjonen viser et samlet mindreforbruk på 0,8 mill. kroner. Årsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene(srs), med balanse og noter rapporteres for regnskapsåret Styret vedtar årsregnskapet for 2016 for kap. 61 Høyesterett, kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen. Styret tar avviksrapportering på virksomhetsplanen for 2016 til etterretning. 17/015: Anvendelse av mindreforbruk 2016 Styret er forelagt et forslag til anvendelse av mindreforbruk i 2016 på kap. 410 Domstolene og kap 411 Domstoladministrasjonen. Det er behov for å redusere risikoen for å nå vedtatte bemanningsreduksjoner. Som et risikoreduserende tiltak foreslås det å vente med å bekrefte tilbakeføring for deler av mindreforbruket i de domstoler som ikke fullt ut kan bidra til de bemanningsreduserende tiltaket som er vedtatt for Intensjonen er å tilbakeføre hele mindreforbruket når det foreligger sikre prognoser for at det bemanningsreduserende tiltaket på 36,5 mill. kroner i 2017 nås. 11

12 Styret drøftet fremlagte forslag og gikk ikke inn for administrasjonens forslag om å vente med å bekrefte tilbakeføring for deler av mindreforbruket i enkelte domstoler. Det ble vist til styrevedtaket i 2016 om at domstolene skal kunne få tilbakeført inntil 2,5 % av et eventuelt mindreforbruk. En endring av dette vedtaket nå, uten forutgående varsel til domstolene kan komme i konflikt med deres budsjetteringer for Dersom den økonomiske situasjonen neste år er slik at det vil oppstå behov for å holde igjen deler av mindreforbruket må dette løftes inn i styret på et tidligere tidspunkt slik at det gir en forutsigbarhet til de involverte domstoler. Styret vedtar forslagene til anvendelse av mindreforbruk fra 2016 på kap 410 Domstolene og 411 Domstoladministrasjonen. Styret vedtar ikke forslaget om å vente med å bekrefte tilbakeføring for deler av mindreforbruket i de domstoler som ikke fullt ut kan bidra til de bemanningsreduserende tiltaket som er vedtatt for Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Kristin Lande leder nestleder Rolf Selfors Bente F. Elverum Kim Dobrowen Berit Brørby Carl I. Hagen Sett: Marianne Abeler 12